Innledning DFØ-seminar 29. august 2013

Transkript

1 Innledning DFØ-seminar 29. august 2013 «Om etablering og implementering av ehandel» Tori N Sandlie og Jacob M Landsvik

2 Tema Noen grunnleggende forhold Hvordan UiO har implementert Forankring Organisering Motivering Oppfølging

3 En grunnleggende premiss «UiOs fagkompetanse og behovet for varer og tjenester, kombinert med Innkjøpsfunksjonens kompetanse, erfaring og kreativitet, er det beste utgangspunkt for en vellykket prosess dersom den planlegges» Fagområdet Det gode innkjøp Innkjøp

4 1. Generasjon PLANLEGGING AV ANSKAFFELSE GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSE BEHOVSVERIFIKASJON MARKEDSUNDERSØKELSE SPESIFIKASJON SPESIFIKASJON KONKURRANSEBETINGELSER LEVERANDØRVALG LEVERANDØRVALG KONTRAKT KONTRAKT / / BESTILLING BESTILLING OPPFØLGING AV ANSKAFFELSE KONTRAKTSOPPFØLGING PRODUKT- PRODUKT- OG OG ANLEGGSOPPFØLGING

5 2. Generasjon Prosesstankegangen ISO 9001 Resultater oppnås mer effektivt ved å se på aktiviteter som tilhørende prosesser Prosesstyring Prosesser Aktiviteter Planlegging Prosesstyring Gjennomføring Oppfølging

6 Planlegging av anskaffelser Her legges premissene Gjennomføring KG-verktøy Evaluering & tildeling System- og brukerstøtte e-handel efaktura Forvaltning og kontraktsoppfølging gir nye premisser 3. Generasjon Pre Award/ strategier Forespørsel, gjennomføring Behov Post Award/ Operativt, forvaltning, dag- til dag Betaling Oppfølging Behovsdekning esignatur

7 Et paradigmeskifte «Fra stillbilder i form av enkelt aktiviteter»..til film i form av helhetlige og standardiserte prosesser

8 Hvordan UiO har gjort det Motivering Oppfølging UiO Forankring Organisering

9 Forankring I Oppsiden ved å gjennomføre riktige anskaffelser ved UiO gjennom helhetlige elektroniske og standardiserte prosesser, kan være et godt omdømme innenfor forvaltning og økonomistyring, samt omlag millioner kroner mer til forskning, formidling og undervisning - hvert år de neste 3-4 årene M å l - og resultatstyring Intern Risikostyring kontroll Kultur og holdninger

10 Forankring II Policy og strategi Forutsetning for styring Organisasjon og ledelse Mennesker og kompetanse Prosesser Partnere og leverandører IKT-systemstøtte, måling og rapportering, kontroll og læring Handlingsrom for styring Verktøy for styring «Kontinuerlige forbedringer» Resultater av styring

11 Organisering - overordnet UiOs strategi og handlingsplan Andre relevante styrende dokumenter UiOs strategi og handlingsplan KPI 9 : Evaluere handlingsplanarbeid UiOs strategi og handlingsplan Andre relevante styrende dokumenter Økonomireglementet Personalpolitikk ved UiO Andre relevante styrende dokumenter Visjon Gjeldene strategi Oppdaterte KPI og måltall P Oppdatere prinsipper for anskaffelser P 4. 1 Avviksrapport P ( Kategoriplan ) Forrige per. handlingsplaner Komm. plan P Behov fra institutter Besluttet strategiplan Kompet. og oppl. plan P Uforutsette behov og hendelser P P P P Endringer i rammebetingelser Etablere og oppdatere handlingsplaner P 4. 2 Oppdaterte handlingsplaner MOTTAKER : ØPA - ledelse Info til ØPA - hjulet Endringer i system - omgivelser Tiltak fra Henvendelser P Besluttede handlingsplaner Besluttede handlingsplaner P P Kursliste Økonomirapporter Fraværsrapporter Timelister Utvikle systemer og verktøy Oversikt Forpliktelser P P 4. 4 Oppgr / nye system / verktøy / dokumenter og support MOTTAKER : Alle brukere Administrere Innkjøpsseksjonen P 4. 3 Utføre medarbeider-. oppfølging P 4. 5 Bemanningsplan Rullerende 4. mnd aktivitetssplan Avviksrapport med komm. Personalpolitikk ved UiO Andre relevante styrende dokumenter K 4 : Kvalitetssikring av medarbeideroppfølging KPI 10 : Andel gjennomførte medarbeidersamtaler Opplæringsbehov P Henvendelser P Avviste endringer MOTTAKER : Bruker KPIer, måltall og kvalitets - sikring i innkjøps - seksjonen Økt medarbeider - tilfredshet og økt mål - oppnåelse MOTTAKER : Innkjøpsledelse Gruppeledelse MOTTAKER : ØPA P MOTTAKER : Alle medarbeidere Måling og oppfølging P 4. 6 Tiltak Oppdaterte KPIer og måltatll P P P P MOTTAKER Innkjøps -, gruppe og enhets - ledelse Innkjøps - koordinator P 4. 2 Overordnet linjeledelse Porteføljeansvarlig Innkjøpsledelse Controller Prosesseier 14 - Mal prosjektplan 15 - Mal risikomatrise 16 - Strategiplan Controller Porteføljeansvarlig Kategoriansvarlig Innkjøpsledelse Gruppeledelse operativ drift Gruppeledelse utvikling Enhetsledelse Innkjøpskoordinator Prosesseier 17 - Mal anskaffelsesplan institutt 18 - Mal handlingsplan Innkjøpsledelse Innkjøpsledelse Systemforvalter Gruppeledelse utvikling Systemutvikler Gruppeledelse operativ drift Prosesseier Administrativ støtte Gruppeledelse utvikling 19 - Mal for bemanningsplan Gruppeledelse operativ drift 20 - Mal rullerende 4. mnd. plan Superbruker innkjøpssystem 21 Mal aktivitetsplan - Ledelse Innkjøpssystem 22 Mal aktivitetsplan - Operativ drift Prosesstøtteverktøy 23 Mal aktivitetsplan - Utvikling 24 Interne - styrende dokumenter 25 Spilleregler - ( for endringshåndtering Innkjøpsledelse Gruppeledelse utvikling Gruppeledelse operativ drift Sentral anskaffelsesrådgiver Porteføljeansvarlig Kategoriansvarlig Enhetsledelse Lokal anskaffelsesrådgiver 11 - Rolle - og kompetansebeskrivelse 26 - Skjema for medarbeidersamtale Innkjøpsledelse Gruppeledelse utvikling Gruppeledelse operativ drift Controller Sentral anskaffelsesrådgiver Lokal anskaffelsesrådgiver Innkjøpskoordinator Kategoriansvarlig 28 - Mal KPIer, måltall og kvalitetssikring Regnskaps -, faktura, innkjøps - og arkivsystem

12 Organisering I Standardisering «et dokument til felles og gjentatt bruk, fremkommet ved konsensus og vedtatt av et anerkjent organ som gir regler, retningslinjer eller kjennetegn for aktiviteter eller resultatene av dem for å oppnå optimal orden i en gitt sammenheng»

13 Standardiseringens effekter Standarder er kollektive goder som bidrar til systematisering både innenfor næringslivet og i samfunnet som helhet. De effektiviserer og forenkler Standardisering innebærer utarbeiding av krav og spesifikasjoner til varer, tjenester og prosesser. Målet er å oppnå praktiske og økonomiske fordeler

14 Organisering og profesjonalisering Fra «alle gjør innkjøp» til spesialisering av innkjøpsfunksjonen Ved innføringen av bestillingssystem i 1998: alle som gjorde innkjøp fikk en rolle i systemet, og fortsatte å gjøre innkjøp Siste 3 år: Effekt: mindre støy, raskere innføring av systemet Fokus på profesjonalisering, spesialisering, organisering Piloter med ny organisering: 2-4 rekvirenter pr enhet 2 innkjøpere per enhet Bruk av behovshaverskjema

15 Motivering Fordeler Vi dokumenterer løpende og får sporbarhet Et helt nødvendig verktøy for å få full nytte og effekt av rammeavtalene Gir grunnlag for bedre rammeavtaler Kommentarer fra brukere lagres Vi får detaljkunnskap om hva vi faktisk kjøper Hva skjer med organisasjonen? Bestiller og bilagsbehandler blir en rolle. Når vi har de rette på plass, gode avtaler og gode Med rutiner automatch vil UIO s totale ser ressursbruk vi ikke faktura. innenfor innkjøp Vi og får fakturaområdet en standardisering reduseres. av prosesser Økt kontroll som grunnlag for bedre økonomistyring og rutiner og spesialisering av roller og kompetanse Reell anvisning av ordre før virksomheten har påtatt seg en forpliktelse Oversikt over bestilte ikke betalte varer og tjenester Automatisk kontroll av faktura mot innkjøpsordre Redusert behandlingstid av fakturaer i det korrekte fakturaer blir direkte overført til økonomisystemet for utbetaling, som igjen gir rettidig betaling Gir ny og viktig styringsinformasjon mht UIO s forbruk og forbruksmønster Benchmarking mot NTNU og UIB på viktige områder for å kunne drive kontinuerlige forbedringer Ulemper Krevende omstilling som gir økt ressursbruk i hele omstillingsfasen Dobbeltarbeid når vi skal bruke systemet og alt det andre ikke er på plass. Noe umodne tekniske løsninger/ systemer, men i klar Utfordring bedring for organisasjonen! Krevende Krevende kontrakt- å formidle og leverandøroppfølging et fremtidig målbilde (effektene og gevinstene Til dels tidkrevende opplæring Systemet på små krever og et mellomstore visst minimum av innkjøpere) bestillinger mht den enkelte bestiller/rekvirent for å opprettholde ferdighetene Infrastrukturen som ligger til grunn for systemet kan oppleves som ressurskrevende å få på plass Den enkelte ansatte får nye oppgaver og nytt ansvar i kombinasjon med avlæring av tidligere oppgaver

16 Oppfølging av enhetene Systematiske målinger; «Statusrapporter» (fra 2011) Andel bruk av systemet Andel automatch av faktura Årsaker til at fakturaer ikke automatcher Andel feil bruk av systemet, eks: Manglende tilknytning til kontrakt Feil bruk av mva-koder/mva-satser Feil artsbruk Feil bruk av rammeavtaler Publisering av statusrapportene; trigger konkurranseinstinktet;-)

17 Ordrerapport juli

18 Ordrerapport juli

19 jan 2012 feb 2012 mars 2012 april 2012 mai 2012 juni 2012 juli 2012 aug 2012 sept 2012 okt 2012 nov 2012 des 2012 jan 2013 feb 2013 mars 2013 april 2013 mai 2013 juni 2013 juli 2013 Månedlig statusrapport bruk av BestillingssystemetPeriode 7 Dato: Antall fakturaer denne mnd Antall fakturaer med PM bestillingsn r Andel PM bruk denne mnd Andel PM bruk forrige mnd Endring fra forrige måned MED % 71 % 3 % TF % 44 % 2 % JUS % 56 % -16 % HF % 40 % 3 % MATNAT % 63 % -2 % OD % 71 % -6 % SV % 57 % 0 % UV % 44 % -7 % KHM % 78 % -1 % NHM % 84 % -3 % Sentrene % 59 % 5 % SA % 46 % 4 % TA % 62 % -1 % USIT % 63 % 14 % UB % 41 % -1 % Samordna opptak % 23 % 30 % SUM % 61 % 2 % Utv hittil i år Oppfølgingsrapport juli % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Utvikling bruk av bestillingssystemet UiO Utvikling bruk av innkjøpssystemet UiO Mål Kommentar: Andel bruk av Bestillingssystemet i juli %, opp 2 prosentpoeng fra juni NHM har høyest andel bruk på 81%. Deretter følger KHM og USIT med 77 %.

20 Oppfølging av enhetene forts. Jevnlige oppfølgingsmøter med enhetenes ledergrupper Status på deres bruk av systemet; andel bruk, typiske utfordringer/feil hos dem Fokus på hva vi kan bidra med Støtte og skryt! Jevnlige oppfølgingsmøter/arbeidsmøter med «praktikerne» på enhetene Opplæring i systemet Svare på spørsmål Typiske utfordringer/feil hos dem Tar opp innmeldte saker

21 Oppfølging av enhetene forts. Ad hoc-møter med utvalgte på enhetene Etter forespørsel fra dem Når vi ser det er behov for det Utsendelse av mail direkte til personer vi ser gjør feil i systemet, med forklaring om hvordan det skal gjøres

22 Utviklingen Jevnt stigende: Juni 2011: 42% bruk Juni 2013: 61% All time high mai 2013: 65% Sterk variasjon mellom enhetene, og innad på enhetene; fra 32% bruk til 100% bruk

23 Suksessfaktorer 1) Ledelsesforankring og fokus! («Fokus gir motivasjon») 2) Profesjonalisering og organisering 3) Oppfølging mot lederne gir resultater Beslutninger skal fattes på bakgrunn av faktiske forhold som evalueringsresultater og rapportering i form av måling av synlige resultater

24 Profileringsartikler og gaver Et godt samarbeid mellom fagfolkene i Kommunikasjonsavdelingen ved UiO i kombinasjon med dyktige innkjøpere i Innkjøpsseksjonen ga følgende resultat: Forbedret pris på en del profileringsartikler ellers pris som tidligere Utvidet sortiment UiOs enheter bestiller gjennom PM (bestillingssysystemet) fraktfritt levert Kommunikasjonsavdelingen vil frigjøre ca 0,5 årsverk som tidligere ble brukt til salg, lager og internfakturering UiO vil spare tid og krefter ved avvikling av internfakturering I 2012 sendte Kommunikasjonsavdelingen ut mer enn 650 internfakturaer som er om lag spart mht manuell håndtering av fakturaene Dette er oppnådd fordi premissene ble lagt i konkurransen

25 Hvor vil vi? Hel-elektronisk anskaffelsesprosess fra behov til behovsdekning innen 2015 e-handel ved UiO skal videreutvikles og grunnfestes som premiss for alle anskaffelser Optimalisere gevinster i forhold til prosess og resultat Standardisere ytterligere mht prosesser, rutiner og maler Forenkle avropene mot inngåtte rammeavtaler for økt bruk av e-handelsløsningen og økt avtalelojalitet Kontinuerlig utvikling av sikker styringsinformasjon 26

26 Kontinuerlige forbedringer Beslutninger skal fattes på bakgrunn av faktiske forhold som evalueringsresultater og rapportering i form av måling av synlige resultater ISO generasjon 1. generasjon 3. generasjon

27 Utvikle innkjøpsfunksjonen Utvikle leverandørene Konkrete resultater Internt Standardisering og spesialisering Utvikle arbeidsprosesser Utvikle system- og brukerstøtte Utvikle stadig bedre styringsinformasjon Økt avtalelojalitet Sikkerhet ved varemottak Forbedret internkontroll Eksternt Alle skal på e- handelsløsningen Økt katalogkvalitet Standardisering sortiment Miljømerking sortiment Forbeygge strategisk prising Ordrebekreftelse e-faktura

28 Beslutninger skal fattes på bakgrunn av faktiske forhold som evalueringsresultater og rapportering i form av måling av synlige resultater Kontinuerlige forbedringer innenfor offentlige anskaffelser vil forutsette økt bruk av standarder