Prosjektet Agder fylkeskommune

Transkript

1 Prosjektet Agder fylkeskommune Status hovedprosjektet (24/9-2018) v/arne Karlsen

2 Prosjektets oppgave Å bygge en ny organisasjon som løfter landsdelen

3 Organisering av Agder 2020 Fellesnemnda PSU Politisk nivå Administrativt nivå Styringsgruppe Agder 2020 FHSU Hovedprosess Agder 2020 Programstyre IT- innføringsprogram Arbeidsgruppene og organisasjonsprosjektene bidrar inn i hovedprosessen Arbeidsgruppe 1 Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe 9 Organisasjonsprosjekt 1 Relevante arbeidsgrupper bidrar inn i aktuelle prosjekter Organisasjonsprosjekt x Nye ITprosjekter Prosjekt Prosjekt Utsteder Utsteder IT-prosjekt 1 IT-prosjekt 2 IT-prosjekt x

4 Konsekvens Status prosjektets viktigste risikoelementer # Prosjektets viktigste risikoer (risikoeier) Prosjektets viktigste tiltak (tiltaksansvarlig) R4 R1 Utydelig og utilstrekkelig prosjektledelse og koordinering av prosjektet (PL) Risikorespons: Redusere (PL) 1. Forankre og kommunisere prosjektplanene på ulikt nivå i ulike forum 2. Sikre god involvering av organisasjonen (ansatte og tillitsvalgte) i de ulike prosjektene 3. Sikre gode beslutningsprosesser i forbindelse med hovedprosessen 4. Sikre god bemanningsstyringen med tilstrekkelig autoritet R5 R1 R2 R2 Ressursknapphet, herunder manglende kapasitet og tilgjengelighet av nøkkelressurser (PL) Risikorespons: Redusere (PL) 1. Redusere sannsynligheten for sykemeldinger, umotiverte ansatte og gjennomtrekk, blant annet gjennom blant annet å fordele arbeidsbyrdene, sikre god involvering og beslutningsprosesser, skape trygghet og god prosjektkultur. 2. Vurdere kvaliteten og prioriteringene i eksisterende virksomheter 3. Planlegge tiltak for å håndtere dobbeltrollen linjeleder dagens virksomhet og ny leder i Agder fylkeskommune R3* Ikke samlokalisering i nytt fylkeshus innen (PL) Risikorespons: Redusere (PL) 1. Detaljere konsekvensvurdering med tilhørende tiltak av den inntrufne risikoen, særlig ulike scenarier for overgangsløsninger 2. Tydelig kommunikasjon og informasjon til de ansatte for å skape forståelse for konsekvensene og for tiden prosessen tar. Sannsynlighet R4 Politiske prosesser (FN) R5 Kulturkollisjon (PL) Risikorespons: Overvåke Risikorespons: Redusere (PL) 1. Etablere aktiviteter knyttet til å bygge ny kultur, verdier og identitet 2. Samarbeid på tvers av fylkeskommune i arbeidsgrupper og prosjekter 3. Avholde fellessamlinger på ulike nivåer R3 *Risikoen er inntruffet Endring i risikoen fra forrige rapportering

5 Utvikle Agder Gi strategisk retning til samfunnsutviklingen på Agder Levere gode tjenester Mobilisere privat sektor, akademia, kulturliv og lokalsamfunn Samordne og koordinere offentlig innsats og virkemiddelbruk

6 Hva skal kjennetegne Agder fylkeskommune? Vi skal ha gode analyser av samfunnsutfordringene Vi skal levere gode tjenester Vi skal arbeide på tvers av fagområdene Vi skal være en attraktiv samarbeidspartner og regional pådriver Vi skal ta koordinatorroller Vi skal ha god styring Vi skal være en god arbeidsgiver

7 Tilnærming prosjekt Agder fylkeskommune Verdier, kultur og ledelse Organisering er en konsekvens av kultur og arbeidsform Organisering Hovedfokus frem mot administrativ struktur Den fysiske og digitale arbeidsplassen Den fysiske og digitale arbeidsplassen er en konsekvens av verdier, kultur, ledelse, arbeidsform og organisering Arbeidsform

8 Bemanningsstyring og kulturbygging

9 Styrende dokumenter Omstillingsdokument Retningslinjer for bemanningsstyring fram til og innplassering av ansatte i Agder fylkeskommune Veileder for innplassering av lederne i Agder fylkeskommune

10 Overordnet fremdriftsplan Kartleggingssamtale 1 Innen 1. oktober 2018 Administrativ struktur 8. oktober 2018 Innplassere ledergruppe Innen 1. des Innplassere øvrige ledere Innen 1. februar 2019 Bemanningsplan Agder Innen 1. april 2019 Kartleggingssamtale 2 Innen 1. juni 2019 Innplassere øvrige ansatte Innen 1. august 2019 Arbeidsavtaler for alle ansatte Innen 1. des Jul. 18 Aug. 18 Sep. 18 Okt. 18 Nov. 18 Des. 18 Jan. 19 Feb. 19 Mar. 19 Apr. 19 Mai. 19 Jun. 19 Jul. 19 Aug. 19 Sep. 19 Okt. 19 Nov. 19 Des. 19 Bygningsmessige og tekniske behov Innen 1. kvartal 2019 Regionplan 2030 Juni 2019 Økonomiplan i nye systemer Innen 3. kvartal 2019 Fylkestingsvalg 9. September 2019 Konstituerende fylkestingsmøte Oktober 2019 Hovedprosessen Økonomiplan og budsjett 2020 Oktober 2019 Prosjektleveranser

11 Hvordan bygger vi felles kultur?

12 Samling om prosjekt Agder fylkeskommune

13 Kultur og verdier

14 Førende prinsipper for Agder fylkeskommune vår administrative struktur skal bidra til: Samhandling på tvers, internt og eksternt Kvalitet i leveransene og brukeren i sentrum Robust og fleksibel En synlig fylkeskommune Tydelig strategisk retning, og god gjennomføring Innovasjon og kontinuerlig forbedring Bruke fylkeskommunens samlede kompetanse Åpenhet og tillit Attraktiv og fremoverlent

15 Arbeidsgruppe organisasjon: Helse, miljø og sikkerhet

16 Agder Prosjektstruktur Organisasjonsprosjektet Delprosjekter: HR Sak og arkiv Kommunikasjon Internkontroll HMS

17 Delprosjekt HMS - Mandat Å utarbeide forslag til hvordan man kan løse oppgaver på følgende områder: 1. Organisasjonsform 2. Retningslinjer og prosedyrer 3. Prinsippavklaringer: Hvilken type HMS-oppfølging man skal ha (avviksstyring vs. løsning), definere hvem som skal omfattes og hva slags tjeneste som skal leveres

18 Delprosjekt HMS Marianne Gjellestad (rådgiver, VAF) Siw Lene Dyvold (rådgiver, Aafk) Arne Karlsen (leder for kvalitet og internkontroll, VAF) Solveig Helljesen (FHVO, Aafk) Tor Aurebekk (FHVO, VAF) Fra høsten 2018: Reidun Midtun (Agder arbeidsmiljø) Elin M. Fjeldbraaten (SSHF)

19 Våren 2018 Opplæring i prosjektverktøy Møter i delprosjekt HMS Prosjektplan Målbilde Verdigrunnlag og organisasjonsstruktur Grunnlagsdokument for anbefaling av BHT-modell for Agder fylkeskommune Anbefaling av videreutvikling av samarbeidet med Agder Arbeidsmiljø IKS

20 Viktige punkter for samarbeidet med BHT Agder fylkeskommune skal ha et tydelig eierskap til arbeidet med HMS - Forankring og kompetanse i organisasjonen Agder Arbeidsmiljø bemanner opp Kvalitet og nærhet til brukerne Fast samarbeidsforum, fylkeskommunen er «bestiller» Agder Arbeidsmiljø utvikler tjenestene etter den nye fylkeskommunens behov Eierprosent i IKSet endres etter nye forhold Mulighetene for å invitere flere kommuner inn i IKSet bør undersøkes

21 Tidsplan Tid Arbeidsplan / målsetting Fortløpende Vår 2018 Etablere prosjektgruppe Avklare HMS-organisering og BHT Høst 2018 Kartlegge nåsituasjon av HMS-systemer i begge fylkeskommuner (systemer, rutiner, arbeidsfordeling) Erfaringer, ressursgrupper Organisasjonspolitikk Internkontrollsystem Digital plattform Vår 2019 Danne grunnlag for nye systemer, utarbeide rutiner og retningslinjer for Agder fkm Høst 2019 Gjennomarbeide HMS på digital plattform Vår 2020 Rutiner og system for HMS er i bruk via digitale plattformer og er levende i organisasjonen