Innkjøpspolicy for Nordland fylkeskommune

Transkript

1 Journalpost:16/58810 Saksnummer Utvalg/komite Dato Fylkesrådet /2016 Fylkesrådet Innkjøpspolicy for Nordland fylkeskommune Sammendrag Saken drøfter Nordlands fylkeskommunes innkjøpspolicy vedtatt i FR-sak 131/08 i forhold til dagens behov, og foreslår å erstatte innkjøpspolicyen med en ny og forenklet innkjøpspolicy for innkjøpsfunksjonen i Nordland fylkeskommune. Bakgrunn Fylkesrådet fastsatte i FR-sak 131/08 innkjøpspolicy og retningslinjer knyttet til denne. Innkjøpsfunksjonen har vært behandlet i flere politiske saker. I 2009 ble det fremmet en melding for fylkestinget om fylkeskommunens innkjøpsordning (FT-sak 116/09). I 2013 (FR-sak 249/13) ble fylkeskommunens innkjøpssamarbeid med kommuner og andre virksomheter i Nordland avviklet. Fylkesrådet ga i 2015 føringer for hvordan samfunnsansvar skal ivaretas i fylkeskommunens anskaffelser, og dette ble endelig vedtatt i FT-sak 7/16. Fylkestinget har flere ganger omtalt fylkeskommunens innkjøpermakt, senest i interpellasjon nr. 6 i april 2016 (FT-sak 32/16). Problemstilling Fylkesrådet er opptatt av at innkjøpsfunksjonen skal støtte opp om fylkeskommunens mål, samtidig som det gjennomføres effektive innkjøpsprosesser. Denne FR-saken gjennomgår dagens innkjøpspolicy og foreslår en oppdatert og forenklet policy for fylkeskommunens innkjøpsfunksjon. Vurderinger Fylkeskommunens innkjøpspolicy ble vedtatt i Mye er endret siden den gang, og det er på tide å foreta en gjennomgang av policyen for å sikre at den fortsatt er effektiv og aktuell. Gjeldende innkjøpspolicy ble vedtatt i FR-sak 131/08 «Tiltak for mer kostnadseffektive innkjøp». Saken hadde sitt utspring i en forvaltningsrevisjonsrapport og drøftet hvordan fylkeskommunen kunne gjøre mer kostnadseffektive innkjøp. Saken fokuserte på tre pilarer; organisering, kompetanse og bruk av elektroniske verktøy. Dette skulle ivaretas ved å iverksette innkjøpspolicyen med tilhørende retningslinjer. Policyen er et relativt omfattende dokument. Den omhandler overordnede mål og prinsipper og organisering av 1

2 innkjøpsfunksjonen. I et vedlegg fastsettes egne retningslinjer for innkjøpsfunksjonen. Samferdselsavdelingen og eiendomsseksjonen er imidlertid unntatt i disse retningslinjene. FT-sak 116/09 «Melding om innkjøpsordningen i Nordland fylkeskommune - status og tiltak», gir fylkestinget en omfattende orientering om fylkeskommunen innkjøpsordning og de rammebetingelser som innkjøp gjøres under. Dette var en orienteringssak og inneholder ingen vedtak om innkjøpsfunksjonen. Fylkeskommunen var i mange år vertskap for et fylkeskommunalt innkjøpssamarbeid. I 2013 besluttet fylkesrådet at samarbeidet skulle avvikles. På dette tidspunktet bestod samarbeidet av 18 kommuner og om lag 20 mer eller mindre offentlige virksomheter. Fylkeskommunen var navet i dette samarbeidet, inngikk rammeavtaler for alle deltakerne og bistod enkeltmedlemmer med egne anskaffelser. I 2015 satte fylkesrådet krav til hvordan fylkeskommunens ansvar som samfunnsaktør skal utøves. Først gjennom rådsnotat og instruks til anvisningsansvarlige, deretter som egen sak for fylkestinget (FT-sak 7/16). I denne saken vektlegges tre viktige forhold for å ivareta samfunnsansvaret; miljø, arbeidsliv og læreplasser. Fylkestinget understreket også i sitt vedtak viktigheten av å bidra til innovasjon gjennom fylkeskommunens anskaffelser. Det er behov for å oppdatere fylkeskommunens innkjøpspolicy. Policyen fra 2008 er omfattende og til dels vanskelig tilgjengelig og detaljert til policy å være. Samtidig har fylkesrådet varslet en ny melding om innkjøpsfunksjonen til fylkestinget i oktober Denne meldingen legger opp til en bredere diskusjon av mål, ansvar, organisering og virkemidler for innkjøpsfunksjonen. Det foreslås derfor at dagens innkjøpspolicy fra 2008 erstattes med en ny innkjøpspolicy, som skal gjelde inntil videre. Rett før sommeren vedtok Stortinget en ny lov om offentlige anskaffelser. Selv om utgangspunktet for denne loven er forenklinger, skjerpes kravene på noen områder. Nå kreves det at fylkeskommunen skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Fylkeskommunen skal også ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er risiko for brudd på slike rettigheter. Videre er det lagt større vekt på bruk av offentlige anskaffelser til å fremme innovasjon. Det sies at det offentlige anskaffer dagens eller gårdagens løsninger for fremtidige utfordringer. Det er viktig at man ved anskaffelser er åpne for å utvikle nye løsninger basert på nyere teknologi, og at man tar seg den tid som kreves for å gjøre slike anskaffelser. Gjennom slik innovasjon bringes samfunnet videre. Det ønsker Nordland fylkeskommune å legge til rette for. Fylkesrådets oppgave som øverste leder av fylkeskommunens administrasjon er å fastsette overordnet policy for virksomheten. I dette ligger at overordnet policy ikke skal være detaljert og omstendelig. Det viktige er å klargjøre funksjonens overordnede mål, organisering og oppgaver. Fylkeskommunens mål for innkjøpsfunksjonen kan deles i to. For det første operasjonelle mål, som går på å legge til rette for fylkeskommunens løpende drift, sikre at anskaffelser skjer etter sunne økonomiske prinsipper, gjennomføres på en effektiv måte og er underlagt betryggende kontroll. For det andre strategiske mål, som dreier seg om hvordan anskaffelser 2

3 skal være et virkemiddel for å ivareta fylkeskommunens samfunnsansvar og omdømme. Den nasjonale terskelverdien, altså beløpsgrensen for når en annskaffelse er kunngjøringspliktig, har lenge vært kr Det er også denne terskelen som hittil har vært lagt til grunn ved utforming av de foreslåtte krav til gjennomføring av en anskaffelse. Fra 1. januar 2017 vil denne terskelen heves til 1,1 mill kr. Denne grensen bestemmer bare når en anskaffelse skal kunngjøres og følge reglene som gjelder ved kunngjøring. De grunnleggende prinsippene konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet gjelder også for anskaffelser som ikke skal kunngjøres. Hensikten med den nye regelendringen er å forenkle anskaffelsesprosessene for både oppdragsgivere og leverandører. Det er derfor et signal fra lovgiver at det ikke skal legges opp til for kompliserte prosesser ved anskaffelser under 1,1 mill kr. Oppdragsgiver har likevel et handlingsrom til å fastsette egne bestemmelser innenfor dette. For fylkesrådet er de hensyn som policyen er ment å skulle ivareta innenfor samfunnsansvar så tungtveiende at kr vurderes som en hensiktsmessig grense internt for når disse tiltak skal tre inn. Organiseringen av innkjøpsfunksjonen innebærer å plassere ansvaret for gjennomføring av anskaffelser. Det innebærer å tydeliggjøre anvisningsansvarliges ansvar og ansvarsområdet til den sentrale innkjøpstjenesten samt arbeidsdelingen mellom disse. Det er et vesentlig skille mellom anskaffelser under og over kr med tanke på risiko, kompleksitet og kvalitetskrav. Det er derfor hensiktsmessig å sette et klart skille ved denne beløpsgrensen for handlingsrommet til den enkelte anvisningsansvarlige og de spesialiserte anskaffelsesmiljøene (innkjøpstjenesten, samferdselsavdelingen, eiendomsseksjonen og Statens vegvesen). Policyen skal også sette noen overordnede krav til hvordan anskaffelser skal gjennomføres, ut over det som allerede følger av nasjonalt regelverk. Følgende forslag til innkjøpspolicy skal ivareta disse hensynene: Formål Formålet med innkjøpspolicyen er å tydeliggjøre at innkjøp er en strategisk viktig funksjon for fylkeskommunen, hvilke mål fylkeskommunen skal oppnå i sine innkjøp og hvordan innkjøpsfunksjonen skal organiseres for å realisere de strategiske målene. Mål Mål for innkjøpsfunksjonen Innkjøpsfunksjonen skal dekke fylkeskommunens behov for varer og tjenester Innkjøpsfunksjonen skal sørge for at det oppnås markedsbaserte priser Innkjøpsfunksjonen skal innrettes slik at prosessene blir så effektive som mulig Innkjøpsfunksjonen skal støtte opp under fylkeskommunens oppbygging og vedlikehold av egen innkjøpsfaglig kompetanse Der det er hensiktsmessig skal det legges til rette for nye og innovative løsninger Samfunnsansvar Anskaffelser skal gjennomføres slik at de også kan gi optimale nærings og 3

4 sysselsettingsmessige lokale/regionale ringvirkninger lokalt innenfor regelverket Innkjøpsfunksjonen skal bygge opp under fylkeskommunens omdømme Miljø Fylkeskommunens anskaffelser skal støtte opp om Stortingets vedtatte klimamål. Miljø skal vektlegges i anskaffelser, enten som konkrete krav eller tildelingskriterier Særnorske miljøkrav til produksjon skal videreføres i fylkeskommunens anskaffelser Arbeidsliv Menneskeverdet skal respekteres Opprettholde den norske samfunnsmodellen som er basert på et spleiselag, hvor betaling av skatter og avgifter er en grunnleggende forutsetning. Arbeidskraft skal ikke benyttes i strid med de norske prinsippene om et ryddig og respektfullt arbeidsliv Læreplasser Fylkeskommunen skal gjennom sine anskaffelser bidra til at det skapes læreplasser i Nordland. Organisering Innkjøpspolicyen gjelder for alle som anskaffer varer og tjenester for Nordland fylkeskommune. Anvisningsansvarlig har ansvar for at regelverket for offentlige anskaffelser og fylkeskommunens bestemmelser for innkjøp følges. Vedkommende fagleder (innkjøpslederen, som er leder for innkjøpstjenesten) har gjennomgående faglig lederansvar, jf. fylkesrådets delegasjonsreglement, og fastsetter overordnede rutiner for Nordland fylkeskommune innen anskaffelsesområdet. Samferdselsavdelingen gjennomfører sine egne anskaffelser. Innkjøpstjenesten bistår ved behov. Statens vegvesen anskaffer på vegne av fylkeskommunen innenfor investeringer, drift og vedlikehold av fylkesveg, herunder fergetjenester. Innkjøpstjenesten bistår ved behov. Eiendomsseksjonen gjennomfører sine egne anskaffelser. Innkjøpstjenesten bistår ved behov. Øvrige fylkeskommunale driftsenheter gjennomfører sine egne anskaffelser under kr , og kan foreta anskaffelser for inntil kr Ved anskaffelser over kr skal innkjøpstjenesten involveres. Gjennomføring For alle anskaffelser over kr gjelder følgende: Det skal foretas en dokumentert vurdering av hvordan fylkeskommunens samfunnsansvar skal ivaretas i anskaffelsen. Miljøkvaliteter skal vektlegges. Særnorske produksjonskrav skal videreføres i anskaffelsens krav. 4

5 Fylkeskommunen aksepterer ikke at leverandører eller underleverandører benytter arbeidskraft i strid med norske prinsipper og regelverk. Internasjonale konvensjoner skal respekteres og følges opp. Dette skal tydelig fremgå av fylkeskommunens kontrakter og kontraktseier skal ha rutiner for å følge dette opp. Bygge- og anleggsnæringens seriøsitetskrav skal legges til grunn. Eventuelle avvik fra disse kravene skal vurderes og dokumenteres under planleggingen av anskaffelsen, og godkjennes av etatssjefen. Der det er hensiktsmessig skal anskaffelsesprosessen legge til rette for innovative løsninger. Konsekvenser Saken forventes ikke å ha organisatoriske konsekvenser. Retningslinjene inneholder imidlertid vilkår som kan medføre økte kostnader både i form av mer ressurskrevende prosesser og høyere pris på grunn av økte krav. Dette er konsekvenser som fylkesrådet mener er akseptable. Vedtakskompetanse Det vises til reglement for delegering av myndighet fra fylkestinget, sak 52/16, hvor det i pkt. 3.2 fremgår at Myndighet til å gjennomføre anskaffelser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser, delegeres til fylkesrådet. Videre vises det til samme reglement, hvor det i pkt. 6 fremgår at fylkesrådet er den øverste ledelse for den samlede fylkeskommunale administrasjon. Fylkesrådens innstilling til vedtak Innkjøpspolicyen som er vedtatt i FR-sak 131/08 erstattes med følgende policy for innkjøpsfunksjonen i Nordland fylkeskommune: Formål Formålet med innkjøpspolicyen er å tydeliggjøre at innkjøp er en strategisk viktig funksjon for fylkeskommunen, hvilke mål fylkeskommunen skal oppnå i sine innkjøp og hvordan innkjøpsfunksjonen skal organiseres for å realisere de strategiske målene. Mål Mål for innkjøpsfunksjonen Innkjøpsfunksjonen skal dekke fylkeskommunens behov for varer og tjenester Innkjøpsfunksjonen skal sørge for at det oppnås markedsbaserte priser Innkjøpsfunksjonen skal innrettes slik at prosessene blir så effektive som mulig Innkjøpsfunksjonen skal støtte opp under fylkeskommunens oppbygging og vedlikehold av egen innkjøpsfaglig kompetanse Der det er hensiktsmessig skal det legges til rette for nye og innovative løsninger 5

6 Samfunnsansvar Anskaffelser skal gjennomføres slik at de også kan gi optimale nærings og sysselsettingsmessige lokale/regionale ringvirkninger lokalt innenfor regelverket Innkjøpsfunksjonen skal bygge opp under fylkeskommunens omdømme Miljø Fylkeskommunens anskaffelser skal støtte opp om Stortingets vedtatte klimamål. Miljø skal vektlegges i anskaffelser, enten som konkrete krav eller tildelingskriterier Særnorske miljøkrav til produksjon skal videreføres i fylkeskommunens anskaffelser Arbeidsliv Menneskeverdet skal respekteres Opprettholde den norske samfunnsmodellen som er basert på et spleiselag, hvor betaling av skatter og avgifter er en grunnleggende forutsetning. Arbeidskraft skal ikke benyttes i strid med de norske prinsippene om et ryddig og respektfullt arbeidsliv Læreplasser Fylkeskommunen skal gjennom sine anskaffelser bidra til at det skapes læreplasser i Nordland. Organisering Innkjøpspolicyen gjelder for alle som anskaffer varer og tjenester for Nordland fylkeskommune. Anvisningsansvarlig har ansvar for at regelverket for offentlige anskaffelser og fylkeskommunens bestemmelser for innkjøp følges. Vedkommende fagleder (innkjøpslederen, som er leder for innkjøpstjenesten) har gjennomgående faglig lederansvar, jf. fylkesrådets delegasjonsreglement, og fastsetter overordnede rutiner for Nordland fylkeskommune innen anskaffelsesområdet. Samferdselsavdelingen gjennomfører sine egne anskaffelser. Innkjøpstjenesten bistår ved behov. Statens vegvesen anskaffer på vegne av fylkeskommunen innenfor investeringer, drift og vedlikehold av fylkesveg, herunder fergetjenester. Innkjøpstjenesten bistår ved behov. Eiendomsseksjonen gjennomfører sine egne anskaffelser. Innkjøpstjenesten bistår ved behov. Øvrige fylkeskommunale driftsenheter gjennomfører sine egne anskaffelser under kr , og kan foreta anskaffelser for inntil kr Ved anskaffelser over kr skal innkjøpstjenesten involveres. Gjennomføring For alle anskaffelser over kr gjelder følgende: Det skal foretas en dokumentert vurdering av hvordan fylkeskommunens 6

7 samfunnsansvar skal ivaretas i anskaffelsen. Miljøkvaliteter skal vektlegges. Særnorske produksjonskrav skal videreføres i anskaffelsens krav. Fylkeskommunen aksepterer ikke at leverandører eller underleverandører benytter arbeidskraft i strid med norske prinsipper og regelverk. Internasjonale konvensjoner skal respekteres og følges opp. Dette skal tydelig fremgå av fylkeskommunens kontrakter og kontraktseier skal ha rutiner for å følge dette opp. Bygge- og anleggsnæringens seriøsitetskrav skal legges til grunn. Eventuelle avvik fra disse kravene skal vurderes og dokumenteres under planleggingen av anskaffelsen, og godkjennes av etatssjefen. Der det er hensiktsmessig skal anskaffelsesprosessen legge til rette for innovative løsninger. Bodø, den Knut Petter Torgersen fylkesråd for økonomi sign Fylkesrådet FRÅD-273/2016 Vedtak Innstillingen enstemmig vedtatt 7