Eivind Fauskanger og Tom Eide Vitensenteret Helse og Teknologi Dream hjemmerehabilitering 1

Transkript

1 Eivind Fauskanger og Tom Eide Vitensenteret Helse og Teknologi Dream hjemmerehabilitering 1

2 Erfaringer fra DREAM-prosjekt: «Hjemmerehabilitering» - hvordan lykkes med kontinuerlig forbedring? Eivind Fauskanger og Tom Eide Vitensenteret Helse og Teknologi Dream hjemmerehabilitering 2

3 Verdistrømkartlegging og tjenesteutvikling Oppdraget Hvordan løste vi oppdraget Prosessen Verdistrømkartlegging Evaluering av kvalitetsmetodikken Anbefalinger Dream hjemmerehabilitering 3

4 Oppdraget (slik vi tolket det) å gjennomføre en prosess hvor de som arbeidet med hjemmerehabilitering sammen kunne å finne ut hvor skoen trykket, og sammen kunne å utvikle et tjenestedesign for bedre arbeidsflyt og høy brukerverdi å la deltagerne vurdere styrker og svakheter ved a) det nye tjenestedesignet med tanke på kontinuerlig forbedring og b) metodikken i utviklingsarbeidet (med tanke på bruk i andre sammenhenger) Dream hjemmerehabilitering 4

5 Hvem var med i prosjektet Kontor for tjenestetildeling Hjemmetjenesten Rehabiliteringsteamet Representanter fra Skap gode dager samt noen ledere Dream hjemmerehabilitering 5

6 Hvordan vi arbeidet (sammen) Alle var med Fulgte PUFF-sirkelen Planlegge: deltagerne analyserte situasjonen sammen og utviklet nytt prosesskart sammen Utføre: prøvde ut i praksis Følge opp: alle deltok i evaluering av det nye prosesskartet/designet Forbedre: Kartet ble forbedret, lagt inn i kvalitetssystemet Ny planlegging? Ny brukerundersøkelse? Dream hjemmerehabilitering 6

7 Prosessen (Dream = lean + etikk) LEAN Verdistrømanalyse 7 flytutfordringer (kjent som 7 typer sløsing ) Rotårsaksanalyse Fem x hvorfor (5 whys). Etikk Utgangspunkt i hvordan tjenesten bør være for å skape gode dager for brukerne Fasilitatorene utfordret til refleksjon over implikasjoner for brukerne på samlingen Samlet utgjorde disse metodene det systematiske kvalitetsarbeidet i prosjektet Dream hjemmerehabilitering 7

8 Verdistrømkartlegging Begynn med å identifisere elementene alene, å skape deg en oversikt i grove trekk over enkeltoppgaver og prosessen som helhet. Gjennomfør selve kartleggingen i team, sammen, for å få konsensus og læring. Bruk papir, penn, post-it Bli enige om mål for kartleggingen. Fokuser på å få en logisk oversikt over prosessen. Ikke grav dere ned i detaljer Start med brukeren og brukerens behov! Start med store blokker, gå i detaljer bare hvis det er nødvendig En verdistrømkartlegging har tall: en tidslinje, antall personer, osv. Husk informasjonsflyt, gjør det synlig hvis den er ukjent Push/Pull identifiser om aktiviteten er behovsdrevet og etterspurt eller ikke. Ta bilde av VSM en Ha alltid i bakhodet: Hvordan kan denne kjeden bli i fremtiden Dream hjemmerehabilitering 8

9 Hjemmerehabiliteringsprosessen Dream hjemmerehabilitering 9

10 7. Flytutfordringer 1. Brukers tid 2. ansattes tid 3. Dobbeltarbeid 4. over- og underrapportering 5. moralsk stress 6. avvik/feil 7. kommunikasjon Tittel på foredraget 10

11 Flytutfordringer i hjemmerehabiliteringstjenesten Mange aktører, men ingen felles prosedyrebeskrivelse uklare rutiner, roller og arbeidsfordeling uklarheter i kommunikasjon og samhandling frustrasjoner og mindre flyt i arbeidet Manglende felles tilgang til pasientjournalsystemet Gerica kun som dokumentasjonssystem, ikke kommunikasjonssystem på tvers Medarbeidere taper tid og energi også ved bomturer, parallellbehandling og venting på beslutninger over- og underrapportering, grunnet ulik forståelse av hva som skulle rapporteres og hvor og hvordan dette skulle gjøres. Brukere taper også verdi og energi vente på hjelp, hjelpemidler, beslutninger mm verditap: usikkerhet, bekymring, engstelse, avmakt, passivitet Tittel på foredraget 11

12 Rotårsaker Anbefalingene på bakgrunn av rotårsaksanalysen blir derfor å Mangel på helhetlig beskrivelse av tjenestedesignet Mangel på velfungerende dokumentasjonssystem Mangel på opplæring Mangel på rutiner for kontinuerlig forbedring for tjenesten som helhet Sammenfattende: utfordrende kompleksitet a) prøve ut og videreutvikle den beskrivelsen av et overordnet, felles tjenestedesign med tilhørende ansvarsfordelinger og prosedyrer som er utviklet innenfor prosjektet DREAM hjemmerehabilitering. b) tilpasse pasientjournalsystemet slik at alle aktører har nødvendige tilganger og slik at systemet også kan tjene som kommunikasjonssystem på tvers av de ulike aktørenes roller og funksjoner c) sørge for systematisk opplæring i rutiner for samhandling og dokumentasjon (a og b) på tvers av funksjoner og roller. d) implementere et system for kontinuerlig forbedring av tjenesten, f eks i form av DREAM metodikk eller andre former for systematisk kvalitetsarbeid Tittel på foredraget 12

13 Nytt verdistrømkart Dream hjemmerehabilitering 13

14 Justert tjenestedesign EQS Tittel på foredraget 14

15 Kvalitetsmetodikken Deltagende og utforskende prosessdesign: representanter for alle aktører analyserte status sammen deltagerne utviklet også ny prosedyrebeskrivelse sammen vi brukte konkrete lean-metoder i arbeidet vi følge puff-hjulet over tid prosessen ble designet og drevet av eksterne fasilitatorer (dvs utenfor tjenesten selv) Evalueringsresultater: Konkret, nyttig og motiverende Systematisk, kreativ og klargjørende Tittel på foredraget 15

16 Anbefalinger Å videreføre det systematiske kvalitetsarbeidet, dvs følge opp (F) utprøvingen av det reviderte tjenestedesignet med en ny evaluering og revisjon etter en viss periode Å gjennomføre en ny brukerundersøkelse for å finne ut om det brukerne opplever som viktig blir godt ivaretatt og å legge dette til grunn for det videre kvalitetsarbeidet Å tilpasse pasientjournalsystemet slik at dette kan tjene som kommunikasjonssystem på tvers av de ulike aktørenes profesjoner, roller og funksjoner, Å gi systematisk opplæring i bruk av pasientjournalsystemet og rutiner for samhandling på tvers av profesjoner, funksjoner og roller, inkludert ufaglærte og vikarer, Å benytte DREAM-metodikk i det videre kvalitetsarbeidet, evt også på andre områder, for å ivareta fokus på brukerverdi og arbeidsflyt og å sikre medvirkning fra alle involverte aktører i prosessen Å skolere ledere og ressurspersoner i DREAM ledelse, dvs i å lede systematisk kvalitetsarbeid i henhold til DREAM tenkesett og metodikk (LEAN og etikk) Å vurdere ressurseffektivitet i tjenesten med tanke på å finne en best mulig balanse mellom flyteffektivitet og ressurseffektivitet Dream hjemmerehabilitering 16

17 ..og helt til slutt Lean og Dream handler om Brukere Medarbeidere Ledelse Rapporten ligger her: / eller søk på Dream hjemmerehabilitering Tittel på foredraget 17