Håndbok for anskaffelse og innføring av IKT-løsninger i ØRU-kommunene:

Transkript

1 Håndbok for anskaffelse og innføring av IKT-løsninger i ØRU-kommunene: Eidsvoll Hurdal Nes Gjerdrum Nannestad Ullensaker Hvis du aldri gjør ting annerledes enn det du alltid har gjort, vil du aldri få mer enn det du alltid har fått VERSJON 1 Utarbeidet av Digitale Gardermoregionen - Gevinstrealiseringsprosjektet

2 2 Innledning På alle områder gjøres det store investeringer i ny IKT-teknologi. Slik også i kommunene. Alle innser at IKT er kommet for å bli og at IKT får innpass på stadig nye områder. Riktig utnyttet vil IKT bidra til økt kvalitet, økt produktivitet samt muligheter for å redusere ulike typer risiko. Utfordringene men tanke på gevinstrealisering er: Det er i svært få tilfeller satt konkrete mål for de ulike IKT-prosjektene mål som i neste omgang blir førende for arbeidet med gevinstplanlegging og gevinstrealisering Man er i svært få tilfeller i stand til å dokumentere gevinstene som er oppnådd ved å ta IKT i bruk Man er i like liten grad i stand til å dokumentere bedret lønnsomhet knyttet til IKT-investeringene Ambisjonen med denne håndboka er å lage en operativ standard, veileder eller rammeverk for hvordan man kan arbeide med å ta i bruk IKT på en planlagt og dokumenterbar måte slik at kommunenes måloppnåelse og tjenesteyting hele tiden forbedres. Håndboka er utviklet for kommunene på Øvre Romerike (ØRU samarbeidet) i regi av Gevinstrealiseringsprosjektet for Digitale Gardermoregionen. Prosjektet er støttet av Høykom. I arbeidet med håndboka har prosjektet hatt bistand fra en konsulentgruppering fra Østlandsforskning, Høgskolen i Lillehammer, Mercuri Urval og ViaVassli. Mercuri Urval har hatt det koordinerende ansvaret for gjennomføring av gevinstrealiseringsprosjektet og utarbeidelse av håndboka. Håndboka er utarbeidet med bakgrunn i de erfaringene som er gjort i forbindelse med gevinstrealiseringsprosjektet som har pågått fra høsten 2006 frem til sommeren I håndboka er det innarbeidet vedlegg som viser verktøy og metodikker som er benyttet, og som vil være nyttig i senere IKT-prosjekter, og eventuelle andre utviklingsprosjekter kommunene vil gjennomføre i framtida. Formålet med håndboka har ikke vært å skape genuin ny kunnskap innenfor området, men å lage en operativ håndbok for ikke-ikt-spesialister i kommunene, herunder: Kommunale ledere med linjeansvar Kommunale medarbeidere som skal delta i eller blir berørt av IKT-prosjekter Prosjektledere og prosjektmedarbeidere i kommunale IKT-prosjekter Håndboka har lagt vekt på å integrere arbeidet med gevinstplanlegging og realisering i en tradisjonell prosjektmodell for planlegging og gjennomføring av IKT-prosjekter. Gevinstarbeidet skal ikke være noe som kommer i tillegg til eller foregår utenfor IKT-prosjektet. Gevinstarbeidet står tvert imot midt i og skal i stor grad være førende for IKT-prosjektet. IKT- prosjekter må sees i nær sammenheng med endring i ledelse, organisering, kompetanse, bemanning og prosesser. Gardermoen august 2008 Kurt Gøran Adriansen Prosjektansvarlig Halvor Hoel Hovedprosjektleder

3 3 Innhold INNLEDNING 2 SAMMENDRAG 5 1 RAMMEVERKET PROSJEKTMODELL KOMMUNENES UTGANGSPUNKT MÅL- OG HANDLINGSPROSESSENE 9 2 INITIATIVFASEN FORMÅLET MED FASEN FASENS LEVERANSER AKTØRER, ROLLER OG ANSVAR HVORDAN ARBEIDE MED GEVINST I DENNE FASEN 12 3 FORSTUDIEFASEN FORMÅLET MED FASEN FASENS LEVERANSER AKTØRER, ROLLER OG ANSVAR HVORDAN ARBEIDE MED GEVINST I DENNE FASEN? HJELP TIL ARBEIDET 15 4 FORPROSJEKTET FORMÅLET MED FASEN FASENS LEVERANSER AKTØRER, ROLLER OG ANSVAR HVORDAN ARBEIDE MED GEVINSTER I FORPROSJEKTFASEN? HJELP TIL ARBEIDET 19 5 BESLUTNING OM GJENNOMFØRING FORMÅLET MED FASEN FASENS LEVERANSER AKTØRER, ROLLER OG ANSVAR HVORDAN ARBEIDE MED GEVINST I DENNE FASEN? 21 6 HOVEDPROSJEKT FORMÅLET MED FASEN FASENS LEVERANSER AKTØRER, ROLLER OG ANSVAR HVORDAN ARBEIDE MED GEVINST I DENNE FASEN? AKTUELLE VERKTØY, MALER OG REFERANSER 25 7 BESLUTNING AVSLUTNING FORMÅLET MED FASEN FASENS LEVERANSER AKTØRER, ROLLER OG ANSVAR HVORDAN ARBEIDE MED GEVINST I DENNE FASEN? AKTUELLE VERKTØY, MALER OG REFERANSER 28 8 AVSLUTNING I EGET GEVINSTPROSJEKT FORMÅLET MED FASEN FASENS LEVERANSER AKTØRER, ROLLER OG ANSVAR HVORDAN ARBEIDE MED GEVINST I DENNE FASEN? GEVINST SOM FORUTSETTER STORE ORGANISATORISKE ENDRINGER ETTER AVSLUTTET HOVEDPROSJEKT: AKTUELLE VERKTØY, MALER OG REFERANSER 31

4 4 9 AVSLUTNING I LINJEN FORMÅL FASENS LEVERANSER AKTØRER, ROLLER OG ANSVAR HVORDAN ARBEIDE MED GEVINST I DENNE FASEN - I LINJEN? GEVINST SOM FORUTSETTER STORE ORGANISATORISKE ENDRINGER ETTER AVSLUTTET GEVINSTREALISERING I LINJEN: AKTUELLE VERKTØY, MALER OG REFERANSER ORDLISTE VEDLEGG METODIKK OG VERKTØY PROSJEKTHÅNDBOK FORBEDRING AV ADMINISTRATIVE STØTTEPROSESSER INNEN NØPS RESULTAT NØPS PROSJEKTET GEVINSTREALISERINGSPLAN ERFARINGER FRA ARBEIDET MED FORBEDRING AV ADMINISTRATIVE PROSESSER -NØPSPROSJEKTET FORBEDRING AV TJENESTEPROSESSER SKOLE OG UTDANNING INNLEDNING HVILKE GEVINSTER ER DET SNAKK OM HVORDAN FINNE FREM TIL GEVINSTER? DIREKTE MÅLBARE GEVINSTER ELLER OVERORDNEDE GEVINSTER? GEVINSTOMRÅDER FOR ITS LEARNING HVORDAN MÅLE BRUK AV TESTVERKTØY OG UNDERSØKELSEVERKTØY I ITS LEARNING SELVE GEVINSTREALISERINGEN RESULTATER SKOLE-PROSJEKTET GEVINSTREALISERINGSPLAN ERFARINGER FRA ARBEIDET MED FORBEDRING AV ARBEIDSPROSESSER SKOLE-PROSJEKTET 46

5 5 Sammendrag Dette er ei håndbok i gevinstrealisering primært utviklet for IKT-prosjekter i samarbeidet som er etablert mellom kommunene på Øvre Romerike. Håndboka er likevel laget så generell at den også kan brukes på annet prosjektbasert utviklingsarbeid som trenger spesiell fokus på målstyring, resultatoppnåelse og gevinstrealisering. Håndboka bygger på en generell prosjektmodell som er i bruk i disse kommunene ProsjektLeder-Prosessen(PLP), men som er noe modifisert i forhold til ØRU-kommunenes behov. Håndboka bygger videre på vedtatt felles IKT-strategi for ØRU-kommunene. Med dette som utgangspunkt spesifiserer håndboka fem hovedfaser i utviklingsprosjekter som inkluderer IKT og som samtidig utfordrer endringer i ledelse, organisasjon, kompetanse, bemanning og arbeidsprosesser: Initiativfasen Forstudiefasen Forprosjektfasen Hovedprosjektfasen Avslutningsfasen Ved avslutning av den enkelte fase, med unntak av hovedprosjektfasen vil det være et viktig beslutningspunkt hvor det må tas stilling til om prosjektet skal stoppes eller endres før det overføres til neste fase. Det er grunn til å tro at antall initiativ i kommunene vil øke sterkt i tiden fremover. Erfaringer viser at det vil være behov for allerede i initiativfasen å prioritere de prosjekter kommunene ønsker og vurdere videre. Prosjekter som antas å kunne gi store gevinster og samtidig er relativt enkle og realisere. I tillegg vil det også bli et økende behov for kommunene å prioritere prosjektene ut fra hvilke interne ressurser kommunene disponerer til prosjektbasert utviklingsarbeid. Dette betyr at en egen forstudiefase vil avklare mål, gevinster, rammer og tilgjenglige ressurser. Mellom forprosjektfasen og hovedprosjektfasen ligger en viktig bestillingsfase. Likedan ligger det en viktig godkjenning og videreføringsfase i linjeorganisasjon mellom hovedprosjektfasen og avslutningsfasen. Håndboka legger til grunn at målstrukturen for denne type integrerte IKT-prosjekter er den samme som for kommunens virksomheter for øvrig. Vi har derfor lagt til grunn en balansert målstruktur med målformulering og resultatmåling i forhold til disse perspektivene: Samfunn Brukere Organisasjon Økonomi For å oppnå endringer og nå nye mål innenfor disse områdene, må endringer iverksettes innenfor de innsatsområder som berøres i IKT-integrerte prosjekter: Endringer i ledelse og organisasjon Endringer i kompetanse og bemanning Endringer i arbeidsprosesser Endringer i oppsett av IKT systemer og anvendelse av IKT I kapittel 10 har vi tatt inn beskrivelser av de verktøy og metoder som er benyttet så langt i gevinstrealiseringsprosjektet. I tillegg har vi tatt beskrivelser av hvordan dagens status såkalt 0-punkt - kan konkretiseres/måles. Det legges opp til at håndboka skal oppdateres ved behov.

6 6 1 Rammeverket 1.1 Prosjektmodell Linjeorganisasjon A C E G H1 Ide Mål Plan Resultat Evaluering Behov Rammer Kost/nytte Regnskap Gevinst Prioritering Organisasjon Gevinstplan Oppfølging Læring Info Info Info Info B D F H2 Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Gevinstprosjekt Prosjektorganisasjon Figur 1: Overordnet modell for planlegging og gjennomføring av IKT-prosjekter i ØRU-kommunene Hovedmodellen for planlegging og gjennomføring av IKT-prosjekter i ØRU-kommunene bygger på den felles prosjektmodellen ProsjektLeder-Prosessen(PLP) som er godt etablert i kommunene. Denne håndboka forutsetter at alle elementene i prosjektutvikling knyttet til PLP er kjent og dokumentert i denne prosjektmetodikken. Håndboka har sin hovedvekt på hvordan gevinstrealiseringsperspektivet kan integreres i prosjektforløpet. PLP-modellen kjennetegnes av: En faseinndelt prosjektmodell med klare beslutninger i linjeorganisasjonen mellom hver fase Vektlegging av linjeorganisasjonen som bestiller og beslutter og prosjektorganisasjonen som utfører Tydelige roller med tilknyttet ansvar både i linjeorganisasjonen og internt i prosjektorganisasjonen Informasjon er en kritisk suksessfaktor. Dette må både linje- og prosjektorganisasjonen ha kontinuerlig fokus på. Det vises til vedlegg1 hvor metodikken er beskrevet PLP-modellen er modifisert på to områder i denne håndboka: Det er tatt inn en egen initiativfase. Formålet med initiativfasen er både å prioritere prosjekter ut fra flere samtidige initiativ og å styre kommunenes interne ressursbruk i prosjektarbeid. Hovedmodellen muliggjør en ny prosjektfase avslutningsfasen. Selv om det er linjeorganisasjonen som har ansvar for gevinstrealisering, drift og videreutvikling, kan linjeorganisasjonen når det er hensiktsmes sig etablere egne avslutningsprosjekter eller andre prosjekter i etterkant av hovedprosjektet for blant annet å følge opp de mer langsiktige effektene/gevinstene

7 7 Formålet og leveransen fra de ulike fasene er: Fase Formål Leveranse A Initiativfasen Identifisere behov Vedtak iverksetting av forstudie Prioritere prosjekter/områder Mandat og prosjektplan forstudie B Forstudiefasen Lage foreløpige mål og rammer Forstudierapport for IKT-prosjektet C Beslutte Forankring Vedtak iverksetting av forprosjekt forprosjektering Treffe nødvendig beslutning om Mandat og prosjektplan forprosjekt iverksetting av forprosjekt D Forprosjekt Konkretisere og planlegge Forprosjektrapport prosjektet. Beregne kostnader og estimere gevinster E Beslutning Forankring Vedtak om iverksetting/stopp av gjennomføring Treffe nødvendig beslutning om hovedprosjekt. iverksetting av hovedprosjekt Mandat og prosjektplan Alternativt stanse/endre prosjektet hovedprosjekt F Hovedprosjekt Realisere beslutningen/bestillingen Sluttrapport fra linjeorganisasjonen G Beslutning Vurdere leveransen fra Rapport hovedprosjekt godkjent avslutning hovedprosjektet Modell for avslutningsfasen valgt Ta stilling til videreutvikling og gevinstrealisering H1 Avslutning i linjen Sørge for god drift av løsningen Evaluerings- og gevinstrapport Videreutvikling og gevinstrealisering H2 Avslutning i eget Sørge for videreutvikling og Evaluerings- og gevinstrapport prosjekt gevinstrealisering i etterkant av implementeringen

8 1.2 Kommunenes utgangspunkt ØRU-kommunenes IKT-strategi har følgende overordnede mål: Effektivitet IKT skal bidra i arbeidet med forbedring av kommunenes produktivitet og kostnadseffektivitet. Innbyggerservice IKT skal bidra i utvikling av en åpen og serviceorientert forvaltning hvor tjenester er tilgjengelig 24 timer på nettet med høyt innslag av selvbetjening. Lokaldemokrati IKT skal bidra til et styrket og aktivt lokal- og brukerdemokrati. Dynamisk region IKT skal bidra til å videreutvikle Øvre Romerike som en dynamisk region i vekst med et kompetanseintensivt og internasjonalt orientert næringsliv. 8 Medarbeidere Kompetanse Effektivitet Borger - service IKT Systemer Implementering Rutiner Prosesser Lokal - demokrati Organisasjon Ledelse Dynamisk region Figur 2: Figuren viser de fire ulike hovedelementene som må spille sammen og endres i forhold til hverandre hvis IKT-prosjekter skal kunne innføres på en vellykket måte. Vellykket anvendelse av IKT for fornying og effektivisering i kommunene er avhengig av linjeledelsens og prosjektledelsens evne til å koble dette til utvikling av det tjenesteområdet som IKT-løsningen skal understøtte. Når de avklarte målsettingene skal realiseres, så skjer dette gjennom å endre de virkemidler som produserer resultatene Organisasjonsutvikling forankret i ledelsen. Kompetanseutvikling med motivering og involvering av medarbeidere. Gjennomgang av og fornyelse av arbeidsprosesser og rutiner. Stabile systemer med god funksjonalitet og enkelt brukergrensesnitt

9 9 1.3 Mål- og handlingsprosessene Prosessmodellen i figur 3 bygger på prosjektmodellen i figur 1, men viser samspillet mellom målutviklingen og endringsplanleggingen. Fokuset settes på hva som skal oppnås innenfor områdene: Samfunn Brukere Organisasjon - Økonomi. Sentrale elementer er: Identifisering av mulige gevinstområder allerede i initiativfasen i linjeorganisasjonen, med videre bearbeiding i forstudiefasen i prosjektorganisasjonen. Utarbeidelse av prosjektets måltavle i forprosjektet med indikatorer og resultatmål for de ulike indikatorer. Måling av resultatoppnåelse når hovedprosjektet avsluttes. Måling av endelig resultater som ledd i arbeidet med driftssetting og videreutvikling (avslutningsfasen). Målprosessen Handlingsprosessen Virksomhetens mål Gevinstområder forstudie Samfunn Bruker Organisasjon Økonomi Gevinster Gevinster Gevinster Gevinster Måltavle for hovedprosjekt Samfunn Brukere Organisasjon Økonomi Indikatorer Indikatorer Indikatorer Indikatorer Resultatmål Resultatmål Resultatmål Resultatmål Endringsplan forprosjekt Ledelse Medarbeider Prosesser IKT Analyse av Analyse av Analyse av Analyse av endringsbehov endringsbehov endringsbehov endringsbehov Endringer Endringer Endringer Endringer Gjennomføringsplan hovedprosjekt Ledelse Medarbeider Prosesser IKT Kritisk Kritisk Kritisk Kritisk Måloppnåelse hovedprosjekt Samfunn Brukere Organisasjon Økonomi Resultat Resultat Resultat Resultat suksessfaktor suksessfaktor suksessfaktor Suksessfaktor Tiltak Tiltak Tiltak Tiltak Videreutvikling evalueringsfasen Ledelse Medarbeider Prosesser IKT Sluttevaluering Samfunn Brukere Organisasjon Økonomi Resultater Resultater Resultater Resultater Analyse av Analyse av Analyse av Analyse av endringsbehov endringsbehov endringsbehov endringsbehov Tiltak Tiltak Tiltak Tiltak Figur 3: Figuren viser vekslingen mellom målutforming gjennomførende handlinger resultatmåling i de ulike prosjektfasene

10 10 Når det gjelder handlingsforløpet så er innsatsen rettet mot de virkemiddelområder som framgår av figur 2 side 8 (ledelse, medarbeidere, prosesser og IKT se figur 4 nedenfor). De sentrale elementene her er: Analyse av nå-situasjonen og ønsket fremtidig situasjon med identifisering av endringsbehov. Utarbeidelse av gjennomføringsplan hovedprosjektplan - for realisering av endringsområdene i hovedprosjektet Utarbeidelse av egen videreutviklingsplan for avslutningsfasen som følger opp de områder hvor resultatoppnåelsen har vært ufullstendig i hovedprosjektet. Samspillet mellom målprosessen og handlingsprosessen er vist i figur 4, jfr også figur 2. Målutvikling og resultatmåling er lik i struktur. De står til hverandre som budsjett og regnskap. For at forventede og identifiserte resultatmål innen kommunens tjenesteområder skal nås - fordrer det aktiv: Endring i ledelse og organisering Endring i bemanning og kompetanse Endring i arbeidsprosesser Endringer i anvendelse av IKT og teknologi Mål Samfunn Brukere Organisasjon Økonomi - Redusert papirforbruk - Lettere tilgang søknad - Redusert antall feilregistreringer - Lavere bemanning - Redusert ressursbruk - Bedre service Endringer Ledelse Medarbeidere Prosesser IKT - Endret organisering - Kompetanseheving - Manuelle til digitale - Sette opp systemene - Nedbemanning - Andre oppgaver slik det blir digital flyt mellom systemene: web - sakarkiv - barnehage Resultat Samfunn Brukere Organisasjon Økonomi - 80% av søkn. elektronisk - Økt tilfredshet - Feilregistrering redusert - Redusert antall stillinger - 80% red porto og papir (brukerundersøkelser) fra 20 % til 2 % barnehagekontor fra 10 til 9 årsverk Figur 4: Figur viser sammenhengen mellom målutvikling, endringsarbeid og resultatmåling ved innføring av elektronisk barnehagesøknad.

11 11 2 Initiativfasen Linjeorganisasjon A C E G H1 Ide Mål Plan Resultat Evaluering Behov Rammer Kost/nytte Regnskap Gevinst Prioritering Organisasjon Gevinstplan Oppfølging Læring Info Info Info Info B D F H2 Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Gevinstprosjekt Prosjektorganisasjon 2.1 Formålet med fasen Det er ulike grunner til at en kommunal virksomhet eller et kommunalt tjenesteområde kommer i gang med å tenke på IKT som et virkemiddel for å videreutvikle sitt område: Eksisterende løsning må skiftes ut fordi den ikke lenger tilfredsstiller kravene eller ikke lenger vedlikeholdes (leverandørdrevet) Det er kommet en ny løsning på området som er vesentlig forbedret og som gir helt nye muligheter (markeds-/tilbudsdrevet) Området sliter med produktivitet og kvalitet i sine arbeidsprosesser (driftsdrevet) Området står foran helt nye utfordringer som krever ny tilnærming (strategidrevet) I initiativfasen skal behov kunne reises og undersøkes uten at en på forhånd verken er sikker på om ny IKT-løsning er svaret eller hva slags IKT-løsning som eventuelt kan være en del av svaret. Utfordringen for kommunene blir når flere virksomhetsområder identifiserer slike behov samtidig. Da vil det alltid være slik at noen områder vil være mer formålstjenlig å arbeide videre med enn andre. Sentralt blir da å prioritere de områder hvor man antar at gevinstene er størst, og samtidig at gevinstene er mulig å realisere. Det alltid være en utfordring for en kommune å sette av nok ressurser til prosjektbasert utviklingsarbeid. Denne utfordringen nødvendiggjør at man allerede i initiativfasen prioriterer områder som bør videreføres. Formålet med initiativfasen er altså: Å skaffe seg kunnskap om hvilke typer gevinster man kan oppnå ved en eventuell videreføring Å prioritere de områder som man antar gir stor gevinst og samtidig ikke er for vanskelig å realisere 2.2 Fasens leveranser Sjekklisten nedenfor kan tjene som en oversikt over hvilke temaer som bør avklares i en initiativfase: Dagens IKT-situasjon innenfor området Nye løsninger beste praksis/muligheter for IKT-anvendelse innenfor området Gevinstmuligheter hvilke typer gevinster er mulig å realisere Prioritering hvilke områder antar man har størst gevinst, og samtidig ikke for vanskelig å realisere Mandat og prosjektplan for forstudie Beslutningsgrunnlag med innstilling Beslutning om forstudie skal iverksettes eller ikke

12 Aktører, roller og ansvar Aktør Rolle Ansvar Rådmann/enhets- Initiativtakere Behov/ønsker oppstår /tjenesteledere Kort analyse og vurdering av behov/ønsker samt mulige IKT løsninger IKT avdeling Rådgiver Gjennomfører en kort faglig analyse og vurdering av tekniske og økonomiske forhold Rådmann Beslutningsorgan Vurdering av ulike typer behov, nødvendighet og gevinstmuligheter Prioriterer mellom ulike initiativ/områder Ta stilling til om det skal gjennomføres en forstudie på grunnlag av initiativet 2.4 Hvordan arbeide med gevinst i denne fasen Formålet med initiativfasen er å kunne foreta en prioritering av de ulike initiativ/prosjekter som fremmes. Dette slik at man prioriterer sine ressurser ut fra prosjekter/områder som man på forhånd antar har tilstrekkelig gevinstmulighet, og samtidig ikke er for vanskelig/umulig å realisere. En slik prioritering gjøres i form av en vurdering av: Hvilken type gevinster er mulig å oppnå? Hvor stor antas gevinstene å være? Muligheter for å realisere gevinstene? Figuren nedenfor illustrerer hvordan en slik prioritering kan gjøres: Effekt Tiltak som har: Høy effekt Stor konsekvens for ansatte Stor konsekvens for brukere Lav politisk aksept Tiltak som har: Lav effekt Stor konsekvens for ansatte Stor konsekvens for brukere Lav politisk aksept Gjennomførbarhet Tiltak som har: Høy effekt Liten konsekvens for ansatte Liten konsekvens for brukere Høy politisk aksept Tiltak som har: Lav effekt Lav konsekvens for ansatte Lav konsekvens for brukere Høy politisk aksept Figur 5: Figur til hjelp for å identifisere hvilke tiltak/gevinster som bør prioriteres Vanligvis vil behovet kommer fra linja det vil si fra tjenesteområdene. Imidlertid kan initiativet like gjerne komme fra virksomhetens øverste ledelse ofte benevnt som Topp Down initiativ. Ide og innspill fra virksomhetens øverste ledelse vil ofte være motivert ut i fra et overordnet og helhetlig perspektiv i forhold til behov for endret organisering og eller sektorovergripende IKT løsninger. I prinsippet blir framgangsmåte og arbeidet med gevinst det samme, men arbeidet blir i større grad sektorovergripende.

13 13 3 Forstudiefasen Linjeorganisasjon A C E G H1 Ide Mål Plan Resultat Evaluering Behov Rammer Kost/nytte Regnskap Gevinst Prioritering Organisasjon Gevinstplan Oppfølging Læring Info Info Info Info B D F H2 Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Gevinstprosjekt Prosjektorganisasjon 3.1 Formålet med fasen Forstudien tar utgangspunkt i de initiativ/områder som er vedtatt videreført fra initiativfasen. Forstudien ser ikke bare på hva IKT kan bidra med, men hvordan endringer i både IKT, organisasjon og ledelse, medarbeidere og kompetanse samt arbeidsprosesser samlet kan bidra til gevinster og bedret måloppnåelse. Jfr figur 2 Formålet med forstudiefasen er å: Avklare om det er sannsynlig at virksomhetens eller tjenesteområdets behov og utfordringer kan løses ved hjelp av et integrert IKT-prosjekt. Avklare om forprosjekt skal/bør gjennomføres. Identifisere og konkretisere gevinstmuligheter i områdene: samfunn brukere organisasjon økonomi. Lage mål og rammer for et forprosjekt 3.2 Fasens leveranser Sjekklisten nedenfor kan tjene som en oversikt over hvilke temaer som bør avklares i en forstudiefase: Virksomhetens mål, behov og utfordringer. Mål for prosjektet hva ønskes oppnådd etter at nye IKT systemer er innført? Tidsramme når er det ønskelig at en endret løsning skal foreligge. Ressursramme hva kan regnes med av personalressurser og penger. Gevinstmuligheter og gevinstområder. Mandat og prosjektplan for forprosjekt. Beslutningsgrunnlag med innstilling. Beslutning om forprosjekt skal iverksettes eller ikke.

14 Aktører, roller og ansvar Aktør Rolle Ansvar Rådmann Beslutningsorgan Beslutte etablering og sammensetning av en forstudiegruppe Beslutter om forprosjekt skal iverksettes eller ikke Forstudiegruppe Utredningsorgan Gjennomfører forstudie Ansvar for at studien gjennomføres Bør bestå av personer i tråd med vedtatt mandat og prosjektplan med solid fag og IKT Levere innstilling med beslutningsgrunnlag kompetanse 3.4 Hvordan arbeide med gevinst i denne fasen? Det er en forutsetning for arbeidet med IKT-basert utvikling og gevinstrealisering at virksomheten eller tjenesteområder har avklarte og tydelige mål. Er målene i tillegg strukturert i en balansert målstruktur, er det enda enklere å komme fra virksomhetens mål til gevinstmuligheter knyttet til ny IKT-anvendelse. På forstudienivået må gevinster innen de ulike de 4 områdene konkretiseres nærmere enn hva som ble gjort i initiativfasen. Vil prosjektet kunne ha direkte samfunnsmessige gevinster? Hvilke? Vil brukerne kunne oppleve noen forbedringer? Hvilke? Vil organisasjon oppleve noen forbedringer? Hvilke? Vil virksomhet bli dyrere eller billigere totalt å drive etter gjennomføringen? Virksomhetens mål Gevinstområde forstudie Samfunn Brukere Organisasjon Økonomi -Redusert papirforbruk - Lettere tilgang søknad - Reduserte feilregistreringer - Lavere bemanning - Redusert ressursbruk - Bedre service Figur 6: Mulige gevinstområder søkes identifisert og konkretisert allerede i forstudiefasen. Her med eksempler fra innføring av elektronisk barnehage søknad, jfr fig 5 Arbeidet med gevinstidentifiseringen på dette stadiet skjer på flere måter: Top-down Bestemme et ambisjonsnivå for prosjektet for så ut fra dette ambisjonsnivået senere i prosjektet å definere tilstrekkelige endringstiltak Innhente erfaringer utenfra fra de som representerer Beste praksis innenfor området Buttom up Utvikle gevinsthypoteser/-muligheter sammen med ansatte som arbeider innenfor området gjennom workshops og/eller intervjuer Arbeidsprosesser Gjøre enkle arbeidsprosessanalyser. Beskrive prosess med og uten ny IKT. Identifisere gevinstene knyttet til de ulike fasene i arbeidsprosessene

15 15 Finansiell analyse Kartlegge dagens ressursbruk Gjøre enkle beregninger over endret ressursbruk med ny IKT 3.5 Hjelp til arbeidet Følgende kan stå som en generell mal for organisering av arbeidet i forstudiefasen. Malen må selvsagt tilpasses omfanget og kompleksiteten i det området som skal utredes. Tema Oppdragsgiver Utfører Innhold Rådmann Leder eller medarbeider(e) liten arbeidsgruppe Prosjektmål Utarbeide beslutningsgrunnlag for å: Avklare om det er sannsynlig at virksomhetens eller tjenesteområdets behov og utfordringer kan løses ved hjelp av et integrert IKT-prosjekt. Avklare om forprosjekt skal/bør gjennomføres. Tidsramme Ressursramme Følgende punkter skal som minimum besvares Fra 1 uke til 1 måned Fra 1 dagsverk til 10 dagsverk Konkretisere hvorfor behov for nytt system Finnes det IKT løsninger allerede i dag som dekker behov og eller kan tilpasses? Sjekk med IKT og få bekreftelse. Hvilke gevinster vil nytt system gi (kort punktvis beskrivelse): Økt kvalitet på tjeneste? Økt effektivitet på tjeneste? Gevinst IKT? Er det realistisk å hente ut gevinst? Hvilke endringstiltak kreves Vil andre i kommunen ha nytte av løsningen og tilfelle hvilke Hvilke antatte kostnader vil nytt system medføre IKT system og drift Organisatoriske Skal systemet, og eller den tjenesten som systemet skal dekke, samhandle med andre systemer? Referansedokumenter: PLP håndbok. Utarbeidet av ØRU for ØRU-kommunene: Balansert målstyring. Flere referansedokumenter. Se bla. Kommunal- og regionaldepartementet sine hjemmesider:

16 16 4 Forprosjektet Linjeorganisasjon A C E G H1 Ide Mål Plan Resultat Evaluering Behov Rammer Kost/nytte Regnskap Gevinst Prioritering Organisasjon Gevinstplan Oppfølging Læring Info Info Info Info B D F H2 Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Gevinstprosjekt Prosjektorganisasjon 4.1 Formålet med fasen Etter at ideen om et utviklingsprosjekt har fått tilslutning i forstudiefasen, skjer konkretiseringen gjennom forprosjektfasen. Det er først når forprosjekteringen er ferdig at det egentlig foreligger et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for å ta stilling til om prosjektet skal gjennomføres eller ikke. Hovedformålet med forprosjektfasen er: Konkretisere fremtidige behov og krav. Skaffe seg faktisk kunnskap om dagens situasjon. Identifisere de viktigste endringsbehov. Identifisere kritiske suksessfaktorer. Utarbeide indikatorer for hvordan man skal måle og følge opp utvikling mot ønskede resultatmål. Utarbeide gevinstplan. Endringsplan forprosjekt Ledelse Medarbeidere Prosesser IKT Analyse av endringsbehov Analyse av endringsbehov Analyse av endringsbehov Analyse av endringsbehov - Dagens krav - Dagens krav - Dagens krav - Dagens krav - Framtidige krav - Framtidige krav - Framtidige krav - Framtidige krav Endringsbehov Endringsbehov Endringsbehov Endringsbehov Figur 7: For hver av de 4 hovedelementene i endringsplanen konkretiseres gapet mellom dagens situasjon og ønsket framtidig situasjon jfr fig Fasens leveranser Sjekklisten nedenfor kan tjene som en oversikt over hvilke temaer som bør avklares i en forprosjekts fase: Analyse og konkretisering av fremtidige krav og utfordringer (Innbyggere/næring statlige KS kommune) Analyse og kartlegging av dagens situasjon Konkretisere hvilke gevinster nytt system vil gi (videreføring fra forstudie) Økt kvalitet på tjeneste? Økt effektivitet på tjeneste? Gevinst IKT? Er det realistisk å hente ut gevinst? Forankre gevinstene i linja v/ansvarlige ledere

17 17 Identifisering og prioritering av endringsbehov (IKT ledelse prosesser medarbeidere) Identifisering og prioritering av endringstiltak (IKT ledelse prosesser medarbeidere) Identifisering og prioritering av kritiske suksessfaktorer Identifisering av måleindikatorer Måltavle for hovedprosjektet Tidsramme for hovedprosjektet Ressursramme for hovedprosjektet Konkrete mandater og rammer for hovedprosjektet Konkurransegrunnlag Forprosjektrapport med anbefaling om hovedprosjektet bør gjennomføres eller ikke 4.3 Aktører, roller og ansvar Aktør Rolle Ansvar Rådmann Prosjekteier Ivareta sitt behov for rapportering fra og oppfølging av forprosjekt Godkjenner større prosjektendringer underveis Rådmann Beslutningsorgan Godkjenne prosjektendringer innenfor gitte rammer Når rapport fra forprosjekt med innstilling foreligger: Innstille ja eller nei til gjennomføring hovedprosjekt Gi mandat til hovedprosjekt Forprosjektgruppe Utredningsansvarlig organ Framlegge fullstendig beslutnings-grunnlag for Rådmannen som angir: Bør bestå av personer med solid fag og IKT kompetanse Måltavle med forpliktende gevinster i linja Økonomi ( IKT og organisasjon) løsning i drift og gevinster realisert Dokumentere IKT helhetlig arkitektur Gjennomføring (tid ressurser - økonomi) av hovedprosjekt Konkurransegrunnlag Prosjektleder (PL) Daglig leder av forprosjektet Resultat-, budsjett- og personalansvar Framlegge beslutningsgrunnlag med innstilling om videreføring eller stopp Prosjektmedarbeidere Utfører arbeidsoppgaver i prosjektet i henhold til plan og under ledelse av prosjektleder Dersom det i forprosjektet er aktuelt å bruke en utvidet prosjektorganisasjon med eksempelvis styringsgruppe, referansegruppe eller delprosjekter vises det til pkt 6.3. for nærmere om dette.

18 Hvordan arbeide med gevinster i forprosjektfasen? Virksomhetens mål Gevinstområde forstudie Samfunn Brukere Organisasjon Økonomi - Redusert papirforbruk - Lettere tilgang søknad - Reduserte feilregistreringer - Lavere bemanning Endringsplan forprosjekt Ledelse Medarbeidere Prosesser IKT Analyse av endringsbehov Analyse av endringsbehov Analyse av endringsbehov Analyse av endringsbehov - Dagens krav - Dagens krav - Dagens krav - Dagens krav - Framtidige krav - Framtidige krav - Framtidige krav - Framtidige krav Endringsbehov Endringsbehov Endringsbehov Endringsbehov Figur 8: Figuren viser sammenheng mellom mål i forstudie og endringsplan som skal utarbeides i forprosjektet. Det er et krav til forprosjektfasen at arbeidet kommer ut med en konkret endringsplan. I arbeidet med måltavlen for hovedprosjektet skjer arbeidet gjennom utarbeidelse av endringsplanen: Hva er endringsbehovet for å imøtekomme de gevinstområder som er staket ut i forstudien eller mandatet til forprosjektet? Hvilke endringsområder må det tas tak i? Hva blir de viktigste endringene og nye løsningene? Hva slags målperspektiver og resultatmål kan de ulike endringene gi bidrag til? Sluttleveransen fra forprosjektfasen vil være innstilling om videreføring eller ikke. Summen av resultatmålene må derfor sammenstilles med summen av kostnadene. Som hovedregel vil innstilling være positiv dersom kost/nytteforholdet er større enn 1 (større nytte enn kostnader).

19 Hjelp til arbeidet Følgende modell kan være til hjelp i arbeidet med å utarbeide nytte-matrise : (eksempel innføring av elektronisk barnehagesøknad) Kvantitativ nytte Samfunn Brukere Organisasjon Økonomi Indikator Redusert papir kg/co2 Red tid på søknad Red beh tid/min Red intern kost søkn Volum Antall kg/co2 Red tid x antall søkn Minutter/antall Red kostn x antall Verdi i kr/ Sum CO2 red/økn Ikke realiserbar Red kostnad x antall Sum redusert kost Resultatmål Kvalitativ nytte Samfunn Brukere Organisasjon Økonomi Indikator Bedret tilgjengelighet Servicegrad Antall feilregistreringer Kostnad pr feilreg tjenesten tilfredshet Effekt Når prioriterte grupper Bedret omdømme Antall red/økn feilreg Frigjort årsverk Verdi i kr/ Økt dekningsgrad Ikke realiserbar Raskere behandling av Antall årsv x lønn Resultatmål pr gruppe søknad Referansedokumenter Statskonsult: Kost/nytteanalyser av IT-prosjekter. Se: Senter for statlig økonomistyring: Veileder i samfunnsøkonomisk analyse og gevinstrealisering av IKT-prosjekter. Se: Høykom: Gevinst- og resultatmåling Indikatorer for bruk i Høykom-programmet. Se:

20 20 5 Beslutning om gjennomføring Linjeorganisasjon A C E G H1 Ide Mål Plan Resultat Evaluering Behov Rammer Kost/nytte Regnskap Gevinst Prioritering Organisasjon Gevinstplan Oppfølging Læring Info Info Info Info B D F H2 Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Gevinstprosjekt Prosjektorganisasjon 5.1 Formålet med fasen Ansvaret for denne fasen ligger hos linjeledelsen og normalt hos rådmannen. I forkant har linjeledelsen/rådmannen mottatt et forprosjekt som svar på den bestilling de selv har gjort gjennom fasene A, B og C i prosjektmodellen. Selv om linjeledelsen/rådmannen har fått framlagt et beslutningsgrunnlag fra forprosjektet, har linjeledelsen/rådmannen et selvstendig ansvar for å forsikre seg om at beslutningsgrunnlaget er tilstrekkelig. Hvis beslutningsgrunnlaget vurderes uttilstrekkelig av linjeledelsen/rådmannen, kan forprosjektrapporten sendes tilbake til prosjektansvarlig/prosjektleder eller alternativt sørge for at supplerende utredninger og vurderinger blir foretatt. Viktige vurderingskriterier for linjeledelsen/rådmannen i sin beslutningsprosess er: Måloppnåelse i forslag til måltavle for hovedprosjektet holdt opp mot opprinnelig motivasjon, formål og gevinstområder (står opprinnelig hensikt og ambisjonsnivå ved lag eller har vi kommet ut med et målbilde som er vesentlig annerledes?) Risiko i prosjektet. Er det samlede risikobildet fra forprosjektet akseptabelt? Kost/nytte. Har prosjektet en lønnsomhet som gjøre at det bør prioriteres eller har vi mer lønnsomme prosjekter som heller bør få tildelt kommunenes oppmerksomhet, ledelseskapasitet og ressurser? IKT enhetens vurdering av IKT prosjektet i kost/nytte perspektiv og risikobildet, samt ivaretakelse av behov/krav til helhetlig IKT arkitektur. Fasen har tre alternative utfall: Prosjektet kan godkjennes dvs. en går fra forprosjektering til gjennomføring Prosjektet kan stoppes dvs. at det ikke blir noe hovedprosjektet Linjeledelsen/rådmannen kan vedta et endret hovedprosjekt i forhold til anbefalingene fra forprosjektet