GKI GRENLANDSKOMMUNENES INNKJØPSENHET. Virksomhetsplan 2013

Transkript

1 GKI GRENLANDSKOMMUNENES INNKJØPSENHET Virksomhetsplan 2013 Åsmund Gusfre

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Innledning... 3 Sammendrag... 3 Ressurser og budsjett... 3 Arbeidsoppgaver Informasjon Gjennomføring av felles rammeavtaler Kontraktsoppfølging Bistand og rådgivning til kommunene E-handel Kompetansebygging Rutiner og utvikling Miljø og samfunnsansvar

3 INNLEDNING Virksomhetsplanen redegjør for GKIs prioriteringer og satsningsområder for I prosessen med utarbeidelse av virksomhetsplanen har Samarbeidsrådet hatt en viktig rolle. I tillegg har ledere innenfor Teknisk og Helse i kommunene vært involvert i prosessen. Noen av prioriteringer fra Virksomhetsplanen 2012 er gjentatt i dette dokumentet. Grunnen er at enkelte planlagte oppgaver har blitt utsatt grunnet mangel på kapasitet, samt at noe påbegynt arbeid vil fortsette inn i SAMMENDRAG 2013 vil bli et år med stort fokus på profesjonalisering av innkjøpsprosesser og kontraktsoppfølging. Et sentralt element i denne sammenheng er nytt elektronisk innkjøpssystem som vil være i full drift tidlig i GKI forventer at dette verktøyet på sikt vil bidra til økt kvalitet og effektivitet i alle deler av anskaffelsesprosessene. Gjennomføring av felles rammeavtaler vil fortsatt ha hovedfokus i den daglige driften av GKI. I tillegg skal GKI være en ressurs for kommuner og selskaper ved bistand i innkjøpsfaglige spørsmål. Stor satsing på e-handel vil også prege Målet er en betydelig økning i antall ordre på e- handel i alle Grenlandskommunen, samt økt bruk av e-faktura. RESSURSER OG BUDSJETT GKI består i dag av 6 faste heltidsstillinger. Prosjektet Grønne Innkjøp Telemark ble avsluttet og prosjektleder har sluttet i GKI. GKI ble tilført et ekstra årsverk sommeren Den økte kapasiteten var primært planlagt å benytte til økt bistand til kommunene i enkeltanskaffelser, større fokus på kontraktsoppfølging og utviklingsarbeid. Frem til i dag har den økte kapasiteten blitt benyttet til prosjektet for innføring av E-handel i Grenlandskommunene. Dette vil også være situasjonen i Budsjettrammen for GKI i 2013 er på kr GKI finansieres i all hovedsak av deltakerkommunene, ved en fordeling av kostnader basert på innbyggertall. Andre viktige inntektsposter er deltakerkontingent fra offentlige selskaper og organisasjoner, fakturering av bistand til kommunene og prosjektmidler fra Grenlandssamarbeidet. For øvrig vises det til GKIs budsjett for flere detaljer. ARBEIDSOPPGAVER Følgende arbeidsoppgaver vil bli prioritert i 2013: 1. Informasjon 2. Gjennomføring av felles rammeavtaler 3. Kontraktsoppfølging 4. Bistand og rådgivning til kommunene 3

4 5. E-handel 6. Kompetansebygging 7. Rutiner og utvikling 8. Miljø og samfunnsansvar 1. INFORMASJON Det er av avgjørende betydning for GKI at informasjon om enhetens arbeid når ut til brukerne av tjenestene. Det er innført et informasjonsskjema som sendes ut til Styret, Samarbeidsrådet og kontaktpersoner i selskapene i forbindelse med nye inngåtte rammeavtaler. Samarbeidsrådet har ansvaret for å formidle informasjonen som nyhet på kommunenes Ansattportaler. Til nå har vært enhetens hovedkanal for publisering alle typer innkjøpsrelatert informasjon. GKI har gått til anskaffelse av en «Kontraktsforvalter» som er en del i et nytt innkjøpssystem. «Kontraktsforvalteren» vil tidlig i 2013 være GKIs verktøy for publisering av avtaleinformasjon. Kommuner og selskaper vil da få tilgang til sine avtaler via en link på sitt intranett/ansattportal. Resten av innkjøpssystemet består av et «Konkurransegjennomføringsverktøy». Disse to modulene er integrert i hverandre, noe som gjør prosessen med publisering av informasjon om inngåtte rammeavtaler betydelig enklere enn tidligere. GKIs nettside vil fortsatt inneholde innkjøpsrelatert informasjon som nyheter, maler, regelverk og kontaktinformasjon, og vil fortsatt være et nyttig verktøy for kommuner, selskaper og leverandørmarkedet. 2. GJENNOMFØRING AV FELLES RAMMEAVTALER Konkurranser for følgende rammeavtaleområder er påbegynt og vil bli fullført tidlig i 2013: Avtaleområde Forventet kontraktsinngåelse Energimerking av bygg Januar 2013 Finansielle rådgivertjenester Februar 2013 Elektromateriell Februar 2013 IT-utstyr (hardware) Februar 2013 Håndverkstjenester Mars Tømrer - Murer - Maler - Rørlegger VVS - Glassmester - Blikkenslager - Branntetting - Låsesmed Elektrisk kraft April

5 Konkurranser for følgende rammeavtaleområder vil bli prioritert i 2013: Avtaleområde Utløpsdato gjeldende avtale Asfalt Rådgivertjenester Brannteknikk - Byggteknikk - Elektroteknikk - Landskapsarkitektur - Miljøteknikk - Prosjektledelse Meglertjenester forsikring Tekstiler til sentralvaskeriene Formingsmateriell Brune- og hvitevarer Blomster Kontorrekvisita, datarekvisita og fritt skolemateriell Advokattjenester Entrepriserett - Lov om offentlige anskaffelser - Plan og bygningsrett, inkl. skjønn - Statsstøtteregelverket Vegoppmerking Datasamband/datalinjer De fleste av GKIs rammeavtaler har en avtaleperiode på 2 år, med mulighet for prolongering i år. Et betydelig antall rammeavtaler har sin utløpsdato i 2013, men med mulighet for prolongering. Ved mulighet for prolongering vil det foretas en vurdering på om avtalene fungerer tilfredsstillende. Avtaler som ikke fungerer godt nok vil kunne bli utsatt for konkurranse i perioden, uten at oppdragsgivers rett til prolongering blir benyttet. 3. KONTRAKTSOPPFØLGING GKI vil i 2013 øke fokuset på kontraktsoppfølging. Behovet for oppfølging varierer mye for de ulike avtaleområdene og det bør gjøres en individuell vurdering av behovet for kontraktsoppfølging for den enkelte rammeavtale. Det vil i første halvdel av 2013 etableres rutiner for at det alltid skal foreligger en plan for kontraktsoppfølging ved inngåelse av nye rammeavtaler. Planen bør omfatte punkter som: Ansvarsfordeling, informasjonsformidling, statusmøter, rapportering av statistikk, avvikshåndtering og godkjenning av nye varer/personell. Dette vil være en del av en helhetlig strategi for den enkelte konkurranse. Via ny «Kontrakts forvalter» kan de som foretar avrop i kommunene og selskapene enkelt melde inn avvik på rammeavtalene. Ved bruk av denne funksjonen vil avvikene sendes til avtaleansvarlig hos GKI og samles på den enkelte avtale. Dette vil være et nyttig verktøy i arbeidet med kontraktsoppfølging og ved gjennomføring av nye konkurranser. Systemet for avviksmelding vil være operativt tidlig i I tillegg vil innkjøpsverktøyet inneholde milepælsplaner og system for varslinger, noe som vil kvalitetssikre oppfølgingsarbeidet. Oppfølging og kontroll av varekataloger for e-handel på den offentlige markedsplassen vil fortsatt være en del av rutinene i forhold til kontraktsoppfølging. Det vil i 2013 bli økt fokus på å 5

6 begrense varekatalogene til produkter som inngår i rammeavtalene og som er «riktige» i forhold til økonomi, kvalitet og miljø. 4. BISTAND OG RÅDGIVNING TIL KOMMUNENE Enkeltanskaffelser må gjennomføres av den enkelte kommune, men GKI vil også i 2013 legge til rette for nødvendig rådgivning og bistand i innkjøpsfaglige spørsmål. GKI opplever betydelig pågang fra kommunene i forhold til ønske om bistand i enkeltanskaffelser. I mange tilfeller gjelder dette små oppdrag hvor oppgavene hovedsakelig består i kvalitetssikring av dokumenter og kunngjøring av konkurranser. Det er også i perioder en del forespørsel om bistand ved anskaffelse av fagsystemer hvor ressursbruken fra GKI kan bli betydelig. I 2013 vil GKI fortsatt fakturere bistand til kommunene etter følgende modell: Bistand i enkeltanskaffelser av IT-systemer/fagsystemer til mindre enn 3 kommuner: Tidsbruk faktureres i sin helhet. Bistand i øvrige prosjekter til kun enkeltkommuner: Tidsbruk ut over 5 timer faktureres. Bistand i enkeltanskaffelser, innenfor et produkt-/tjenesteområde hvor kommunen tidligere har avslått tilbud om deltakelse i en gjeldende fellesavtale: Tidsbruk faktureres i sin helhet. Hensikten med fakturering av bistand er å få til en mer rettferdig fordeling av ressursene i GKI mellom kommunene. 5. E-HANDEL På initiativ fra Grenlandssamarbeidet startet GKI i 2011 opp et prosjekt for innføring av E- handel i kommunene. GKI leder prosjektet sentralt, samtidig som det er prosjektledere for innføring i hver enkelt kommune. Innføring av e-handel og e-faktura i seks kommuner er et omfattende prosjekt og har tatt lengere tid enn forventet. Det er fortsatt stort behov for at GKI driver dette prosjektet videre og kan være en ressurs for kommunene i dette arbeidet. Prosjektperioden vil fortsette i 2013 med ressursbruk lik ett årsverk. Her inngår også drift av e-handel med etablering av nye leverandører i løsningen, kontroll av varekataloger, samt oppgaven med å stille de riktige kravene i forhold til e-handel ved gjennomføring av anskaffelser. Organiseringen av prosjektet internt i GKI vil endres i For å gjøre prosjektet mindre sårbart vil oppgavene knyttet til e-handel fordeles på flere personer i enheten, men GKI vil fremdeles ha en hovedkontakt på området. Etablering av nye leverandører i e-handelsløsningen og oppfølging av varekataloger vil legges til kontraktsansvarlig for den enkelte rammeavtale. Det planlegges at prosjektet fortsetter i 2014 med tilsvarende ressursbruk fra GKI. En forutsetning for å lykkes med e-handel er at det fortsatt også stilles nødvendige ressurser tilgjengelig i den enkelte kommune. 6

7 6. KOMPETANSEBYGGING GKI har gode erfaringer med å arrangere felles kurs i Grenland innenfor aktuelle innkjøpsfaglige temaer, hvor eksterne kursholdere leies inn. Dette er et godt bidrag til å opprettholde tilfredsstillende kompetanse på innkjøpsfaget både i kommunene, selskapene og internt i GKI. GKI vil også tilby kurs i Ansatte i GKI vil også delta på andre kurs og seminarer ved behov, for å spisse kompetansen innenfor faget. 7. RUTINER OG UTVIKLING For å skape mest mulig effektiv bruk av tilgjengelige ressurser i GKI er det et behov for å lage bedre felles rutiner for gjennomføring av anskaffelsesprosesser. Dette arbeidet er startet opp i 2012, men vil fortsette inn i første halvdel av Det nye innkjøpssystemet vil også bidra til standardisering av prosessene. Nytt malverk for konkurransegrunnlag og kontrakter vil tilpasses dette systemet. GKI ønsker å bidra til å redusere kommunenes ressursbruk ved deltakelse i kompetansegrupper for anskaffelser. Ved å åpne for deltakelse på en del av samlingene via nettmøter vil kommunene kunne spare betydelig reisetid. Det er anskaffet system for dette og GKI vil ha dette alternativet på plass i GKI og Samarbeidsrådet vil innen første kvartal 2013 etablere kompetansegrupper for alle prioriterte rammeavtaleområder i inneværende år. En etablering av alle kompetansegruppene tidlig på året skaper en større forutsigbarhet for alle de som er involvert i prosessene. 8. MILJØ OG SAMFUNNSANSVAR Prosjektet Grønne Innkjøp Telemark som har vært lagt til GKI er nå avsluttet. Prosjektet har hatt som mål at alle som beslutter, prosjekterer og anskaffer på vegne av det offentlige i Telemark, skal ta hensyn til miljø og sosialt ansvar i sine anskaffelser. GKI vil fortsatt arbeide for å opprettholde fokus på miljø og samfunnsansvar i anskaffelser og kontraktsoppfølging. Nytt anskaffelsesreglement og kontraktsmaler, utviklet i prosjektperioden, vil bidra til å opprettholde dette fokuset. GKI vil også ha en rolle i «Fremtidens byer» i forhold til temaer som knytter seg til offentlige anskaffelser. 7