Hvordan har digitalisering av anskaffelser påvirket arbeidshverdagen hos Universitetet i Oslo og hvordan har vi tatt ut gevinstene?

Transkript

1 Hvordan har digitalisering av anskaffelser påvirket arbeidshverdagen hos Universitetet i Oslo og hvordan har vi tatt ut gevinstene? Jacob M Landsvik Innkjøpssjef

2 UiO studenter ansatte m2 8 fakulteter med institutter Museer Sentre Randsonevirksomheter Flere hundrede leveringsadresser Innbyrdes avhengigheter som må hensyntas ved innkjøp

3 UiO kjøper det meste Fra kontorrekvisita, via avansert medisinskteknisk utstyr, tungregnemaskiner, energi, bygg og anlegg, reiser, forsøksdyr, dyrefor til fiskeøgler og rekvisita. Portefølje Endring i % Eiendomsdrift % Tjenester % Leie av lokaler % IKT % HR % Bygninger og investeringer i bygningsmassen % Driftsmateriale og rekvisita % Vitenskapelig utstyr % Varer for videresalg % Reise % Bøker og tidsskrifter % Inventar og innredning % Maskiner og verktøy % Kontordrift % Frakt, flytting og budtjenester % Service og vedlikehold utstyr/rekvisita % Diverse - ikke kategorisert % Transportmidler % Grand Total %

4 Abel Tungregneanlegget Abel er en databehandlingsklynge med over 600 datamaskiner og mer enn kjerner (CPU). Abels teoretiske toppytelse er på 258 Teraflops (billioner flyttallsoperasjoner per sekund). 5

5 Innkjøp og virksomhetsstyring En definisjon: Virksomhetsstyring er å tilgjengeliggjøre styringsdata og informasjon som alle kan stole på for å forebygge, avdekke eller redusere konsekvensene av risiko, samt å styre mot de overordnede politiske føringer, mål, retningslinjer og budsjetter som virksomheten har å forholde seg til

6 Styring og kontroll Statens økonomireglement 5.3 Anskaffelser Generelt Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak som har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4 (systemstøtte i form av Bestillingsløsningen og KGV/KAS)

7 Systemstøtte for måloppnåelse Systemstøtten er innført for å nå konkrete mål: Etablert mål for innføring av ehandel Etablert mål for innføring av kontraktsadministrasjon Etablert mål for innføring av konkurransegjennomføring Etablert mål for: Besparelser Effektivisering Standardisering Brukertilfredshet Bedre internkontroll

8 Relasjonsutvikling Revisjon Risikostyring Rapportering Kvalitetsutvikling av innkjøp Fokus på gode relasjoner, revisjon, risiko og systemstøtte gir økt kvalitet Dialog over tid med UiOs enheter, leverandører og UiB, UiT, NTNU Regelmessig revisjon av systemer, rutiner, prosedyrer og kontrakter og arbeidsmetodikk Vurdere konsekvenser og sannsynlighet for at uønskede hendelser oppstår og iverksette risikoreduserende tiltak Evaluering, analyser, måling og styring gjennom definerte nøkkeltall

9 Styring og kontroll Verktøy IKT-systemstøtte måling og rapportering kontroll og læring KGV (Amesto) Bestillingsløsning (Basware) Fakturasystem (Basware) Integrasjon Sak/arkiv (ephorte) Kontraktsadministrasjon (Amesto)

10 Mål for ehandel Målet er å: Forhåndsgodkjenning av kjøp og sikre budsjettdekning Dokumentere løpende og oppnå bedre sporbarhet (revisjonsspor) Tilgjengeliggjøre avtaler og produkter slik at det oppnås best mulig nytte og effekt av rammeavtalene Oppnå bedre grunnlag for rammeavtaler i neste konkurranse via høy avtalelojalitet og godt statistikkgrunnlag Lagre input fra brukere kontinuerlig og bruke informasjonen til oppfølging Bedre detaljkunnskap om hva UiO kjøper Få gode avtaler og gode rutiner for å redusere UiOs totale ressursbruk innenfor innkjøp og fakturaområdet mht 66 % e-faktura og ca 45% automatch av faktura Mest mulig av bestillingene gjennom bestillingssystemet for å oppnå økt styring og kontroll som grunnlag for bedre virksomhetsstyring av 1,9 milliarder kroner av budsjettet. Høy andel bruk av systemet reduserer risiko ved at 80% av internkontrollen er innebygd i systemløsningen

11 Ordrerapport januar 2015

12 jan 2014 feb 2014 mar 2014 april 2014 mai 2014 juni 2014 juli 2014 aug 2014 sep 2014 okt 2014 nov 2014 des 2014 jan 2015 feb 2015 mar 2015 Månedlig statusrapport bruk av Bestillingssystemet Periode 3 Dato: Antall fakturaer denne mnd Antall fakturaer med PM bestillingsnr Andel PM bruk denne mnd Andel PM bruk forrige mnd Endring fra forrige måned MED % 77 % 6 % TF % 52 % 13 % JUS % 79 % -2 % HF % 62 % 3 % MATNAT % 73 % 1 % OD % 76 % 0 % SV % 60 % 6 % UV % 58 % 9 % KHM % 79 % 3 % NHM % 91 % -3 % Sentrene % 69 % 8 % LOS % 69 % 10 % EA % 77 % 2 % USIT % 79 % -2 % UB % 40 % -1 % Fellestjenester % 61 % -1 % SUM % 72 % 4 % Utv hittil i år 90% 80% 70% 60% 50% Utvikling bruk av bestillingssystemet UiO Utvikling bruk av innkjøpssystemet UiO Mål Linear (Utvikling bruk av innkjøpssystemet UiO) Kommentar: Andel bruk av Bestillingssystemet i mars 2015 er 74%, opp 4% fra februar NHM har høyest andel bruk på 81%. Deretter følger MED men 83% og KHM med 82%

13 Mål for kontraktsforvaltning Målet er å: Etablere et sted hvor all informasjon om gjeldende og tidligere kontrakter registreres, oppbevares og kan presenteres brukerne Kunne systematisere og presentere nøkkelopplysninger for den totale kontraktsporteføljen Ivareta ulike brukergruppers behov for innsikt og søking i kontraktsporteføljen Gi muligheter for varsling f. eks. før utløp eller ved endringer Ta vare på forvaltningsinformasjon eksempelvis godkjenningsdokumentasjon, korrespondanse feil/ feilretting, møtereferater mm Understøtte dokumentasjon i forbindelse med avhending Understøtte enhetlig, systematisk og forutsigelig forvaltning og oppfølging av kontrakter og kontraktsporteføljer

14 Mål for Konkurransegjennomføring Målet er å: Understøtte og medvirke til enhetlig gjennomføring av alle LOA/FOA prosesser og aktiviteter Dokumentere, planlegge og generere metainformasjon Bidra til standardisering, rasjonalisering, profesjonalisering og forenkling av anskaffelsesvirksomheten Veilede brukere gjennom alle faser i innkjøpsprosessen ved å benytte beste etablerte praksis

15 Mål for Konkurransegjennomføring Målet er å: Generere protokoll og sikre nødvendig og foreskrevet dokumentasjon i forbindelse med gjennomførte anskaffelsesprosesser Forenkle kontrolloppgaver for revisjon/internrevisjon Standardisere maler og maldokumenter Forenkle dialog mellom kunde og leverandør

16 Mål for prosjektorganisering Innkjøpssjef UiB Innkjøpssjef NTNU Innkjøpssjef UiO Adm dir Amesto Felles styringsgruppe PL UiB PL NTNU PL UiO Konsulenter Amesto Felles arbeidsgruppe PD UiB PD NTNU PD UiO Effektiv ressursbruk i anskaffelsesprosessen, samt økt standardisering, bedre funksjonalitet og brukergrensesnitt gjennom felles prosjektorganisering og innkjøpssamarbeid

17 Mål for standardisering Standarder er kollektive goder som bidrar til systematisering både innenfor næringslivet og i samfunnet som helhet. De effektiviserer og forenkler Standardisering innebærer utarbeiding av krav og spesifikasjoner til varer, tjenester og prosesser. Målet er å oppnå praktiske og økonomiske fordeler

18 Andre mål Bedre brukertilfredshet Brukerundersøkelsen 2014 viser at brukerne er fornøyd med brukerinvolvering, kurs, service, kvalitet og tilgjengelighet. Målet er 80 % brukertilfredshet En moden innkjøpsfunksjon PWC s modenhetsanalyse 2013 viser at UiO scoret best av statlige innkjøpsfunksjoner Blant de beste innkjøpsmiljøene Blir kontaktet av andre innkjøpsfunksjoner for erfarings- og kunnskapsoverføring Rekruttere og beholde Til tross for at vi ikke er lønnsledende Økt kapasitet til tross for reduksjon av 5 faste årsverk Seksjon for innkjøp gjør 20 % flere anskaffelser og benytter ikke innleide konsulenter

19 Redusere tapte muligheter Ved IKKE å ta i bruk elektronisk systemstøtte kan man risikere bl. a. å tape muligheter til bedre internkontroll, økonomiske besparelser og evnen til å rekruttere og beholde de beste innkjøperne

20 Planlegging av anskaffelser Bestemme premissene Gjennomføring KG-verktøy Evaluering & tildeling System- og brukerstøtte e-handel efaktura Forvaltning og kontraktsoppfølging gir nye premisser Innkjøp er digitalisert ved UiO Strategisk/planlegging forespørsel, gjennomføring Behov Operativt, forvaltning, dag- til dagkjøp Betaling Oppfølging Behovsdekning esignatur

21 Hverdagen er endret Bedre styring og kontroll gjennom kontinuerlig utvikling av sikker styringsinformasjon Økt kapasitet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ved helelektronisk anskaffelsesprosess fra behov til behovsdekning Bedre sporbarhet ved at e-handel ved UiO skal videreutvikles og grunnfestes som premiss for alle anskaffelser Optimalisert gevinster i forhold til prosess og resultat Standardisert ytterligere mht prosesser, rutiner og maler Forenklet avropene mot inngåtte rammeavtaler gjennom økt bruk av e-handelsløsningen

22 Gevinster som er tatt ut Nedbemannet med 5 faste stillinger (100 %) som tilsvarer omlag 3,5 millioner kroner pr år i besparelser Økt kapasitet gir besparelser mht innleide konsulenter med om lag 4,5 millioner kr pr år i besparelser Økt servicegrad og kapasitet. Ingen ventetid for nye innkjøpssaker og mer fornøyde brukere Mer etterrettelige styringsdata for bedre økonomistyring All relevant dokumentasjon er sporbar og lett gjenfinnelig Redusert risiko gjennom bedre internkontroll Betydelig bedre oversikt over inngåtte forpliktelser

23 Økt avtaledekning

24 Suksessfaktorer 1) Ønske om og vilje til økt styring og kontroll 2) Ledelsesforankring og fokus! «Fokus gir motivasjon» 3) Profesjonalisering og organisering 4) Et høyt servicenivå mot enheter og deres behov 5) Oppfølging mot enheter og deres ledere 6) God dialog mellom oppdragsgiver og leverandør 7) Felles anstrengelser for å synliggjøre nødvendigheten av systemstøtte i hele innkjøpsprosessen gjennom kontinuerlig oppfølging, opplæring og utvikling av sammenhengskompetanse

25 Kontinuerlige forbedringer Beslutninger skal fattes på bakgrunn av faktiske forhold som evalueringsresultater og rapportering i form av måling av synlige resultater ISO 9001 «Det eneste som kommer av seg selv er forfallet!» 1. generasjon 2. generasjon 3. generasjon

26