PROSJEKTMANDAT FOR 60.2 ROBUST MOBILT HELSENETT GJENNOMFØRINGSFASE

Transkript

1 PROSJEKTMANDAT FOR 60.2 ROBUST MOBILT HELSENETT GJENNOMFØRINGSFASE Versjonsnummer: 1.0 Godkjent dato: Godkjent av styret i Nasjonal IKT HF ved: Utarbeidet av: Styret i Nasjonal IKT HF Ørjan Bye, Porteføljeansvarlig Nasjonal IKT HF 1

2 Innhold 1. Beskrivelse av prosjektet Gjennomført konsept- og planleggingsfase Konseptbeskrivelser: Realiseringsstrategi for gjennomføring, og avhengigheter mot regionale og andre aktiviteter Finansieringsprinsipper for gjennomføringsfasen Leveranser fra gjennomføringsfasen Anskaffelser av varer og tjenester Aktuelle føringer for anskaffelsene Andre leveranser Interessenter Organisering og ansvar Prosjektstyret Tidsplan og ressursbehov Strategisk forankring IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Nasjonal e-helsestrategi Konsekvens hvis prosjektet ikke blir gjennomført

3 1. BESKRIVELSE AV PROSJEKTET Vedlegg til sak 5/18 B En mer robust mobil tilgang til helsenettet vil forbedre tilgangen til dagens og fremtidige mobile tjenester som er avhengig av oppkobling mot helsenettet. Ved å etablere tjenesten Robust Mobil Datakommunikasjon 1 vil primært ambulansene, men også andre kjøretøy som kan ha behov for mer robust dataoppkobling få en sikrere og mer robust tilgang til helsenettet. Dette både for å kunne tilby bedre robusthet for dagens mobile løsninger, og for å forberede for kommende løsninger som video, lyd/bilde overføring med mere. Det er tjenester som vil kreve større datatrafikk og tilnærmet kontinuerlig oppkobling. Dette gir mulighet for kontinuitet i diagnostikk, overvåking, behandling og dokumentasjon langs pasientforløp, fra nødmeldingsfase til sykehus. Gevinstene knyttet til prosjektet er primært relatert til kvalitetsmessige forbedringer og samfunnsøkonomiske gevinster. De bedriftsøkonomiske gevinstene er vurdert som marginale, og hovedtyngden av investeringer er relatert til leie av kommunikasjonsløsninger i ambulansene. Prosjektet er primært rettet mot de prehospitale tjenestene, men vil søke løsninger som kan anvendes av andre helsetjenester som kan/vil ha behov for robust mobil datakommunikasjon. Ved å innføre tjenesten Robust Mobil Datakommunikasjon vil ambulansene i regionen ha en sikrere og mer robust tilgang til helsenettet via mobil oppkobling, og kan sende og motta data, lyd, bilder og video. Dette gir mulighet for: Kontinuitet i diagnostikk, overvåking, behandling og dokumentasjon langs pasientforløp, fra nødmeldingsfase til sykehus. Bedre forberedelser for leger, som vil kunne benytte tiden pasienten er i ambulansen til å oppdatere seg om skade/sykdom og pasient. Samme tilgang til informasjon for ambulansearbeidere, som for annet helsepersonell i pasient-/behandlingsforløpet. Bedre beslutningsstøtte for ambulansearbeidere. Felles situasjonsforståelse ved at aktørene i pasientforløpet har tilgang til samme informasjon. Bedre pasientsikkerhet i den prehospitale tjenesten Gjennomført konsept- og planleggingsfase Det er i perioden januar mai 2016 gjennomført en konseptfase som evaluerte og utredet alternative modeller og utarbeidet deretter et forslag til konsept for en mer robust mobil oppkobling mot helsenettet. Planfasen er gjennomført i perioden oktober 2016 til desember Prosjektet planlegger med en pilotering og etablering for bruk i ambulansebil/båt for den prehospitale tjenesten. 1 Foreløpig arbeidsnavn på tjenesten 3

4 Konseptbeskrivelser: Konsept Beskrivelse Small Det laveste niva et av løsningen vil være definert som ett eller flere abonnementer (simkort) tilknyttet avtaler og arkitektur utarbeidet gjennom prosjektet. Abonnementene kan være anskaffet fra de tre mobiloperatørene Telenor, Telia og/eller ICE Medium Multiruter for bruk i fartøy som kan nyttiggjøre seg av to mobile nettverk og teknologier for a utnytte dette. Multiruter skal støtte Wi-Fi ba de som aksesspunkt og klient. Antenner og utstyr, som følger av montering, etter behov. WAN bør tilbys som opsjon. Benytter abonnement (simkort) fra Small-konseptet. Large Multiruter for bruk i fartøy som kan nyttiggjøre seg av minst tre mobile nettverk og teknologier for a utnytte dette. Ruteren skal støtte Wi-Fi ba de som aksesspunkt og klient. Ruteren skal støtte LAN/WAN kommunikasjon. Antenner og utstyr, som følger av montering, etter behov. Benytter abonnement (simkort) fra Small-konseptet. Dokumentasjon fra konsept- og planleggingsfasen er publisert på Nasjonal IKT sine nettsider ( Realiseringsstrategi for gjennomføring, og avhengigheter mot regionale og andre aktiviteter Prosjektstyret har i møtet vurdert og vedtatt en realiseringsstrategi for prosjektet som anbefaler overlevering til drift og forvaltning hos de regionale og interregionale aktører etter gjennomført pilot i to eller flere helseregioner, alternativ 3 i skissen under. Figur 1 Alternative tilnærminger for omfang av prosjekt 4

5 For at prosjektet skal lykkes i å etablere og realisere tjenesten er det en rekke avhengigheter til leveranser fra eksterne parter, deriblant Norsk Helsenett, den interregionale tjenesteleverandøren, helseregionene og utstyrsleverandør(er). Detaljering av omfanget av leveransene må avklares som del av gjennomføringsfasen. Figur 2 Avhengigheter mot andre prosjekter/organisasjoner Realiseringsstrategien ble presenterte og drøftet med «Fagforum for Porteføljestyring» i møte den Fagforumet besluttet å tilslutte seg prosjektets tilnærming til organisering og realiseringsstrategi, og anbefaler helseregionene å forberede realiseringsaktiviteter i egen helseregion Finansieringsprinsipper for gjennomføringsfasen Nasjonal IKT vil ha et ansvar for finansiering av gjennomføringsprosjektet og relaterte anskaffelser i regi av «Robust mobilt helsenett» etter gjeldende finansieringsprinsipper fra «Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten». Nasjonal IKT dekker kostnader relatert til prosjektledelse og eventuelle faglig rådgivning i fellesprosjektet. Avrop på eksisterende nasjonale avtaler gjennomføres i regi av avtaleforvalter Sykehusinnkjøp HF. Kostnader relatert til leveranser fra Norsk Helsenett SF og den interregionale tjenesteleverandøren dekkes gjennom fremtidig drift og betaling for bruk av tjenesten. I henhold til finansieringsprinsippene dekker helseregionene kostnader for egne ressurser som arbeider i fellesprosjektet og i egen mottaksorganisasjon. 5

6 2. LEVERANSER FRA GJENNOMFØRINGSFASEN 2.1. Anskaffelser av varer og tjenester For anskaffelser som skal gjennomføres som følge av prosjektet Robust Mobilt Helsenett er det avklart at bistand fra SI til prosjektet kompenseres med en fastpris på MNOK 0,2. Fastpris omfatter bistand, reise- og oppholdskostnader for ressurser fra SI. Bistanden dekker følgende anskaffelsesområder som beskrevet i vedtatt anskaffelsesstrategi: Mobile dataabonnementer (Telia og Ice i tillegg til eksisterende avtale med Telenor). Multirutere for mobil kommunikasjon, primært for bruk i ambulanser. Antenner og annet utstyr for å få multiruter montert og tilkoblet helsenettet. Administrasjons og driftsverktøy. Monteringsarbeid (opsjon) Anskaffelser av komponenter relatert til etableringen av Grunnmuren vil ikke bli håndtert av prosjektet. Det er i Nasjonal IKTs styre anbefalt at dette skal legges til Norsk Helsenett SF (NHN). Det er avklart at prosjektets ansvar vil være å sørge for at bestillingen av grunnmuren blir effektuert og å koordinere avhengighetene prosjektets aktiviteter vil ha mot NHN Aktuelle føringer for anskaffelsene Den overordnede føringen fra styret i Nasjonal IKT er at det bør legges til rette for at betaling til leverandører først skjer når leveranser er på plass og tatt i bruk. Prosjektet tilnærming til dette vil være å benytte seg av en modell hvor betaling først utløses når milepæler i prosjektet er oppnådd, og at det søkes å legge betalingsmilepælene så langt ut i prosjektforløpet som praktisk mulig. Når prosjektet har overlevert til interregional tjenesteleverandør vil finansiering av avrop på tjenesten gjøres over den enkelte helseregions driftsbudsjett Andre leveranser Som definert i innføringsstratgien skal prosjektet avsluttes etter at løsningen er overlevert interegionale/nasjonale leverandører. Dette fordrer at en drifts og forvaltningsorganisasjon med regionale tjenesteansvarlig inkludert SLA/avtaleverk er etablert. Prosjektet skal sikre etablering av en slik organisering med tilhørende avtaleverk. 3. INTERESSENTER Følgende viktige grupperinger av interessenter er identifisert: Interessent Pasienten Helsepersonell Helsedirektoratet og Direktoratet for e-helse Er opptatt av Bedre diagnostikk. Tidligere, bedre og mer riktig behandling. Bedre pasientbehandling gjennom muligheter for bedre beslutningsstøtte. Brukervennlighet inkludert enkelhet, intuitivt, effektivt. Realiseirng av nasjoanl e-helsestrategi. 6

7 Helseregionene Kommunene Norsk Helsenett Tillitsvalgte Gjennom prosjektet søke: Felles løsninger. Øke standardisering. Øke samhandling og utnyttelse av ekspertise på tvers av helseregioner, helseforetak og avdelinger. Gjenbruk av tekniske grensesnitt mot helsenettet Drift og etablering av Grunnmur. Interegional tjenesteleverandør og avtaleforvaltning. Endringer i arbeidsoppgaver. 4. ORGANISERING OG ANSVAR Prosjekteier for prosjektet er styret i Nasjonal IKT HF. Prosjekteier har ansvaret for å utnevne et prosjektstyre og prosjektstyrets leder. Prosjektstyret skal bestå av representanter for prosjekteier, alle de regionale helseforetaken, tillitsvalgtapparatet, og Norks Helsenett SF og Sykehusinnkjøp HF som representerer leverandører. For å motta leveransene fra den prosjektorganisasjonen i Nasjonal IKT skal det etableres en regional mottaksorganisasjon i de involverte helseregionene. Mottaksorganisasjonene er ansvarlig for de nødvendige regionale endringer som er nødvendig. Leder av den regionale mottaksorganisasjonen deltar i den sentrale prosjektorganisasjonen og er bindeleddet mellom den sentrale prosjektorganisasjonen og helseregionen Prosjektstyret Prosjektstyrets sammensetning i gjennomføringsfasen er: Navn Rolle i prosjektstyret Virksomhet Jon Mathisen, Klinikksjef, Akuttmedisinsk Klinikk UNN Ola Borstad, Ambulanseleder Per Christian Juvkam, Medisinsk fagsjef Ambulansetjenesten Harald Flaten, Avdelingsleder Tjenesteproduksjon Ørjan Bye, Porteføljeansvarlig NIKT Grete Enge Garshol, Tillitsvalgt Ann Mari Jenssen, Tillitsvalgt Frode Johansen, Direktør kunde- og tjenesteforvaltning Prosjektstyreleder Prosjekteier/ Eierrepresentant helseregion Prosjektstyremedlem - Eierrepresentant helseregion Prosjektstyremedlem Eierrepresentant helseregion Prosjektstyremedlem Eierrepresentant helseregion Prosjektstyremedlem Nasjonal IKT representant Prosjektstyremedlem - Tillitsvalgt Prosjektstyremedlem - Tillitsvalgt Prosjektstyremedlem Leverandør/Interregional tjenesteleverandør Helse Nord-Norge RHF Helse Sør-Øst RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Vest RHF Nasjonal IKT HF SAN YS Norsk Helsenett SF 7

8 Trond Skorstad Innkjøpsdirektør Prosjektstyremedlem Leverandør anskaffelser Sykehusinnkjøp HF 5. TIDSPLAN OG RESSURSBEHOV Dette mandatet gjelder for perioden fra 1. januar 2018 til 31. desember Den overordnede tidslinjen for prosjektet er som følger: Konseptfase: Gjennomført januar 2016 mai 2016 Planleggingsfase: Gjennomført oktober 2016 desember 2017 Gjennomføringsfase: Planlagt januar 2018 desember 2018 Avslutningsfase: Tentativt januar 2019 mars 2019 Prosjektfinansiering: Estimert behov for prosjektfinansiering av den sentrale prosjektorganisasjasjonen for gjennomføringsfasen og påfølgende avslutningsfase, som dekkes av Nasjonal IKT i henhold til finansieringsprinsippene, er estimert til totalt MNOK 4,1 fordelt på MNOK 3,2 i 2018 og MNOK 0,9 i 2019: 8

9 Estimert behov for prosjektfinansiering av den sentrale prosjektorganisasjasjonen for gjennomføringsfasen og påfølgende avslutningsfase, som dekkes av de regionale helseforetakene i henhold til finansieringsprinsippene for Nasjonal IKT, er estimert til totalt 4600 timer og MNOK 0,45 fordelt på 3600 timer og MNOK 0,35 i kostnader i 2018 og 1000 timer og MNOK 0,1 i kostnader i 2019: Estimert ressursomfang i timer og kostnader som dekkes av de regionale helseforetakene: Testleder 990 timer 292,5 timer Reisekostnader testleder kr kr Prehospital rådgiver 660 timer 195 timer Reisekostnader prehospital rådgiver kr kr Regional koordinator HSØ 495 timer 146,25 timer Reisekostnader regional koordinator HSØ kr kr Regional koordinator Helse Vest 495 timer 146,25 timer Reisekostnader regional koordinator Helse Vest kr kr Regional koordinator Helse Midt 495 timer 146,25 timer Reisekostnader regional koordinator Helse Midt kr kr Regional koordinator Nord 495 timer 146,25 timer Reisekostnader regional koordinator Helse Nord kr kr Investeringer og driftskostnader: Prosjektet har estimert følgende omfang og fordeling av investeringer og driftskostnader: 9

10 Antall ambulanser Investering år 1 Drift år 1 Total år 1 Drift og forvalt år 2-> Helse Sør-Øst RHF 350 kr kr kr kr Helse Vest RHF 93 kr kr kr kr Helse Nord RHF 186 kr kr kr kr Helse Midt-Norge RHF 140 kr kr kr kr Sum 769 kr kr kr kr Investeringsomfanget er for etablering av tjenesten i det totale antallet ambulanser. Investeringskostnaden består av montasje av utstyr i ambulansen og investering relatert til managementløsning. Driftskostnadene består av drift av grunnmurs relaterte lisens og driftskostnader, leie av multirutere og mobilabonnement. Dersom helseregionen velger og bredde løsningen til et mindre antall ambulanser enn forutsatt i modellen vil investerings- og driftskostnadene reduseres tilsvarende. 6. STRATEGISK FORANKRING Nasjonal e-helsestrategi og handlingsplan identifiserer i «Innsatsområde #5.4 Tilrettelegging for høy tilgjengelighet ved bruk av mobile tjenester og -enheter» behovet for en robust tilkobling til helsenettet. På bakgrunn av gjeldende strategier med tilhørende føringer har prosjektet identifisert å understøtte følgende strategiske mål i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og Nasjonal e-helsestrategi: 6.1. IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og standardisering (primær) IKT-støtte for helhetlig standardisert pasientforløp (sekundær) Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker (sekundær) 6.2. Nasjonal e-helsestrategi Felles grunnmur for digitale tjenester (primær) Digitalisering av arbeidsprosesser (sekundær) Helsehjelp på nye måter (sekundær) 7. KONSEKVENS HVIS PROSJEKTET IKKE BLIR GJENNOMFØRT Dersom prosjektet ikke går videre til en gjennomføringsfase vil en står i fare for å ikke få realisert en mer robust mobil oppkobling mot helsenettet og dagens situasjon som beskrevet i den nasjonale e-helsestrategien under innsatsområde #5.4 vil videreføres. Dette vil innebære en situasjon der det fortsatt «oppleves mangel på mobildekning, at mobilnettene tidvis ikke fungerer (f.eks. senere års nedetid forårsaket av ekstremvær og feil i sentrale komponenter i mobilnettene) og mangelfull beredskap når mobilnettene er helt eller delvis nede». Dette vil kunne vanskeliggjøre oppnåelse av deler av den nasjonale e-helsestrategien. Realisering av en robust mobil oppkobling mot helsenettet vil legge tilrette for, og etablere en felles plattform på tvers av helsesektoren og en enhetlig integrering mot helsenettet. Rent faktisk vil ulempene kunne være: 10

11 Ingen felles oppkobling (grunnmur) for mobile løsninger, uavhengig av mobiloperatør, mot helsenettet (stamnettet). Ingen forbedring av oppetid mot mobilnettet for dagens og fremtidige kliniske og administrative mobile løsninger. Den videre satsingen på mobil kommunikasjon vil være avhengig av lokale/regionale initiativ og ikke være interregionalt/nasjonalt koordinert. Det vil fortsatt være differanser mellom regionene på utstyr og løsninger innen mobil datakommunikasjon istedenfor at alt utstyr på sikt blir generisk og anskaffet via nasjonale avtaler. Det vil være sprik i versjoner av programvare både mellom regionene og innen den enkelte region. I følge programvareleverandørene for multirutere og konfigurasjonsverktøy kan dette gi utfordringer ved oppgradering av programvare. Ved en sentral drift av løsning bør dette problemet være løst. Det kan bli en større utfordring å implementere kommende nasjonale løsninger som har en avhengighet av mobil datakommunikasjon mot helsenettet på grunn av forskjellige teknologier og løsninger regionsvis, og til dels foretakene i mellom. 11