Saksnr. 18/ Dato REGLEMENT FOR INNKJØP AV VARER OG TJENESTER I RAKKESTAD KOMMUNE

Transkript

1 Saksnr. 18/ Dato REGLEMENT FOR INNKJØP AV VARER OG TJENESTER I RAKKESTAD KOMMUNE

2 1. Anskaffelsesprosessen 1.1 Formål og omfang Formålet med reglementet er å sikre at alle anskaffelsene i Rakkestad kommune utføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr 73 (LOA) med tilhørende forskrifter og retningslinjer. Den viktigste forskriften er forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 12. august 2016 nr 974. Anskaffelser etter konsesjonsforskriften følger dette reglementet så langt som det er mulig. Reglementet gjelder for alle innkjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for eller på vegne av Rakkestad kommune. Ansatte som er involvert i kommunens innkjøpsvirksomhet, plikter å sette seg grundig inn i innkjøpsreglementet, tilhørende lover og forskrifter og utføre innkjøpsarbeidet i henhold til dette. På samme måte plikter ansatte å sette seg inn i kommunens etiske retningslinjer. 1.2 Ansvar Seksjonsleder for kommunikasjon og kultur er ansvarlig for etablering, implementering og vedlikehold av dette reglementet. Alle ledere i Rakkestad kommune har ansvaret for at alle medarbeidere som deltar i anskaffelser gjøres kjent med og følger reglementet, med vedlegg. 1.3 Grunnleggende krav i anskaffelsesprosessen Det skal ved enhver anskaffelse sikres at de grunnleggende prinsippene i lov om offentlige anskaffelser (LOA) 4 blir fulgt. De grunnleggende prinsippene er konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet. De grunnleggende prinsippene/kravene skal: Sikre at formålet om kosteffektive anskaffelser ivaretas. Ivareta leverandørenes rettssikkerhet. De grunnleggende prinsippene kan påberopes som selvstendig grunnlag for feil ved gjennomføringen, og er retningsgivende for tolkningen av reglene i forskriften. Samtlige bestemmelser i forskriften ivaretar ett eller flere av de grunnleggende kravene. I kapittel 4 gis det forklaringer på en del begreper som benyttes i reglementet Noen viktige prinsipper som skal legges til grunn ved enhver anskaffelse 2 1. Konkurranseprinsippet. Ethvert kjøp skal så sant det er mulig baseres på konkurranse. Det er den enkelte som foretar anskaffelsen som er ansvarlig for å dokumentere at dette ivaretas. Oppdragsgiver har bevisbyrden. 2. Forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Leverandøren skal ha kjennskap til hvordan konkurransen gjennomføres og få tilgang til tilstrekkelig

3 informasjon for å vurdere hvorvidt regelverket er fulgt. Oppdragsgiver skal sikre dokumentasjon i anskaffelsesprosessen. 3. Utvelgelse gjennom objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Dette innebærer at kriteriene skal være saklige, objektive og ikke-diskriminerende i forhold til samtlige leverandører. 4. Likebehandling. Direkte eller indirekte forskjellbehandling av tilbydere på grunn av deres nasjonalitet eller geografisk tilhørighet skal ikke finne sted. 5. Forretningsmessighet. Alle anskaffelsesprosesser skal utføres etter kommunens etiske retningslinjer og høy forretningsetikk. 6. Fortrolig saksbehandling. Dette innebærer bl.a. fortrolig behandling i evalueringen av tilbud. Spredning av slik informasjon under saksbehandlingen skal derfor begrenses til det strengt nødvendige. 7. Offentlighet. Jfr. anskaffelsesforskriftens 3-5, jfr. offentlighetslovens bestemmelser. 8. Habilitet. Jfr. forvaltningslovens regler om habilitet Miljøkrav Anskaffelsesprosessen skal innrettes slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremmer klimavennlige løsninger der dette relevant, se LOA 5. Dette innebærer at man i Rakkestad kommune skal stille miljøkrav og kriterier i alle trinn av anskaffelsesprosessen der det er relevant og knyttet til leveransen, jf. FOA 7-9. Der miljø brukes som tildelingskriterium bør forskriftens anbefaling om minimum vekting på 30% følges. Det skal tas hensyn til anskaffelsens livssykluskostnader så langt det er mulig. DIFIs veiviser for bærekraftige anskaffelser skal benyttes til anskaffelser som omfattes av denne. Pr er dette transport og bygg og anlegg. Som veiledning til bruk av miljøkrav og miljømerker skal DIFIs veileder benyttes: Menneskerettigheter og andre samfunnshensyn Anskaffelser i Rakkestad kommune skal: Fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter der det er risiko for brudd på slike rettigheter. Ivareta krav til lønns- og arbeidsvilkår. Ivareta krav til universell utforming. Ivareta krav til lærlinger i bransjer der det er særlig behov. Begrense antall ledd i leverandørkjeden i bransjer der det er særlige utfordringer knyttet til arbeidslivskriminalitet. DIFI har utarbeidet retningslinjer og veiledere på området. Sosialt ansvar: Arbeidskriminalitet og krav til lønns- og arbeidsvilkår: og Lærlinger: Universell utforming: 3

4 1.3.4 Terskelverdier etter forskrift om offentlige anskaffelser Beregning av anskaffelsens verdi Reglene for beregning av anskaffelsens verdi følger av FOA 5-4. Anskaffelsens verdi skal beregnes på grunnlag av et anslag over den samlede betalingen, ekskl. mva. Opsjoner skal være inkludert, og i tillegg skal eventuelle betalinger eller premier til leverandørene tas med i beregningen. Det er ikke anledning til å velge beregningsmåte eller dele opp en kontrakt med det formål å unnta kontrakten fra forskriften. Beregningen skal være forsvarlig på tidspunktet konkurransen kunngjøres. For anskaffelser under EØS-terskelverdiene som ikke skal kunngjøres offentlig på Doffin eller TED, skal beregningen være forsvarlig på det tidspunktet anskaffelsesprosessen starter. Verdien bør ta utgangspunkt i anslått markedsverdi for tilsvarende varer og tjenester. Det er viktig at oppdragsgiver dokumenterer hvordan beregningen er gjort, hvis det oppstår spørsmål om dette senere. Ved tvil om beregningen skal innkjøpsrådgiver kontaktes. Rakkestad kommune er ett rettssubjekt og det er kommunens totale anskaffelse av en vare eller en tjeneste som skal legges til grunn ved beregningen. Det er viktig at det undersøkes med innkjøpsrådgiver, økonomi og andre seksjoner når det skal foretas innkjøp Delkontrakter Dersom anskaffelsen skal deles inn i delkontrakter, er det den samlede verdien av alle delkontraktene som skal legges til grunn. Det vil si at dersom hele kontrakten har en verdi som er lik eller overstiger en av terskelverdiene i FOA, skal hver av delkontraktene følge dette regelsettet. Unntakene er følgende: 1. Delkontrakten har en anslått verdi under kroner for varer og tjenester eller 2. delkontrakten har en anslått verdi på under 9,25 millioner kroner for bygg- og anleggskontrakter, og 3. delkontraktene ikke overstiger 20 prosent av den samlede verdien av alle delkontraktene Forskrift om offentlige anskaffelser del I Regelverket til FOA del I omfatter alle kontrakter med verdi mellom kr og 1,3 mill. kr ekskl. mva. I tillegg gjelder regelverket for kjøp av helse- og sosialtjenester under 6,95 mill. kr ekskl. mva. Kommunens rutiner for disse anskaffelsene er nærmere beskrevet i kap 2.2 under. 4

5 Forskrift om offentlige anskaffelser del II Regelverket til FOA del II omfatter: Alle vare- og tjenestekontrakter til en verdi av mellom 1,3 mill. og 2 mill. kr ekskl. mva. Alle bygge- og anleggskontrakter til en verdi av mellom 1,3 mill. og 51 mill. kr ekskl. mva. Kontrakter om særskilte tjenester til en verdi over 1,3 mill. kr ekskl. mva. Merk: I tillegg gjelder noen bestemmelser i Del III for denne type anskaffelser når verdien overstiger EØS terskelverdien på 6,95 mill. kr ekskl mva. Kommunens rutiner for disse anskaffelsene er nærmere beskrevet i kap 2.3 under. De grunnleggende reglene i FOA del I gjelder også for disse anskaffelsene Forskrift om offentlige anskaffelser del III Regelverket til FOA del III omfatter: Vare- og tjenestekontrakter til en verdi av over 2 mill. kr ekskl. mva. Bygge- og anleggskontrakter til en verdi av over 51 mill. kr ekskl. mva. Kontrakter om helse- og sosialtjenester og kontrakter om særlige tjenester til en verdi over 6,95 mill. kroner. Kommunens rutiner for disse anskaffelsene er nærmere beskrevet i kap 2.4 under. De grunnleggende reglene i FOA del I gjelder også for disse anskaffelsene. 1.4 Krav til utførelse av anskaffelser i Rakkestad kommune Alle anskaffelser skal utføres i henhold til: Det gjeldende regelverket om offentlige anskaffelser. Kommunens til enhver tid gjeldende innkjøpsrutiner. Kommunens til enhver tid gjeldende alminnelige vilkår for kjøp av henholdsvis handelsvarer og tjenester. Alle anskaffelser over kr ,- ekskl. mva skal, hvis mulig, fremlegges innkjøpsteamet. Henvendelse sendes til innkjøpsrådgiver. Det skal alltid vurderes om anskaffelser mellom kr ,- og ,- ekskl. mva skal gjøres i Visma Tendsign Krav til den ansatte som foretar innkjøp Den ansatte som foretar innkjøp gjør dette på vegne av Rakkestad kommune. Betegnelsen oppdragsgiver brukes videre. Oppdragsgiver skal: Opptre i samsvar med og med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. Sikre at anskaffelsen så langt det er mulig er basert på konkurranse. 5

6 Sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Sikre at utvelgelse av kvalifiserte tilbydere og tildeling av kontrakter skjer på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Sikre at avtalen oppfylles i henhold til de avtalte vilkårene. Oppdragsgiver skal ikke: Diskriminere leverandører på grunnlag av nasjonalitet. Bruke standarder og tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse. Dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i eller i medhold av lov om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse Protokollplikt Anskaffelser etter del I: Av FOA 7-1 tredje ledd fremgår det at vesentlige forhold for gjennomføringen av anskaffelsen skal nedtegnes eller samles i en protokoll. Oppdragsgiver i Rakkestad kommune skal føre protokoll for alle anskaffelser som overskrider kr ,- ekskl. mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Det stilles strengere krav til dokumentasjonsplikten jo nærmere man kommer terskelverdien på kr 1,3 millioner kroner. Anskaffelser etter del II og III: I 10-5 annet ledd og 25-5 annet ledd listes det opp opplysninger som skal inngå i protokollen i den utstrekning de er relevante. Opplysningene som skal protokollføres er stort sett de samme i del II og del III, men med enkelte unntak som knytter seg til særskilte bestemmelser i de ulike delene Arkivering i kommunens saksbehandlingssystem Alle arkivverdige dokumenter i anskaffelsesprosessen skal arkiveres i kommunens fullelektroniske sak- og arkivsystem, ESA. Ved tvil om arkivverdigheten på dokument skal Dokumentsenteret konsulteres Krav til kommunens leverandører Kommunens leverandører må: Oppfylle alle offentlige krav om registrering. Til enhver tid være à jour med alle offentlige økonomiske krav. Ha ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte. Disse skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som kan anses som normalt i området. (Jf. ILOkonvensjonen nr 94). 6

7 1.4.5 Taushetsplikt og innsyn Offentlighetslova gjelder for offentlige anskaffelser, jf FOA 7-3. Etter offentlighetsloven 23, 3. ledd er det unntak for innsyn i protokoller og tilbud ved offentlige anskaffelser fram til leverandør er valgt. Fra det tidspunkt leverandør er valgt er man forpliktet til å gi innsyn tilbud og protokoll. Oppdragsgiver har en selvstendig plikt til å vurdere hva som kan være en forretningshemmelighet når det er bedt om innsyn i et tilbud selv om den aktuelle leverandøren har sladdet dokumentasjon. Den lovbestemte taushetsplikten, jf forvaltningsloven 13 gjelder for offentlige anskaffelser., jf FOA 7-4. Dette betyr at det man får vite av taushetsbelagte opplysninger/ forretningshemmeligheter fra en leverandør, har man som offentlig oppdragsgiver en plikt til å hemmeligholde. For en nærmere informasjon, se DIFIs informasjon på følgende link: Habilitet Reglene om habilitet følger av FOA 7-5, jf reglene i forvaltningslov og kommunelov. I tillegg gjelder kommunens etiske reglement. Følgende tekst er fremkommer av regjeringens veileder for offentlige anskaffelser: «Tilliten til offentlig sektor er et sentralt hensyn bak formålsbestemmelsen i 1 i anskaffelsesloven. Det er viktig at de personene hos oppdragsgiveren som bistår i anskaffelsesprosessen, ikke har slike bindinger til leverandørene at det kan reises tvil om beslutninger i anskaffelsesprosessen kun er basert på forretningsmessige hensyn. Dette er bakgrunnen for at 7-5 inneholder en egen bestemmelse om habilitet, som igjen viser til bestemmelsene om habilitet i forvaltningsloven og kommuneloven. Habilitetsreglene i forvaltningsloven og kommuneloven er utformet for å hindre at forvaltningens avgjørelser blir uriktige, fordi det blir tatt usaklige hensyn i saksbehandlingen. Reglene skal sikre at forvaltningens avgjørelser blir forberedt og truffet av personer som har en fri og ubundet stilling til de saker som behandles. Det er videre et hensyn at allmennheten skal ha tillit til at saksbehandlingen foretas av habile medarbeidere. Kommuneloven 40 nr. 3 bokstav b inneholder en viktig presisering om at dersom en som har tilrettelagt grunnlaget for en avgjørelse i kommunen eller fylkeskommunen også sitter i folkevalgte organer, kan vedkommende ikke delta i behandlingen av saken i det folkevalgte organet. Kravet til habilitet er skjerpet i en konkurransesituasjon, og allmennheten må kunne ha tillit til at ingen av leverandørene er favorisert, samt at konkurransen er åpen og reell. Habilitetsspørsmål kan oppstå i anskaffelsesprosesser i ulike sammenhenger. Vennskap er et typisk forhold som kan reise spørsmål om det foreligger inhabilitet. Oppdragsgiveren skal treffe egnede tiltak for å forebygge, identifisere og avhjelpe tilfeller av inhabilitet, jf. 7-5 annet ledd. Han har dermed en aktiv plikt til å søke å forhindre at noen av hans ansatte har bindinger til leverandørene som kan føre til at det reises tvil om beslutninger i anskaffelsen. Hvis oppdragsgiveren identifiserer at det foreligger inhabilitet, skal oppdragsgiveren søke å avhjelpe situasjonen, for eksempel ved ikke å la den ansatte delta i anskaffelsesprosessen. Avvisning på grunn av inhabilitet skal være oppdragsgiverens siste utvei. Det er oppdragsgiveren som har bevisbyrden for at det ikke har vært mulig å treffe egnede tiltak for å forebygge, identifisere og avhjelpe tilfeller av inhabilitet i en anskaffelsesprosess og at avvisning derfor er uunngåelig.» 7

8 1.4.7 Frister Alle frister i FOA skal beregnes i samsvar med forskrift om tidsfrister i EØS-avtalen, jf Hovedregelen er at alle frister i FOA beregnes i kalenderdager. For kunngjøringer etter FOA del II eller en frivilling kunngjøring etter FOA del I, skal fristberegningen begynne dagen etter at oppdragsgiveren sender kunngjøringen til Doffindatabasen. Kunngjøringen sendes via Tendsign. Det må beregnes ekstra dager for kontroll hos Tendsign og publisering hos Doffin. For kunngjøringer etter FOA del III og andre kunngjøringer over EØS-terskelverdiene skal oppdragsgiveren begynne fristberegningen dagen etter at kunngjøringen sendes TEDdatabasen, eller dagen etter at han sender invitasjonen til å bekrefte interesse til leverandørene. Kunngjøringen sendes via Tendsign. I praksis må det regnes 4-5 dager for kontroll hos Tendsign og publisering i Doffin/TED. Hvis oppdragsgiveren ikke har spesifisert et bestemt klokkeslett for når fristen løper ut, men kun har uttrykt fristen i dager, vil fristen løpe ut på slutten av den siste timen av fristens siste dag. Dersom fristen er angitt i dager kan et tilbud derfor innleveres frem til midnatt den aktuelle dagen. NB! Der publisering gjøres via Tendsign må det beregnes ekstra dager for publisering. I praksis gjøres dette ved at det i tidsplanlegging legges til ekstra dager etter feltet kunngjøring/invitasjon. Sender man for eksempel en konkurranse til Tendsign for publisering vil man få tilbudsfrist Karensperiode Oppdragsgiveren skal i meddelelsen om valg av leverandør angi en karensperiode. Kontrakten med valgt leverandør kan først inngås etter at denne karensperioden er utløpt, jf og En karensperiode er tidsrommet mellom meddelelsen om valget av leverandøren og det tidspunktet oppdragsgiveren tidligst kan inngå kontrakten. Bestemmelsen om karensperiode har som formål å sikre en effektiv klageadgang og håndhevelse. Fastsettelsen av en karensperiode gir leverandørene tid til å vurdere om det er behov for å klage til oppdragsgiveren eller KOFA, eller begjære en midlertidig forføyning og få stanset kontraktsinngåelsen. Karensperioden er ingen klagefrist. Dersom leverandøren klager, men ikke mottar svar fra oppdragsgiveren og karensperioden er ved å gå ut, vil det kunne være nødvendig å begjære midlertidig forføyning for å sikre at kontrakt ikke inngås før klagen er behandlet. Leverandøren er ikke forpliktet til først å klage til oppdragsgiveren før det tas rettslige skritt. Leverandøren er heller ikke avskåret fra å klage eller reise søksmål etter karensperiodens utløp. Dette vil kun være praktisk i tilfelle kontrakten ikke er inngått. FOA del II: Det gjelder ingen konkret karensfrist. Her er det krav om at kontrakten tidligst kan inngås etter utløpet av en «rimelig karensperiode». Hva som er en rimelig karensperiode vil avhenge av en konkret vurdering av hvor kompleks anskaffelsen er, størrelsen på anskaffelsen og hvilke tildelingskriterier som er stilt. For eksempel kan det fastsettes en kortere karensperiode ved små og ukompliserte anskaffelser av hyllevarer, ved bruk av tildelingskriteriet «laveste pris» og ved anskaffelser som haster veldig enn ved større og mer kompliserte anskaffelser.10/15 dager karensperiode som er minimum etter del III vil alltid anses som «rimelig tid». Det er ikke krav om karensperiode når oppdragsgiveren ikke har 8

9 plikt til å kunngjøre konkurransen, den valgte leverandøren er den eneste leverandøren og der oppdragsgiveren tildeler kontrakter under en rammeavtale. FOA del III: Karensperioden skal være minst 10 dager regnet fra dagen etter at meddelelsen om valget av leverandør er sendt. Dersom oppdragsgiveren har gjort unntak fra kravet om bruk av elektronisk kommunikasjon, skal karensperioden være minst 15 dager. Det bør vurderes lengre karensperiode ved kompliserte anskaffelser og i forbindelse med høytidsfeiringer som jul, påske og i fellesferien. Karensperioden løper fra dagen etter at meddelelsen er sendt og beregnes i hele kalenderdager. Det er ikke krav om karensperiode når den valgte leverandøren er den eneste leverandøren og der oppdragsgiveren tildeler kontrakter under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning. Ved utløpet av karensperioden skal oppdragsgiver kunngjøring inngåelse av kontrakt på Doffin snarest mulig og innen 30 dager etter kontraktsinngåelse. Kunngjøringen gjøres via Visma Tensign. 1.5 Kvalifikasjonskrav Generelt om kvalifikasjonskrav Formålet med kvalifikasjonskrav er å sørge for at leverandøren er i stand til å oppfylle den kontrakten konkurransen gjelder. Det er satt noen grunnleggende krav til kvalifikasjonskravene for at de skal være lovlige. Disse kravene gjelder uansett hvilken del av forskriften den aktuelle anskaffelsen må følge. For at et kvalifikasjonskrav skal være tillatt å stille, må det Ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen. Knytte seg til forhold som har betydning for leverandørens egnethet til å gjennomføre kontrakten. Ikke begrense konkurransen unødvendig. Ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet. Være tilstrekkelig klart formulert. Det er ulike krav til kvalifikasjonskrav i FOA del II og del III. Reglene i del II fremkommer i 8-7 og reglene i del III i kap Skatteattest Oppdragsgiver skal for alle anskaffelser som overskrider kroner ekskl. mva kreve at samtlige norske tilbydere fremlegger skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud. Ved bygge- og anleggskontrakter skal det også kreves skatteattest for underleverandører ved inngåelse av kontrakter i tilknytning til oppdraget som overstiger kroner ekskl. mva. Lovhjemmel er FOA

10 1.5.3 ESPD skjema Et felles europeisk egenerklæringsskjema (ESPD) skal benyttes i alle anskaffelser som følger anskaffelsesforskriftens del III. Egenerklæringen skal fungere som foreløpig dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene og utvelgelseskriteriene er oppfylt, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. For mer informasjon, se DIFI med videre veiledninger. ESPD fylles ut på følgende side: ESPD finnes også som en integrert mal i Tendsign. Malen legges til de strukturerte dokumentene i systemet, og finnes blant systemmalene. 1.6 Bruk av ekstern rådgiver/konsulent I de tilfeller hvor oppdragsgiver benytter ekstern rådgiver/konsulent, må kommunen sikre seg at all vesentlig dokumentasjon i anskaffelsesprosessen arkiveres i kommunen. Dette blant annet for å sikre gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Samme gjelder dersom kommunen selv benytter seg av ekstern rådgiver/konsulent, f.eks i større byggeprosjekter. 10

11 2. RUTINER FOR GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSER For alle anskaffelsestypene gjelder terskelverdiene slik de var pr Alle oppgitte summer er ekskl. mva. Terskelverdier Kontrakter under kr ekskl. mva. Prosedyrer Ingen spesiell prosedyre gjelder. Grunnleggende prinsipper og bestemmelser må følges. Se reglementet kap 2.1 FOA del I Alle kontrakter av verdi mellom kr og 1,3 mill. kr ekskl. mva. Kontrakter om kjøp av helse- og sosialtjenester for under 6,95 mill. kr ekskl. mva. Ingen spesiell prosedyre. Grunnleggende prinsipper og bestemmelser i FOA kap.7 må følges. Se reglementet kap 2.2 FOA del II Vare- og tjenestekontrakter til en verdi av mellom 1,3 mill. og 2 mill. kr ekskl. mva. Åpen tilbudskonkurranse (FOA 8-3) Alle bygge- og anleggskontrakter til en verdi av mellom 1,3 mill. og 51 mill. kr ekskl. mva. Kontrakter om særlige tjenester til en verdi over 1,3 mill. kr ekskl. mva. Merk: I tillegg gjelder noen bestemmelser i Del III for denne type anskaffelser når verdien overstiger EØS terskelverdien for særlige tjenester på 6,95 mill. ekskl.mva. FOA del III Vare- og tjenestekontrakter til en verdi av over 2 mill. kr ekskl. mva. Bygge- og anleggskontrakter til en verdi av over 51mill. kr ekskl. mva. Kontrakter om helse- og sosialtjenenester for over 6,95 mill. kr ekskl. mva. Begrenset tilbudskonkurranse (FOA 8-3) Se reglementet kap 2.3 Åpen og begrenset anbudskonkurranse (FOA 13-1 (1)) Konkurranse med forhandlinger (FOA 13 (2)) Konkurransepreget dialog (FOA 13 (2)) Innovasjonspartnerskap (FOA 13 (3)) Se reglementet kap 2.4 Egne prosedyrebestemmelser 11

12 2.1. Anskaffelser under kroner. For alle kjøp av varer og tjenester under kroner er det ikke krav om noen spesiell prosedyre for anskaffelsen. Det betyr at man står relativt fritt til å velge den tilbyderen man vil. De grunnleggende prinsippene i lov om offentlige anskaffelser må følges også for disse anskaffelsene. Rakkestad kommune er opptatt av at leverandører likebehandles. Det må derfor, uansett størrelsen på kjøpet/anskaffelsen, gjøres en vurdering på om det er mulig å få samme tilbud eller bedre hos en annen leverandør. Det er også viktig å skaffe seg en oversikt over om liknende kjøp er gjort tidligere i inneværende år. Rakkestad kommune er ett rettssubjekt og det er kommunens totale anskaffelse som er styrende for hvilket punkt i regelverket som skal benyttes. Rutiner for anskaffelse etter dette kapittelet: 1. Sjekk om det finnes rammeavtaler i (QM+) som dekker type anskaffelse. Er det rammeavtale skal denne brukes. 2. Skaff oversikt over liknende kjøp inneværende år. 3. Sjekk med innkjøpsrådgiver om du er i tvil. 4. Be om pris fra 2-3 leverandører, sjekk internett for priser etc. 5. Velg det produktet som totalt sett kommer best ut, ref. transport, service, montering etc. 6. Når anskaffelsen er ferdigstilt skal det skrives et vurderingsnotat for anskaffelsesprosessen. All dokumentasjon skal arkiveres i ESA DEL I: Anskaffelser fra kr ,- til 1.3 mill og kontrakter om kjøp av helseog sosialtjenester under 6,95 mill kroner For denne gruppen gjelder FOA del I. Det er ikke noe krav om spesiell prosedyre for disse anskaffelsene, men de grunnleggende prinsippene i lov om offentlige anskaffelser, og reglene i forskrift om offentlige anskaffelser kap. 7 må følges også her. Her kan det gjøres en begrenset anbudsrunde ved å kontakte 3 leverandører direkte, man er ikke pålagt kunngjøringsplikt. Det er likevel mulig å kunngjøre anskaffelsen som en begrenset utlysning på Doffin (offentlig database for utlysninger av anbud), dette vil nå ut til veldig mange interessenter. I Rakkestad kommune skal man hele tiden vurdere å kjøre enten åpen eller begrenset tilbudskonkurranse på Doffin, selv om verdien er under 1,3 mill. Det tar litt lenger tid, men man øker sjansen for større og bedre konkurranse, noe som vil komme Rakkestad kommune til gode. Reglene i FOA kap 7 skal følges. Dette innbærer: Krav om skatteattest ved anskaffelse over kr ,- Dokumentasjonsplikt, herunder krav til arkiv og å føre protokoll. Plikt til å følge reglene om offentlighet, taushetsplikt og habilitet. Plikt til å legge vekt på å minimere miljøbelastning. Anskaffelsens miljøbelastning skal også vurderes. 12

13 For anskaffelser av helse- og sosialtjenester er adgangen til å vektlegge særtrekkene ved helse- og sosialtjenester tydeliggjort. Helt sentralt står hensynet til brukerens behov. For begge anskaffelsestypene gjelder: Sjekk om det finnes rammeavtaler i (QM+) som dekker type anskaffelse. Er det 1. rammeavtale skal denne brukes. Avklar med innkjøpsrådgiver hvordan anskaffelsen skal foretas. Er totalsum for 2. anskaffelse over ,- skal bruk av Tendsign for konkurransegrunnlag/publisering vurderes. 3. Innkjøpsrådgiver legger saken fram for innkjøpsteamet. Det må lages en detaljert beskrivelse på hva som ønskes kjøpt og hvordan tilbudene vil bli vurdert. For denne typen anskaffelser skal det alltid vurderes om det er nødvendig å skrive kontraktsstrategi før anskaffelsesprosessen iverksettes. Se mal på QM+. Kontraktsstrategien skrives i ESA. Det etableres en faggruppe. I 4. tillegg må enhet med budsjettansvar involveres. For eksempel avdeling IKT ved anskaffelse av varer og tjenester som kobles til/brukes av elektroniske enheter, for eksempel mobiltelefoner eller PC, anskaffet gjennom avdelingen. 5. Anskaffelsen gjennomføres i hovedsak etter to prinsipper: a. Begrenset anbudsrunde med frivillig kunngjøring, gjøres på Tendsign etter prosedyrene: 1. «Frivillig kunngjøring i 1 trinn». 2. «Frivillig kunngjøring i 2 trinn». Denne brukes der man ønsker en forhåndssondering av markedet. 3. «Ingen kunngjøring». Det sendes ut mailforespørsel til aktuelle tilbydere, konkurransen kunngjøres ikke på Doffin. Se for øvrig rutiner beskrevet i kap Kontakt innkjøpsrådgiver for tilgang til Tendsign, samt bruk av maler her. Hele anbudsprosessen foretas i Tendsign fra start til publisering i Doffin og kontraktssignering. b. Mailforespørsel til minimum 3 leverandører. Man kan her også benytte Tendsign, prosedyren «ingen kunngjøring». 1. Når tilbudene kommer inn skal de protokollføres. Bruk mal som finnes i QM+. 2. Tilbudene vurderes etter de oppgitte kriteriene, her kan innkjøpsrådgiver konsulteres. 3. Avgjørelse sendes ut til tilbyderne, klagefrist settes til 10 dager. 4. Det er liten mulighet til å klage så fremt det er fulgt korrekte innkjøpsfaglige prosedyrer. 5. Kontrakt skrives. 6. Dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen skal journalføres i ESA. Utdypende informasjon finnes på 13

14 2.3 DEL II: Anskaffelser fra 1,3 mill. til 2 mill. og kontrakter om særlige tjenester fra 1,3 mill. For denne gruppen gjelder FOA del I og del II. Etter FOA 8-3 kan kun åpen og begrenset tilbudskonkurranse brukes for disse anskaffelsene. Gjennomføringen er regulert i FOA 9-2. Åpen tilbudskonkurranse: Anskaffelsesprosedyre tillatt brukt under EØS-terskelverdi for klassisk sektor hvor alle interesserte leverandører gi tilbud. Anskaffelsesprosedyren er fleksibel og oppdragsgiver kan tildele kontrakt enten kun basert på tilbudene slik de forelå ved tilbudsfristens utløp, eller etter at det er gjennomført en dialog/forhandling med tilbydere før tildeling. Begrenset tilbudskonkurranse: En to-trinnsprosedyre tillatt brukt under EØS-terskelverdi hvor alle interesserte leverandører kan levere en forespørsel om å delta i konkurransen. Bare de leverandørene som blir invitert av oppdragsgiveren, kan gi tilbud. For disse anskaffelsene skal kommunens elektroniske anskaffelsesverktøy Tendsign benyttes. Det skal også skrives en kontraktsstrategi i forkant, se mal i QM+. Reglene i FOA kap 7 skal følges. Dette innbærer: Krav om skatteattest ved anskaffelse over kr ,- Dokumentasjonsplikt, herunder krav til arkiv og å føre protokoll. Plikt til å følge reglene om offentlighet, taushetsplikt og habilitet. Plikt til å legge vekt på å minimere miljøbelastning. Anskaffelsens miljøbelastning skal også vurderes. Rutine for anskaffelse av varer og tjenester, samt kontrakter om særlige tjenester: Sjekk om det finnes rammeavtaler i (QM+) som dekker type anskaffelse. Er det 1. rammeavtale skal denne brukes. Hvis ikke det er rammeavtale i dag, ta kontakt med innkjøpsrådgiver. Vær oppmerksom på at anskaffelsesverdien gjelder for hele kontraktens løpetid 2. gjelder den i 2 år med opsjon for prolongering i ytterligere 1+1 år er det totalsummen for dette som skal brukes. 3. Innkjøpsrådgiver legger saken fram for innkjøpsteamet. Det må lages en detaljert beskrivelse på hva som ønskes kjøpt og hvordan tilbudene vil bli vurdert. Det må skrives en kontraktsstrategi der det blant annet fremkommer en detaljert beskrivelse på hva som ønskes kjøpt og hvordan tilbudene vil bli vurdert. Bruk mal som finnes i QM+. Kontraktsstrategien skrives i 4. ESA. Det etableres en faggruppe. I tillegg må enhet med budsjettansvar involveres. For eksempel avdeling IKT ved anskaffelse av varer og tjenester som kobles til/brukes av elektroniske enheter, for eksempel mobiltelefoner eller PC, anskaffet gjennom avdelingen. Opprett anskaffelsen på Tendsign. Du kommer til anskaffelsens første side 5. «planlegg». a. «Registrer anskaffelse». Det skal skrives en kort beskrivelse. Saksnummer endres slik at det samsvarer med saksnummer i ESA, for eksempel ESA 18/1. Beskrivelsen og navn på anskaffelsen vil senere bli brukt i utlysningstekst på Doffin. b. «Opprett grupper». Bruk standardgruppene som er lagt inn. c. «Type anskaffelse». Angi anskaffelsessektor, type anskaffelse, anskaffelsesverdi og valuta. Pass på at anskaffelsesverdien blir riktig. Når du velger «hent anskaffelsesprosedyre» vil systemet hente opp prosedyrene som er aktuelle for 14

15 konkurransen. Alternativene er: 1. «åpen tilbudskonkurranse», 2. «lukket tilbudskonkurranse 3. «dynamisk innkjøpsordning». Avtaletype velges, samt tidsfaktor. d. Tendsign angir en foreløpig tidsplan. Pass på at den ikke kolliderer med ferie/fridager/røde dager. Legg inn eventuelle opsjoner. Sjekk at tidsfristene er i samsvar med reglene i FOA del II. e. Velg dokumentmal for din anskaffelsesprosedyre i Tensign Docs. 1. «Bruk Tendsign docs». Det lages da et helt nytt dokument der man starter med å velge evalueringsmodell. 2. «Hent maldokument». Ved hent maldokument må denne endres slik at den passer den aktuelle konkurranse. Man kan også velge og hente en tidligere anskaffelse. f. Anskaffelsens tekst utformes i «strukturerte dokumenter» i Tendsign. Det kan opprettes så mange strukturerte dokumenter som er nødvendig for anskaffelsen. Konkurransen kan også publiseres som en forenklet konkurranse. Saksbehandler lager konkurransegrunnlag etter maler publisert av DIFI. Konkurransegrunnlaget legges til som et vedlegg i Tendsign og Tendsign Docs benyttes ikke. Innkjøpsrådgiver oppretter konkurranse i Tendsign, og publiserer den i samarbeid med saksbehandler. Hvis anskaffelsesdokumentene lages internt skal det kvalitetssikres av innkjøpsrådgiver/innkjøpsfaglig team. Følg Tendsigns prosess for publisering, evaluering og avtaleinngåelse. Ved spørsmål kontaktes innkjøpsrådgiver eller Tendsign support. Alternativt kan alt, inkl vurdering av tilbudene, gjøres av et eksternt konsulentfirma med god innkjøpsfaglig kompetanse. Pass på slik at regelverket følges i anskaffelsen av slike konsulenter. Arkivverdige dokumenter fra Tendsign skal overføres til ESA. Inntil det foreligger en integrasjon mellom systemene skal dette gjøres manuelt av saksbehandler. DIFIs kriterieveivisere skal benyttes der dette er aktuelt. Dette gjelder blant annet for bærekraftige anskaffelser. Gjennomføring av dialog i tilbudskonkurranser: 1. Dialogen skal avklare uklarheter, rette avvik eller være reelle forhandlinger. Det kan også være en kombinasjon av disse 3 punktene. 2. Man kan ha dialog om alle sider av tilbudene, men kravet om likebehandling må ivaretas. 3. Man kan velge hvor mange man vil ha dialog med, men utvelgingen må skje i forhold til prinsippene om forutberegnelighet og likebehandling. 4. Om man planlegger dialog eller ikke SKAL opplyses i forkant. Det skal angis hva dialogen vil gjelde og gjennomføringen skal beskrives. Man har imidlertid rett til å ombestemme seg, men fravikelsen av opplysningene om planlagt dialog må begrunnes. Departementets veiledning pkt 12.1 tilbudskonkurranse DIFIs veiledning 15

16 2.4 DEL III: Anskaffelser over EØS terskelverdi - 2.mill ekskl mva Anskaffelser av denne størrelsen er underlagt FOA del I og del III. Det er full kunngjøringsplikt i EØS, dvs bruk av anskaffelsesdatabasene DOFFIN og TED. Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling Konkurransepreget dialog Innovasjonspartnerskap Anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud. Det er ikke tillatt å gjennomføre forhandlinger. (FOA Gjennomføring av åpen og begrenset anbudskonkurranse). Anskaffelsesprosedyre som bare tillater de leverandører som er invitert av oppdragsgiver til å levere tilbud, men som ikke tillater forhandling. (FOA Gjennomføring av åpen og begrenset anbudskonkurranse). For en mer utfyllende beskrivelse av åpen og begrenset anbudskonkurranse, se DIFI Det er lov å forhandle med leverandørene. Det er viktig å følge korrekt saksgang her. Reglene åpner for at leverandører og oppdragsgivere kan gå i dialog når det er behov for det for å få en god anskaffelse. Hvis det åpnes for forhandlinger må dette fremkomme av konkurransegrunnlaget. Difi har utarbeidet en veileder for gjennomføring av forhandlinger. Denne finnes her: Anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver i en eller flere runder fører dialog med leverandører før det gis konkurrerende tilbud. I etterfølgende prosess er det ikke anledning til å forhandle. Kun leverandører som er invitert av oppdragsgiver gjennom prekvalifisering kan delta. (FOA Gjennomføring av konkurransepreget dialog) Anskaffelsesprosedyre som legger til rette for produkt- og tjenesteutvikling i en samarbeidsprosess mellom kjøper og utvikler/leverandør. Prosedyren brukes ved anskaffelser av løsninger som ikke finnes i markedet fra før. Rutine for anskaffelse av varer og tjenester over EØS terskelverdi: Det må lages gode konkurransegrunnlag som på forhånd beskriver hva anskaffelsen gjelder, hva det skal gis tilbakemeldinger på og hvordan leverandørene/tilbudene vil bli rangert og vektet. Mal for konkurransegrunnlag for anskaffelse av varer og for anskaffelse av tjenester finnes på Tendsign Sjekk om det finnes rammeavtaler i (QM+) som dekker type anskaffelse. Er det rammeavtale skal denne brukes. Hvis ikke det er rammeavtale i dag, ta kontakt med innkjøpsrådgiver. Vær oppmerksom på at anskaffelsesverdien gjelder for hele kontraktens løpetid gjelder den i 2 år med opsjon for prolongering i ytterligere 1+1 år er det totalsummen for dette som skal brukes.

17 3. Innkjøpsrådgiver legger saken fram for innkjøpsteamet. Det må lages en detaljert beskrivelse på hva som ønskes kjøpt og hvordan tilbudene vil bli vurdert. Det må skrives en kontraktsstrategi der det blant annet fremkommer en detaljert beskrivelse på hva som ønskes kjøpt og hvordan tilbudene vil bli vurdert. Bruk mal som finnes i QM+. Kontraktsstrategien skrives i 4. ESA. Det etableres en faggruppe. I tillegg må enhet med budsjettansvar involveres. For eksempel avdeling IKT ved anskaffelse av varer og tjenester som kobles til/brukes av elektroniske enheter, for eksempel mobiltelefoner eller PC, anskaffet gjennom avdelingen. Opprett anskaffelsen på Tendsign. Du kommer til anskaffelsens første side 5. «planlegg». a. «Registrer anskaffelse». Det skal skrives en kort beskrivelse. Saksnummer endres slik at det samsvarer med saksnummer i ESA, for eksempel ESA 18/1. Beskrivelsen og navn på anskaffelsen vil senere bli brukt i utlysningstekst på Doffin. b. «Opprett grupper». Bruk standardgruppene som er lagt inn. c. «Type anskaffelse». Angi anskaffelsessektor, type anskaffelse, anskaffelsesverdi og valuta. Pass på at anskaffelsesverdien blir riktig. Når du velger «hent anskaffelsesprosedyre» vil systemet hente opp prosedyrene som er aktuelle for konkurransen. Alternativene er: 1. TED åpen anbudskonkurranse. 2. TED begrenset anbudskonkurranse. 3. TED konkurranse med forhandling. 4. Konkurranse med forhandling 1 trinn. 5. TED konkurransepreget dialog. 6. TED innovasjonspartnerskap. 7. Dynamisk innkjøpsordning. Avtaletype velges, samt tidsfaktor. d. Tendsign angir en foreløpig tidsplan. Pass på at den ikke kolliderer med ferie/fridager/røde dager. Legg inn eventuelle opsjoner. Sjekk at tidsfristene er i samsvar med reglene i FOA del III. e. Velg dokumentmal for din anskaffelsesprosedyre i Tensign Docs. 3. «Bruk Tendsign docs». Det lages da et helt nytt dokument der man starter med å velge evalueringsmodell. 4. «Hent maldokument». Ved hent maldokument må denne endres slik at den passer den aktuelle konkurranse. Man kan også velge og hente en tidligere anskaffelse. f. Anskaffelsens tekst utformes i «strukturerte dokumenter» i Tendsign. Det kan opprettes så mange strukturerte dokumenter som er nødvendig for anskaffelsen. g. ESPD fylles ut på følgende side og xml-filen legges ved som vedlegg: ESPD finnes også som en integrert mal i Tendsign. Malen legges til de strukturerte dokumentene i systemet, og finnes blant systemmalene. Skjemaet tilpasses konkurransen. Følg Tendsigns prosess for publisering, evaluering og avtaleinngåelse. Ved 7. spørsmål kontaktes innkjøpsrådgiver eller Tendsign support. Alternativt kan alt, inkl vurdering av tilbudene, gjøres av et eksternt konsulentfirma 8. med god innkjøpsfaglig kompetanse. Pass på slik at regelverket følges i anskaffelsen av slike konsulenter. Arkivverdige dokumenter fra Tendsign skal overføres til ESA. Inntil det foreligger en 9. integrasjon mellom systemene skal dette gjøres manuelt av saksbehandler. 17

18 2.5. Byggeprosjekter Byggeprosjekter mellom 1,3 mill. og 51 mill. Disse prosjektene følger FOA del I og del II, samme reglene som for anskaffelser fra 1,3 mill. til 2 mill. og kontrakter om særlige tjenester fra 1,3 mill. Se kapittel 2.3 over for den generelle beskrivelsen av reglene. Fast byggekomite skal gjennomføre bygge- og anleggsprosjekter over kr ,- i henhold til delegasjonsreglementet. Prosjektene gjennomføres innenfor de økonomiske rammer som er gitt av kommunestyret, og aksepterer anbud der kontraheringen skjer i henhold til LOA med forskrifter. Byggekomiteen tar stilling til organisering i hvert enkelt prosjekt, inkludert bruk av ekstern prosjektleder, anbudskriterier med mer. Byggekomiteen innstiller overfor kommunestyret i investeringssaker knyttet til bygge- og anleggsprosjekter. For hvert prosjekt oppnevnes det en administrativ prosjektgruppe som utreder og saksforbereder til den faste byggekomiteen. Minst ett av de administrative medlemmene i byggekomiteen skal ha plass i prosjektgruppen for hvert prosjekt. Fast byggekomite følger opp anskaffelsen i tråd med delegasjonsreglementet. For byggeprosjekter har DIFI utarbeidet en kriterieveiviser. I denne finner man formuleringer til krav og kriterier for miljø og sosialt ansvar, og dokumentasjon av kravene, som kan stilles i en anskaffelsesprosess. Kriterieveiviseren skal brukes så langt det er mulig. Krav og kriterier innarbeides i Tendsign av saksbehandler i den enkelte anskaffelse. Link til kriterieveiviseren: Byggeprosjekter over 51 mill. Disse prosjektene følger FOA del I og del III, samme regler som for andre anskaffelser over 2 mill. Se kapittel 2.4 over for den generelle beskrivelsen av reglene. Fast byggekomite skal gjennomføre bygge- og anleggsprosjekter over kr ,- i henhold til delegasjonsreglementet. Prosjektene gjennomføres innenfor de økonomiske rammer som er gitt av kommunestyret, og aksepterer anbud der kontraheringen skjer i henhold til LOA med forskrifter. Byggekomiteen tar stilling til organisering i hvert enkelt prosjekt, inkludert bruk av ekstern prosjektleder, anbudskriterier med mer. Byggekomiteen innstiller overfor kommunestyret i investeringssaker knyttet til bygge- og anleggsprosjekter. For hvert prosjekt oppnevnes det en administrativ prosjektgruppe som utreder og saksforbereder til den faste byggekomiteen. Minst ett av de administrative medlemmene i byggekomiteen skal ha plass i prosjektgruppen for hvert prosjekt. Fast byggekomite følger opp anskaffelsen i tråd med delegasjonsreglementet. For byggeprosjekter har DIFI utarbeidet en kriterieveiviser. I denne finner man formuleringer til krav og kriterier for miljø og sosialt ansvar, og dokumentasjon av kravene, som kan stilles i en anskaffelsesprosess. Kriterieveiviseren skal brukes så langt det er mulig. Krav og kriterier innarbeides i Tendsign av saksbehandler i den enkelte anskaffelse. Link til kriterieveiviseren: 18

19 3. Rammeavtaler Reglene om rammeavtaler følger av FOA 11-1 for anskaffelser etter del II og FOA 26-1 for anskaffelser etter del III. Man skal følge de vanlige reglene om anskaffelser ved inngåelse av rammeavtale. Rammeavtale er en avtale mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har til formål å fastsette kontraktsvilkårene for kontraktene som skal inngås i løpet av rammeavtaleperioden. Kontraktsvilkårene vil typisk være om hva som skal leveres, priser, leveringsbetingelser og annet som er relevant for den ytelsen rammeavtalen omfatter. En rammeavtale kan inngås både for varer og tjenester. Det vil være aktuelt der man ønsker å anskaffe en vare eller en tjeneste man til stadighet har behov for, for eksempel formingsmateriell til bruk i barnehage/skole. Ved å inngå rammeavtaler etter kunngjøring og konkurranse kan man foreta avrop (tildele kontrakter) på rammeavtalen i henhold til rammeavtalens betingelser, uten å foreta ny kunngjøring. Konkurransen om å vinne rammeavtalen dreier seg i realiteten om retten til å få levere de varer eller tjenester rammeavtalen omfatter, i hele den perioden rammeavtalen varer. En rammeavtale skal som hovedregel ikke inngås for en lengre periode enn 4 år. Det kan være vanskelig å beregne hvor omfattende en rammeavtale skal være på tidspunktet for inngåelse. Dette da avtalen skal dekke et behov man kanskje ikke har fullstendig oversikt over. Man må her gjøre en vurdering av hva som kan være forventet omfang og dette må formidles i konkurransegrunnlaget slik at leverandørene vet hva og på hvilke premisser det inngis tilbud på. Vurderingen gis med forbehold. Det kan inngås rammeavtale med en eller flere leverandører. Man kan også inngå rammeavtale med flere leverandører om levering av en tjeneste/vare (parallelle rammeavtaler). Avrop på rammeavtale med en leverandør: Avrop foretas i henhold til kontraktsvilkårene man avtalte ved inngåelsen av avtalen, for eksempel ved å kjøpe produkter eller tjenester. Det kan bes om at leverandøren utfyller sitt tilbud, men det kan ikke være en vesentlig endring. Man kan med andre ord ikke be om å få noe annet enn det man har inngått avtale om. Avrop på parallelle rammeavtaler: Avrop foretas etter en fordelingsnøkkel som etter hovedregelen i FOA 11-1 nr 2 og 26-3 nr 1 må være fastsatt i anskaffelsesdokumentene. Fordelingsnøkkelen kan for eksempel være at leverandørene er rangert slik at leverandøren med det beste tilbudet spørres først. Kan ikke han levere går forespørselen videre til nr 2 osv. Dersom ikke alle vilkårene er fastsatt følges FOA 11-1 nr 3 og 26-3 nr 2. 19

20 4. Begrepsdefinisjoner LOA: Lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser. FOA: Forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser. Kontrakt: Gjensidig bebyrdende avtale som en eller flere oppdragsgivere inngår skriftlig med en eller flere leverandører; Varekontrakt: Kontrakt om kjøp, avbetalingskjøp, leasing eller leie, med eller uten rett til kjøp, av varer. En varekontrakt kan inkludere monterings- og installasjonsarbeid Tjenestekontrakt: Kontrakt om utførelsen av tjenester, unntatt bygge- og anleggskontrakter. Bygge- og anleggskontrakt: Kontrakt om: - Utførelsen eller både utførelsen og planleggingen av bygge- og anleggsarbeider. - Utførelsen eller både utførelsen og planleggingen av et bygge- og anleggsarbeid. - Utførelsen på en hvilken som helst måte av et bygge- og anleggsarbeid som oppfyller kravene som er satt av en oppdragsgiver som har avgjørende innflytelse på arbeidets art eller planlegging. Rammeavtale: Avtale som en eller flere oppdragsgivere inngår med en eller flere leverandører, og som har til formål å fastsette kontraktsvilkårene for de kontrakter som oppdragsgiveren skal inngå i løpet av en bestemt periode, særlig om pris og mengde. Avrop: Bestilling/kjøp av en vare eller tjeneste som en tidligere har inngått avtale om. Som for eksempel tildeling av kontrakt under en rammeavtale, eller løse ut en opsjon i en kontrakt. Konkurransegrunnlag: Alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet, som oppdragsgiveren utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen, kvalifikasjonsgrunnlag og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger. Anskaffelsesdokumentene: Fellesbetegnelse for kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og det europeiske egenerklæringsskjemaet. Doffin: Den norske offisielle databasen for kunngjøringer. TED: Den europeiske offisielle databasen for kunngjøringer. Livssyklus: Alle faser i hele varens, tjenestens eller bygge- og anleggsarbeidets levetid fra anskaffelsen av råvarer eller opparbeidingen av ressurser, til avhendingen, kasseringen eller opphøret. Dette inkluderer blant annet forskning og utvikling, produksjon, handel, transport, bruk og vedlikehold. Alternativt tilbud: Et tilbud som på oppdragsgiverens oppfordring beskriver en annen løsning enn den som er beskrevet i anskaffelsesdokumentene. 20

21 Berørte leverandører: Leverandørene som har levert en forespørsel om å delta i konkurransen og ikke har fått en meddelelse om at forespørselen er avvist eller forkastet, og alle leverandørene som har gitt tilbud. Karensperiode: Tidsrommet mellom meddelelsen om valget av leverandør og det tidspunktet oppdragsgiveren tidligst kan inngå kontrakten. Kvalifikasjonskrav: Oppdragsgiveren kan stille krav til leverandørens kvalifikasjoner. Kravene kan bare gjelde registrering, autorisasjoner mv., økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske og faglige kvalifikasjoner. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Tildelingskriterier: Kriterier for kontraktstildeling som oppdragsgiver skal vurdere tilbudene etter. Kriteriene må ha tilknytning til det som skal leveres og være egnet til å skille tilbudene fra hverandre. Ytterligere begrepsdefinisjoner finnes i anskaffelsesordboken til DIFI: 21