Regional innkjøpsordning - RIIG

Transkript

1 KONGSVINGER KOMMUNE SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Formannskap /15 RLU Kommunestyret /15 RLU Saksansv.: Trond Sommer Arkiv:K1-601 : Arkivsaknr.: 13/1832 Regional innkjøpsordning - RIIG Vedlegg: Avtale om regionalt innkjøpssamarbeid i Glåmdal_2015 Reglement for interkommunalt innkjøpssamarbeid_2015 Rammeavtaler_ Saksopplysninger: Bakgrunn og organisering Kommunene Våler, Åsnes, Grue, Kongsvinger, Eidskog, Sør-Odal og Nord-Odal har siden 2002 hatt et forpliktende samarbeid og Regional Innkjøpsordning I Glåmdal (RIIG). Regionalt innkjøp ble etablert i 2002 som en følge av prosjektene kalt Bedre service med lavere kostnad gjennom regionalt samarbeid. Før dette hadde de 7 Glåmdalskommunene siden 1995 et utstrakt samarbeide om sentrale rammeavtaler. Ordningen har hatt Kongsvinger som vertskommune og en fast ansatt innkjøpsleder ansatt i Kongsvinger kommune med rådmannen i Kongsvinger som ansvarlig leder. Budsjettansvar for ordningen tilligger Kongsvinger kommune. Formålet med ordningen har hele tiden vært: Målet for kommunenes anskaffelsesvirksomhet er å anskaffe og forvalte nødvendige og riktige varer og tjenester det er behov for, på en måte som bidrar til en mest mulig kostnadseffektiv utnyttelse av kommunens ressurser. Alle innkjøp av de deltakende kommuner skal skje etter de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter om offentlige anskaffelser og dette reglement. Regionalt innkjøp er bemannet med 2 100%-stillinger som p.t. finansieres med 63% fra leverandørene gjennom såkalte sekretariatsbidrag (1,5% av omsetning på avtaler) og 37% gjennom tilskudd fra deltagerkommunene fordelt etter innbyggertall. Avtaler med klausul om sekretariatsbidrag har en omsetning på ca. 60 mill. kr/år. I tillegg kommer avtaler som vil få slik klausul i forbindelse med pågående og kommende anbudsrunder. Av avtaler uten slik klausul utgjør elektrisk kraft alene ca. 65 mill. kr/år.

2 Regionalt innkjøp bistår kommunene med sine hovedoppgaver: Etablering og vedlikehold av rammeavtaler på sentrale områder Rådgivning i forbindelse med anskaffelsessaker, regler om statsstøtte Bistand i forbindelse med praktisk gjennomføring av enkeltanskaffelser Opplæring av kommunenes ansatte i Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser. Regionalt innkjøp i Glåmdal har i dag etablert er sett av rammeavtaler som bl.a. dekker matvarer, kontorrekvisita, kjemikalier til VA-anlegg, juridiske tjenester, vikartjenester, læremidler for grunnskoler, elektrisk energi, medisinske forbruksvarer, legemidler, IKT-utstyr, trafikkavtaler på telefoni o.a.. Se for øvrig vedlegg oversikt over rammeavtaler. I tillegg bistår regionalt innkjøp kommunene praktisk i enkeltanskaffelser som for eksempel anskaffelse av kommunaltekniske konsulenttjenester, midlertidig skole i Sør-Odal, utbygging av eldresenter i Våler, anskaffelse av leiebiler og kjøp av biler og utstyr, forsikringsmeglertjenester og forsikringer, banklån, anskaffelse av konsulenttjenester, driftstjenester i kommuneskog, vintervedlikehold på veier, slamtømming, anskaffelser til GIVAS, GIR, Glåmdal regionråd osv. Denne delen av innkjøpsordningens virksomhet har blir mer sentral de senere årene og utgjør nå en vesentlig del av Regionalt innkjøp sin virksomhet. Eidskog kommune vedtok i kommunestyremøte at Avtalen med RIIG sies opp så snart avtaleverket åpner for det og avtalepartnere er varslet. Etter avtalens bestemmelser opphører dermed Eidskog kommunes deltagelse i den regionale innkjøpsordningen Vurdering: Regionalt innkjøp ser at fordelingen av bistand til den enkelte kommune utover fellesavtalene varierer fra år til år. Regionalt innkjøp kan selvsagt ikke initiere anskaffelser i den enkelte kommune og er da også avhengige av at kommunene selv ser nytten av å benytte bistand når det gjelder det anskaffelsesfaglige. Dette blir gjort i sterkt varierende grad for den enkelte kommune. I enkelte saker vil kommunene kunne ha felles interesse av å gå ut samlet. Regionalt innkjøp i Glåmdal vil i slike tilfeller ta initiativ overfor deltagerkommunene med sikte på å etablere felles avtaler. Eksempler på dette er håndverkertjenester der for eksempel kommunene Grue, Åsnes og Våler stort sett har et felles leverandørmarked, BPA for brukere der hele regionen med fordel kunne ha hatt en felles pool med leverandører med konsesjon, arbeidsklær, service på og leveranser til ventilasjonsanlegg, heisservice, bedriftshelsetjenester, byggevarer, møbler og inventar, o.a. Regionalt innkjøp i Glåmdal må fortsette sitt arbeid for å sikre kommunene gode felles avtaler og foreslå nye felles avtaler. Gjennom profesjonelt innkjøpsarbeid vil kommunene fortsatt få bistand i anskaffelses-saker, opplæring og bistand med tanke på å utnytte vår profesjonalitet og kommunenes markedskraft til å gi kommunene de beste avtaler når det gjelder kvalitet, økonomi og service. Kommunene vil gjennom deltagelse i ordningen få tilgang på lokal bistand, rådgivning og kompetanse på et fagområde få av kommunene har egne ressurspersoner for.

3 Kommunene, kommunale foretak og interkommunale selskaper i Glåmdalregionen omsetter varer, tjenester, bygg- og anlegg for over 900 mill. kr. i året inkl. (investeringer). Anskaffelsesomfanget og kompleksiteten knyttet til offentlige anskaffelser peker i retning av et behov for juridisk kompetanse og ytterligere profesjonalisering knyttet til innkjøp blitt større. Kommunenes økonomiske utvikling med bl.a. nedbemanninger peker også i retning av at en i sterkere grad bør utnytte en felles profesjonell ressurs slik Regionalt innkjøp i Glåmdal i dag er. I tillegg bør kommunene utnytte fordelen av å framstå som en sterk markedsaktør overfor leverandørmarkedet.

4 Oppsummert er det følgende hovedargumenter for å videreføre den regionale innkjøpsordningen: Reduksjon av kostnader gjennom å unngå dupliserte innkjøpskostnader Økt forhandlingsstyrke overfor leverandører for bedre betingelser og priser Profesjonalisering av innkjøpsfunksjonen og økt fokus på et fagområde som forvalter ca. 30% av kommunens driftsbudsjetter og nærmere 100% av kommunenes investeringsbudsjetter. Rådgivning og praktisk bistand samt felles anskaffelser vil sikre at kommunenes anskaffelser er basert på konkurranse og innenfor regelverket for offentlige anskaffelser. Rådmannens INNSTILLING Det forutsettes at alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi kr ,- skal behandles i Formannskap FS-064/15 Innstilling:

5 Det forutsettes at alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi kr ,- skal behandles i Innstillingen er enstemmig Kommunestyret Øystein Hanevik, Mdg deltar ved behandling av denne saken og resten av møtet Martin Hanestad, H, ble innvilget permisjon og Eva Snare, H, deltar ved behandling av denne saken og resten av møtet KS-118/15 Vedtak: Det forutsettes at alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi kr ,- skal behandles i Vedtaket var enstemmig.