61 NIKT Digital patologi. Faserapport Planleggingsfasen

Transkript

1 61 NIKT Digital patologi Faserapport Planleggingsfasen Godkjent dato: Godkjent av Prosjektstyreleder: Levert av prosjektleder: Versjon: Lisbet Sviland Line Rodahl Dokset 1.0

2 ENDRINGSHISTORIKK Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Dokument opprettet Johanna Ivarsson Innehold oppdatert Johanna Ivarsson Maria Elisabeth Nilsson Innhold oppdatert Line Rodahl Dokset Strukturert tekst Line Rodahl Dokset Økonomitall og Line Rodahl Dokset kvalitetssikring 0.95 På høring Godkjent Line Rodahl Dokset Lisbet Sviland Faserapport Planleggingsfasen II

3 INNHOLD 1 Oppsummering Leveranser Milepæler Kostnader Ressurser Oppnåelse av mål for fasen Avvik og endringshåndtering Prosjektstyremøter Prosjektmøter Regionale prosjekter Andre eksterne interessenter Film Evaluering av fasen Tilgang til ressurser Møteplasser Samhandling Kompetanse Metodikk... 9 Faserapport Planleggingsfasen III

4 1 Oppsummering Planleggingsfasen for NIKT Digital patologi har levert en samling dokumenter som grunnlag til prosjektstyret for å beslutte videre gjennomføring av prosjektet. Leveransene i fasen omfatter: Prosjektets styringsdokument, som er en videreforedling av prosjektforslaget Faseplan for første gjennomføringsfase Prosjektbegrunnelse som beskriver prosjektets gevinster Nasjonal Plan blokker, glass og digitale snitt Planleggingsfasen startet i august 2017, var planlagt avsluttet desember 2017, men ble besluttet førlenget til mars 2018 av styret i Nasjonal IKT. Forlengelsen var relatert til den omfattende beslutningsprosessen for prosjektet. Planleggingsfasen vil i henhold til oppdatert plan bli avsluttet den 22. mars Prosjektet har levert innenfor de økonomiske rammene. Prosjektet har hatt en utfordrende ressurssituasjon i løpet av høsten, men vurderer at dette ikke påvirket kvaliteten i prosjektets leveranser. Viktige erfaringer: Prosjektet erfarer at det er svært nyttig å møtes fysisk. Dette bygger et sterkt team og bidrar til gode og viktige diskusjoner Prosjektet ser behov for å tydeliggjøre tildeling av ressurser i gjennomføringsfasen Prosjektet har arbeidet i NIKT SharePoint løsning. Det har vært mange utfordringer med løsningen funksjonelt, og også hva gjelder brukervennlighet Faserapport Planleggingsfasen 1

5 2 Leveranser De konkrete planene og anbefalingene presenteres i dokumentet Styringsdokument og i Faseplan for neste fase. I denne fasen er det levert oppdatering av Prosjektbegrunnelse (business case) og Arkitekturdokumentasjon. Dessuten har delprosjekt 3 «Nasjonal plan blokker, glass og digitale snitt» hatt en leveranse i fasen. Tabell 1. Status for leveranser i planleggingsfasen. Produkt Status Kvalitetskrav Nasjonal Plan blokker, glass og digitale snitt Levert Godkjent av prosjektstyret Styringsdokument Levert Godkjent av prosjektstyret Prosjektbegrunnelse Levert Godkjent av prosjektstyret Faseplan for fase Forberede Levert Godkjent av prosjektstyret Funksjonell målarkitektur Levert Godkjent av prosjektstyret Teknisk målarkitektur Levert Godkjent av prosjektstyret Prognose for gjennomføringsfase Levert Godkjent av prosjektstyret Fremdriftsplan for gjennomføringsfase Levert Godkjent av prosjektstyret 2.1 Milepæler Fasens 18 milepæler er beskrevet i mandatet for planleggingsfasen. Under presenteres opprinnelige, og etter endringshåndtering oppdaterte milepæler. Tabell 2. Milepælsplan NIKT Digital Patologi - planleggingsfasen Nr Beskrivelse Opprinnelig Oppdatert Levert MP 1 Finansiering og oppstart besluttet aug.17 aug.17 MP 2 Første prosjektsamling gjennomført aug.17 aug.17 MP 3 Prosjektproduktene for planleggingsfasen er detaljert sep.17 sep.17 MP 4 Utredning nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt versjon levert sep.17 sep.17 MP 5 Arkitekturprinsipper og målbilde versjon levert sep.17 sep.17 MP 6 Faseplan for første gjennomføringsfase versjon levert okt.17 okt.17 MP 7 Faseplan for andre gjennomføringsfase versjon levert okt.17 okt.17 MP 8 Faseplan for tredje gjennomføringsfase versjon levert okt.17 okt.17 MP 9 Gevinstplan versjon levert okt.17 des.17 des.17 MP 10 Gevinstplan - endelig versjon foreligger nov.17 des.17 des.17 MP 11 Business Case er oppdatert nov.17 des.17 des.17 MP 12 Oversending av utredning og brev til Helsedirektoratet nov.17 Utgår N/A MP 13 Resultat fra Helsedirektoratet behandles og kommuniseres des.17 Utgår N/A Faserapport Planleggingsfasen 2

6 Nr Beskrivelse Opprinnelig Oppdatert Levert MP 14 Faseplan for første gjennomføringsfase (med organisering) - endelig versjon foreligger des.17 jan.18 jan.18 MP 15 Styringsdokumentasjon, Arkitekturdokumentasjon, Erfaringslogg og Business Case - endelig versjon foreligger des.17 jan.18 jan.18 MP 16 Leveranser avsluttet jan.18 feb.18 feb.18 MP 17 Prosjektdokumentasjonen er godkjent av prosjekteier ved BP3 jan.18 feb.18 feb.18 MP 18 Sak om finansiering av gjennomføringsfasen er behandlet i styret jan.18 mars 18 mar.18 Faserapport Planleggingsfasen 3

7 3 Kostnader Budsjett for fasen er beskrevet i mandat for planleggingsfasen. Følgende kostnader er inkludert i budsjett for planleggingsfasen: Kostnader til innleie av prosjektleder Direktekostnader i form av møteutgifter Videre ble det sendt ressursforespørsel til de fire helseregionene etter fordelingen i Tabell 5. Allokering av ressurser i helseregionene.tabell 5. Disse ressursene har ikke ført timer nasjonalt. Planleggingsfasen fikk i 2017 tildelt en budsjettramme på 2,0 MNOK, og faktisk forbruk i 2017 er 1,45 MNOK. Budsjettbehovet for å ferdigstille planleggingsfasen i 2018 er på 1,0 MNOK, altså en økning på 0,45 MNOK i forhold til opprinnelig budsjettramme. Økningen i budsjettbehov dekker kostnader til prosjektledelse og møteutgifter. Tabell 3. Budsjett og endringsanmodning. Type MNOK Opprinnelig budsjett 2,0 Faktisk forbruk ,45 Endringsanmodning 0,45 Revidert budsjett inkl. endringsanmodning 2,45 Tabell 4. Budsjett NIKT, fordeling av kostnader før og etter endringsanmodning. Kostnadstype (MNOK) NIKT Opprinnelig NIKT inkl. endringsanmodning (MNOK) Prosjektledelse 1,7 2,1 Møtekostnader 0,1 0,15 Toleranser 0,2 0,2 Sum 2,0 2,45 Tabell 5. Allokering av ressurser i helseregionene. Ressurs (FTE) HSØ HV HMN HN Sum Arkitekt 0,5 0,5 1,0 Andre (controller/jurist) 0,1 0,3 0,05 0,45 Kliniker (patolog/bioingeniør) 0,2 0,4 0,6 Sum 0,8 0,7 0,5 0,05 2,05 Faserapport Planleggingsfasen 4

8 4 Ressurser Prosjektet har vært tverrfaglig sammensatt av patologer, bioingeniør, controller, prosjektledere og arkitekter. Prosjektgruppen har bestått av deltakere fra tre helseregioner. Flere av prosjektdeltakerne har også arbeidet i de regionale prosjektene for digital patologi. En slik organisering har bidratt til enkel tilgang til kompetanse og informasjonsdeling mellom de regionale prosjektene, og det nasjonale prosjektet. Prosjektet har i planleggingsfasen vært rammet av ressursutfordringer. Visse prosjektdeltakere har tatt på seg en høy arbeidsbelastning, for å sikre prosjektets leveranser. Det har vært utfordringer som særlig medført forsinkelser på arkitektur- og controllersiden. Dette har påvirket enkelte leveranser tidsmessig, men har ikke gitt effekter på den totale planen, da planleggingsfasen ble utvidet fra desember 2017 til mars Revidert tidsplan medførte et behov for å videreføre deltagelsen fra helseregionene i tilsvarende omfang som i Helseregionene bekreftet videreføringen av ressurser. Faserapport Planleggingsfasen 5

9 5 Oppnåelse av mål for fasen Prosjektet har i planleggingsfasen levert i henhold til oppdatert plan på tid, kostnad og kvalitet. 6 Avvik og endringshåndtering Prosjektet har sammen med prosjekstyre arbeidet sturkturert med håndtering av risiko, og bakenforliggende årsaker til statusendringer. Prosjektet har gjennom hele fasen hatt utfordringer med tilgang til enkelte avsatte ressurser. Det har vært gjennomført flere tiltak for å sikre at ressursene bruker den avtalte tiden til prosjektet. Prosjektet vurderer at ressurssituasjonen ikke nevneverdig har påvirket prosjektets kvalitet. Utvidelsen av planleggingsfasen ble behandlet og besluttet i prosjekstyret før saken ble endelig behandlet av styret til Nasjonal IKT 19. januar Prosjektstyremøter Det har vært gjennomført 6 prosjektstyremøter i planleggingsfasen, og det er planlagt et prosjektstyremøte til for oppsummering etter behandling i NIKT Prosjektforum. Prosjektstyret har involvert seg i innholdet i prosjektleveransene. Prosjektstyret har også jobbet sammen med prosjekteier, prosjektleder og arkitekter med forankringsaktiviteter i helseregionene, og opp mot beslutningstakere og interessenter. 6.2 Prosjektmøter Det har vært gjennomført 31 fellesmøter med prosjektgruppen. I tillegg til dette har det vært utstrakt bruk av Lyncmøter, og deler av prosjektgruppen har også hatt fysiske møter utover dette. Prosjektteamet i planleggingsfasen inkluderte bland annet fagrepresentanter fra flere regioner, anskaffelseskompetanse fra Sykehusinnkjøp og arkitekter fra to regioner. Dette har sikret god kunnskap om mulige løsninger og prioritering. 6.3 Regionale prosjekter Prosjektet har hatt tett og god dialog med de regionale prosjektene i fasen. Dette har skjedd både gjennom møtepunkter med regionale prosjektledere, og gjennom prosjektdeltakere som har arbeidet i både regionale digital prosjekt og nasjonalt prosjekt. I oktober ble det gjennomført en workshop der alle regioner og regionale prosjekt deltok. I tillegg har prosjektet forankret hos NIKT Arkitekturforum og NUFA. Faserapport Planleggingsfasen 6

10 6.4 Andre eksterne interessenter Prosjektet har i planleggingsfasen jobbet aktivt med å involvere flere eksterne interessenter. Prosjektet har gjennomført møter med Kreftregistret, Direktoratet for e-helse, Folkehelseinstituttet og Helsedirektoratet. Prosjektet har deltatt på konferanse i San Diego, for å knytte kontakter til, og ta læring av, andre nasjonale initiativer innenfor temaet Digital Patologi. Bland annet var samhandling, nasjonale register og DICOM oppe for diskusjon. Prosjektet har deltatt på Global Engage Digital Pathology Congress i London desember 2017 og Sabine Leh holdt innlegget «Start Small Grow Big? Digital Pathology in Norway». 6.5 Film Prosjektet fikk i konseptfasen utviklet en animasjonsfilm som benyttes som introduksjon til de ulike presentasjonene. Filmen ble i planleggingsfasen oppdatert med engelsk tekst og publisert på Youtube. I januar 2018 var filmen vist 665 ganger. Filmen ble også vist på konferansen "Global Engage Digital Pathology London 2017", der den fikk gode tilbakemeldinger. Faserapport Planleggingsfasen 7

11 7 Evaluering av fasen Kapitlet presenterer erfaringer og læringspunkter. 7.1 Tilgang til ressurser Det ble tidlig i planleggingsfasen identifisert en utfordring med tilgang til enkelte av ressursene. Samtidig har noen av ressursene arbeidet betydelig mer enn de timer som opprinnelig var tildelt prosjektet. Prosjektet ser behov for å tydeliggjøre tildeling av ressurser i gjennomføringsfasen og innføre et timerapporteringssystem i prosjektet. 7.2 Møteplasser Prosjektet har i gjennomsnitt hatt fire fysiske møter per måned på Gardermoen. I tillegg har det vært fysiske møter mellom mindre grupperinger i prosjektet. Annen kommunikasjon har vært på Lync, mail og telefon. Prosjektet erfarer at det ser svært nyttig å møtes fysisk. Dette bygger et sterkt team og bidrar til gode og viktige diskusjoner. 7.3 Samhandling Prosjektet har arbeidet i NIKT SharePoint løsning. Det har vært mange utfordringer med løsningen funksjonelt og også hva gjelder brukervennlighet. Dette er meldt fra til NIKT forvaltning av løsningen. Klimaet i prosjektgruppen har vært veldig godt, og samarbeidet upåklagelig. Tilgang til ressurser har vært den største utfordringen i perioden. Enkelte ressurser har blitt hentet ut av prosjektet til andre prosjekter/oppgaver i relativt kritiske faser, som igjen påvirker fremdriften og økt arbeidsbelastning på de andre prosjektdeltakerne. Ressurser med prosentandel mindre enn 30 % deltakelse i prosjektet faller noe utenfor kjernen i prosjektgruppen eller opplever at prosjektet tar mer tid en avsatt. Et læringspunkt er at deltakelsen bør være 30 % eller mer reell tid til prosjektet. Det har tatt tid å opprette formelle kommunikasjonslinjer med spesielt Helsedirektoratet. Kommunikasjonslinjen ble opprettet via Interregionalt fagdirektørmøte. 7.4 Kompetanse Prosjektdeltakerne har hatt et stort engasjement, i tillegg til meget høy kompetanse innenfor sine fagområder. I tillegg har det vært stor læringsvilje og -evne i prosjektet. Faserapport Planleggingsfasen 8

12 7.5 Metodikk Prosjektet har fulgt PRINCE2 metodikk og benyttet beste praksis fra TOGAF rammeverket, et anerkjent rammeverk for virksomhetsarkitektur. Prosjektet har også brukt noen maler fra Sykehuspartner da NIKT ikke hadde tilsvarende dokumentmal. Faserapport Planleggingsfasen 9