Konkurransen som premissgiver for en elektronisk støttet prosess

Transkript

1 Konkurransen som premissgiver for en elektronisk støttet prosess «Premiss kommer fra det latinske ordet praemisus (pre- - mittere), som betyr å plassere foran» Jacob M Landsvik

2 En grunnleggende premiss «UiOs fagkompetanse og behovet for varer og tjenester, kombinert med Innkjøpsseksjonens kompetanse, erfaring og kreativitet, er det beste utgangspunkt for en vellykket prosess dersom den planlegges» Fagområdet Det gode innkjøp Innkjøp

3 Profileringsartikler og gaver Et godt samarbeid mellom fagfolkene i Kommunikasjonsavdelingen ved UiO i kombinasjon med dyktige innkjøpere i Innkjøpsseksjonen ga følgende resultat: Forbedret pris på en del profileringsartikler ellers pris som tidligere Utvidet sortiment UiOs enheter bestiller gjennom PM (bestillingssysystemet) fraktfritt levert Kommunikasjonsavdelingen vil frigjøre ca 0,5 årsverk som tidligere ble brukt til salg, lager og internfakturering UiO vil spare tid og krefter ved avvikling av internfakturering I 2012 sendte Kommunikasjonsavdelingen ut mer enn 650 internfakturaer som er om lag spart mht manuell håndtering av fakturaene Dette er oppnådd fordi premissene ble lagt i konkurransen

4 Hvor vil vi? Hel-elektronisk prosess fra behov til behovsdekning innen 2015 Standardisering organisering, prosesser, rutiner og maler Krav til e-handel ved alle anskaffelser Økt avtalelojalitet Oppnå prosess og kostnadsbesparelse Gi bedre styringsinformasjon 5

5 Hva vil vi med konkurransen? Behovsdekning til best pris og riktig kvalitet Effektivitet fra behov til betaling - null avvik Fornøyde brukere - ingen klager Fornøyde leverandør som innfrir sine forpliktelser Felles fremgangsmåte gjennom standardisering som gir optimal orden i en effektiv elektronisk prosess Forbedret styringsinformasjon gir god økonomistyring Gjenbruk av sentrale elementer som øker gjennomføringsevnen og gir kosteffektivitet Kontinuerlig utvikling av innkjøpsfunksjonen

6 Kontinuerlige forbedringer Beslutninger skal fattes på bakgrunn av faktiske forhold som evalueringsresultater og rapportering i form av måling av synlige resultater ISO generasjon 1. generasjon 3. generasjon

7 1. Generasjon PLANLEGGING AV ANSKAFFELSE GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSE BEHOVSVERIFIKASJON MARKEDSUNDERSØKELSE SPESIFIKASJON SPESIFIKASJON KONKURRANSEBETINGELSER LEVERANDØRVALG LEVERANDØRVALG KONTRAKT KONTRAKT / / BESTILLING BESTILLING OPPFØLGING AV ANSKAFFELSE KONTRAKTSOPPFØLGING PRODUKT- PRODUKT- OG OG ANLEGGSOPPFØLGING

8 2. Generasjon Prosesstankegangen ISO 9001 Resultater oppnås mer effektivt ved å se på aktiviteter som tilhørende prosesser Prosesstyring Prosesser Aktiviteter Planlegging Prosesstyring Gjennomføring Oppfølging

9 Planlegging av anskaffelser Her legges premissene Gjennomføring KG-verktøy Evaluering & tildeling System- og brukerstøtte e-handel efaktura Forvaltning og kontraktsoppfølging gir nye premisser 3. Generasjon Pre Award/ strategier Forespørsel, gjennomføring Behov Post Award/ Operativt, forvaltning, dag- til dag Betaling Oppfølging Behovsdekning esignatur

10 Et paradigmeskift «Fra stillbilder i form av enkeltaktiviteter»..til film i form av helhetlige og standardiserte prosesser

11 En meget viktig premiss Standardisering «et dokument til felles og gjentatt bruk, fremkommet ved konsensus og vedtatt av et anerkjent organ som gir regler, retningslinjer eller kjennetegn for aktiviteter eller resultatene av dem for å oppnå optimal orden i en gitt sammenheng»

12 En meget viktig premiss Standarder er kollektive goder De effektiviserer og forenkler Målet er å oppnå praktiske og økonomiske fordeler

13 Premissgiver overordnet Oppsiden ved å gjennomføre riktige anskaffelser ved UIO gjennom helhetlige elektroniske og standardiserte prosesser, kan være et godt omdømme innenfor forvaltning og økonomistyring, samt omlag millioner kroner mer til forskning, formidling og undervisning - hvert år de neste 3-4 årene M å l - og resultatstyring Intern Risikostyring kontroll Kultur og holdninger

14 Utvikle innkjøpsfunksjonen Utvikle leverandørene Premissgiver konkret Internt Standardisering og spesialisering Utvikle arbeidsprosesser Utvikle system- og brukerstøtte Utvikle stadig bedre styringsinformasjon Økt avtalelojalitet Sikkerhet ved varemottak Forbedret internkontroll Eksternt Alle skal på e- handelsløsningen Økt katalogkvalitet Standardisering sortiment Miljømerking sortiment Forebygge strategisk prising Ordrebekreftelse e-faktura

15 Konkurransen er premissgiver UiOs strategi og handlingsplan Andre relevante styrende dokumenter UiOs strategi og handlingsplan KPI 9 : Evaluere handlingsplanarbeid UiOs strategi og handlingsplan Andre relevante styrende dokumenter Økonomireglementet Personalpolitikk ved UiO Andre relevante styrende dokumenter Visjon Gjeldene strategi Oppdaterte KPI og måltall P Oppdatere prinsipper for anskaffelser P 4. 1 Avviksrapport P ( Kategoriplan ) Forrige per. handlingsplaner Komm. plan P Behov fra institutter Besluttet strategiplan Kompet. og oppl. plan P Uforutsette behov og hendelser P P P P Endringer i rammebetingelser Etablere og oppdatere handlingsplaner P 4. 2 Oppdaterte handlingsplaner MOTTAKER : ØPA - ledelse Info til ØPA - hjulet Endringer i system - omgivelser Tiltak fra Henvendelser P Besluttede handlingsplaner Besluttede handlingsplaner P P Kursliste Økonomirapporter Fraværsrapporter Timelister Utvikle systemer og verktøy Oversikt Forpliktelser P P 4. 4 Oppgr / nye system / verktøy / dokumenter og support MOTTAKER : Alle brukere Administrere Innkjøpsseksjonen P 4. 3 Utføre medarbeider-. oppfølging P 4. 5 Bemanningsplan Rullerende 4. mnd aktivitetssplan Avviksrapport med komm. Personalpolitikk ved UiO Andre relevante styrende dokumenter K 4 : Kvalitetssikring av medarbeideroppfølging KPI 10 : Andel gjennomførte medarbeidersamtaler Opplæringsbehov P Henvendelser P Avviste endringer MOTTAKER : Bruker KPIer, måltall og kvalitets - sikring i innkjøps - seksjonen Økt medarbeider - tilfredshet og økt mål - oppnåelse MOTTAKER : Innkjøpsledelse Gruppeledelse MOTTAKER : ØPA P MOTTAKER : Alle medarbeidere Måling og oppfølging P 4. 6 Tiltak Oppdaterte KPIer og måltatll P P P P MOTTAKER Innkjøps -, gruppe og enhets - ledelse Innkjøps - koordinator P 4. 2 Overordnet linjeledelse Porteføljeansvarlig Innkjøpsledelse Controller Prosesseier 14 - Mal prosjektplan 15 - Mal risikomatrise 16 - Strategiplan Controller Porteføljeansvarlig Kategoriansvarlig Innkjøpsledelse Gruppeledelse operativ drift Gruppeledelse utvikling Enhetsledelse Innkjøpskoordinator Prosesseier 17 - Mal anskaffelsesplan institutt 18 - Mal handlingsplan Innkjøpsledelse Innkjøpsledelse Systemforvalter Gruppeledelse utvikling Systemutvikler Gruppeledelse operativ drift Prosesseier Administrativ støtte Gruppeledelse utvikling 19 - Mal for bemanningsplan Gruppeledelse operativ drift 20 - Mal rullerende 4. mnd. plan Superbruker innkjøpssystem 21 Mal aktivitetsplan - Ledelse Innkjøpssystem 22 Mal aktivitetsplan - Operativ drift Prosesstøtteverktøy 23 Mal aktivitetsplan - Utvikling 24 Interne - styrende dokumenter 25 Spilleregler - ( for endringshåndtering Innkjøpsledelse Gruppeledelse utvikling Gruppeledelse operativ drift Sentral anskaffelsesrådgiver Porteføljeansvarlig Kategoriansvarlig Enhetsledelse Lokal anskaffelsesrådgiver 11 - Rolle - og kompetansebeskrivelse 26 - Skjema for medarbeidersamtale Innkjøpsledelse Gruppeledelse utvikling Gruppeledelse operativ drift Controller Sentral anskaffelsesrådgiver Lokal anskaffelsesrådgiver Innkjøpskoordinator Kategoriansvarlig 28 - Mal KPIer, måltall og kvalitetssikring Regnskaps -, faktura, innkjøps - og arkivsystem

16 Konkurransen som premissgiver Policy og strategi Forutsetning for styring Organisasjon og ledelse Mennesker og kompetanse Prosesser Partnere og leverandører IKT-systemstøtte, måling og rapportering, kontroll og læring Handlingsrom for styring Verktøy for styring «Kontinuerlige forbedringer» Resultater av styring

17 e-handel på UiO Fordeler Vi dokumenterer løpende og får sporbarhet Et helt nødvendig verktøy for å få full nytte og effekt av rammeavtalene Gir grunnlag for bedre rammeavtaler Kommentarer fra brukere lagres Vi får detaljkunnskap om hva vi faktisk kjøper Hva skjer med organisasjonen? Bestiller og bilagsbehandler blir en rolle. Når vi har de rette på plass, gode avtaler og gode Med rutiner automatch vil UIO s totale ser ressursbruk vi ikke faktura. innenfor innkjøp Vi og får fakturaområdet en standardisering reduseres. av prosesser Økt kontroll som grunnlag for bedre økonomistyring og rutiner og spesialisering av roller og kompetanse Reell anvisning av ordre før virksomheten har påtatt seg en forpliktelse Oversikt over bestilte ikke betalte varer og tjenester Automatisk kontroll av faktura mot innkjøpsordre Redusert behandlingstid av fakturaer i det korrekte fakturaer blir direkte overført til økonomisystemet for utbetaling, som igjen gir rettidig betaling Gir ny og viktig styringsinformasjon mht UIO s forbruk og forbruksmønster Benchmarking mot NTNU og UIB på viktige områder for å kunne drive kontinuerlige forbedringer Ulemper Krevende omstilling som gir økt ressursbruk i hele omstillingsfasen Dobbeltarbeid når vi skal bruke systemet og alt det andre ikke er på plass. Noe umodne tekniske løsninger/ systemer, men i klar Utfordring bedring for organisasjonen! Krevende Krevende kontrakt- å formidle og leverandøroppfølging et fremtidig målbilde (effektene og gevinstene Til dels tidkrevende opplæring Systemet på små krever og et mellomstore visst minimum av innkjøpere) bestillinger mht den enkelte bestiller/rekvirent for å opprettholde ferdighetene Infrastrukturen som ligger til grunn for systemet kan oppleves som ressurskrevende å få på plass Den enkelte ansatte får nye oppgaver og nytt ansvar i kombinasjon med avlæring av tidligere oppgaver

18 Beslutninger skal fattes på bakgrunn av faktiske forhold som evalueringsresultater og rapportering i form av måling av synlige resultater Kontinuerlige forbedringer innenfor offentlige anskaffelser vil forutsette økt bruk av standarder