Lean i offentlig sektor

Transkript

1 Lean i offentlig sektor Erfaringer fra Kystverket Troms og Finnmark Jan Morten Hansen Liisa H. Himanka Randi B. Kristiansen Lean Forum Norge

2 Disposisjon Kort om Kystverket Lean i Kystverket Organisering Lean og teamutvikling Visuell styring Forbedringsprosjekter Utfordringer Læring Veien videre

3 Kystverket hvem er vi? En nasjonal etat for sjøsikkerhet, kystforvaltning og beredskap mot akutt forurensning. Et rådgivende og utøvende organ for Samferdselsdepartementet. Tilrettelegger for sjøtransport et effektivt, miljøvennlig og forutsigbart transportalternativ. Kystdirektør Kirsti Lovise Slotsvik

4 Kystverkets mål Bidra til effektiv sjøtransport Sikre trygg ferdsel i norske farvann og havområder Hindre / begrense miljøskade som følge av akutt forurensning

5

6 Kystverket Troms og Finnmark Regionene har et delegert regionalt ansvar for Kystverkets operative og administrative oppgaver, på oppdrag fra Kystdirektøren. Vår region har følgende avdelinger: Regionkontoret Vardø sjøtrafikksentral Senter for administrasjon og regnskap Regiondirektør Jan Morten Hansen

7 Kystverket Troms og Finnmark 70 ansatte i nord 50 i Honningsvåg og 20 i Vardø Ansvarsområde Troms, Finnmark og Svalbard I tillegg har både SAR og Vardø sjøtrafikksentral nasjonale oppgaver

8 Hvorfor lean? Et pilotprosjekt i region Troms og Finnmark initiert av tidligere regiondirektør Bakgrunn fra BarentsWatch-prosjektet hvor de brukte smidig-metodikk med gode resultater Metodikken passet vår problemstilling Savnet en driftsstrategi hvordan vi skal løse oppdragene vi får fra HK Krav om effektivisering og jakte på tidstyver

9 Lean som driftsstrategi i regionen Frigjøre kapasitet hvor effekten kan tas ut på flere områder: Økt kvalitet i eksisterende oppgaver Kortere responstid Ta på flere oppgaver Drive utviklingsprosjekter Økt brukerperspektiv - bedre tjenester Økt redundans i drift og sikre mindre sårbarhet Personlig utvikling av den enkelte medarbeider Lean er ikke nødvendigvis et effektiviseringsverktøy i seg selv, men et forbedringsverktøy som over tid skal gi effekt

10 Hva er lean for oss? Kontinuerlig forbedring Lean er en metode som benyttes for å gi bedre forutsetninger for å utnytte og forvalte ressurser på en best mulig måte. 5. Kontinuerlig forbedring 1. Definer verdi for kunden 2. Kartlegg verdikjeden og fjern sløsing Lean går ut på å analysere nåværende arbeidsprosess, tenke forbedring og iverksette foreslåtte tiltak for å få en forbedret arbeidsflyt/ arbeidsprosess. 4. Standardiser arbeidet 3. Skap flyt

11 Mål for lean i Kystverket Forberede oss for fremtiden gjennom å bli bedre på kontinuerlig forbedringsarbeid: Forenkle, begrense og levere rett Jakte tidstyver Nye og endrede oppgaver Brukerrette våre tjenester i større grad Styrke samhandling

12 Organisering Innføringen ble organisert som et prosjekt på regionkontoret. Prosjekteier var regiondirektør, mens avdelingsledere var styringsgruppe og prosesseiere. Utpekt en prosjektkoordinator som koordinerte de ulike prosessene som ble satt i gang i regionen som helhet for å skaffe oversikt I tillegg ble det pekt på en del prosessdrivere i de enkelte team som fikk mer operativt ansvar for gjennomføring (tilsatte med grønt belte)

13 Todelt, men helhetlig prosess Vi valgte en løsning som var todelt, men med prosesser som hele tiden har gått parallelt: Teamutvikling Lean - metoder og verktøy

14 Opplæringsprosess Metodikk Grunnleggende opplæring - Gult belte Lean Six Sigma (bort i mot alle ansatte) Videregående opplæring - Grønt belte Lean Six Sigma (16 ansatte) Teamutvikling Tema på årlige regionsamlinger i Skal være drivkraften i lean

15

16 Hvordan jobber vi i team? Alle avdelinger har dannet naturlige team som skal være utgangspunkt i det daglige arbeidet. I tillegg vil det i spesielle prosjekter være noen team som går på tvers av grupper/avdelinger. Forbedringsprosjekter igangsatt i alle team, målsetting at alle medarbeidere til enhver tid skal være involvert i minst ett forbedringsprosjekt.

17 Visuell styring Driftstavler i det enkelte team

18 Visuell styring Felles forbedringstavle i messa (forbedringsprosjekter) Månedlige felles tavlemøter

19 Forbedringsprosjekter Hundrevis av forslag på små og store forbedringsprosjekter Eksempler på igangsatte prosjekter: Kommunikasjon Arbeidsflyt losfaktura Helelektronisk reiseregning Økt andel utgående EHF-faktura Økt andel innkommende EHF-faktura

20 Kommunikasjon Mål: Styrke omdømmebygging, synlighet og stolthet for regionen Tiltak: bevisstgjøring og ansvarliggjøring av ansatte til å vise frem sitt arbeid og suksesser, samt utforming av en egen kommunikasjonsplan for regionen Ser allerede en stor økning i antall innlegg både på vårt intranett, vår Facebookside, men også mer målrettet oppfølging mot vår kommunikasjonsavdeling på større saker

21 Arbeidsflyt losfaktura losfakturaer produsert i 2015 Kartlegge prosessen fra losbestilling til ferdig faktura Mange aktører gir elektronisk informasjon underveis Gjennomgang av alle step i flyten på jakt etter forbedring

22 Helelektronisk reiseregning Det ble levert reiseregninger i Kystverket i 2015 Papirversjon av alle bilag må i dag sendes til Honningsvåg Mål om 90 % helelektroniske reiseregninger i løpet av våren 2017.

23 Økt andel utgående EHF-faktura Utgangspunkt: 2014: fakt, EHF (9,1 %) 2015: fakt, EHF (17,6 %) Systematisk og kontinuerlig oppfølging av de 200 største kundene (90 % av alle fakturaer) Status per oktober 37 % EHF

24 Økt andel innkommende EHF-faktura Kystverket mottar innkommende faktura årlig Et systematisk arbeid og kontinuerlig oppfølging av leverandører i Per oktober 2016 EHF-andel 70 % Utvikling faktura på papir og EHF 87% 70% 56% 70% 44% 30% 30% 13% Papir E-faktura

25 Utfordringer Utfordringer Bredt faglig sammensatt krever mange ulike tilpasninger Få med operative enheter Omorganiseringsprosesser i Kystverket underveis forstyrret og tok bort fokus Skape den gode driven Holde fokus på kontinuerlig forbedring Skape kultur for å utfordre hverandre på hvorfor gjør vi det slik eller sånn?

26 Læring Bruk tid på å finne ut hva din organisasjon trenger Det fikk vi noe igjen for Sørge for at ledergruppen og annet støttepersonell er et hode foran Ikke starte for bredt Lean er ikke en oppgave, men metoder og verktøy som er til for å løse våre oppgaver Driftstavler har skapt oversikt og grunnlag for samhandling Fokus og oppfølging, ikke bare ved samlinger og møter

27 Veien videre Det neste året blir å anse som en implementeringsfase Regionen har etablert en grunnleggende kompetanse og forståelse på kontinuerlig forbedring Veien videre på egenhånd uten konsulenter Vi vil nå jobbe med hvordan vi synliggjør effekt spesielt med hensikt på effektiviseringsarbeidet som pågår i hele Kystverket.

28 TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN