Lean. Fra prat til praksis. årsrapport. Strategier. Nyskapende. Effektiv. Raus. Orkdal kommune for kontinuerlig forbedring gjennom LEAN

Transkript

1 Lean årsrapport Orkdal kommune 2012 Fra prat til praksis Nyskapende Strategier for kontinuerlig forbedring gjennom LEAN Alle ledere skal ha kunnskap om LEAN og LEAN-ledelse Vi skal utdanne LEAN-veiledere gjennom internopplæring og praksis. Alle arbeidsplasser skal gjennomføre forbedringsprosjekter ved bruk av LEAN-metodikk. Prosjektene videreføres med forbedringsgrupper og forbedringsmøter på alle arbeidsplasser Vi skal forsterke koblinger mellom resultatmål, forbedringsprosesser og resultatmåling. Effektiv Raus Rapporten er skrevet av Liv Marit Wagner og Anne Grethe Hovde

2 Utdanning av de første LEAN-veilederne i Orkdal Sammen med kommunene Meldal, Skaun, Ørland og Brønnøy fikk 4 ansatte i Orkdal kommune opplæring i regi av KS-konsulentene og KL (danske KS) våren Dette var det 2. kullet i Norge som fikk denne utdanningen. Kull 1 besto av deltakere fra flere Østlandskommuner. Deltakere fra Orkdal var Anne Lise Rye Solberg Hjemmetjenesten, Annika Haugen Orkdal Helsetun, Liv Marit Wagner Rådmannen og Anne Grethe Hovde Rådmannen. Lederne i fokus en suksessfaktor De to første LEAN-prosjektene i Orkdal ble gjennomført som pilotprosjekt under denne utdanninga: «Fra mottak til vedtak» og «Effektive og papirløse enhetsledermøter». Lederne ble tidlig med som deltakere i leanprosjekt. Lean-metodikken ble med hjelp fra KS-konsulentene tatt inn som en del av lederopplæringen i Orkdal. Lederne i full gang med kartlegging i prosjektet "effektive og papirløse enhetsledermøter" Erfaringer deles Som en avslutning på LEAN-opplæringa deltok Anne Grethe Hovde og Liv Marit Wagner på en erfaringskonferanse i København i mai Konferansen ble arrangert for begge kullene til KS-konsulentene. I tillegg til at de norske kommunene utvekslet erfaringer, ble det besøk hos Brønnby og Hørsholm kommuner som har praktisert LEAN i flere år. 1

3 Alle ledere skal ha kunnskap om LEAN og LEAN-ledelse LEAN ble forankret i ledergruppen i forbindelse med pilotprosjektet «Effektive og papirløse enhetsledermøter» som ble gjennomført i Ledergruppen dro på inspirasjonsturer til Sødertälje kommune i Sverige og Brønnby kommune i Danmark. Dette er kommuner som har praktisert LEAN i mange år. I løpet av 2012 ble dette også forankret i kommunens Utviklingsstrategi. 2 Vi skal utdanne LEAN-veiledere gjennom internopplæring og praksis Intern opplæring av LEAN-veiledere hadde oppstart med KICKOFF i april 2012 og ble avsluttet som planlagt i oktober Det var ca. 50 deltakere med på denne opplæringa fordelt på i alt 19 enheter og avdelinger. Opplæringa besto av totalt 5 samlinger fordelt på 4,5 dager. I tillegg ble det praktisert i egen enhet mellom samlingene. Ikke alle enheter hadde anledning til å være med i denne omgangen, det vil derfor bli en tilsvarende opplæring våren Pilotprosjekt Pilotprosjekt i forbindelse med opplæring må velges med omhu, de skal være konkrete og enkle slik at veilederne er sikre på å lykkes med gjennomføringa. I forbindelse med opplæringa i kull 1 hadde alle deltakerne selv valg et pilotprosjekt som skulle gjennomføres parallelt med opplæringa. Pilotprosjektene til kull 1: Utleie av kulturhuset Interne møter flere prosjekter Registrering av oppmøte og fravær Årsplan Bedre logistikk på IT-utstyret Morgenrapport Kjøkkenrutiner Fakturarutiner Oppfølging unge brukere Noen enheter gjennomførte flere prosjekt i tillegg høsten Som eksempel kan nevnes: Servicekontoret med prosjektet «Innkjøp av kontorrekvisita ved rådhuset» og Evjen skole med prosjektet «Fraværs- og vikarordning». Ved inngangen av 2013 er det flere prosjekt i startgropa samtidig med at opplæring av kull 2 iverksettes.

4 Lean metodikken virker gevinstene i prosjektene Enhetslederne: Effektive og papirløse ledermøter De fikk et nytt perspektiv, satt fokus på verdi og sløsing, forstått verdien av standarder, avtaler og stabilitet. Pc i møte i stede for utskrift på papir. Møtetiden redusert fra 1 dag pr mnd. til ½ dag pr. mnd. Orkdal Helsetun og Hjemmetjenesten: Fra mottak til vedtak Å få oversikt over arbeidsoppgavene til alle i prosessen ga nye muligheter. Dobbeltarbeid ble fjernet, kvaliteten på vedtakene høynet og vedtak ble fattet på kortere tid enn tidligere. Dette frigjorde tid som kunne benyttes til andre oppgaver. Servicekontoret: Innkjøp av kontorrekvisita ved rådhuset Vi har fått bort alle vendingene med bestillingslister i mange ledd, sortering av varer mange ganger, og fordelingsblanketter for betaling i papir. Nye elektroniske rutiner fram til mottak av faktura. Lager i kjeller vil bli avviklet. Grøtte barnehage: Avdelingsmøte Det var stort engasjement i alle arbeidsgruppene. Medarbeiderne syntes det var en fin måte å arbeide på. Avdelingsmøtene ble bedre organisert slik at det ble bedre tid til faglig relaterte tema og diskusjoner. 3

5 Voksenopplæringa: Registrering av oppmøte og fravær Ved å få fokuset over på registrering av fravær som gir avvik i stedet for å registrerer oppmøte. Kun de som skal ha trekk i lønn, eller annen dokumenterte tillegg skal registreres. Opplæring i bruk av dataverktøy og program. IT-avdelinga: Bedre logistikk på IT-utstyret Tidligere leverte ansatte ved ytre enheter selv sitt pc-utstyr til reparasjon til ITavdelinga ved rådhuset. Nå er det nye rutiner som frigjør masse tid, da ordningen er standardisert slik at ytre enheter og IT kan sende pc-utstyr med internt postbud. Orkdal Helsetun: Standardisere og kvalitetssikre morgenrapport Standardisering og kvalitetssikring av morgenrapport vil gi mindre ventetid for pasientene, mer ro i morgenstellet som gir en roligere start på dagen. I tillegg blir det mindre stress for personalet. Målet er at frigjort tid også kan benyttes til faglig fordypning og opplæring. 4 Hjemmetjenesten: Morgenrapport Forbedringstiltak som er igangsatt har resultert i at morgenrapporten har blitt mer oversiktlig og ryddig, det blir frigjort tid til faglige diskusjoner og gir bedre flyt i starten på dagen. Videre oppfølging vil være innføring av forbedringstavler som synliggjør ideene for alle og opplæring av flere leanveiledere.

6 Plan- og forvaltning: Planmøtet Bedre informasjon til alle ved at aktuelle saker gjøres tilgjengelig på felles fildelingsserver i forkant av møtene. I tillegg skal status på de forskjellige sakene også være tilgjengelig der. Dette fører til mindre arbeid og tidsbruk for hver enkelt deltaker i møte. Gjølme skole - SFO: Overgang skole/sfo Omlegging av rutinene for assistent i SFO frigjorde tid, da kunne ny ordning innføres der assistent henter og registrerer SFO-barna i klasserommene i stede for at barna sto i gangen og ventet. Tryggere og roligere overgang til SFO ble vårt resultat. Fasene i et Lean-prosjekt Oppstart Det opprettes styringsgruppe der ledelsen er med. Videre opprettes det prosjekt-gruppe. Utdannede lean-veiledere leder prosjektene. Prosjektarbeidet gjennomføres av ansatte som har arbeidsoppgaver i den prosessen som prosjektet tar for seg. Kartlegging Kartleggingen av dagens arbeidsprosess foretas i en workshop av de som til daglig arbeider med oppgavene. Kartleggingen visualiseres ved hjelp av gråpapir og fargekort. Bruk av idekort er sentral i dette arbeidet. Prosjektlederen bistår med å synliggjøre hvordan rutinene fungerer og hvor tidstyvene (sløsing med tid og ressurser) oppstår. Redesign Det er de ansatte som har løsningen for å effektivisere arbeidsprosessen. Alle ideer som kom fram under kartleggingen gjennomgås og er grunnlaget for ny arbeidsprosess. Endringene som må gjøres settes inn i en gjennomføringsplan. Der tidsramme og ansvar gis. Innføring Med hjelp av gjennomføringsplanen blir de nye rutinene laget og endringene satt i drift. Kontinuerlig forbedring Forbedringsarbeidet blir aldri ferdig. Etter innføringen fortsetter derfor arbeidet med lean i det daglige med ukentlige tavlemøter der ideer blir behandlet fortløpende. I tavlemøtene blir oppgaver fordelt og tidsfrister satt. Å beholde fokus på leanmetodikk vil utvikle de ansattes evne til å se nye muligheter for forbedringer. Oppstart Kartlegging Redesign Innføring Kontinuerlig forbedring 5

7 PP-tjenesten: Inntaksprosessen Vi har kommet frem til en felles prosedyre for inntaksprosessen. Da slipper vi å spekulere på når og hvordan oppgavene skal gjøres. En standard alle ansatte i PPT er enige om. Alle har vært delaktig og føler de har hatt påvirkningsmulighet. Prosedyren frigjør tid til andre oppgaver. Evjen skole - SFO: Personalmøter Ved å effektivisere personalmøtene fikk vi omdisponert tid fra møtetid til mer tid med ungene. Alle medarbeiderne var involvert i prosessen og deltok aktivt. Vi nådde målsettingen og tiltakene er satt i verk. Gjølme barnehage: Forbedring av kjøkkenrutiner Vi så fort hvor tidstyvene lå og hva som kunne bidra med å fjerne dem. Vi standardiserte rutiner på innkjøp, varelager, tilbereding av mat og opprydding. Vi ser at vi kan bruke mindre voksenressurser på dette. 6 Evjen skole: Fraværs- og vikarordning Med innføring av vikarskjema og vikarperm sørger vi for et bedre opplegg for brukerne nå ansatte har fravær. Infotavla i gangen sparer administrasjonen for mye tid, og alle får samme informasjon. Godt informerte ansatte gir brukerne et bedre tilbud.

8 Orkanger barnehage: Årsplan. Arbeidet med årsplan oppleves betydelig enklere, fordelinga av ansvar mellom ulike ansvarlige ble klargjort. Vi har redusert tidsbruken betydelig. Vi har laget en ny standard for årsplan, klargjort hvem som gjør hva og når det skal gjøres. Rianmyra barnehage: Kjøkkenrutiner Alle ansatte har fått et innblikk i lean, og de har forstått hva det dreier seg om. Prosjektet har resultert i noen få endringer omkring forberedelse av måltidene i barnehagen. Årlivoll barnehage: Kjøkkenrutiner Det er mer orden på kjøkkenet. Barna setter pris på å være mer med. Setter fokus på mer meningsfull bruk av tid. Uttalelser fra andre avdelinger i bhg.: «Dette vil vi høre mer om.» «Vi vil også lære mer om dette» Tekniske tjenester: Fakturarutiner Vi har blitt mer bevisst på at bestillingsprosessen er viktig for å få de nødvendige opplysningene med på fakturaene. Mange leverandører fikk beskjed om hvilke opplysninger som må være med på fakturaene, og hvordan fakturaene skal deles opp. 7

9 Sluttord Vi har ambisjon om å være en nyskapende og effektiv kommune og hele tida være i utvikling for å gjøre Orkdal til et bedre sted å bo. Derfor er LEAN valgt som en hovedsatsing for oss. Første trinn var å lære om metodikken og skape forståelse og motivasjon. Så startet arbeidet med konkrete pilotprosjekter i Årsrapporten om LEAN viser at metodikken fungerer og at det er motivasjon til å gå videre med arbeidet. LEAN dreier seg om hvordan vi utfører arbeidet i det daglige og om hvor godt vi klarer å utnytte de store ressursene som ligger i alle de årsverkene vi har. Årsrapporten viser eksempler fra dagliglivet der små endringer gir både mer tid og bedre resultat. I 2013 skal vi fortsette å ta i bruk LEAN i hele organisasjonen, og vi ser fram til nye spennende prosjekter. Grethe Metliaas Rådmann Lean En lønnsom reise med kontinuerlig 8 forbedring