61 NIKT Digital patologi Faseplan Fase Forberede

Transkript

1 61 NIKT Digital patologi Faseplan Fase Forberede Versjonsnummer: Godkjent dato: Godkjent av prosjektstyreleder: Levert av prosjektleder: Lisbet Sviland Line Rodahl Dokset

2 ENDRINGSHISTORIKK Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Dokument opprettet Line Rodahl Dokset Oppdatert innehold Johanna Ivarsson Oppdatert kapitel 10 Jens Lien Oppdatert kapitel 2, 4, 5, 6, 8 Johanna Ivarsson Oppdatert kapitel 1,2,4,5,6, 8, 9, 10 Line Rodahl Dokset Kvalitetssikring, formatering Line Rodahl Dokset, Johanna Ivarsson Line Rodahl Dokset Oppdatert kapitel 2, 5, 6, 7, 8, Oppdatert etter tilbakemeldinger fra prosjekteier Johanna Ivarsson Maria E Nilsson, Jens Lien, Line Rodahl Dokset Line Rodahl Dokset Line Rodahl Dokset Godkjent av Prosjektstyret Line Rodahl Dokset Lisbet Sviland Oppdatert kapitel 5,6,9,12 og sendt på høring Anna Hurrød Line Rodahl Dokset Godkjent av Prosjektstyret Lisbet Sviland II

3 INNHOLD 1 Innledning Rammebetingelser Omfang Tid Økonomi Forutsetninger Kritiske suksessfaktorer Overleveringsplan Sammenhenger og avhengigheter Fasens rolle i gjennomføringen Overgang til neste fase Leveranseomfang Hovedprosjektet «Nasjonalt beslutningsforum for patologi» - arbeidstittel Delprosjekt 1 - Samhandling Delprosjekt 2 Helhetlig virksomhet Delprosjekt 3 Blokker, glass og digitale snitt Delprosjekt 4 Svarrapporter Delprosjekt 5 Rekvisisjoner Bruk av erfaringer Eksterne avhengigheter og grensesnitt Budsjett og toleranser Tidsplan Milepælsplan Risiko Gjennomføringsstrategi Prosjektorganisering Ressursbehov Dokumentoversikt III

4 1 Innledning Faseplan for en prosjektfase utarbeides mot slutten av foregående prosjektfase. Sammen med oppdatert styringsunderlag for hele prosjektet, inngår faseplanen som underlag for beslutning om å starte opp en fase. Faseplanen er prosjektleders styringsunderlag for fasen vedkommende delegeres fullmakt til å gjennomføre, mens styringsdokumentet gir overordnede rammer for hele prosjektet. Dette dokumentet er en faseplan for første gjennomføringsfase av tre, Forberede, i prosjektet NIKT 61 Digital Patologi. Det beskriver rammebetingelsene og forutsetningene og gir en beskrivelse av hva som vil bli levert, inklusiv tid og budsjett for fasen. Dessuten beskrives eksterne avhengigheter og spesifikke risiko for denne fasen. Faseplanen er et utdrag av relevant informasjon fra følgende dokumenter, i alfabetisk rekkefølge: Delprosjektkort en beskrivelse av respektive delprosjekt, med ressursbehov og sentrale leveranser en plan for kommende fase, prosjektleders styringsunderlag for fasen Faserapport Planleggingsfase kort summering av hvordan forrige fase gikk, sammenlignet med planer Funksjonell målarkitektur en beskrivelse av prosjektets visjon, drivere, trender og funksjonelle behov, med fokus på prosess og informasjon Gevinstrealiseringsplan Prosjektbeskrivelser en kort, verbal beskrivelse av respektive delprosjekt og leveransene Risikoregister samtlige risikoer som er identifisert, som prosjektet arbeider med kontinuerlig Styringsdokument det styrende dokumentet for prosjektet Teknisk målarkitektur en detaljering av målbildet fra konseptfasen, konkretiserer og utdyper teknisk målarkitektur En komplett oversikt over vedleggene er presentert i kapittel 13. Oppstart av fasen besluttes i beslutningspunkt 3 (BP3) for 61 NIKT Digital Patologi. Figur 1. Faser i prosjekt 61 NIKT Digital Patologi Faseplanen er utarbeidet basert på det konsept som ble godkjent av prosjektstyret 29. mars Videre poengteres en gjensidig avhengighet mellom de nasjonale delprosjektene, og regionale 1

5 initiativer og prosjekter. Det er også identifisert andre eksterne avhengigheter som er hensyntatt i faseplanen. 2 Rammebetingelser Rammebetingelser for prosjektet beskrives i prosjektets styringsdokument. Fasen gjennomføres og styres etter følgende prioriteringer; 1. Kvalitet 2. Tid 3. Kost Dette betyr at kvalitet er det som skal vektes høyest i alle leveranser og eventuelle prioriteringer. 2.1 Omfang Hovedprosjektet består av syv delprosjekter, hvorav fem er aktive i fasen Forberede. Leveranseomfang for de aktive delprosjektene er beskrevet i kapitel 5. Tabell 1. Delprosjekt i prosjekt NIKT Digital patologi. Delprosjekt 1 Samhandling 2 Helhetlig virksomhet 3 Blokker, glass og digitale snitt 4 Svarrapporter 5 Rekvisisjoner 6 Overføre informasjon 7 Undervisning og forskning 2.2 Tid Fase Forberede er planlagt gjennomført i tre kvartal, med oppstart ved beslutningspunkt 3 (BP3). Gjennomføring er planlagt fra kvartal Q2-18 til Q4-18. For detaljer se kapitel Økonomi Prosjektledelse og testledning finansieres via Nasjonal IKTs porteføljebudsjett. Øvrige ressurser finansieres av respektive helseregion og helseforetak. Samtidig vil eksterne investeringskostnader i prosjektet tilfalle regionene, etter nasjonal fordelingsnøkkel. Total kostnadsbelastning per helseregion og helseforetak vil for en stor del avhenge av ressursens faktiske tilhørighet. 2

6 3 Forutsetninger Det presiseres en fortsatt gjensidig avhengighet med regionale prosjekter og deres leveranser. Videre inviteres det til fortsatt samarbeid med og involvering av identifiserte eksterne interessenter. 3.1 Kritiske suksessfaktorer Kritiske suksessfaktorer i prosjektets første gjennomføringsfase Forberede er: At fagmiljøene involveres i prosessene At fagmiljøene engasjerer seg At de regionale prosjektene blir gjennomført At prosjektet får tilstrekkelig ressurser fra regionene At leveransene oppleves som verdiskapende for helseforetakene At regionene opplever påvirkningsmuligheter i det nasjonale arbeidet At involvering av identifiserte eksterne interessenter skjer per delprosjekt At regionene etablerer et mottaksapparat til å implementere endringene At man tidlig etablerer avtalepart for anskaffelse av samhandlingsløsning At drifts- og forvaltningsorganisasjon er avklart for tjenesten nasjonal digital patologi 3.2 Overleveringsplan Helseregionene er mottakere av prosjektets leveranser og har ansvar for realisering disse i regionene. Prosjektet skal gjennomføre overlevering per delprosjekt til mottaksorganisasjonen og andre relevante parter, i henhold til en tilpasset versjon av Helse Sør-Øst overleveringsprosess. Overlevering skal utføres i respektive delprosjekt og før delprosjektet avsluttes. Alle delprosjekt har definerte og planlagte leveranser for overlevering. Se leveransebeskrivelser i kapittel Sammenhenger og avhengigheter Sammenhenger og avhengigheter med de fire helseregionene er beskrevet i prosjektbegrunnelsen kapittel Fasens rolle i gjennomføringen Fasen Forberede legger grunnstrukturen for de etterfølgende to gjennomføringsfasene. I denne fasen etableres en mottaksorganisasjon, med representanter fra alle regionene. Mottaksorganisasjonen har ansvar for å realisere leveransene fra prosjektet, for eksempel nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt. Fagnettverk etableres for de tre fagområdene som er valgt ut for utrulling i fasen Standardisere. Det presiseres at denne fasen ikke omfatter pilotering av epat det vil inngå i gjennomføringsfase 2, fase Standardisere. 3

7 4.1 Overgang til neste fase Prosjektet styres i faser, og ved hver faseovergang skal oppstart av neste fase behandles i porteføljestyret i Nasjonal IKT. Eksempel på beslutningspunkter som bes behandlet ved neste faseovergang: Overlevering til mottaksorganisasjon i fasen Forberede fra det nasjonale prosjektet godkjennes Faserapport for Fase Forberede godkjennes Det er ikke identifisert emner som krever at hele eller deler av prosjektet skal stoppes Oppdatert prosjektbegrunnelse godkjennes Faseplan for fasen Standardisere godkjennes Drift- og forvaltningsmodell for nasjonal Digital patologi godkjennes Avtalepart for anskaffelse av epat er identifisert Prosjektet får mandat for å kunngjøre anskaffelse av epat i fasen Standardisere Prosjektstyret får mandat for fasen Standardisere fra porteføljestyret 5 Leveranseomfang Leveranseomfang for hele prosjektet er beskrevet i styringsdokumentet; nedenfor presenteres leveranser per delprosjekt i første gjennomføringsfase Forberede. Prosjektet består i sin helhet av syv delprosjekter der fem delprosjekter, markert i blått i figuren, er aktive i fasen Forberede. Nasjonal Digital Patologi 1 Samhandling 2 Helhetlig virksomhet 3 Blokker, glass og digitale snitt 4 Svarrapporter 5 Rekvisisjoner 6 Overføre informasjon 7 Undervisning og forskning Figur 2. Delprosjekter i NIKT 61 Digital patologi fase Forberede, aktive delprosjekter er markert i blått I underkapitlene presenteres delprosjektenes leveranser i fasen. Oversikt av tidsplanene for delprosjektene presenteres i kapitel 9. Sentrale leveranser i denne fasen er: Nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt, inkludert standard for bildeformater og bildelagring Etablering av utvalgte nasjonale fagnettverk og organisasjon for koordinert overlevering/ innføring og styringsgruppe for fagnettverk Nasjonal nummerserie, inkluder standarder for merking av prøver Anskaffelsesstrategi for samhandlingsløsning 4

8 5.1 Hovedprosjektet «Nasjonalt beslutningsforum for patologi» - arbeidstittel Leveranse: Hovedprosjekt Nasjonalt beslutningsforum for patologi Hensikt: Det er behov for å etablere en organisasjon for å sikre koordinert overlevering og innføring av leveransene fra prosjektet Digital Patologi til regionene. Leveransene vil komme fra alle de syv delprosjektene. Videre tenker prosjektet at denne organiseringen skal få en varig funksjon som Nasjonalt beslutningsforum for patologi*. Begrunnelsen for dette er at prosjektet har leveranser gjennom hele prosjektforløpet som må styres og forvaltes etter overlevering til linjen. Leveranser: - Beskrivelse av organisasjonen og identifisering av medlemsroller - Mandat for organisasjonen - Etablert organisasjon Format: Beskrivelse av organisasjonen vil skje i form av et dokument. Mandat vil utformes etter gjeldende mal for mandat. Medlemmer blir oppnevnt, og prosjektet gjennomfører møte(r) for konstituering av organisasjonen. Ferdigheter: Prosjektledelse, endringsledelse, virksomhetsarkitektur, økonomi og patologifag. Kvalitetskriterier: Produktene er godkjent i henhold til kvalitetskriterier definert for hvert produkt - Mandatet for organisasjonen er forankret og godkjent av prosjektstyret. - Organisasjonen for koordinert overlevering og styringsgruppe for fagnettverk er bemannet, etablert og konstituert Kvalitetsmetode: I tillegg til godkjenning med prosjektstyret vil det gjennomføres forankrings og/eller høringsrunde med følgende: - Regionale Fagdirektører - Den Norske Patologforening - Avdelingslederne for patologi - Regionale prosjekter - Porteføljeansvarlige - Tillitsvalgtapparat 5

9 Leveranse: Hovedprosjekt Nasjonalt beslutningsforum for patologi Kvalitetsansvar: Produsere: Prosjektleder og hovedprosjektgruppen inkludert delprosjektlederne Kvalitetskontrollere: Harald Aarset, Rolf Bruun Bie, Nasjonal IKT (interregionalt fokus), økonomi Leif Nordland og lab Kate Myreng Godkjenne: Prosjektstyreleder 5.2 Delprosjekt 1 - Samhandling Leveranse: Delprosjekt 1 Samhandling Hensikt: Etablere nasjonal løsning for samhandling som understøtter informasjonsdeling, konsultasjon og arbeidsflyt. Løsningen piloteres på utvalgte fag- og geografiske områder. Leveranser: - Planlegging: detaljering av produkter - Løsningsforslag for epat på konseptuelt nivå inkludert utredning i bruk av Kjernejournal i epat - Drift og forvaltning av epat: Utredet behov for samarbeidsavtaler, juridiske avklaringer og modell for avtale(r) mellom regionale helseforetak - Anskaffelsesstrategi for epat Format: - Produktspesifikasjon - Løsningsforslag, utredninger og anskaffelsesstrategi som fremlegges som dokument. Ferdigheter: Prosjektledelse, innkjøpskompetanse, virksomhetsarkitektur, IKT, jurist, ressurser fra patologi og lab, Kreftregisteret Kvalitetskriterier: Produktene er godkjent i henhold til kvalitetskriterier definert for hvert produkt - Planlegging godkjent av prosjektleder - Anskaffelsesstrategi besluttet av prosjektstyret - Utredet behov knyttet til drift og forvaltning godkjent av prosjektstyret - Modell for avtale(r) mellom regionale helseforetak godkjent av prosjektstyret - Løsningsforslag for epat er godkjent av prosjektstyret - Utredning i bruk av Kjernejournal i epat er godkjent av prosjektstyret Kvalitetsmetode: I tillegg til prosjektteamet vil det gjennomføres forankring og kvalitetssikring av grunnlag for anskaffelse: - Fagforum for arkitektur, Nasjonal IKT HF - Systemansvarlig HF - Systemforvalter HF - Jurist i Sykehusinnkjøp HF - Anskaffelsesressurs fra Sykehusinnkjøp HF 6

10 Leveranse: Delprosjekt 1 Samhandling Kvalitetsansvar: Produsere: Delprosjektleder og arkitekt Kvalitetskontrollere: Prosjektleder, porteføljeansvarlige, regionale IKT/arkitekter Godkjenne: Prosjektstyret 7

11 5.3 Delprosjekt 2 Helhetlig virksomhet Leveranse: Delprosjekt 2 Helhetlig virksomhet Hensikt: Etablere nasjonale strukturer både organisatorisk og faglig, for å oppnå forutsigbare og likere arbeidsprosesser og resultater. Leveranser: - Planlegging: detaljering av produkter, teamplan, budsjett(ressurser) - Mandat for fagnettverk som omfatter patologer og laboratoriepersonell innen utvalgte fagområder - Etablert fagnettverk som omfatter patologer og laboratoriepersonell innen utvalgte fagområder - Utredning og anbefaling for nasjonal prøvemerking er utarbeidet - Teknisk implementasjonsguide for nasjonal prøvemerking er utarbeidet - Plan for implementering av nasjonal prøvemerking er utarbeidet - Prosedyrer og opplæringsmateriell for bruk av nasjonal prøvemerking er utarbeidet Format: - Beskrivelse/organisering/mandat for Fagnettverkene fremlegges i dokumentformat - Etablering av Fagnettverkene er basert på definert møteplan, og gjennomføres med møtevirksomhet - Utredning og anbefaling for nasjonal prøvemerking, teknisk implementasjonsguide, samt plan for implementering av nasjonal prøvemerking fremlegges i dokumentformat - Prosedyrer og opplæringsmateriell for nasjonal prøvemerking fremlegges i dokument- /presentasjon-/e-læringsformat Ferdigheter: Prosjektledelse, patologifag, virksomhetsarkitektur, IKT, endringsledelse Kvalitetskriterier: Produktene er godkjent i henhold til kvalitetskriterier definert for hvert produkt - Planlegging godkjent av prosjektleder - Beskrivelse -/organisering av/mandat for fagnettverk som omfatter patologer og laboratoriepersonell innen utvalgte fagområder, er godkjent av prosjektstyret - Etablerte fagnettverk er konstituert og møteplan definert - Utredning for nasjonal prøvemerking er forankret og godkjent hos prosjektstyret - Utredning for nasjonal prøvemerking er forankret i regionale prosjekt - Teknisk implementasjonsguide for nasjonal prøvemerking er godkjent i prosjektstyret - Plan for implementering av nasjonal prøvemerking er godkjent i prosjektstyret - Løsning -, prosedyrer- og opplæringsmateriell for nasjonal prøvemerking er forankret i fagnettverkene 8

12 Leveranse: Delprosjekt 2 Helhetlig virksomhet Kvalitetsmetode: Arbeid kvalitetssikres av prosjektgruppen på hovedprosjektnivå. I tillegg til prosjektteamet vil det gjennomføres forankring av produktene i delprosjektet: - Nasjonale Fagnettverk - Fagforum for arkitektur, Nasjonal IKT HF - Regionale prosjekter for Digital patologi - Systemeiere for patologisystemer Kvalitetsansvar: Produsere: Delprosjektleder og arkitekt Kvalitetskontrollere: Nasjonalt beslutningsforum for patologi/fagnettverkene Godkjenne: Prosjektstyret 5.4 Delprosjekt 3 Blokker, glass og digitale snitt Leveranse: Delprosjekt 3 Blokker, glass og digitale snitt Hensikt: Synliggjøre dagens praksis for oppbevaring av blokker, glass og digitale snitt og legge grunnlag for nasjonale retningslinjer for håndtering av blokker, glass og digitale snitt. Leveranser: - Avslutte delprosjektet: Sluttrapport Format: - Sluttrapport som overleveres organisasjonen for koordinert overlevering og innføring. Ferdigheter: Ansvarlig for avslutningen av delprosjektet er hovedprosjektleder. Kvalitetskriterier: Produktene er godkjent i henhold til kvalitetskriterier definert for hvert produkt - Mottatt respons på utredningen fra Helsedirektoratet - Sluttrapport godkjent av prosjektstyret Kvalitetsmetode: - Arbeid kvalitetssikres av prosjektgruppen på hovedprosjektnivå, og overleveres organisasjonen for koordinert mottak og innføring. Kvalitetsansvar: Produsere: Prosjektleder Kvalitetskontrollere: Regionale Fagdirektører, fagressurser i prosjektstyret Godkjenne: Prosjektstyreleder 9

13 10

14 5.5 Delprosjekt 4 Svarrapporter Leveranse: Delprosjekt 4 Svarrapporter Hensikt: Spesifisere både teknisk og funksjonell standard for strukturerte nasjonale svarrapporter. Leveranser: - Planlegging: detaljering av produkter, teamplan, budsjett Format: - Planlegging av delprosjektet. Ferdigheter: Prosjektledelse, patologifag, arkitektur, kreftregisterdata og meldingsstandard Kvalitetskriterier: Produktene er godkjent i henhold til kvalitetskriterier definert for hvert produkt - Planlegging godkjent av prosjektleder Kvalitetsmetode: Involvering av Kreftregisteret og Direktoratet for e-helse. Kvalitetsansvar: Produsere: Delprosjektleder Kvalitetskontrollere: Hovedprosjektets arkitekt Godkjenne: Prosjektleder 11

15 5.6 Delprosjekt 5 Rekvisisjoner Leveranse: Delprosjekt 5 Rekvisisjoner Hensikt: Anbefale strukturert bruk av kodeverk i hele patologiprosessen. Spesifisere både teknisk og funksjonell standard for strukturerte nasjonale rekvisisjoner som inkluderer bruk av anbefalt nasjonalt kodeverk. Leveranser: - Planlegging: produktnedbryting, produktbeskrivelser, team-plan, budsjett - Utredning og anbefaling for standardisert bruk av kodeverk - Føringer for bruk av kodeverk i patologiprosessen (prosjektinternt) (ferdigstilles neste fase) - Anbefalinger til bruk av kodeverk overlevert til direktoratet for e-helse (ferdigstilles neste fase) Format: - Utredning og anbefaling i dokumentform Ferdigheter: - Kompetanse på eksisterende kodeverk og bruk av kodeverk innen rekvisisjoner, lab og svarrapporter - Virksomhetsarkitektur - Kompetanse på arbeidsprosess i patologi lab - Kompetanse på arbeidsprosess patologi - Prosjektledelse Kvalitetskriterier: Produktene er godkjent i henhold til kvalitetskriterier definert for hvert produkt - Planlegging godkjent av prosjektleder - Produktene er godkjent i henhold til kvalitetskriterier definert i produktbeskrivelsene - Utredning for krav og prinsipper for bruk av kodeverk er godkjent av prosjektstyret Kvalitetsmetode: Dokumentgjennomgang m nødvendig kvalitetskompetanse: - Kjennskap til kodeverk og dagens bruk av kodeverk - Kjennskap til rekvisisjon og dagens bruk av rekvisisjoner - Kjennskap til arbeidsprosedyrer i lab - Kjennskap til arbeidsprosess patologi 12

16 Leveranse: Delprosjekt 5 Rekvisisjoner Kvalitetsansvar: Produsere: Delprosjektleder, patolog, bioingeniør, virksomhetsarkitektur Kvalitetskontrollere: Direktoratet for e-helse, kliniker, Kreftregisteret. Godkjenne: Prosjektleder og Prosjektstyret 13

17 6 Bruk av erfaringer Prosjektet bruker aktivt erfaringer fra andre nasjonale prosjekt, regionale Digital patologi prosjekt og lokale initiativ. For å sikre en bred erfaringsbase ønsker prosjektet at prosjektteamet inkluderer fagrepresentanter fra flere regioner, anskaffelseskompetanse fra Sykehusinnkjøp og arkitekter fra minst to regioner. Dette skal sikre god kunnskap om mulige løsninger og gi godt grunnlag for prioritering. I tillegg vil prosjektet forankre delprosjektene hos NIKT Arkitekturforum og NUFA. Prosjektet vil også delta på relevante konferanser, for å knytte kontakter med og lære av andre nasjonale og regionale initiativer innenfor temaet Digital Patologi. I planleggingsfasen er det gjennomført erfaringsutveksling med følgende prosjekter, og dette vil videreføres i gjennomføringsfasen: NIKT Robust Mobilt Helsenett NIKT Ny teknologi AMK (Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral) NIKT Automatisk melding om fødsel Regional multimedia, HSØ Regional LAB, HSØ Digital Patologi, Helse Midt Digital Patologi, Helse Sør Øst Digital Patologi, Helse Vest Utveksling av røntgenbilder i TkMN (Tannhelsetjenesten kompetansesenter Midt-Norge) Prosjektet DoMore! 7 Eksterne avhengigheter og grensesnitt Prosjektet har gjensidig avhengighet til de regionale prosjektene for digital patologi. Det arbeidet de regionale prosjektene utfører er en forutsetning for det nasjonale prosjektets leveranser. I Figur 3 vises overordnet oversikt over delprosjektenes eksterne avhengigheter og grensesnitt. Det er opprettet kontakt med organisasjonene, dette er nærmere beskrevet i kommunikasjonsplanen. Direktoratet for e-helse vil være en viktig aktør hva gjelder arbeidet med aktivitetsbasert kodeverk for patologi, PK PAT, og utvidet bruk av Kjernejournal. Kreftregisteret er en viktig aktør i prosjektet, i tillegg til at prosjektet vil arbeide tett med pågående initiativ internt i Kreftregisteret. I tillegg vil prosjektet være avhengig av muligheter som finnes i leverandørmarkedet relatert til anskaffelse av nasjonal digital samhandlingsløsning. 14

18 Figur 3. Eksterne avhengigheter og grensesnitt i Fase Forberede per delprosjekt. Eksterne interessenter og tilhørende avhengigheter er tatt med i planleggingen av de aktuelle delprosjektene, og det følger egne planer for oppfølgingen av disse. Disse er beskrevet i Interessentregistret og Kommunikasjonsplanen. 8 Budsjett og toleranser Prosjektledelse og testledelse finansieres via Nasjonal IKTs porteføljebudsjett. Øvrige ressurser i fasen finansieres av respektive helseregion og helseforetak. Total kostnadsbelastning per helseregion og helseforetak vil avhenge av ressursens faktiske tilhørighet. Ressursbehovet for fasen presenteres i Tabell 4 i kapittel Fasen har ingen investeringskostnader, men fremtidige investeringskostnader i prosjektet tilfaller regionene etter nasjonal fordelingsnøkkel. Prosjektkostnader som finansieres via Nasjonal IKTs porteføljebudsjett er estimert til 8,2 MNOK i for fase Forberede, se Tabell 2. 15

19 Tabell 2. Budsjettbehov finansiert av Nasjonal IKT 2018 for fasen Forberede Videre skisseres ressursbehovet fra helseregionene og gruppen andre eksterne (Kreftregisteret og Direktoratet for e-helse) i Tabell 3: Tabell 3. Ressursbehov fra helseregionene for fasen Forberede 9 Tidsplan Tabell 4 viser hvilke delprosjekter som har leveranser per kvartal. Fase Forberede pågår 9 måneder og startes ved beslutningspunkt 3 (BP3). Delprosjektene har forskjellig kompleksitet, behov og avhengigheter, hvilket gjør at tiden for planlegging, gjennomføring og avslutning vil variere. Delprosjekt 1, 2, 4 og 5 starter i fasen Forberede og fortsetter inn i fasen Standardisere. Delprosjekt 3 avsluttes i fasen Forberede. Delprosjekt 6 og 7 starter først i neste fase. 16

20 I tabellen nedenfor vises en grov plan for respektive delprosjekt. Fargene viser delprosjektets stadium med fargene gul planlegging, oransje gjennomføring og grønn - avslutting. Tabell 4. Delprosjekter med leveranser per kvartal Tabellen utgjør et utdrag fra Overordnet tidsplan som beskriver prosjektets tidsplan og faser. En detaljert tidsplan med milepæler per delprosjekt og på produktnivå er etablert i MS Project og utdrag vises også på delprosjektkortene, se vedlegg. 9.1 Milepælsplan Tabell 5 viser milepæler på hovedprosjektnivå i fase Forberede. Tabell 5. Milepælsplan fase Forberede. ID Milepæler og beslutningspunkter Dato Kommentar BP3 Beslutte gjennomføring BP3.1 Oppstart gjennomføringsfase Forberede Beslutning ved BP3 M1 Oppstart delprosjekt Beslutning ved BP3 M2 Oppstart delprosjekt Beslutning ved BP3 M3 Oppstart delprosjekt Beslutning ved BP3 M4 Avslutte delprosjekt M5 Oppstart delprosjekt BP3.2 Avslutte fase Forberede Faseovergang BP3.3 Oppstart gjennomføringsfase Standardisere Faseovergang 17

21 ID Milepæler og beslutningspunkter Dato Kommentar M6 Oppstart delprosjekt M7 Avslutte delprosjekt M8 Oppstart delprosjekt M9 Avslutte delprosjekt M10 Avslutte delprosjekt BP3.4 Avslutte fase Standardisere Faseovergang BP3.5 Oppstart gjennomføringsfase Samhandle Faseovergang M11 Avslutte delprosjekt M12 Avslutte delprosjekt M13 Avslutte delprosjekt BP4 Beslutte oppstart av avslutningsfasen Faseovergang BP4.1 Avslutte fase Samhandle BP5 Beslutte avslutning av avslutningsfasen og prosjektet Faseovergang BP6 Beslutte videre tiltak for gevinstrealisering Risiko Prosjektet følger DIFI sin standard for risikostyring i prosjekter. Risikoregistret oppdateres fortløpende for å identifisere, analysere, håndtere og overvåke risiko. Risikoregistret er tilgjengelig på prosjektplassen for alle prosjektdeltakerne. Prosjektet har risikovurderinger både på hovedprosjekt- og delprosjektnivå og får i tillegg informasjon fra de tilgrensende regionale prosjektene. Prosjektet skal arbeide aktivt med håndtering av risiko gjennom hele fasen. De identifiserte risikoelementene er delt mellom gjennomføringsrisiko, Figur 4, og gevinstrisiko, Figur 5. 18

22 Figur 4. Gjennomføringsrisiko. 19

23 Ved oppstart av første gjennomføringsfase Forberede er de høyeste gjennomføringsrisikoene: Tabell 6. Høyeste gjennomføringsrisikoene Risk Risikobeskrivelse ID 1 Regionene kan ikke avgi patologiressurser som avtalt til gjennomføringsfasen 6 Det er overlapp mellom tiltak i prosjektet og andre, eksterne aktiviteter Risikoreduserende tiltak 1) Tydelig kommunikasjon av ressursbehov i planleggingsfasen 2) Revisjon av ressursbehov ved oppstart av hvert delprosjekt 3) Sikre kontinuitet gjennom forpliktende avtaler med deltakerne Synlighet i nasjonale fora (rapportering og kommunikasjon). Kartlegging, tett dialog og invitasjon til samarbeid med eksterne prosjekter. Figur 5 Gevinstrisiko 20

24 Ved oppstart av første gjennomføringsfase Forberede er de høyeste gevinstrisikoene: Tabell 7. Høyeste gevinstrisikoene Risk Risikobeskrivelse ID 2 Ikke etablert regionalt oppfølgingsapparat for gevinstrealisering 4 Det er overlapp mellom tiltak i prosjektet og andre, eksterne aktiviteter Risikoreduserende tiltak Dialog med regionale prosjekter for å synliggjøre behov og metoder for gevinstrealisering Synlighet i nasjonale fora (rapportering og kommunikasjon). Kartlegging, tett dialog og invitasjon til samarbeid med eksterne prosjekter. Risiko per delprosjekt er presentert under delprosjektkortene. Operasjonell risiko vil håndteres nærmere prosjektleveransetidspunkt. 11 Gjennomføringsstrategi Gjennomføringsstrategien for prosjektet er beskrevet i styringsdokumentet. Delprosjektene som startes i fase Forberede er spesielt knyttet til områder der det enten er behov for umiddelbare, konkrete resultater, som f.eks. Nasjonal nummerserie som er viktig i flere regionale prosjekt, eller for etablering av nye faglige strukturer. Enkelte av prosjektproduktene i fasen vil være utredninger og veivalg. Disse vil ha stor innvirkning på hvordan leveransene fra prosjektet vil implementeres og vil også påvirke de regionale prosjektene. Det er dermed viktig at funksjonell arkitektur, krav, risikovurderinger samt løsningsforslag som blir tatt frem, blir vurdert, kvalitetssikret og forankret, slik at påfølgende faser kan bygge videre på grunnlaget. Etablering av nye faglige strukturer vil kreve et aktivt samarbeid med interessentene. Tydelig og effektiv kommunikasjon av forventninger, ansvar og tilhørighet for disse vil gjennomføres for å harmonisere tiltak. Prosjektet må i fasen Forberede ha tett dialog med aktuelle fagmiljøer. De viktigste vil være: Avdelingsledere Faglige fora for ansatte (eksisterende faggrupper, fagforeninger etc.) Faglige fora for nasjonal standardisering (Direktoratet for e-helse, Nasjonal IKT) 21

25 12 Prosjektorganisering Prosjektet bemannes med ressurser fra flere helseforetak og regioner. Dette er avgjørende for god forankring og kvalitetssikring. Tabellen nedenfor beskriver de roller som finnes i prosjektet i fase Forberede. Ikke alle roller vil ha en aktiv ressurs ved hvert tidspunkt under fasen. Alle roller, ekskludert prosjektleder, vil kunne bemannes av mer enn en ressurs avhengig av behov. Tabell 8. Roller i prosjektet i fase Forberede Rolle Oppgaver og ansvar Prosjektleder Prosjektleder har ansvaret for utarbeidelse av prosjektplan og øvrige prosjektdokumenter samt etablering av prosjektorganisasjon Prosjektleder har ansvaret for at prosjektet utføres innenfor rammene mht. tid, ressurser, omfang og kvalitet av leveransen Prosjektleder er ansvarlig for å følge opp prosjektets fremdrift, vurdere risiko og iverksette tiltak ved behov og rapporterer til Prosjektstyret Ansvarlig for å utarbeide beslutningsunderlag for neste prosjektfase Delprosjektleder Ansvarlig for å planlegge og lede delprosjektet innenfor avtalte rammer mht. tid, ressurser, omfang og kvalitet av leveransen Delprosjektleder er ansvarlig for å følge opp delprosjektets fremdrift, vurdere risiko og iverksette tiltak ved behov; rapporterer til Prosjektleder Ansvarlig for å utarbeide beslutningsunderlag for neste delprosjektfase Bidra ved utarbeidelse av prosjektplan og øvrige prosjektdokumenter, og etablering av prosjektorganisasjon Assisterende Støtte prosjektleder med administrasjon prosjektleder Bidra i utarbeidelse av prosjektplan og øvrige prosjektdokumenter, etablering av prosjektorganisasjon og beslutningsunderlag for neste prosjektfase Gjennomføre nullpunktsmålinger Arkitekt Ansvarlig for utarbeidelse av krav til arkitektur, teknisk og funksjonell løsning Sørge for at overordnete føringer og arkitekturprinsipper følges Utarbeide beskrivelser av organisering, arbeidsprosesser, informasjon og informasjonsflyt, applikasjons- og teknologiarkitektur Forankre prosjektets leveranser i relevante fora Bidra ved utarbeidelse av prosjektplan og øvrige prosjektdokumenter Løsningsdesigner/ Bidra i utarbeidelse av krav til arkitektur, teknisk og funksjonell løsning Sikkerhet Ansvarlig for å utarbeide løsningsdesign Ansvarlig for å utarbeide teknisk risikovurdering (ROS) Patolog Ansvarlig for utarbeidelse av krav til funksjonell løsning Bidra til beskrivelser av organisering og arbeidsprosesser 22

26 Rolle Oppgaver og ansvar Bidra ved utarbeidelse av prosjektplan og øvrige prosjektdokumenter Ansvarlig for å delta i avgrensning, kartlegging og systematisering av erfaringer fra regionale initiativer innenfor Digital Patologi, og erfaringer fra patologimiljøer i utlandet Forankre prosjektets leveranser i relevante fora Kliniker Ansvarlig for utarbeidelse av krav til funksjonell løsning Laboratorieprosess Bidra til beskrivelser av organisering og arbeidsprosesser Ansvarlig for å delta i avgrensning, kartlegging og systematisering av erfaringer fra regionale initiativer innenfor Digital Patologi, og erfaringer fra patologimiljøer i utlandet Forankre prosjektets leveranser i relevante fora Kliniker merkantil Ansvarlig for utarbeidelse av krav til funksjonell løsning Ansvarlig for å delta i avgrensning, kartlegging og systematisering av erfaringer fra regionale initiativer innenfor Digital Patologi, og erfaringer fra patologimiljøer i utlandet Forankre prosjektets leveranser i relevante fora Jurist Helse Ansvarlig for å ivareta juridiske aspekter ved eks. informasjonsdeling og -utveksling mellom helseforetakene, herunder kompensasjonsmodeller og juridisk ansvar for diagnosen Bistå ved valg av fremtidige løsningsforslag Bistå ved etablering av samarbeidsavtaler Endringsledelse/ Kommunikasjon Ansvarlig for å vurdere endringsperspektivet, og spesielt vurdere tiltak for å få gjennomført endringer i arbeidsoppgaver og arbeidsprosesser Forankre prosjektets i relevante fora Anskaffelsesressurs Ansvarlig ressurs for anskaffelsen, ressurs bør komme fra Sykehusinnkjøp Ansvarlig for å sikre en god anskaffelse Jurist Anskaffelse/ Ansvarlig jurist for anskaffelsen fra Sykehusinnkjøp Sykehusinnkjøp Controller/ Ansvarlig for å ivareta økonomiske perspektiv og forankring i regionene Økonom Ansvarlig for å ivareta økonomisk perspektiv relatert til prosjektbegrunnelsen og gevinstrapportering Ansvarlig for å utarbeide prognose, budsjett og økonomirapportering Bidra ved utarbeidelse av prosjektplan og øvrige prosjektdokumenter IKT ressurser og Bidra i anskaffelsesprosessen med utarbeidelse av krav til løsning systemforvaltning Ansvarlig for å delta i avgrensning, kartlegging og systematisering av erfaringer fra regionale initiativer innenfor Digital patologi, og erfaringer fra patologimiljøer i utlandet Kreftregisteret Ansvarlig for å ivareta Kreftregisterets perspektiv og forankring i egen organisasjon Direktoratet for e- helse Ansvarlig for å ivareta Direktoratet for e-helse perspektiv relatert til Kodeverk og forankring i egen organisasjon 23

27 Organisasjonskart viser hvilke roller som trengs for hvert av delprosjektene i fasen. NIKT 61 Digital Patologi Prosjektleder Endringslede lse Jurist Kliniker Patologi Arkitekt Controller Prosjektstøtt e Samhandling Delprosjektleder Helhetlig virksomhet Delprosjektleder Blokker, glass og digitale snitt Svarrapporter Delprosjektled er Rekvisisjoner Delprosjektleder Anskaffelse ressurs Arkitekt Arkitekt Arkitekt Jurist Sykehusinnkjøp Arkitekt Løsningsdesign er Sikkerhet Kliniker Patologi Kliniker Patologi Kliniker Lab Systemansvarlig Kliniker Patologi Kliniker Lab Kreftregisteret Dir for e-helse Kliniker Patologi Kliniker Lab Kreftregisteret Dir for e-helse Kliniker Lab Kliniker Merkantil System forvaltning Kreftregisteret Figur 6. Roller per delprosjekt i fasen Forberede Ressursbehov Det samlede ressursbehovet for fasen er spesifisert i Tabell 4. Summene er angitt i månedsverk. 24

28 Tabell 4. Oversikt ressursbehov for fase Forberede, presentert i månedsverk. Gruppering i tabellen: Kliniker er eksempelvis patologer, bioingeniører og merkantile ressurser fra helseforetakene Prosjektledelse er eksempelvis prosjektleder og prosjektstøtte Arkitekt er virksomhets- og løsningsarkitekter Andre interne er eksempelvis systemforvalter, sikkerhetsekspert og jurist Andre eksterne er Kreftregisteret, Direktoratet for e-helse og Sykehusinnkjøp En detaljert beskrivelse av ressursbehov per rolle og delprosjekt er dokumentert i vedlegget Prognose og ressursestimat. Prosjektet har behov for ressurser fra flere forskjellige helseforetak og regioner, for å sikre en god forankring og kvalitetssikring. Involvering av regionene er en kritisk suksessfaktor. 13 Dokumentoversikt Aktuelle vedlegg er markert i tabellen. Tabell 5. Dokumentoversikt vedlegg markert Dokumentnavn Versjon Kommentar Delprosjektkort 1.0 Vedlegg 1.1 Dette dokumentet Faserapport Planleggingsfase 1.0 Funksjonell målarkitektur 1.0 Vedlegg Gevinstrealiseringsplan 1.0 Prosjektbegrunnelse 1.0 Prosjektbeskrivelser 1.0 Vedlegg Styringsdokument 1.0 Teknisk målarkitektur 1.0 Vedlegg 25