Veileder til skjema for tjenestebeskrivelse i Altinn

Transkript

1 BRØNNØYSUNDREGISTRENE Veileder til skjema for tjenestebeskrivelse i Altinn Altinn Gevinstrealisering 12/1/2009

2 1 Bakgrunn I forbindelse med satsingen i Altinn som en felles offentlig løsning, er Brønnøysundregistrene blitt pålagt å følge opp, dokumentere og sikre realisering av de samfunnsøkonomiske gevinstene som følger av Altinninvesteringen. De offentlige virksomhetene som er eier av tjenestene (tjenesteeiere) er ansvarlig for å planlegge og realisere gevinster der utviklingskostnader og gevinster kan knyttes til en og samme tjenesteeier. Brønnøysundregistrene har en koordinerende funksjon som skal sikre at gevinster følges opp på tvers av etatsgrenser og mot publikum (Altinn II programmets styringsdokument, infrastruktur gevinstrealisering 2008). Dette er bakgrunnen for at vi ber eiere av potensielle Altinntjenester om å fylle ut denne tjenestebeskrivelsen. 2 Om utfylling av tjenestebeskrivelsen I utformingen av skjemaet er det lagt vekt på at utgangspunktet til den enkelte utfyller vil variere i forhold til hvilken tjeneste som skal beskrives og i forhold til hvor langt man har kommet i arbeidet med å definere nytte-kostnadseffekter. Skjemaet er derfor relativt åpent i forhold til detaljeringsnivå og format. Denne veilederen har samme oppbygning som selve skjemaet og alle kapittler og tabeller følger samme nummerering slik at den skal være enkel å bruke under utfyllingen. Der det foreligger detaljerte data for de prissatte effektene ber vi om at dette oppgis i vedlegg 1) spesifiserte nytte-kostnadsanalyser. De som velger å fylle ut dette vedlegget kan se bort fra kapittel 4.1 og 4.2 i dette dokumentet, og gå direkte til kapittel 4.3. Utfyller kan også legge ved eksisterende nytte kostanalyser og/eller andre vurderinger/utredninger som er gjort i forbindelse med at tjenesten skal lanseres i Altinn. Eksempel på dette kan være undersøkelser/utredninger mot brukere av tjenesten. For å sikre god kvalitet på den samlede nytte-kostanalysen for Altinn ber vi om at dere benytter den vedlagte Tjenestebeskrivelsen. Dersom det er felter i dette skjemaet som ikke er relevante er det fint om det begrunnes hvorfor dette ikke er fylt ut. På den måten vet vi at opplysninger ikke er utelatt. Har dere behov for veiledning ved utfylling av denne tjenestebeskrivelsen, ta kontakt med rådgiver i Brønnøysundregistrene Mona Terning, met@brreg.no, /

3 3 Opplysninger om tjenesteeier og tjenesten I dette kapitlet ber vi om kontaktopplysninger for den aktuelle tjenesten. Dersom det er flere etater som samarbeider om tjenesten, oppgi kontaktopplysninger for samtlige involverte aktører. Tabell 3-1 Kontaktopplysninger for tjenesten Navn på ansvarlig etat Kontaktperson Telefonnummer E-postadresse 3.1 Beskriv tjenesten I dette kapitlet ønsker vi en kort beskrivelse av tjenestens hovedformål, tjenestens innhold, involverte aktører og en kort begrunnelse for hvorfor tjenesten bør realiseres. I eksempelet under følger noen stikkord og råd til hva denne beskrivelsen bør inneholde. Tjenesteeier kan alternativt legge med en egen prosjektbeskrivelse der det finnes. Det er også ønskelig at tjenesteeier legger ved kravspesifikasjon, prosessmodeller og lignende der dette er utarbeidet. Tabell 3-2 Navn på tjenesten Oppgi navn på tjeneste og eventuell lovhjemmel den er begrunnet i RF-1030 Selvangivelse for næringsdrivende mv. Ligningsloven. Tabell 3-3 Målsetting med tjenesten Beskriv målsetting for selve tjenesten Fra veileder, SSØ: Eksempel på mål i statlige prosjekter: Få et mest mulig kostnadseffektivt system for elektronisk meldingsutveksling mellom aktører i helsevesenet Få økt kvalitet og redusert tidsbruk i saksbehandlingen i utlendingsforvaltningen Følgende ikke-uttømmende liste av kontrollspørsmål kan bidra til å sikre at helheten ivaretas i utforming av målbeskrivelsen: Hva er prosjektets hensikt? Hvordan passer prosjektet inn i virksomhetens strategi? Støtter målene opp under virksomhetenes prioriterte kjerneoppgaver, alternativt; er prosjektet et viktig mål i seg selv? Utgjør summen av alle målene et realistisk og riktig ambisjonsnivå? Er målene presise og entydige nok til å gi både god styring og etterprøvbarhet i prosjekter?

4 Tabell 3-4 Beskrivelse av tjenesten Beskriv selve tjenesten (legg ved kravspesifikasjon der dette foreligger) Hva vil være innholdet i tjenesten? Her bør det redegjøres for hvilken funksjon denne tjenesten skal ha. Hvilken type informasjon er dette (overordnet om hvilket behov som skal løses med denne tjenesten). Inkluder aktørene i beskrivelsen; for eksempel innhente informasjon fra - til, tilgjengeliggjøre informasjon for hvem, støtte hvilken (saksbehandlings)prosess osv. For tips til hva som kan være relevant å inkludere, se eksempel på beskrivelse fra Altinns skjemaportal, SSBs verdipapirstatistikk (se bort fra avsnittet krav til innsender ): Brukere av tjenesten. Med brukere mener vi først og fremst hvem som benytter seg av tjenesten, det vil si næringsdrivende og/ eller privatpersoner. Det er viktig å beskrive brukergruppene nærmere. Er for eksempel dette en tjeneste for næringslivet bes det om at gruppen defineres nærmere, slik som størrelse på gruppen, type bransje(r), etc. I tillegg bes det om at man oppgir eventuelle samarbeidende etater i tjenesten. Deles noen opplysninger med andre? Er tjenesten en del av en større prosess med flere involverte etater? Frister, frekvens, hendelser og volum. Hvilke tidsfrister gjelder for bruker av tjenesten; når skal tjenesten brukes, og hvor hyppig? Er det en fast dato per år, er den periodisk (for eksempel kvartalsvis), eller er det en spesiell hendelse som utløser bruk av tjenesten? Eksempel på ulike rapporteringstidspunkt: Selvangivelsen leveres en gitt dato per år. Eksempel på hendelsesutløst skjema er flyttemelding til Folkeregisteret, der hendelsen flytting utløser behovet for tjenesten. Se også eksempelet fra SSBs verdipapirstatistikk under overskriften innlevering. I tillegg ber vi om at brukspotensialet for tjenesten oppgis. Med dette menes antall mulige transaksjoner per år. For eksempel i tilfellet flyttemelding; hvor mange flyttemeldinger kommer normalt/ i snitt inn per år? Antall potensielle brukere utgjør alle brukere som kan ha behov for tjenesten. Hvis tjenesten for eksempel gjelder alle næringsdrivende, men at en eller flere hendelser medfører at en næringsdrivende har behov for tjenesten, bør man oppgi at tjenesten gjelder alle næringsdrivende, men bruken av tjenesten vil ha et omfang på for eksempel innsendelser per år. Oppgi også hva som utløser bruk av tjenesten. Årsaker til ønske om realisering av tjenesten. Vi ber om at det oppgis noen faktorer som har hatt betydning for/ har påvirket at denne tjenesten skal realiseres. Typiske begrunnelser for implementering kan være kostnadsreduksjoner/ effektivisering, brukerbetingelser, bedre datakvalitet, ny lov/forskrift og at det er politisk/strategisk viktig. Skill også på bruker (virksomheter/privatpersoner) og tjenesteeier i beskrivelsen, det vil si forenkling for hvem, hvis en begrunnelse er forenkling. Eksempler på overordnede begrunnelser for å implementere en tjeneste i Altinn:

5 Internt ønske om forbedring/forenkling for næringsliv og/ eller andre brukere Politiske føringer på forenkling/ bedre tjenester overfor publikum Intern effektivisering/ prosessforbedringer hos etaten (redusere tid brukt på manuell punching og saksbehandling) Bedre brukerservice overfor næringslivet/andre brukere Mindre feil i mottatte data mulighet for styrt dialog i webskjema Ny lov/forskrift Hvis tjenesten skal implementeres på bakgrunn av ny lov/forskrift, er dette tilstrekkelig å oppgi som begrunnelse. Hvordan løses det aktuelle informasjons-/ databehovet i dag? Ber om at tjenesteeier beskriver hvordan den aktuelle tjenesten utføres i dag. Med dette mener vi for eksempel: tjenesten eksisterer ikke i dag tjenesten eksisterer i dag kun på papir tjenesten er i dag delvis elektronisk i egne løsninger/altinn - utdypes tjenesten er i dag en kombinasjon av papir og elektronisk utdypes

6 4 Samfunnsøkonomiske nytte/kostnads effekter 4.1 Prissatte nytteeffekter Med prissatte effekter menes effekter som kan omregnes til kroner. I den samlede nyttekostrapporten for Altinn skal det skal Brønnøysundregistrene beregne en nåverdi av årlige gevinster over en periode på 10 år. I tabellene under ber vi derfor om at utfyller oppgir årlige gevinster i dagens kroneverdi og i hele kroner. Under bes utfyller oppgi årlige effekter for de ulike målgruppene. Utfyller bes om å oppgi et beste estimat. Med beste estimat menes det estimat som vurderes som mest realistisk basert på foreliggende informasjon. Utfyller bes imidlertid om å gi en tekstlig beskrivelse av usikkerheten i estimatene. Her kan det evt. oppgis et lavt og et høyt estimat som tar høyde for usikkerhet Der grunnlaget for gevinst er redusert tidsbruk ber vi om at de forutsetningene som er lagt til grunn for beregningen beskrives. Et eksempel på dette er bortfall av manuelle skjema som gir 1000 frigjorte timer til en timekostnad på 500 kroner 1 Det er ønskelig at anslåtte effekt spesifiseres ned på et så detaljert nivå som mulig. Der dette ikke er mulig, oppgi en samlet effekt. Før også opp effekter for brukerne av tjenesten så langt dette er mulig. I den grad det er gjort utredninger/andre kvalitative vurderinger ber vi om at dette også legges ved i rapporteringen. Dersom det er gjennomført mer detaljerte analyser av nytte- kostnadseffektene for denne tjenesten ber vi om at gevinster og måltall oppgis i vedlegg 1. Utfyller kan da se bort fra kapittel 4.1 og 4.2 og gå direkte til kapittel 4.3 I vedlegget finnes også eksempler på indikatorer, basert i Altinn II sin gevinstrealiseringsplan og SSØ sin metodeveileder. Dette er kun veiledende og det er opp til utfyller å vurdere disse og andre aktuelle indikatorer. 2 I del 4.3 og 4.4 ber vi om at utfyller vurderer kvalitative effekter (effekter det ikke er mulig å prissette) som følge av den nye tjenesten Årlige, prissatte gevinster Med prissatte effekter menes effekter som kan omregnes til kroner. I punkt gis noen eksempler på hvordan feltene i tjenestebeskrivelsen kan fylles ut. Under gis det eksempel på utfylling. Det bes om at det minimum angis en totalsum per tabell, mens det er ønskelig at det også angis en fordeling per type effekt der dette er mulig. Tabell 4-1 Interne effekter hos tjenesteeier Beskriv identifiserte gevinster internt hos tjenesteeier Redusert tid til saksbehandling (6000 timer a kr 500 inkl arbeidsgiveravgift og sosiale kostnader; ) Redusert tid til punching (3000 timer a kr 500 inkl arbeidsiveravgift og sosiale kostnader; 1 Tar utgangspunkt i årsverkskostnad og deler på antall tilgjengelige timer per år og finner deretter en timekostnad for de ulike stillingskategoriene 2 Se også kapittel 5 i Samfunnsøkonomisk analyse og gevinstrealisering av IKT prosjekter (SSØ, 2006) for tips til relevante indikatorer.

7 1 500 ) Redusert behov for manuelle skjema (kostnader knyttet til papir/kopi og postforsendelser; 500 ) Reduserte driftskostnader i forhold til dagens systemer (personalkostnader evt kostnader til ekstern driftsleverandør; 400 ) Angi estimerte årlige gevinster for tjenesteeier som underbygger beskrivelsen over Dette er et beste estimat basert på dagens kostnader. Tabell 4-2 Interne effekter hos tjenesteeier Beskriv identifiserte gevinster hos virksomheter som vil bli brukere av tjenesten Redusert administrativ byrde (5 000 ) Redusert tid til punching (50 årsverk a 500 inkl arbeidsgiveravgift og sosiale kostnader; ) Redusert behov for manuelle skjema (2 000 ) Reduserte driftskostnader i forhold til dagens systemer ( ) Angi estimerte årlige gevinster for tjenesten som underbygger beskrivelsen over Høy usikkerhet knyttet til dette estimatet. Lavt estimat vil være , høyt estimat Tabell 4-3 Effekter hos virksomheter som vil bli brukere av tjenesten

8 Tabell 4-4 Effekter hos privatpersoner Beskriv identifiserte gevinster hos privatpersoner som vil bli brukere av tjenesten Redusert administrativ byrde (i tid/kostnader) Sparte portokostnader Angi estimerte årlige gevinster for tjenesten som underbygger beskrivelsen over Dette er et beste estimat basert på dagens kostnader Unngåtte investeringer for tjenesteeier I tillegg til årlige gevinster ønskes et anslag over antatte unngåtte investeringer med ny tjeneste. Her menes de investeringene som tjenesteeier ville ha gjort hvis ikke Altinn ble brukt til realisering av tjenesten, det vil si egen skjemamotor, driftsrelaterte investeringer etc. Under følger en del eksempel på relevante investeringskostnader. Tabell 4-5 Unngåtte investeringer Beskriv unngåtte investeringskostnader Oppgradering gjeldende system (400 ) Integrering med andre systemer tilknyttet Altinn (2-400 ) Systemanskaffelse (-) Utvikling (-) Anskaffelseskostnader (-) Implementering (2-300 ) Angi estimerte unngåtte investeringer som følge av tjenesten som underbygger beskrivelsen over Dette er et beste estimat basert på dagens kostnader.

9 4.2 Prissatte kostnadseffekter Her ber vi tjenesteeier så langt som mulig å oppgi kostnader forbundet med implementering av denne tjenesten. Kostnadene deles etter investering, drift og endring/omstilling. Det presiseres at abonnementskostnadene til Altinn ikke skal inkluderes her. Det bes om at man skriftlig redegjør for kostnadene, og i tillegg så langt som mulig tallfester dem. Utfyller bes om å oppgi et beste estimat og under kommentere usikkerhet i estimatet tekstlig. Eventuelt kan et lavt og et høyt estimat angis. De prissatte effektene skal oppgis i hele kroner Investeringskostnader Det kan være en utfordring for etaten å knytte kostnadene til hver enkelt tjenestebeskrivelse i de tilfeller der etaten skal ha flere tjenester inn i Altinn. Dette fordi det ikke skal være nødvendig å utvikle ett grensesnitt opp mot Altinn for hver tjeneste som skal utvikles. Det vil være store ulikheter spesielt avhengig av interne forhold som fagsystemer, utviklingskompetanse, arkitektur osv. Investeringskostnader som innkjøp, integrasjon og opplæring er mer generelle investeringskostnader. Interne forhold som fagsystemer, utviklingskompetanse, arkitektur er mer avgjørende for de andre typene investeringskostnader nevnt i tabellen under, både per tjenestetype og per tjeneste. Vi anbefaler derfor tjenesteeier å oppgi de spesielle investeringskostnader per tjenestetype, (innsendingstjeneste, meldingstjeneste etc.) da det antas at det er der investeringsbehovet vil oppstå. Med det menes de hovedinvesteringene etaten tar på fagsystemer, utvikling og arkitektur på et mer generelt grunnlag. Har man først etablert for eksempel en innsendingstjeneste vil det da bety at det veldig få eller ingen investeringskostnader tilknyttet integrasjon for den neste innsendingstjenesten, men da hovedsakelig den første innsendingstjenesten etaten utvikler. Dette betyr at det vil være uforholdsmessig store kostnader på første tjeneste, spesielt knyttet til de generelle investeringskostnadene. Dette vil bli hensyntatt i prioriteringen som gjøres hos Brønnøysundregistrene. Beskriv derfor gjerne hva som er tilfelle for denne tjenesten, det vil si begrunn hvorfor investeringskostnader eventuelt ikke er oppgitt for denne tjenesten.

10 Tabell 4-6 Investeringskostnader for ny tjeneste Beskriv behov for investeringer i tilknytning til bruken av Altinn (integrasjonskostnader, systemutvikling, implementering) og tidspunkt Innkjøpskostnader (600 ) Systemutviklings- og planleggingskostnader, inklusiv forprosjekt ( ) Implementeringskostnader ( ) Opplæringskostnader for bruk av Altinn (300 ) Om mulig, angi estimerte investeringskostnader Noe usikkerhet i forhold til utviklingsog implementeringskostnader. Lavt estimat 2 200, høyt estimat Beste estimat Framtidige årlige driftskostnader Dette er årlige framtidige kostnader ved drift av den nye tjenesten. Tabell 4-7 Framtidige driftskostnader for ny tjeneste Beskriv antatte framtidige driftskostnader Lisenser/Support (250 ) Systemadministrasjon (500 ) Forvaltning av avtaler(300 ) Angi estimerte årlige gevinster for tjenesten som underbygger beskrivelsen over Dette er et beste estimat basert på dagens kostnader Endrings og omstillingskostnader Dette er kostnader knyttet til overgangen til den nye tjenesten. Eksempler på endrings- og omstillingskostnader kan være kompetanseheving/treningsprogrammer eller kostnader knyttet til forventet økt sykefravær i overgangen til ny løsning.

11 Tabell 4-8 Endrings- og omstillingskostnader Beskriv antatte endrings- og omstillingskostnader Kurs- og opplæringstiltak til endrede arbeidsoppgaver for ansatte (400 ) Kostnader i tilknytning til overtallighet(500 ) Stress/sykefravær(250 ) Om mulig, angi estimerte endrings- og omstillingskostnader for ny løsning som underbygger beskrivelsen over Anslår kostnader i et intervall mellom Usikkerhet ift sykefravær 4.3 Ikke-prissatte gevinster Her angis de nytteeffektene som ikke er prissatt i del 4.1 for tjenesteeier og brukere. Angi for den brukergruppen som er relevant for tjenesten. Angi også hvordan brukereffektene er vurdert; gjennom undersøkelser hos brukeren, eller om det er basert på en vurdering gjort av tjenesteeier selv. Tabellen er ment for både å oppgi effekter som ikke er mulig å kvantifisere i punkt 4.1, i tillegg til at det gis en del overordnede indikatorer som skal oppsummere de mindre målbare effektene som tillit, sikkerhet osv. Hvis det er mulig brukes en skala fra 1 til 5 i hele del 4.3 for å antyde styrke på effektene, der 1 betyr lite eller ingen virkning, og 5 svært stor virkning. I tabellene under oppgis en del indikatorer som kan være aktuelle å bruke. Tjenesteeier står fritt til å bruke andre relevante indikatorer. Tabell 4-9 Ikke-prissatte effekter for tjenesteeier Beskriv ikke prissatte gevinster som følge av ny tjeneste for tjenesteeier Vurder effekt fra 1 5 Økt tillit til offentlig sektor 3 Økt sikkerhet for samfunnet 4 Bedre beslutninger i offentlig sektor 2 Bedre miljø/mindre utslipp 4

12 Tabell 4-10 Ikke-prissatte effekter for virksomheter som blir brukere av tjenesten Beskriv ikke prissatte gevinster som følge av ny tjeneste for virksomheter Vurder effekt fra 1 5 Bedre offentlige tjenester 5 Økt tilgjengelighet på offentlig sektor 5 Forbedret brukervennlighet 3 Tabell 4-11 Ikke-prissatte effekter for privatpersoner som blir brukere av tjenesten Beskriv ikke prissatte gevinster som følge av ny tjeneste for privatpersoner Vurder effekt fra 1 5 Bedre offentlige tjenester 4 Forbedret brukervennlighet gjennom blant annet raskere svartider 3 Reduserte administrative kostnader Mulige ulemper for brukere eller tjenesteeier Her bes utfyller om å gi en beskrivelse av mulige negative virkninger av at tjenesten etableres i Altinn. Tabell 4-12 Mulige negative konsekvenser som følge av tjenesten Beskriv eventuelle negative effekter hos tjenesteeier som følge av at tjenesten etableres i Altinn Redusert jobbtilfredshet for ansatte hos tjenesteeier Høyere brukerterskel for enkelte brukergrupper i forhold til dagens løsning

13 5 Plan for realisering av gevinster Her beskrives eventuelle planer tjenesteeier har for å sikre at de identifiserte gevinstene faktisk realiseres. Tabell 5-1 Planer for realisering av gevinster Beskriv eventuelle planer for realisering av gevinster Eksempler på tiltak for å realisere gevinster (omdisponering av frigjorte ressurser) Økt kvalitet på saksbehandling. Omdisponere personell fra manuelle transaksjoner til mer verdiskapende aktiviteter (2012) Økt kvalitet på tjenester. Kompetanseheving for ansatte (2014) Utviklingsprosjekter for nye tjenester (2014) Beskriv eller legg ved eventuelle planer for gjennomføring av tiltak. 6 Eventuelle hindringer for gjennomføring Før opp antatte utfordringer og / eller hindringer i forhold til gjennomføring som er kjent for tjenesteeier. Eksempel på potensielle hindringer er tekniske, organisatoriske, juridiske og politiske/administrative hindringer. Presiser videre om eventuelle hindringer ligger hos bruker (privatpersoner/virksomheter) eller hos tjenesteeier. Eksempler følger i tabellen under. Tabell 6-1 Mulige hindringer i etableringen av tjenesten Beskriv eventuelle hindringer for gjennomføring/innføring av ny tjeneste Tekniske hindringer: Etatens interne grensesnitt må oppdateres før tjeneste kan implementeres i Altinn Organisatoriske: Etaten trenger lengre tid til en omlegging av interne prosesser før en elektronisk tjeneste kan implementeres Juridiske: Regelverk åpner ikke for elektronisk utveksling av data / elektronisk rapportering av data Politiske/administrative: Manglende finansiering/planlegging