EVALUERINGSRAPPORT AVTALE IINR xxxx

Transkript

1 EVALUERINGSRAPPORT AVTALE IINR xxxx Hensikt Hensikten med evalueringen er å skape økt bevissthet hos oppdragsgiver og leverandør om hvilke krav og forventinger som stilles til en god leveranse og bidra til forbedringer hos både oppdragsgivere og leverandører. Evalueringen med eventuelle kommentarer fra leverandøren kan brukes av oppdragsgiver som egen referanse ved tildeling av framtidige oppdrag. Ved tildeling av nye oppdrag kan oppdragsgiver med utgangspunkt i en tidligere negativ evaluering be leverandøren dokumentere at påpekte forhold er rettet. Evalueringen kan brukes av leverandøren som referanse. Evalueringsskjemaet bør normalt vedlegges konkurransegrunnlaget (eventuelt bør det gis informasjon til leverandør om at dette skjema vil bli benyttet før man starter evalueringen). Evalueringen vil gjennomføres i løpet av avtaleperioden. Ved foretatt evaluering, oversendes skjemaet til leverandøren for eventuell skriftlig kommentar innen tre uker. Samlet evaluering Ved avslutning av en avtale kan man med fordel gjennomføre denne evaluering og oversende det til leverandøren for eventuell skriftlig kommentar fra leverandør innen tre uker. Dette skjema har ingen konsekvenser for leverandørens eventuelle rett til annen bekreftelse på leveransen, dersom dette følger av kontrakt. Evalueringsmøter kommentarer og korreksjoner Oppdragsgiver og leverandør kan begge be om møte for gjennomgang av evalueringsskjemaet, fortrinnsvis kort tid etter oversendelse og før tre uker har gått. Oppdragsgiver kan revidere evalueringen. Oppdragsgiver må da gi leverandøren en ny frist for å komme med eventuelle skriftlige kommentarer. Leverandørens kommentarer skrives i evalueringsskjemaet eller legges ved dette, med tydelig henvisning til vedlegg. Leverandør fyller inn kommentarer og eventuelle når endringer skal være gjennomført Ved avkryssing i nei eller delvis OPPDRAGSGIVERS ORGANISASJON Oppdragsgivers navn: (kommune, virksomhet) Oppdragsgivers kontaktperson: (navn, e-post og telefonnummer) Antall leveringssteder med i vurderingen Antall leveringssteder totalt i kommunen LEVERANDØRENS ORGANISASJON Leverandørens navn: Organisasjonsnummer: Leverandørens kontaktperson: (navn, e-post og telefonnummer) Kort beskrivelse av leveransen: EVALUERINGSPROSESSEN JA DELVIS NEI IKKE RELEVANT Fikk leverandøren evalueringsskjemaet før oppstart av leveransen? Inngikk evalueringsskjemaet i konkurransegrunnlaget? Ble det gjennomført evalueringer i løpet av kontraktsperioden? Har leverandøren vært evaluert i tidligere leveranser? Har eventuelle tidligere påpekte forhold blitt rettet opp? Evalueringsrapport Side 1 av 5 IINR xxxx

2 Dato for denne evalueringen: Kryss av for riktig status for evalueringen: DENNE EVALUERINGEN Evaluering i avtaleperioden Sluttevaluering Oppdragsgivers eventuelle kommentarer til evalueringsprosessen: Leverandørs eventuelle kommentarer til evalueringsprosessen: LEVERINGSPÅLITELIGHET Har leveransene skjedd til avtalt tid? Har leveransene skjedd på avtalt sted? Har leverandøren ut fra en samlet vurdering vært leveringspålitelig i oppdragsperioden? KVALITET PÅ LEVERANSEN Sier avtalen noe om forventet kvalitet? Har leverandør overholdt forpliktelsene ihht kvalitet/garanti i avtalen? Har leverandøren levert dokumentasjon ihht kontrakt? (brukermanual, produktark, tegninger og lignende) med kvaliteten ihht kontraktens krav? Henvisning til vedlegg SERVICE OG OPPFØLGING Mottas ordrebekreftelse? Gis bekreftelse på hvilke varer som leveres eventuelt gi det forslag til alternativ vare der det er mulig? Har leverandør vært utsolgt på samme produkt gjentatte ganger? (gjelder vareleveranser) Har leverandøren overholdt kontraktens krav til service? (ordremottak, tilgjengelighet, brukerstøtte m.v.) Dersom det foreligger en service/driftsavtale, er denne oppfylt ihht avtale? Har avvik forsinkelser, feil, mangler og lignende blitt rettet på en tilfredsstillende måte? Evalueringsrapport Side 2 av 5 IINR xxxx

3 Har leverandøren overholdt tilknyttede forpliktelser ihht kontrakt? (Fjerning av emballasje, rydding m.v.) Har leverandør vært aktiv med å informere Oppdragsgiver om mulige forbedringer i form av nye produkter/løsninger? Har leverandør, der det er naturlig, tilbudt miljøvennlige produkter, eller informert om det finnes slike produkt tilgjengelig? med service og oppfølging? IMPLEMENTERING, OPPLÆRING OG UTFASING Har oppstart/implementering vært ihht avtalen? (særlig viktig ved rammeavtaler) Har leverandøren holdt opplæring ihht avtale? Har leverandøren overholdt rutiner for leveransen mht bestilling/avrop, kvittering/ordrebekreftelse? Har leverandør besøkt oppdragsgiver? (Der det er en naturlig del av avtalen) Har avslutning av avtaleperioden skjedd ihht avtalen? (Returordning av større enheter, fremskaffet dokumentasjon til neste leverandør, overgang ved E-handel m.v.) Har Leverandøren ut fra en samlet vurdering overholdt avtalens krav til implementering, opplæring og utfasing? SAMFUNNSANSVAR Er avtalens krav mht miljøforpliktelser oppfylt? Er avtalens krav mht universell utforming oppfylt? Er avtalens krav mht sosialt ansvar oppfylt? (ILO / Sosial dumping og lignende) Er avtalens krav mht etisk handel oppfylt? (Barnearbeid (FN-konvensjonen) og lignende) Har Oppdragsgiver utført noen form for kontroll av om ovenstående punkter er oppfylt? Har Leverandøren ut fra en samlet vurdering vist samfunnsansvar under avtaleperioden? Evalueringsrapport Side 3 av 5 IINR xxxx

4 ØKONOMI OG FAKTURERING Er fakturering ihht avtale? Er prisregulering i avtalens løpetid ihht avtale? Har leverandør levert avtalt og kontraktsfestet logg/statistikk over det som er levert ihht avtale? med forutsigbarheten når det gjelder prising og fakturering fra leverandør? E-HANDEL Bestillingsform Har det vært mottatt e-faktura fra leverandør? Holder E-fakturaene fra leverandør kvalitet ihht avtale? Er leverandørs tilgjengelighet på E-handelsløsning ihht avtale? Er kvaliteten på elektronisk katalog ihht avtale? (pris, varespesifikasjon og lignende) Er kvalitet på ordrehåndtering ihht avtale? med leverandørs E-handelsløsninger? SAMLET VURDERING TELEFON FAKS NETTBUTIKK MARKEDSPLASSEN Ut fra en samlet vurdering av leveransen, kan leverandør anbefales for fremtidige oppdrag av tilsvarende type/art/omfang? kommentar Evalueringsrapport Side 4 av 5 IINR xxxx

5 Tid, sted og navn på oppdragsgivers representant som utsteder evalueringen Underskrift Evalueringsrapport Side 5 av 5 IINR xxxx