Rakkestad kommunes innkjøpsstrategi Saksnr. 16/3736 Journalnr /16 Arkiv 601 Dato:

Transkript

1 Rakkestad kommunes innkjøpsstrategi Saksnr. 16/3736 Journalnr /16 Arkiv 601 Dato:

2 Introduksjon Rakkestad kommune er en del av Innkjøpssamarbeidet i Indre Østfold (IIØ) frem til , et forpliktende innkjøpssamarbeid mellom kommunene Aremark, Eidsberg, Hobøl, Marker, Rakkestad, Rømskog, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad. Samarbeidet startet i 2006 etter initiativ fra kommunene Rakkestad og Eidsberg. På sitt meste har 10 kommuner vært tilknyttet samarbeidet. Kommunereform og lokale endringer har gjort det fremtidige samarbeidet usikkert. IIØ er/har vært organisert som et administrativt vertskommunesamarbeid etter lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner 28b. Eidsberg kommune er vertskommune, og har fokus på felles rammeavtaler for medlemskommunene. Andre avtaler inngås lokalt av innkjøpsfaglige rådgivere i Rakkestad kommune, enten som eneste deltaker, eller i samarbeid med andre. Avtalene som inngås er viktige både for kommunen, brukerne og leverandørene, hvor økonomisk gevinst, gode varer og tjenester og oppfyllelse av regelverket er de viktigste punktene. Fra skal Rakkestad kommune ha forberedt en innkjøpsorganisasjon som dekker de fleste felt av innkjøpsfaget. For noen anskaffelser, som er spesielt store eller kompliserte, kan det være aktuelt å samarbeide med eksterne konsulenter. Innkjøpsstrategien skal gi et felles grunnlag for gjennomføring av anskaffelser, etterlevelse av regelverket og lojalitet til inngåtte avtaler. Rakkestad kommune skal gjennomføre anskaffelsene i tråd med lov og forskrift og sikre kravene til konkurranse, likebehandling og åpenhet. Rakkestad kommune skal, der det er hensiktsmessig, benytte premissene for innovative anskaffelser. Strategien gjelder for alt anskaffelsesarbeid som gjennomføres i kommunen, på tvers av enheter og for alle faser i en anskaffelsesprosess; fra planlegging av anskaffelsen til kontraktens avslutning og oppfølging. Den berører alle deler av organisasjonen, og alle ansatte har et felles ansvar for å bidra til at vi lykkes med å nå målene. Fremtidens innkjøpsorganisasjon i Rakkestad De mange store og tunge anskaffelser som Innkjøpskontoret har gjennomført årlig vil nå overtas av en innkjøpsrådgiver støttet av et innkjøpsfaglig team. Innkjøpskontorets kompetanse på gode rammeavtaleprosesser må i størst mulig grad adopteres lokalt. 2.1 Innkjøpsteam Rakkestad kommune har opprettet et innkjøpsfaglig team bestående av ansatte med ulik innkjøpsfaglig erfaring og kompetanse, så vel som formell kompetanse/utdanning. Teamets oppgaver og formål defineres ila 2017, men en av de viktigste oppgavene blir å kvalitetssikre

3 at alle anskaffelser blir gjennomført ihht regelverket og denne strategien. Det betyr i klartekst at alle anskaffelser skal vurderes av teamet før arbeidet påbegynnes. I noen tilfeller vil også teamet bistå i selve prosessen, i samarbeid med den/de som melder behovet for innkjøpet og en innkjøpsrådgiver. 2.2 Innkjøpsrådgiver Rakkestad kommune vil, fra , stå for alle avtaler selv. I noen tilfeller kan samarbeid med andre organisasjoner være aktuelt. Pr i dag samarbeider Rakkestad kommune f.eks med Østfold Fylkeskommune (og alle andre kommuner i Østfold) om en rammeavtale på telefonitjenester. Å være en selvstendig innkjøpsenhet krever tilførsel av innkjøpsfaglig ressurs. Denne kan legges som en del av Informasjons- og IKT-staben. Staben vil da få ansvar for å koordinere og samkjøre alle rammeavtaleanskaffelser og være en viktig bidragsyter til det nystartede innkjøpsforumet. På sikt betyr det å overta ansvaret for over 30 rammeavtaler og være delaktig i mange andre innkjøpsprosjekter. Som et alternativt kan Rakkestad kommune søke samarbeid og kompetanse med Sarpsborg kommune der hvor det synes fornuftig, også som et ledd i å oppfylle politikernes tanker om retningsvalg i kommunereformsaken. Hvilken modell og til hvilken kostnad tar ikke denne strategien stilling til. Prioritering Innkjøp er et lederansvar i Rakkestad kommune, herunder også gjennomføring/etterlevelse av strategien. Alle ansatte har et ansvar for å bidra til at målene i strategien nås. Ledergruppen prioriterer hvert år hvilke rammeavtaler som bør fornyes først ift de utgående avtalene og hvilke nye områder det bør lages avtaler på. Innkjøpsteamet lager en handlingsplan med prioriteringer for det kommende året. Lokalt planlegger og prioriterer seksjonene sine egne anskaffelser. Der hvor det er naturlig med samarbeid på tvers av seksjonene, initieres det av lederne. Alle anskaffelser skal være gjenstand for faglig gjennomgang av innkjøpsteamet Strategiens forutsetninger Sikre at lov om offentlige anskaffelser med forskrifter blir fulgt i alle ledd i organisasjonen Likebehandling av leverandører Sikre at anskaffelser skjer ut fra kommunens interesser og ikke i personlig vinning Sikre at hensyn til etikk og miljø blir ivaretatt ved anskaffelser Hovedmål Rakkestad kommune skal være en profesjonell innkjøpsorganisasjon som gjør gode innkjøp basert på lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Ønsket effekt Tydeliggjøre lederansvaret for anskaffelser i virksomheten. Begrense antall ansatte som gjør innkjøp/anskaffelser/avrop på vegne av Rakkestad kommune.

4 Øke kompetansen og oppmerksomheten på innkjøp i organisasjonen. Tiltak Etablere tydelige roller og ansvarsbeskrivelser for anskaffelser. o Etablere skriftlige og klart kommuniserte rutiner for anskaffelsesprosessen. o Gjøre informasjon om gjeldende avtaler med tilhørende betingelser, innkjøpsorganisering og gjeldende retningslinjer for anskaffelser enkelt tilgjengelig for alle. o Lokale avtaler skal vurderes innkjøpsteamet før arbeidet iverksettes. o Inngå flere og forbedrede rammeavtaler. Få oversikt over ansatte med anskaffelsesfaglig og kontraktsfaglig kompetanse. o Redusere antall bestillere gjennom fullmaktssystemet. o Forbedre lojaliteten til avtaler og redusere småkjøp. o Øke kompetanse hos innkjøpere/bestillere. o Øke dekning av innkjøpsavtaler/rammeavtaler. Utrede mulighet for tettere samarbeid med andre virksomheter. Redusere antall fakturaer. Redusere antall leverandører. Utrede innføring av elektroniske verktøy for hele eller deler av anskaffelsesprosessen, jfr Visma TendSign. (Obligatorisk fra ) Opprette et innkjøpsfaglig team som vurderer alle anskaffelser FØR de iverksettes. I noen tilfeller kan det være aktuelt at forumet gjennomfører anskaffelsen. Resultatmål: 100 % efaktura EHF innen 2018.

5 Innkjøpsveiviser Rakkestad kommune Under Kr Rutine 1 Behov oppstår Mellom Kr og Kr 1,1 mill Rutine 2 Sjekk om kommunen har avtale Nei Beregn kjøpets verdi Over Kr 1,1 mill Rutine 3 Avtaler Over Kr 1,75 mill Rutine 4 Over Kr 44 mill. Rutine 5

6 2.3 Rutine 1 - for innkjøp av varer og tjenester under kr ,- Alle kjøp under kr ,- er unntatt lov og forskrift. Det betyr at man står relativt fritt til å velge den tilbyderen man vil. Det er likevel noen prinsipper man må kjenne til. Rakkestad kommune er opptatt av at leverandører likebehandles. Det må derfor, uansett størrelsen på kjøpet/anskaffelsen, gjøres en vurdering på om det er mulig å få samme tilbud eller bedre hos en annen leverandør. Det er også viktig å skaffe seg en oversikt over om liknende kjøp er gjort tidligere i inneværende år. Rakkestad kommune er ett rettssubjekt og det er kommunens totale anskaffelse som er styrende for hvilket punkt i regelverket som skal benyttes. Behov oppstår. Sjekk om det finnes rammeavtaler i (qm+) som dekker type anskaffelse. Sjekk med innkjøpsrådgiver om du er i tvil. Be om pris fra 2-3 leverandører, sjekk internett for priser etc. Velg det produktet som totalt sett kommer best ut, ref. transport, service, montering etc. Skriv et eget vurderingsnotat som du lagrer på ditt hjemmeområde. 2.4 Rutine 2 - for kjøp av varer og tjenester mellom ,- og 1,1 millioner kroner Nasjonal terskelverdi er hevet fra til 1,1 mill for varer, tjenester og bygg og anlegg. (1.1.17) Det betyr at det for alle anskaffelser i denne gruppen kan gjøres en begrenset anbudsrunde ved å kontakte 3 leverandører direkte, man er ikke pålagt kunngjøringsplikt. Det er likevel mulig å kunngjøre anskaffelsen som en begrenset utlysning på Doffin (offentlig database for utlysninger av anbud), dette vil nå ut til veldig mange interessenter. Fortsatt står premissene for likebehandling, forutberegnelighet og gjennomsiktighet som viktige prinsipper for valg av leverandør, altså skal det ved innkjøp under nasjonal terskelverdi fortsatt følge grunnleggende krav til konkurranse og likebehandling, og det offentlige må kunne dokumentere hvordan konkurransen er gjennomført. I Rakkestad kommune skal man hele tiden vurdere å kjøre enten åpen eller begrenset anbudsrunde på Doffin, selv om terskelverdiene er hevet. Det tar litt lenger tid, men man øker sjansen for større og bedre konkurranse, noe som vil komme Rakkestad kommune til gode. Helse- og sosialtjenester Det innføres enklere og mer fleksible regler for helse- og sosialtjenester. Kun anskaffelser over 6,3 millioner kroner må kunngjøres. Adgangen til å vektlegge særtrekkene ved helseog sosialtjenester tydeliggjøres. Helt sentralt står hensynet til brukerens behov.

7 For begge anskaffelsene gjelder: Behov oppstår. Sjekk om det finnes rammeavtaler (i qm+) som dekker type anskaffelse. Sjekk med innkjøpsrådgiver om du er i tvil. Hvis det ikke er lokal rammeavtale tar innkjøpsrådgiver dette med seg til innkjøpsteamet. Det må lages en detaljert beskrivelse på hva som ønskes kjøpt og hvordan tilbudene vil bli vurdert. Bruk mal som finnes i QM+. Anskaffelsen gjennomføres i hovedsak etter to prinsipper; 1. begrenset anbudsrunde på Doffin. 2; Mailforespørsel til minimum 3 leverandører. Når tilbudene kommer inn skal de protokollføres. Bruk mal som finnes i QM+. Tilbudene vurderes etter de oppgitte kriteriene, her skal innkjøpsrådgiver konsulteres. Bruk mal som finnes i QM+. Avgjørelse sendes ut til tilbyderne, klagefrist settes til 10 dager. Bruk mal som finnes i QM+. Det er liten mulighet til å klage så fremt det er fulgt korrekte innkjøpsfaglige prosedyrer. Kontrakt skrives. All dokumentasjon skal journalføres i ESA. 2.5 Rutine 3 - for kjøp av varer og tjenester over 1,1 millioner kroner Anskaffelser av denne størrelsen er underlagt regelverkets kapittel 1 og 3, full kunngjøringsplikt i EØS, dvs bruk av anskaffelsesdatabasene DOFFIN og TED. Det må lages gode konkurransegrunnlag som på forhånd beskriver hva anskaffelsen gjelder, hva det skal gis tilbakemeldinger på og hvordan leverandørene/tilbudene vil bli rangert og vektet. Forhandlingsforbudet er fjernet og det er nå lov å forhandle med leverandørene. Viktig å følge korrekt saksgang, Nye regler åpner for at leverandører og oppdragsgivere kan gå i dialog når det er behov for det for å få en god anskaffelse. Behov oppstår. Sjekk om det finnes rammeavtaler (i qm+) som dekker type anskaffelse. Sjekk med innkjøpsrådgiver om du er i tvil. Hvis det ikke er lokal rammeavtale tar innkjøpsrådgiver dette med seg til innkjøpsteamet. Det må lages en detaljert beskrivelse på hva som ønskes kjøpt og hvordan tilbudene vil bli vurdert. Bruk mal som finnes i QM+. Alternativt kan denne jobben, inkl vurdering av tilbudene, gjøres av et eksternt konsulentfirma med god innkjøpsfaglig kompetanse. Pass på slik at regelverket følges i anskaffelsen av slike konsulenter. Hvis anbudsdokumentet lages internt skal det kvalitetssikres av innkjøpsrådgiver/innkjøpsfaglig team. Dokumentet legges ut på Doffin med svarfrist 40 dager. Husk å ta høyde for ferie/fridager/røde dager.

8 Når tilbudene kommer inn skal de protokollføres/gjennomføres anbudsåpning. Bruk mal som finnes i QM+. Tilbudene vurderes etter de oppgitte kriteriene, her skal innkjøpsrådgiver konsulteres. Bruk mal som finnes i QM+. Avgjørelse sendes ut til tilbyderne, klagefrist settes til 10 dager. Bruk mal som finnes i QM+. Kontrakt skrives. All dokumentasjon skal journalføres i ESA. 2.6 Rutine 4 - for kjøp av andre varer og tjenester over 1,75 millioner kroner Andre oppdragsgiveres vare- og tjenestekjøp, herunder plan- og designkonkurranser. Statlige myndigheters kjøp av forsknings- og utviklingstjenester, uprioriterte tjenester og visse forsvarskontrakter. Behov oppstår. Sjekk om det finnes rammeavtaler (i qm+) som dekker type anskaffelse. Sjekk med innkjøpsrådgiver om du er i tvil. Hvis det ikke er lokal rammeavtale tar innkjøpsrådgiver dette med seg til innkjøpsteamet. Det må lages en detaljert beskrivelse på hva som ønskes kjøpt og hvordan tilbudene vil bli vurdert. Bruk mal som finnes i QM+. Alternativt kan denne jobben, inkl vurdering av tilbudene, gjøres av et eksternt konsulentfirma med god innkjøpsfaglig kompetanse. Pass på slik at regelverket følges i anskaffelsen av slike konsulenter. Hvis anbudsdokumentet lages internt skal det kvalitetssikres av innkjøpsrådgiver/innkjøpsfaglig team. Dokumentet legges ut på Doffin med svarfrist 40 dager. Husk å ta høyde for ferie/fridager/røde dager. Når tilbudene kommer inn skal de protokollføres/gjennomføres anbudsåpning. Bruk mal som finnes i QM+. Tilbudene vurderes etter de oppgitte kriteriene, her skal innkjøpsrådgiver konsulteres. Bruk mal som finnes i QM+. Avgjørelse sendes ut til tilbyderne, klagefrist settes til 10 dager. Bruk mal som finnes i QM+. Kontrakt skrives. All dokumentasjon skal journalføres i ESA. 2.7 Rutine 5 - for kjøp av varer og tjenester over 44 millioner kroner Dette er som oftest store byggeprosjekter eller andre prosjekter som f.eks renovasjon, vanntilførsel osv. Anskaffelsene kjennetegnes ofte ved at flere fag er påkrevd og at det utarbeides en totalentreprise.

9 Dette er ofte komplekse og vanskelige anskaffelser og det er viktig med høy innkjøpsfaglig kompetanse, ofte hentet inn via eksterne konsulenter (egen konkurranse). Behov oppstår. Sjekk om det finnes rammeavtaler (i qm+) som dekker type anskaffelse. Sjekk med innkjøpsrådgiver om du er i tvil. Det må lages en detaljert beskrivelse på hva som ønskes kjøpt og hvordan tilbudene vil bli vurdert. Bruk mal som finnes i QM+. Alternativt kan denne jobben, inkl vurdering av tilbudene, gjøres av et eksternt konsulentfirma med god innkjøpsfaglig kompetanse. Pass på slik at regelverket følges i anskaffelsen av slike konsulenter. Hvis anbudsdokumentet lages internt skal det kvalitetssikres av innkjøpsrådgiver/innkjøpsfaglig team. Bruk mal som finnes i QM+. Dokumentet legges ut på Doffin med svarfrist 40 dager. Husk å ta høyde for ferie/fridager/røde dager. Når tilbudene kommer inn skal de protokollføres/gjennomføres anbudsåpning. Bruk mal som finnes i QM+. Tilbudene vurderes etter de oppgitte kriteriene, her skal innkjøpsrådgiver konsulteres. Bruk mal som finnes i QM+. Avgjørelse sendes ut til tilbyderne, klagefrist settes til 10 dager. Bruk mal som finnes i QM+. Kontrakt skrives. All dokumentasjon skal journalføres i ESA.