Prinsipper for organisering av stabog støttefunksjoner NOTAT NOVEMBER 2018 NYE KRISTIANSAND KOMMUNE

Transkript

1 Prinsipper for organisering av stabog støttefunksjoner NOTAT NOVEMBER 2018 NYE KRISTIANSAND KOMMUNE

2 OPPDRAGSGIVER: Nye Kristiansand kommune RAPPORT NR: RAPPORTENS TITTEL: ANSVARLIG KONSULENT: FOTOGRAFI PÅ FORSIDE: Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner Rune Holbæk Shutterstock.com DATO: Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner

3 Innhold 1 Formål og bakgrunn Anbefalingen fra tidligere utredning Begrepsapparatet og noen forutsetninger Oversikt over planlagt organisering av stabsressurser Felles prinsipper for organisering av stab og støtte i hele kommunen Videre prosess Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner

4 1 Formål og bakgrunn I dette notatet presenteres resultatet av programledelsens arbeid med prinsipper for organisering av stabs- og støttefunksjonene i nye Kristiansand kommune. Hovedspørsmålet som det skal tas stilling til er hvilke oppgaver og ansvar som skal legges til sentrale staber, og hvilke oppgaver og ansvar som skal legges i fagstab under direktørene. Programledelsens arbeid tar utgangspunkt i innspill som har kommet i forbindelse med workshoper avholdt i arbeidet med å organisere nivå 1,2 og 3 i nye Kristiansand kommune. Hensikten med dette drøftingsnotat er å skape en felles forståelse/plattform mellom ledelsen og de tillitsvalgte før en går inn i videre prosess med å utvikle de beste løsningene for den overordnede organiseringen av stabs- og støttefunksjonene og organiseringen av stabs- og støtteressursene i de ulike sektorene. Prinsippene som dette notatet ønsker å fastsette, vil benyttes som grunnlag for de videre prosessene med å drøfte dimensjonering, ansvars- og oppgavefordeling, kompetansebehov og konkret arbeidsform for stabs- og støttefunksjonene i Nye Kristiansand. 1.1 Anbefalingen fra tidligere utredning 1 Viktige prinsipper for valg av modell Ny organisasjonsmodell må sikre effektiv styring, samhandling, innovasjon/utviklingsorientering og kostnadseffektivitet Ledergruppe med tilstrekkelig kapasitet til å drive med strategi og utvikling Kommunens stab- og støttefunksjoner organiseres etter «hybridmodellen» Modellen vurderes å ta opp i seg det beste fra sentral- og desentral modell. Den gir mindre sårbarhet ved fravær, skaper enhetlig praksis innenfor viktige områder som personal og økonomi, samtidig som den gir god innsikt i utfordringene innen de ulike tjenesteområdene. Detaljer må avklares og justeres når den nye kommunen tar form. Ansvaret for stabsoppgaver vil være plassert i sentral stab, men noen av stabsstillingene vil være plassert lokalt i nær tilknytning til direktørene og tjenestene som de skal betjene. Personalansvaret for stabsstillingene ligger i sentral stab. Direktørene for de fire kommunalområdene vil fortsatt ha ansvar for fagstaber på eget fag- og tjenesteområde 1.2 Begrepsapparatet og noen forutsetninger Hovedspørsmålet som det skal tas stilling til er hvilke oppgaver og ansvar som skal legges til sentrale staber, og hvilke oppgaver og ansvar som eventuelt skal legges i stab under direktørene. Begrepet stabs- og støttefunksjoner brukes i vid forstand om fellesfunksjoner i en organisasjon. I en organisasjonsteoretisk sammenheng defineres gjerne stab som de funksjonene i en organisasjon som støtter og ivaretar ledelsens oppgaver når det gjelder styring, utvikling, planlegging, koordinering, analyse, revisjon, rådgivning og rapportering. 1 Rapporten «Overordnet administrativ organisering i nye Kristiansand kommune» Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner

5 Stabsoppgavene skal bidra til overordnet ledelse, samfunns- og tjenesteutvikling, og tilrettelegge for demokratiske prosesser. Stabsfunksjoner kan knyttes til ulike ledelsesnivå i en organisasjon, og innholdet i stabsfunksjonene kan variere mellom nivåene. Støttefunksjonene blir vanligvis definert som driftsrelaterte oppgaver. Støttefunksjonene skal sørge for effektiv drift av fellesoppgaver, og være en servicefunksjon for alle medarbeidere og ledere i kommunen. I det praktiske liv kan det være vanskelig å trekke et skarpt skille mellom stabsfunksjoner og støttefunksjoner. I analysesammenheng kan det være fornuftig å trekke et slikt skille. Spørsmålene til drøfting og avklaring i denne utredningen har derfor vært hvordan stabsoppgavene i Nye Kristiansand kommune skal organiseres, og dette gjelder i særlig grad: Personal Virksomhetsstyring og økonomi og controllerfunksjonen Strategi og utvikling Anskaffelser og innkjøp Digitalisering og IT Kommunikasjon Juridisk bistand Oppfølging av kommunale selskaper og interkommunale samarbeidsløsninger Vi har lagt til grunn at typiske støtteoppgaver organiseres i fellesavdelinger sentralt, og ikke i fagstaber innen tjenesteområdene. Dette gjelder bl.a.: Lønningsfunksjonen Regnskapsfunksjonen Skatteinnkreving og innkreving av kommunale avgifter og gebyrer Dokumentforvalting/arkiv og posttjenester Resepsjon og servicesenter Tidligere utredning har vurdert tre aktuelle modeller for organisering av kommunens stabsoppgaver: Sentralisert modell - ansvaret for alle stabsoppgavene legges til sentrale staber Desentral modell - ansvaret for stabsoppgavene deles mellom sentral stab og de nye kommunalavdelingene Hybridmodell - en kombinasjon av sentral og desentral organisering 1. Sentral stab. Ansvar for alle stabsfunksjonene legges til en sentral stab. Modellen åpner imidlertid for at enkelte stillinger øremerkes eller dedikeres til bestemte tjenesteområder slik som skole, barnehager, helse- og omsorg. På denne måten sikrer man at de sentrale stabene har nødvendig sektor- og fagkompetanse på de områdene de skal understøtte linjelederne. 2. Desentral stab. Ansvaret for administrative stabsoppgaver, som berører hele kommunen som organisasjon, legges sentralt: overordnet planlegging, utarbeiding av strategier, sentral økonomifunksjon, personalstrategi, samt kommunens digitaliserings- og IT-strategi. Ansvaret for stabsfunksjoner som gjelder støtte til den enkelte direktør organiseres desentralt. Dette vil bl.a. gjelde administrativ støtter innenfor økonomi- og controllerfunksjon, personal, innkjøp og juridisk bistand. 3. Hybrid modell. Ansvaret for stabsoppgaver vil være plassert i sentral stab, men noen av stabsstillingene vil være plassert lokalt i nær tilknytning til direktørene og tjenestene som de skal betjene. Personalansvaret for stabsstillingene ligger i sentral stab Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner

6 1.3 Oversikt over planlagt organisering av stabsressurser En oversikt over det vedtatte forslaget til organisering av ledernivå 2 og 3 i nye Kristiansand kommune, er vist i figuren nedenfor. Figur 1-1 Samlet oversikt over organisering av ledere på nivå 2 og 3 i Nye Kristiansand kommune Oversikten viser at det i Nye Kristiansand vil være 39 ledere på nivå 2 hvorav 10 stabsledere for felles staber i de ulike direktørområdene 140 ledere på nivå 3 Det er kun Samhandling og innovasjon som legger opp til og ikke ha egen stabsleder for fellesfunksjonene i sitt direktørområde. Dette notatet legger opp til å drøfte felles prinsipper for organisering av stab og støttefunksjonene i hele kommunen, både for de tre sentrale stabsområdene og for de 10 sektorvise stabsområdene Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner

7 2 Felles prinsipper for organisering av stab og støtte i hele kommunen Kommunens stab- og støttefunksjoner organiseres etter samspillsmodellen I nye Kristiansand kommune ønsker man å benytte samspillsmodellen som et mer beskrivende navn på den såkalte «hybridmodellen» for organisering av stab og støttefunksjonene. Samspillsmodellen er definert som en sentral organisering av stabs- og støtteressursene med dedikerte sektorressurser knyttet til kommunaldirektørområdet og kommunalsjefsnivået på de fagområdene hvor dette er mest hensiktsmessig organisasjonsform for å sikre helhetlig styring og utvikling. Samspillsmodellen vurderes å ta opp i seg det beste fra sentral- og desentral modell. Den gir mindre sårbarhet ved fravær, skaper enhetlig praksis innenfor viktige områder som personal og økonomi, samtidig som den gir god innsikt i utfordringene innen de ulike tjenesteområdene. Kommunens stab- og støttefunksjoner organiseres etter «samspillsmodellen» som er vist i figuren nedenfor. Figur 2-1 Samspillsmodell for fellesfunksjoner i Nye Kristiansand kommune Ansvaret for stabsoppgavene som er vist i de lyseblå boksene til venstre, vil være plassert i sentral stab, men noen av stabsstillingene vil være dedikert for de ulike sektorene og jobbe i samarbeid med direktørene og tjenestene som de har ansvaret for. Personalansvaret for stabsstillingene vil ligge i sentral stab og de vil ha sin faste kontorplass i sentral stab Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner

8 Felles målsetninger i Nye Kristiansand for å sikre ressursoptimal arbeidsfordeling Felles målsetninger for hvordan organisere samspillsmodellen best mulig innen stab og støttefunksjoner og sikre ressursoptimal arbeidsfordeling i Nye Kristiansand Sikrer helhetlig styring og utvikling Sikrer nødvendig støtte til ulike ledernivåer gjennom; effektiv drift, robuste og framtidsrettet løsninger og god tjenestekvalitet Effektiv oppgaveløsning med lite dobbeltarbeid der kommunen ikke bruker unødvendig mye tid på intern samordning At kommunen balanserer ut behovene i hele linja, fra virksomhetene (operativt nivå) til strategisk nivå At kommunen skaper et fagmiljø med mulighet til faglig utvikling og kontinuerlig forbedringsarbeid At kommunen leverer analyser og beslutningsunderlag i rett tid, som understøtter ledelsens beslutningsprosesser At mer av det vi gjør i kommunen er kunnskapsbasert, og at vi tilrettelegger for utviklingsarbeid i hele kommunen Hvilke fagområder skal ha sentral stab med dedikerte sektorressurser Personal og organisasjonsutvikling Økonomi og controllerfunksjonen Til vurdering Mediarådgivning og kommunikasjonsstrategi Innkjøp - sentral stab med dedikerte sektorressurser inn mot teknisk sektor IKT drift sentral stab med noe dedikerte sektorressurser Hvilke fagområder skal kun ha sentral stab uten dedikerte sektorressurser Digitalisering, strategi og porteføljestyring Innbyggerdialog/servicetorg Kommuneadvokat Overordnet samhandling og plan Dokumentsenter, arkiv FoUIA, strategi og porteføljestyring Virksomhetsstyring system, årshjul system og metodikk Overordnet strategi og plan system og metodikk Innovasjonsstrategi Eierstyring og oppfølging av kommunale selskaper sentral stab i samarbeid med de aktuelle fagdirektørene Gjennomføre en felles kartlegging av dagens stabs- og støtteressurser En viktig forutsetning for å kunne gjennomføre gode prosesser og lage gode planer for nye Kristiansand kommune, vil være å gjennomføre en grundig kartlegging av dagens behov, kompetanse og ressurser i Søgne, Songdalen og Søgne, slik som vist i tabellen nedenfor. Kartlegging av dagens organisasjon, personal og stab ressurser i Kristiansand; Søgne og Songdalen - november 2018 Stillingsstørrelse Kommune Sektor Virksomhet Avdeling Navn Ansvarsområde Stilling Ledernivå pr Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner

9 Dette vil være et sentralt kunnskapsgrunnlag for beslutningene videre og være et viktig vurderingsgrunnlag for hva som har fungert godt og mindre godt i dagens situasjon. En slik kartlegging vil danne grunnlaget for en presis dialog om dagens behov og ressursbruk og framtidens behov og forslag til dimensjonering av ulike stabs- og støttefunksjoner sentralt og i de ulike fagstabene. Dimensjoneringen vil måtte ta hensyn til budsjettrammene for nye Kristiansand og behovet for å gevinstrealisere effekter av at en felles kommune vil kunne drive mer effektivt enn dagens tre kommuner. Definere hva som er driftsoppgaver, støtte til linjen og strategisk støtte Det er meldt inn behov for en videre prosess for å avklare hvilke oppgaver og ansvar som skal legges til sentrale staber, og hvilke oppgaver og ansvar som eventuelt skal legges i felles stab under direktørene. Figuren nedenfor viser et eksempel på en kartlegging av dagens økonomiprosesser med inndeling av aktuelle arbeidsoppgaver innenfor økonomiområdet. Denne metodikken vil være et viktig grunnlag for drøfting slik at man kan bli enige om hva som er driftsoppgaver, støtte til linjen og hva som er strategisk støtte til overordnet ledelse innenfor alle stabsområdene som skal ligge sentralt. Målet med en slik prosesskartlegging må være å avklare hvor og hvordan oppgavene best bør løses i ny organisasjon. Ytterligere arbeid med prosesskartlegging og utvikling av nye og mer effektive arbeidsprosesser bør videreføres når den nye Kristiansand er etablert Figur 2-2 Eksempel på aktuelle økonomiprosesser delt inn i driftsoppgaver, støtte til linjen og strategisk støtte, metodikk utviklet av Agenda Kaupang Økonomifunksjonen - eksempel på viktige grenseoppganger mellom sentral stab og de andre direktørområdene Det kan være vanskelig å trekke en klar linje mellom oppgaver som bør utføres sentralt og hvilke oppgaver som bør utføres desentralt innen økonomioppfølging. Det bør derfor foretas en kartlegging av oppgavene som utføres i dagens organisasjon for å avklare hvor og hvordan oppgavene best bør løses i ny organisasjon. Foreløpige planer for organiseringen av økonomifunksjonen definerer økonomirådgiverfunksjonens oppgaver som utarbeidelse av økonomiplan, økonomirapportering og bistand i den løpende økonomistyringen hovedsakelig på sektornivå og kommunalsjefnivå. Løpende økonomioppgaver (fakturabehandling, bestilling, enkel økonomirapportering, utfakturering, tilskuddsordninger, ulike oppgaver i forhold til lønn etc.) er viktige oppgaver, men er foreløpig tenkt utført i den enkelte enhet/virksomhet Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner

10 Basert på denne arbeidsfordelingen vil man kunne dimensjonere et visst antall årsverk til hver sektor som også tar hensyn til å effektivisere dagens økonomiprosesser, sikre nødvendig lederstøtte og sikre nødvendig gevinstrealisering i den nye kommunen. Direktørområdenes stab- og støttefunksjoner organiseres også etter samspillsmodellen Det er vedtatt i utredningen om overordnet administrativ organisering at alle direktørene skal ha ansvar for fagstaber innenfor eget fag- og tjenesteområde og det er lagt opp til 10 sektorvise stabsledere. Hovedprinsippet for organisering av disse fagstabene og nødvendig lederstøtte under hvert enkelt kommunaldirektørområde, er at dette skal organiseres sentralt direkte under direktør med dedikerte ressurser til hver enkelt kommunalsjef der det er hensiktsmessig. Figuren nedenfor viser et eksempel på hvordan dette kan se ut for direktørområdet helse og mestring. Figur 2-3 Eksempel på «samspillsmodellen» for fellesfunksjoner i Helse og mestring Ansvaret for stabsoppgavene som er vist i de lyseblå boksene, vil være plassert i sentral stab, men noen av stabsstillingene vil være dedikert for de ulike sektorene og jobbe i samarbeid med kommunalsjefene og tjenestene som de har ansvaret for. Personalansvaret for stabsstillingene vil ligge i sentral stab og de vil ha sin faste kontorplass i sentral stab Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner

11 3 Videre prosess Behov for å avklare hvilke forutsetninger som må være tilstede for å betjene sektorene på en hensiktsmessig måte Det er behov for en videre prosess for å avklare hvilke oppgaver og ansvar som skal legges til sentrale staber, og hvilke oppgaver og ansvar som eventuelt skal legges i stab under direktørene. I den videre prosessen i desember og januar vil det være behov for å avklare hvilke forutsetninger som må være tilstede for å betjene sektorene på en hensiktsmessig måte slik at man unngår at sektorene bygger opp egne ressurser på de aktuelle områdene Hva skal det bety å ha en «samspillsmodell» på de sentrale stabsområdene innenfor personal, økonomi, innkjøp og kommunikasjon? o Hvem skal kunne definere behovet og kapasitet (antall årsverk/kompetanse)? Hvordan skal dette skje i praksis? o Hva er behovet ute i de ulike sektorene innenfor personal, økonomi, innkjøp og kommunikasjon? o Hvem skal sitte med en buffer på kapasitet og kompetanse? o Hva skal den enkelte direktør kunne regne med av ressurser og kapasitet fra sentral stab? Hva bør/må hver direktør ha av egne ressurser på disse fagområdene? Sentral stabsleder har ansvaret for penger fag og folk o Fast kontorplass er i sentral stab hvordan sikre nok fysisk tilstedeværelse ute i sektorene? Hvilken arbeidsform sikrer en størst mulig grad av helhets- og fellesskapstankegang? o Hva innebærer det å jobbe i en matrisemodell? o Hvordan unngå for stor grad av bestiller/utfører-modell? o Hvordan sikre at dedikerte sentrale ressurser deltar i aktuelle ledermøter i sektorene, som en del av miljøet prinsippet om å kunne delta på «to julebord» Aktuelle drøftingsområder på innspillssamlinger i desember og januar Avklare hvilke oppgaver og ansvar som skal legges til sentrale staber, og hvilke oppgaver og ansvar som eventuelt skal legges i sentral stab under direktørene. Driftsoppgaver støtte til linjen strategisk støtte hva er god lederstøtte? Fagstaber på eget fag- og tjenesteområde/sektor hvordan skal dette organiseres, portefølje og kompetansebehov må avklares. Avklare hvilke forutsetninger som må være tilstede for å serve sektorene på en god måte slik at man unngår at sektorene bygger opp egne ressurser på de aktuelle områdene Orientering om konkrete forslag til dimensjonering og organisering av økonomifunksjonen og personalfunksjonen med dedikerte sektorressurser Orientering om hva hver direktør så langt har tenkt om behovet for stab og støttefunksjoner Avklaring av ansvar og skille mellom sektorspesifikke innovasjons- og utviklingsoppgaver (sektor) og de sektorovergripende utfordringene (Samhandling og innovasjon) Drøfte forslag til videre framdrift og prosess i desember og januar 2019 o o o Behov for kartlegging av dagens ressurser med tanke på innplassering av stab og støtte i februar Behov for felles innspillssamling innen personal for å drøfte dimensjonering, ansvarsog oppgavefordeling, kompetansebehov og konkret arbeidsform Avklare behov for sektorvise innspillssamlinger om organisering av stab og lederstøtte Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner

12 I figuren nedenfor er det vist et eksempel på en framdriftsplan for helse og mestring fram til endelig forslag til organisering av stab og støtte foreligger til drøfting i februar Figur 3-1 Utkast til en framdriftsplan for organisering av fellesfunksjonene i Helse og mestring Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner