GKI GRENLANDSKOMMUNENES INNKJØPSENHET. Årsmelding 2011

Transkript

1 GKI GRENLANDSKOMMUNENES INNKJØPSENHET Årsmelding

2 1. INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innholdsfortegnelse Sammendrag Innledning Styret Samarbeidsrådet Kompetansegrupper Ansatte Regnskap Resultatoppnåelse Informasjon Felles rammeavtaler Rammeavtaler inngått i Rammeavtaler under arbeid ved utgangen av 2011: elektrisk kraft Felles prosjekter Kompetansebygging E-handel Nytt anskaffelsesreglement Rådgivning og bistand til kommunene Utvikling Evaluering av GKI Marked Grønne Innkjøp Telemark Avslutning

3 2 SAMMENDRAG I 2011 har GKI vært gjenstand for endringer i både ledelse og bemanning. Dette året har også enheten blitt evaluert av et eksternt konsulentfirma. Samlet gir evalueringen meget gode tilbakemeldinger på GKIs tjenester. Innkjøperne mener blant annet at rammeavtalene har gitt enklere anskaffelser, kostnadsbesparelser og økt kvalitet og servicenivå fra leverandørene. I tillegg har evalueringsrapporten gitt GKI nyttige anbefalinger i forhold til veien videre. Totale innsparinger på inngåtte rammeavtaler i perioden er beregnet til kr Innenfor enkelte områder er den normale prisveksten betydelig og konkurransene bidrar i disse tilfellene kun til å dempe prisveksten. GKI har i 2011 startet en prosess med økt satsning innenfor bruk av elektroniske innkjøpsverktøy til e-handel og elektronisk fakturering. I tillegg har GKI innført full bruk av elektronisk konkurransegjennomføring. Nytt revidert anskaffelsesreglement er i løpet av året vedtatt i alle kommunene. Det nye reglementet har økt satsning på miljø og samfunnsansvar. 3 INNLEDNING GKI Grenlandskommunenes Innkjøpsenhet er en felles innkjøpsenhet for Bamble-, Drangedal-, Kragerø-, Porsgrunn-, Siljan- og Skien kommune. GKI er organisert som et kjøpsavtalesamarbeid med Skien kommune som vertskommune. Skien kommune har dermed det juridiske ansvar enhetens drift, organisering og de ansatte. Følgende offentlige selskap/organisasjoner har inngått samarbeidsavtale med GKI og var tilknyttet innkjøpsordningen ved utgangen av 2011: GREP Kompetanseutvikling Grenland AS Skjærgårdshallen AS Kontorbygg AS Stevneplassen AS Skien Lufthavn AS Delecto AS Porsgrunn Utvikling AS Grenland Havn IKS Link Arbeid Skien KF Skien Fritidspark KF Drangedal kommunale eiendomsforvaltning KF Kragerø Havnevesen KF KEOPS KF Skien kommunale pensjonskasse Skien Kirkelige fellesråd Bamble kirkelige Fellesråd Drangedal Kirkelige Fellesråd Kragerø kirkelige Fellesråd Porsgrunn Kirkelige fellesråd Siljan kirkelige Fellesråd Høgskolen i Telemark Porsgrunn kommunale boligstiftelse Følgende offentlige selskaper/organisasjoner har avsluttet samarbeidet i 2011: Bygarasjen AS og Kjølnesbygg AS. Begge de to selskapene er avviklet. Ingen nye deltakere har kommet til i perioden. 3

4 Et overordnet mål for GKI er å sørge for at alle anskaffelser til kommunene gjennomføres kostnadseffektivt og i henhold til lov, forskrift og politisk vedtatte retningslinjer, samt med hensyn til miljø og samfunnsansvar. Kommunene skal gjennom felles rammeavtaler og samordnende innkjøp søke å oppnå stordriftsfordeler ved bedre innkjøpspriser og betingelser, samt lavere kostnader ved innkjøpsprosessen. 4 STYRET Styret for GKI består av rådmennene i de seks deltakerkommunene. Det er gjennomført 4 styremøter i Referat fra styremøtene har tidligere inngått i samlet referat fra Rådmannsmøtene, men fra høsten 2011 har styremøtene for GKI egen innkalling og protokoll. 5 SAMARBEIDSRÅDET Samarbeidsrådet for GKI består av en kontaktperson for hver av de seks deltakerkommunene. Dette er personer som er sentralt plassert i sine organisasjoner, i hovedsak personer fra økonomiavdelingene. Det er gjennomført 4 møter i Samarbeidsrådet i Samarbeidsrådet fungerer som et råd i forhold til driften og utviklingen av GKI. I tillegg har deltakerne i rådet ansvaret for utvelgelse av personer fra sin kommune til deltakelse i kompetansegrupper ved anskaffelser som gjennomføres av GKI. Samarbeidsrådet er også kompetansegruppe for innkjøp av elektrisk kraft og forsikringer. 6 KOMPETANSEGRUPPER Kompetansegrupper benyttes i alle anskaffelser som gjennomføres av GKI. I de fleste tilfellene består gruppene av en person fra hver av deltakerkommunene, med kompetanse innenfor det fagfeltet som skal anskaffes. Kompetansegruppene bidrar i utarbeidelse av kravspesifikasjon, evaluering av tilbud og kontraktsoppfølging. Det er av avgjørende betydning for resultatet av konkurransene at disse personene har god kunnskap om fagområdet for det som skal anskaffes. I tillegg er det svært viktig at deltakerne kjenner kravene til anskaffelsen for hele sin kommune, ikke bare innenfor det området som personen representerer. Dette gjelder da spesielt i konkurranser hvor avtalen skal dekke behovene til flere virksomhetsområder. 7 ANSATTE Daglig leder av GKI siden oppstarten i 2007, Egil Hafsund, gikk av med pensjon sommeren Åsmund Gusfre startet opp som ny daglig leder fra 1. juli GKI ble tilført ett nytt årsverk fra 1. august 2011 og har fra dette tidspunkt bestått av 6 faste heltidsstillinger. GKIs prosjektlederrolle for innføring av E-handel i Grenlandskommunene, har imidlertid ført til at det ikke har vært noen reell kapasitetsøkning i GKI foreløpig. I tillegg til de faste stillingene har enheten i 2011 en prosjektstilling i prosjektet Grønne Innkjøp Telemark, finansiert gjennom Fylkesmannen i Telemark. Prosjektet varer frem til

5 8 REGNSKAP Brutto kostnader Kr ,- Brutto inntekter Selskaper/organisasjoner Kr ,- Deltakerkommuner Kr ,- Grønne Innkjøp Telemark Kr ,- Grenlandsamarbeidet prosjektmidler e-handel Kr ,- Refusjoner kursvirksomhet Kr ,- Inntektsført fra disposisjonsfond Kr ,- Tilskuddene fra kommunene (inkl. vertskommune) utgjør i 2011 kr , som fordeles utfra innbyggertall. Regnskapet gav, som budsjettert, følgende fordeling i 2011: Bamble kommune: Kr ,- Drangedal kommune: Kr ,- Kragerø kommune: Kr ,- Porsgrunn kommune: Kr ,- Siljan kommune: ,- Skien kommune: ,- For øvrig vises til detaljregnskapet som følger vedlagt årsmeldingen. 9 RESULTATOPPNÅELSE 9.1 INFORMASJON Nettsiden til GKI, er enhetens viktigste informasjonskanal, både internt til kommunene og selskapene, men også til markedet. Nettsiden har jevnlig blitt oppdatert med nyheter, avtaleinformasjon, maler etc. I tillegg har det blitt gjennomført en rekke informasjonsmøter med brukere og marked i perioden. Her kan bl.a. nevnes møte med politiske parti, Grenlandsrådet, næringslivsforening, håndverkerforening, fagforening og ikke minst de ulike enheter i kommunene. 5

6 9.2 FELLES RAMMEAVTALER En av hovedoppgavene til GKI er å sørge for god dekning av felles rammeavtaler til kommunene RAMMEAVTALER INNGÅTT I 2011 Avtaleområde Avtaleperiode Kontraktsverdi i avtaleperiode Besparelse per år eks mva. Kommuner som omfattes Asfalt* Alle Betongprodukter Alle Biblioteksbøker Alle Byggevarer ** Alle Dekk og dekkservice Alle Håndverkertjenester*** Sterkstrøm Svakstrøm Trykkeritjenester og konvolutter**** Legemidler Legemidler Multidose Alle Opsjon Drangedal Alle Alle Lyskilder Alle Malingsprodukter Alle Mobiltelefoner Alle Opsjon Bamble Skadedyrbekjempelse Alle Verktøy, jernvarer og Alle verneutstyr Vikartjenester - Helse Alle Opsjon Kragerø og Siljan Vikartjenester Pedagogisk***** Alle Opsjon Kragerø og Vikartjenester - Renovasjon Siljan Skien Kommentarer til tabell *Negativt resultat grunnet økning i oljeprisen. Svingninger i både pris og volum gjør at eksakt resultat ikke lar seg beregne. **Negativt resultat grunnet betydelig økning i pris for trelast. *** Materialkostnaden er tilsvarende som ved forrige konkurranse dvs. påslags- % opprettholdes. Grunnet dårlig statistikk fra forrige periode er det ikke mulig å gi en god sammenligning. Timeprisene har i snitt for den kommende perioden steget hhv 3 % på sterkstrøm og 2 % på svakstrøm. Veksten er størst i de små kommunene. Lønnsveksten for samme periode er på 4,2 %. ****Ny avtale er inngått med Svanemerket trykkeri med Svanemerkede produkter. ***** Endring i grunnlaget for prisen gjør at besparelser ikke lar seg beregne. 6

7 I rammeavtalene for Byggevarer, Malingsprodukter og Verktøy, jernvarer og verneutstyr er Drangedal og Kragerø med for første gang. Det er ingen sammenligningsgrunnlag for disse to kommunene og de er derfor ikke med i beregningen. Besparelser er beregnet i forhold til priser og volum i siste del av forrige avtaleperiode. Økonomiske besparelser per kommune følger i eget vedlegg. I tillegg til ovennevnte besparelser ligger det også en betydelig økonomisk gevinst i at konkurransene gjennomføres som felles konkurranser av GKI, istedenfor som enkeltkonkurranser i hver kommune. Vissheten om at rammeavtalene til kommunene er inngått i henhold til gjeldende regelverk, har også stor verdi for kommunene. Offentlig anskaffelser er et krevende fagfelt hvor små feil kan gi omfattende økonomiske konsekvenser. Leverandørene er godt kjent med sine rettigheter og benytter disse. Krav om innsyn og klager er blitt vanlig ved større anskaffelser. GKI har i 2011 ikke hatt klager i Kofa (Klageorganet for offentlige anskaffelser) eller andre klageinstanser hvor det er avdekket brudd på regelverket. Bedre service og leveringstid, økt produkt- og tjenestekvalitet, samt mer miljøvennlige produkter er eksempler på betingelser som gir rammeavtalene økt verdi for kommunene, men som ikke fremkommer ved beregning av besparelser basert på pris RAMMEAVTALER UNDER ARBEID VED UTGANGEN AV 2011: Følgende rammeavtaler var under arbeid ved årsskiftet 2011/2012: Papir-, plast- og renholds artikler Medisinske forbruksvarer Gass medisinsk, industri og næringsmiddel Bakervarer Tekniske rådgivere kommunalteknikk Tekniske rådgivere - geoteknikk ELEKTRISK KRAFT Prisutvikling på elektrisk kraft GKI 30,70 28,05 35,25 37,37 37,80 35,90 Spotmarked 39,21 23,95 36,93 29,00 44,00 38,61 Tabellen viser oppnådde priser basert på kjøpergruppens forbruksmønster, inkl. handels kostnader, sammenlignet med gjennomsnittsprisene i spotmarkedet. Prisene inkluderer ikke merverdiavgift, el-avgift eller nettleie. Den anbefalte budsjettprisen for 2011 var på 38 øre/kwh. 7

8 Utvikling forbruk elektrisk kraft kwh De store variasjonene i forbruk har sammenheng med betydelige forskjeller i vintertemperaturene fra år til år. 9.3 FELLES PROSJEKTER GKI deltar i større anskaffelser som gjøres i samarbeid mellom kommunene og har da ansvaret for den innkjøpsfaglige delen i prosjektet. I 2011 deltok GKI i anskaffelsen av nytt sak- og arkiv system. Et stort prosjekt som omfatter alle de seks kommunene i samarbeidet. 9.4 KOMPETANSEBYGGING Alle innkjøperne hos GKI har deltatt i KS opplæringsprogram og er blitt sertifisert som offentlige innkjøpere. Nye ansatte som tiltrer gjennomfører dette programmet kort tid etter at de har startet i jobben. Opplæringsprogrammet til KS inneholder også årlige oppfølgingskurs hvor ansatte i GKI deltar. Det arbeides også med kompetansebygging i deltagende kommuner og selskaper. Dette gjøres i hovedsak i form av kurs lokalt i Grenlandsområdet, hvor det leies inn spesialkompetanse. Dette gir kommunene en økonomisk gevinst i form av betydelig redusert kursavgift og sparte reisekostnader og reisetid. I 2011 ble det gjennomført ett kurs med eksterne foredragsholdere i regi av GKI. Dette var et fordypningskurs i offentlige anskaffelser, basert på nyere Kofaavgjørelser. 26 personer deltok på kurset. 9.5 E-HANDEL På initiativ fra Grenlandssamarbeidet startet GKI i 2011 opp et prosjekt for innføring av E- handel i kommunene. GKI leder prosjektet sentralt, og det er utnevnt prosjektledere for innføring i hver enkelt kommune. Prosjektet fortsetter frem til sommeren 2012 og er finansiert av Grenlandssamarbeidet. Målet er et alle kommunene innen den tid skal være godt i gang med e-handel og at de mest aktuelle rammeavtaleleverandørene skal ha sine varekataloger tilgjengelig i systemet. Prosjektets mandat er å få innført ehandel i alle 6 kommunene med bistand fra Difi og Capgemini. Kragerø og Porsgrunn kommuner har allerede etablert ehandel, men deltar i prosjektet for å få etablert flere kataloger og utvide samarbeidet på området. GKI inngår samhandlingsavtaler for elektronisk samarbeid med aktuelle leverandører, hvor det blant annet settes krav til kvalitet på tjenester og kataloger. Hver kommune får bistand til å etablere inntil 12 leverandører på ehandelsplattformen, men en del leverandører vil være felles for Grenlandskommunene. Bestillinger over ehandelsplattformen skjer hovedsakelig i form av varekataloger, ekstern web-butikk og fritekstfunksjon. Prosjektet skal også utarbeide forslag til forvaltning av ehandelsløsningen etter prosjektslutt overføring til driftsorganisasjonen (kommuner og GKI). Kommunene i samarbeidet ser det som hensiktsmessig å vurdere innføring av efaktura for de leverandører man etablerer/aktiverer til ehandel så langt dette er mulig. 8

9 GKI har i 2011 inngått samhandlingsavtale med følgende leverandører: Tools Norge AS (Verktøy, etc.) Carlsen og Fritzøe Handel (Byggmakker-kjeden mht. byggevarer, trelast, etc.) Auralight AS (lyskilder) Atea AS (IKT-utstyr) Itum AS (IKT-utstyr) Norengros Erik Tanche Nilssen AS (Papir/plast/renhold, kontorrekvisita, med.forbruksvarer) Culina / Enor AS (Skien Storkjøkken AS - kjøkkenutstyr og servise) Akademika AS (lærebøker) Triggerdokument (leverandøraktivering) er sendt for de nevnte leverandører. 9.6 NYTT ANSKAFFELSESREGLEMENT I forkant av oppstarten til GKI i 2007 ble et felles anskaffelsesreglement vedtatt i alle deltakerkommunene. Med bakgrunn i forskriftsendringer og behov for ytterligere fokus på miljø og samfunnsansvar startet GKI arbeidet med en revidering av reglementet. Etter en høringsrunde i alle kommunene ble dette arbeidet fullført i Alle kommunene vedtok nytt anskaffelsesreglement høsten RÅDGIVNING OG BISTAND TIL KOMMUNENE Enkeltanskaffelser til kommunene gjennomføres av den enkelte kommune. I større enkeltanskaffelse er det ofte behov for rådgivning og bistand fra GKI. En betydelig del av de ansattes arbeidstid benyttes til dette i form av kvalitetssikring av konkurransedokumenter, kunngjøring av konkurranser, bistand til forhandlinger og evaluering etc. Etterspørselen etter bistand fra GKI er økende, spesielt fra enheter som gjennomfører lite anskaffelser og derfor har begrenset kompetanse innenfor innkjøpsfaget. I dag har GKI ikke kapasitet til å gjennomføre disse anskaffelsene for kommunene i sin helhet, men kun bidra med rådgivning og bistand. Høsten 2011 vedtok styret for GKI en modell for fakturering av rådgivning og bistand til kommunene, med oppstart UTVIKLING GKI har i 2011 innført full bruk av elektronisk konkurransegjennomføring. Dette bidrar til å kvalitetssikre og profesjonalisere prosessene. GKI har sett på ytterligere bruk av elektroniske verktøy som kan bidra til økt effektivitet og kvalitet på prosessene. Blant annet gjelder dette verktøy for kontraktsoppfølging og nettmøter. GKI har også i 2011 arbeidet med utvikling av nye kontrakter og maler for gjennomføring av konkurranser. Dette er et arbeid som vil fortsette i EVALUERING AV GKI Et eksternt konsulentfirma, Bedriftskompetanse AS, har i 2011 gjennomført en evaluering av GKI. Styret, samarbeidsrådet og kommunenes innkjøpere gir meget gode tilbakemeldinger på 9

10 GKIs tjenester i evalueringsrapporten. Innkjøperne mener blant annet at rammeavtalene har gitt enklere anskaffelser, kostnadsbesparelser, økt kvalitet og servicenivå fra leverandørene. Evalueringsrapporten inneholder flere forslag til hovedtiltak på strategisk og operativt nivå for ytterligere å profesjonalisere GKI. Rapporten vil bli benyttet aktivt for videre utvikling av enheten og samarbeidet med kommunene og selskapene. Det vises til evalueringsrapporten for ytterligere informasjon om resultatet av evalueringen. 10 MARKED GKI er en stor innkjøpsaktør i regionen og bør være bevisst sin markedsmakt. Kunnskap om det aktuelle markedet er avgjørende for en vellykket konkurranse. Mangel på markedskunnskap kan føre til krav til konkurransekrav som går på tvers av «bransjens praksis», noe som ofte kan føre til avvisninger av tilbud og i verste fall avlysning av konkurranser. GKI ønsker best mulig konkurranse om kommunenes kontrakter. I mange av konkurransene legges det derfor til rette for at også mindre selskaper skal kunne være i stand til å levere tilbud til GKI, ved at det åpnes for tilbud til enkeltkommuner. Dette fører til at flere mindre lokale aktører også blir konkurransedyktige, spesielt til de mindre kommunene i samarbeidet. Innenfor håndverkertjenester er dette en svært aktuell strategi. I 2011 ble konkurransen for håndverkertjenester innenfor elektrofaget gjennomført på denne måten, noe som bl.a. førte til at to lokale firmaer ble valgt som leverandører innenfor både sterkstrøm og svakstrøm i Kragerø kommune. 11 GRØNNE INNKJØP TELEMARK GKI er knutepunkt for Telemarks satsning på miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser, i form av prosjektet Grønne Innkjøp Telemark. Prosjektets mål er at det offentlige skal gå foran som ansvarlig forbruker og etterspørre miljøvennlige varer og tjenester. Miljøhensyn i offentlige anskaffelser skal bidra til en effektiv offentlig sektor og et konkurransedyktig næringsliv, og miljøbelastningen fra innkjøp av varer og tjenester skal bli så liten som mulig Grønne Innkjøp Telemark er finansiert av midler fra Miljøverndepartementet og Fylkesmannen. Prosjektet ledes av en styringsgruppe bestående av representanter fra Fylkesmannen, KS, NHO, fylkeskommunen og høgskolen. Prosjektet har en prosjektleder tilsatt i 100 % stilling. Prioriterte arbeidsområder for Grønne Innkjøp Telemark i 2011 har vært: informasjonsspredning, kompetanseheving, erfaringsutveksling, støtte i enkeltanskaffelser og utvikling av beste praksis-eksempler. For nærmere beskrivelser av prosjektets formål og aktiviteter, vises det til prosjektets egen årsrapport. 12 AVSLUTNING Virksomheten i GKI forutsetter et nært samarbeid med kommunene. Dette gjelder i forhold til Styre og Samarbeidsråd, men ikke minst i forhold til kompetansegruppene som er med i de ulike anskaffelsesprosessene og ved daglig bistand til ansatte i kommune. 10

11 Organisering av samarbeidet reguleres gjennom Samarbeidsavtale og Anskaffelsesreglement. I tillegg foreligger det en årlig Virksomhetsplan som beskriver prioriterte arbeidsoppgaver og satsningsområder for hvert enkelt år. Det vises til vedtatt Virksomhetsplan for 2012 for mer informasjon om GKIs aktiviteter i kommende periode. GKI opplever et godt samarbeid med kommunene og selskapene. Evalueringen av GKI underbygger dette inntrykket. 11