VEDLEGG 1-KRAVSPESIFIKASJON OG TILDELINGSKRITERIER ANBUDSKONKURRANSE PÅ FISK OG FISKEPRODUKTER 15/55630

Transkript

1 VEDLEGG 1-KRAVSPESIFIKASJON OG TILDELINGSKRITERIER ANBUDSKONKURRANSE PÅ FISK OG FISKEPRODUKTER 15/55630

2 Innholdsfortegnelse 1 BESKRIVELSE MINIMUMSKRAV KRAV - KVALITET KRAV - SERVICE ETTERLEVELSE AV SIKKERHETSFORSKRIFTER OG DIREKTIVER I NORGE OG EU E-HANDEL E-HANDELSKATALOG TILDELINGSKRITERIER PRIS KVALITET SERVICE MILJØ TILBUDSSKJEMA - SPESIFISERING... 4

3 1 Beskrivelse I punkt 2 beskrives minimumskravene. Dette skal dokumenteres, se vedlegg 8 i konkurransegrunnlaget for egenerklæring. Denne egenerklæringen utelukker ikke beskrivelse / dokumentasjon som kreves under de forskjellige kravene i pkt 2. Tilbydere som ikke har vedlagt signert egenerklæring og gitt en tilfredsstillende beskrivelse /dokumentasjon i samsvar med kravene i punkt 2 vil bli avvist. I punkt 5 gis en utfyllende beskrivelse av hva som vil bli vektlagt under de ulike tildelingskriteriene, samt hvilke krav til dokumentasjon som stilles. 2 Minimumskrav 2.1 Krav - kvalitet Oppdragsgiver har lagt inn minimumskravene i vedlegg 2 Tilbudsskjema Ark 3 - Krav - kvalitet. Dette skjema skal fylles ut og vedlegges tilbudet. 2.2 Krav - service Oppdragsgiver har lagt inn minimumskravene i vedlegg 2 Tilbudsskjema Ark 4 Krav - service. Dette skjema skal fylles ut og vedlegges tilbudet. 3 Etterlevelse av sikkerhetsforskrifter og direktiver i Norge og EU Oppdragsgiver skal kun få levert produkter som tilfredsstiller helse, miljø- og sikkerhetskrav i henhold til norske lover og forskrifter og som ikke kan medføre risiko for skade på brukere eller miljøet. 4 E-handel Oppdragsgiver har innført e-handel for alle sine enheter. E-handelssystemet er et verktøy for å effektivisere og rasjonalisere innkjøpsprosessen og skape lojalitet til inngåtte rammeavtaler. Oppdragsgiver har pr. dato en abonnementsavtale med driftsoperatør av e-handelsplattformen, firmaet IBX, Capgemini Procurement Services. Leverandører som Oppdragsgiver inngår rammeavtaler med, må tilpasse seg slik at anskaffelser kan skje via e-handelsplattformen. For produktområdet som omfattes av anbudskonkurransen, skal det i løpet av kontraktsperioden tas i bruk e-handel. Det forventes at leverandører av denne avtalen inngår avtale med operatøren av e- handelsplattformen, og at elektroniske kataloger blir gjort tilgjengelig i henhold til de angitte frister. Disse fristene er satt opp i en samhandlingsavtale som vil være et vedlegg til den ordinære kontrakt som inngås, se vedlegg 11. Ved avvik på samhandlingsavtalen som skyldes leverandøren ved at frister ikke overholdes, vil det ikke bli handlet av valgte leverandør. Side -1-

4 Frister vil bli satt opp i en samhandlingsavtale i fellesskap mellom Oppdragsgiver og valgte leverandør. Leverandøren må selv dekke alle kostnadene en slik endring vil medføre. Leverandøren plikter etter anmodning fra Oppdragsgiver å identifisere alle tjenester og produkter med et identifikasjonsnummer som kommunen måtte bestemme. E-handel via ovennevnte e-handelsplattform stiller en del krav til leverandøren. Informasjon om dette ligger på nettstedet Kostnader og prisliste for leverandøren finnes også på ovennevnte nettsted. Vi ber om at leverandøren beskriver sin status i forhold til e-handel i sin besvarelse av tilbudet. Hvis leverandøren ikke bekrefter at han kan bidra til dette, kan Oppdragsgiver velge å avvise tilbudet. 4.1 E-handelskatalog For å gjøre bestillingene til enhetene så enkelt som mulig er det viktig å ha en katalog på e- handel som er brukervennlig. Med dette menes god produktbeskrivelse og beskrivelse av kvantum for den enkelte anskaffelse. Det skal legges inn næringsinnhold og ingrediensliste og allergener. Det skal tydelig fremkomme hva som er spesialprodukter (økologisk mv). Bilder skal inneholde bilde av det enkelte produkt og det skal tydelig komme frem hva slags produkt det er snakk om på bildet. I katalogen skal bruksområder til produktene beskrives. Hvis leverandøren har flere kataloger for Oppdragsgiver på e-handel, skal en eventuell ny avtale medføre en separat katalog. 5 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Tildelingskriterier: Vekting: Pris 30 % Kvalitet 30 % Service 20 % Miljø 20 % 5.1 Pris Vektes med 30 %. Side -2-

5 Det skal oppgis priser i den rekkefølge som er forespurt i vedlegg 2, ark 1 Prisskjema. Prisen skal oppgis i NOK eks. mva. Prisene skal være faste første avtaleår. Oppdragsgiver aksepterer ingen form for gebyrer, dette i form av fakturagebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være tatt hensyn til og innkalkulert i tilbudsprisen. Beregning av poeng på pris. Laveste pris vil oppnå maks poengsum, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i prisen nedover for øvrige tilbud 5.2 Kvalitet Vektes 30 %. 1. Produktkvalitet vil vektlegges. For å evaluere kriteriet kvalitet vil Oppdragsgiver bestille vareprøver/smaksprøver fra kvalifiserte tilbydere. Vareprøver til dette skal leveres etter forespørsel kostnadsfritt for kommunen. Oppdragsgiver kommer tilbake med nærmere informasjon vedrørende hvilke produkter det ønskes vareprøver på, samt når og hvor de skal leveres. Tilbudte produkter skal som et minimum tilfredsstille de krav som er satt i konkurransegrunnlaget. Produktene vil få en score på en skala fra 0 til 10 poeng. Produkt med kvalitet som Oppdragsgiver anser som ubrukbar vil bli gitt 0 poeng. Hvis Oppdragsgiver ved en gjennomgang av produktkvalitet avdekker at flere av produktene ikke innehar tilfredsstillende kvalitet vil Oppdragsgiver forbeholde seg retten til å avvise leverandørens tilbud. Hvis det kun er en liten andel produkter som må skiftes ut grunnet for dårlig kvalitet og/eller at Oppdragsgiver anser de som ubrukbar skal nye produkter leveres til lik eller bedre pris som opprinnelig tilbudt. 2. Næringsinnhold for røkt fisk, fiskeprodukter osv skal beskrives i tilbudsskjemaet, vedlegg 1, Ark 1 Prisskjema kolonne L, alternativt kan produktblad legges med (NB, tydelig henvisning til varelinje). Her skal det oppgis hvor stor andel fisk, fett, salt og vann det enkelte produkt består av i tilegg til næringsinnhold. Produkter som er sunne og næringsrike vil oppnå høyere score. 3. Tilgang på spesialprodukter, tilbyder skal beskrive sitt sortiment på spesialprodukter i Tilbudsskjemaet, vedlegg 1, Ark 2- Tilgang spesialprodukter. Med spesialprodukter mener oppdragsgiver; økologisk, glutenfritt, laktoseredusert, fettredusert og lignende. Oppdragsgiver vil gi tilbydere som kan tilby spesialprodukter score i forhold til tilgang på produkter. 5.3 Service Vektes 20 %. 1. Tilbyder skal oppgi maks leveringstid for produkter som omfattes av avtalen. Leveringstid skal oppgis som frist for bestilling og leveringstidspunkt. 2. Det skal gis mulighet for hastebestillinger, tilbyder skal beskrive rutiner rundt dette og oppgi leveringstid fra hastebestilling til levering. Side -3-

6 3. Tilbyder skal beskrive sin bemanning til oppfyllelse av kontrakten, cv for nøkkelpersoner skal legges ved tilbudet. 4. Tilbyder skal tilby faglig opplæring og produktinformasjon til Oppdragsgiver, herunder også lærlinger. Beskriv hvordan kurs/opplæring tilbyder kan tilby og eventuelle kostnader knyttet til dette. Tilbyder som vurderes til å ha beste løsning på de ulike punktene oppnår høyeste score. 5.4 Miljø Vektes 20 %. 1. Avfall og ressursutnyttelse Avfallsforebygging og effektiv ressursutnyttelse er faktorer som reduserer miljøbelastningen. Leverandøren må redegjøre for sin status knyttet til emballasje, med spesielt fokus på rutiner og tiltak for å redusere / minimere emballasje på kort og lengre sikt. Det vil gi positivt utslag om leverandører er tilknyttet godkjent returordning for avhending av brukt emballasje. Dokumentasjon som bekrefter dette vedlegges. 2. Distribusjonssystem Beskriv hvordan distribusjonssystemet ivaretar lavest mulig miljøbelastning. Tilbyder med de beste løsningene i forhold til miljøbelastning vil oppnå høyest poengsum. 6 Tilbudsskjema - spesifisering Alle tilbydere skal fylle ut vedlegg 2 Tilbudsskjema. I Ark 1 Prisskjema er det ikke lagt opp til at det skal skrives inn flere linjer enn de oppsatte, og alle oppsatte linjer skal fylles ut. Det skal ikke settes inn eller tas ut linjer eller kolonner fra arket eller endre formater. Ark 1 Ark 2 Ark 3 Ark 4 Prisskjema Tilgang spesialprodukter Krav kvalitet Krav service Side -4-