Samlet oversikt over forslag til fellestjenester innenfor innkjøp og anskaffelser, regnskap og økonomistyring:

Transkript

1 Samlet oversikt over forslag til fellestjenester innenfor innkjøp og anskaffelser, regnskap og økonomistyring: Område Tjeneste/Oppg Nivå Endringer Verktøy/digital Gevinster Org/lokalisering Innkjøp og anskaffelser: Oppretting av felles bestillerfunksjoner som foretar bestillinger for hele UIT i følgende kategorier og i prioritert rekkefølge:.. Møbler og inventar... Kontorrekvisita... Blomster (?).. Kurs- og konferanse samt gruppereiser... Grafiske- og profilprodukter... Catering til møter og arrangementer (?) 1 Bestillerfunksjon opprettes og bestillinger ivaretas på nivå 1 i en samlet funksjon for aktuelt «vareutvalg». Endring i arbeidsflyt som bidrar til å spare bestillere på enhetene for bestilling på dette/disse varekategoriene. Bestillere på nivå 2 får redusert portefølje og vareutvalg å holde seg oppdatert på. Større volumbestillinger. Redusert fakturamengde. Digitalisert arbeidsflyt fra ansatt til bestilling. (E- handel, andre løsninger hvor vareutvalg ikke dekkes innenfor e- handelsløsningen). Gevinster/begrunnelser gjelder for alle forslag på innkjøp og anskaffelser; Økt profesjonalisering og standardisering. Mer robust og samlet fagmiljø og mer fleksibel bruk av ressurser. Redusert risiko (for omdømmetap, økonomiske konsekvenser, dårlig behovsdekning, brudd på LOA/FOA, brudd på retningslinjer for etikk og miljø). Mer effektiv bruk av ressurser og digitale løsninger. Kostnadsbesparelser. Mer profesjonell Lokalisering: Lokaliseres til samlet innkjøpsfunksjon nivå 1, eller ved tilhørende og naturlig fagmiljø på nivå 1 hvor tjenesten koordineres inn i en samlet fagportefølje. Organisering: Inngår organisatorisk i innkjøpstjeneste på nivå 1. Ledelse: Alternativ 1: Faglig og organisatorisk underlagt ledelse av innkjøp på nivå 1. Alternativ 2: Faglig underlagt innkjøpstjeneste på nivå 1, men organisatorisk underlagt ledelse på faglig enhet hvor tjenesten har naturlig tilhørighet.

2 håndtering av leverandører, klager og innsynsforespørsler. Mer likt tjenestetilbud til alle enheter. Økt kvalitet, mindre feil og redusert fakturamengde og redusert behov for ressurser til fakturabehandling og regnskapsoppfølging. Bedre og mer tilpasset opplæring. Anskaffelser mellom og nasjonal terskelverdi ivaretas av nivå 1, men med mulighet for differensiering for enheter på nivå 2 som har: - Stort nok volum på anskaffelser - Tilstrekkelig kompetanse - Nødvendige ressurser Bestillere og lokale innkjøpere for differensierte enheter, samles på nivå 2 for alle underliggende nivå. 1/2 Endring for enheter som ikke tilfredsstiller krav: Disse ivaretar kun egne bestillinger for verdi under Videre serves disse av samlet bestillerfunksjon på nivå 1 for bestillinger over Det må opprettes KGV. E- handel og andre digitale bestillingsløsninger. Organiseres, lokaliseres og ledes fra nivå 2 (fakultets- /enhetsnivå) for enheter som tilfredsstiller kravene, med unntak av lokal innkjøper. Se punkt under. Enheter som ikke tilfredsstiller krav/»små enheter»: Lokaliseres til en samlet funksjon på

3 Bestillerfunksjonen og anskaffelser under er faglig og organisatorisk underlagt ledelse på nivå 2 og gjelder for alle enheter, og inngår i en samlet funksjon som er lokalisert på enheten. Anskaffelser fra og med nasjonal terskelverdi ivaretas av nivå 1 en samlet bestillerfunksjon på nivå 1 for bestillinger over for små enheter og for Adm. For enheter som tilfredsstiller krav: Bestiller og bestillerfunksjon flyttes fra underliggende nivå til nivå 2. 1 Endring for nivå 1: ivaretar anskaffelser fra og med nasjonal terskelverdi. Endring fra 500 til 1,1 mill. Endring for nivå 2: «Store enheter» nivå 1 som ivaretar denne funksjonen for alle inkl Adm. Organisasjon og ledelse: Faglig og organisatorisk tilknyttet innkjøpsenhet på nivå 1 og underlagt leder for innkjøp nivå 1. Om lokale innkjøpere (og gjelder bare de store enhetene): Inngår faglig og organisatorisk i innkjøpsorganisasjonen på nivå 1, men er samlokalisert med innkjøpsmiljø (- og økonomimiljø) på nivå 2. Samlokalisering. Faglig og organisatorisk underlagt ledelse på nivå 1.

4 ivaretar anskaffelser for egen enhet inntil nasjonal terskelverdi (1,1 mill). Endring fra tidligere grense på 500. Etableres en funksjon for materialforvaltning som kan ivareta forvaltning av eiendeler på en helhetlig måte Funksjonen bør omfatte; Kassasjon, avhending, salg Gjenbruk av inventar og annet utstyr 1/2 Etablering av ny funksjon. Ja, men må sjekkes ut nærmere Direkte økonomiske gevinster og kostnadsbesparelser. Organisering, lokalisering og ledelse må sees i sammenheng med bestillerfunksjonen og knyttes til der hvor bestillerfunksjonen etableres. Regnskap: Registrering og attestasjon av omposteringsbilag. Registrering av tiltak. Utgående faktura, ordre, bokføring og kontroll Alle (foreslåtte) regnskapsoppgaver flyttes fra underliggende nivå til nivå 2. Nye moduler i UBWOn! for elektronisk flyt:.. Skjema+ - modul. Det opprettes en felles og samlokalisert regnskapsfn. på nivå 2 for store enheter, og som server underliggende nivå. Regnsk.fn. inngår i økonomifn. på nivå 2, se pkt om økonomistyring. Fakturabehandling i UBWOn! skille små og store enheter, 2/1 Fakturabehandling: Attestasjon følger Lokalisering: samlokalisert på nivå 2.

5 over/under bestillerfn.; dvs utføres på nivå 2 for best. utført på nivå 2. På nivå 1 for bestillerfunksjoner som er org. på nivå 1. Ledelse, alternativer: Må sees i sammenheng og følge samme modell som for økonomistyring. Drift og oppfølging av eksterne prosjekter (Budsjettering, regnskapsføring, oppfølging, rapportering). 2 Alle økonomioppgaver knyttet til BOA- området, flyttes fra nivå 3 til nivå 2. Drift og oppfølging for enhetens BOA- portefølje (økonomi) inngår i samlet økonomifunksjon på nivå 2 og følger samme prinsipper for lokalisering, organisering og ledelse som for regnskap og økonomistyring. Økonomistyring nivå 1: Økt prioritering og regelmessig gjennomføring av interne 1 Etablere en samlet controllerfunksjon Bedre utnyttelse av økonomikompetanse Organisering: Inngår i samlet

6 kontroller på økonomiområdet innenfor følgende områder: Innkjøp Regnskap (inntekter, kontobruk, MVA, toll- behandling, forkontroll faktura) Budsjett BOA (i samarb med forskning) Jevnlig oppfølging av enhetene med mål om reduserte feil, økt standardisering, overholdelse av lover, regler og rutiner. på nivå 1, som tar et samlet og helhetlig ansvar for oppfølging av økonomifunksjonen på underliggende nivå. Controllerfunksjon på nivå 1 må styrkes. Mer helhetlig økonomiforvaltning ved UIT. Styrket fagkompetanse Mer lik og mer profesjonell økonomistøtte til ledere og fagmiljøer. Økt mulighet for jobbrotasjon og personlig utvikling. Større fagmiljø og mindre sårbarhet. økonomifunksjon på nivå 1. Lokalisering: Samlokalisert Ledelse: Ledes fra nivå 1 Utviklingsarbeid: Felles maler for budsjettering, intern rapportering, BOA- rapportering mm. Systemutvikling 1 Fics, Analyzer Redusert behov for vikarer ved fravær. Standardiserte prosesser og større muligheter for digitalisering. Tilrettelegging for lederstøtte på alle nivå gjennom: Standardisert bruk av systemer Standardiserte maler Standardiserte rapporter Gjennomgående analyser og prognoser Økt prioritet på 1 Ta i bruk muligheter i UBWOn! Krever arbeid med standardisering og felles bruk av UITs økonomimodell, indikatorer og fokusområder som Fics, Analyzer Redusert behov for opplæring. Mindre dobbeltarbeid og redusert behov for feiloppretting.

7 opplæring skal følges opp og rapporteres på. Økonomistyring nivå 2: Omfatter både BEV og BOA; Budsjettering for underliggende enheter Oppfølging av budsjett og regnskap for enheten inkl underliggende nivå Intern rapportering til egen enhet inkl underliggende nivå; ledere, styre Lederstøtte Økonomioppfølging av eksternfinansiert virksomhet/prosjekter Kommunikasjon, dialog og økonomioppfølging ift prosjektledere, enhetsledere Rapportering til samarbeidspartnere 2 Økt standardisering ved felles maler, prosesser og arbeidsmetoder. Omlegging av lokale praksis ved de ulike enhetene til en felles best praksis. Mer helhetlig økonomiforvaltning av den enkelte enhet. Ta i bruk flere elektroniske arbeidsflyter, for eksempel elektronisk godkjenning av budsjetter i økonomisystemet, og nye moduler i UBWOn! Bedre utnyttelse av økonomikompetanse ved UIT. Økt faglig kvalitet. Mer lik og mer profesjonell økonomistøtte til ledere og fagmiljøer. Økt mulighet for jobbrotasjon og personlig utvikling. Større fagmiljø og mindre sårbarhet. Redusert behov for vikarer ved fravær. Standardiserte prosesser og større muligheter for digitalisering. Lokalisering: On- site team samlet på ett nivå som har et samlet og helhetlig ansvar for enheten inkl underliggende nivå. Yter brukernære økonomitjenester for lokal ledelse og fagmiljøer. Org og ledelse, alt.: 1: Faglig og organisatorisk underlagt ledelse på nivå 1 2: Faglig underlagt ledelse på nivå 1, organisatorisk underlagt ledelse på nivå 2. Faglig linje mellom nivå 1 og nivå 2 må styrkes Redusert behov for opplæring. Mindre dobbeltarbeid og redusert behov for

8 feiloppretting. Innsparing av menneskelig ressursbruk på sikt.