Styringsdokument planfase Prosjekt «Robust Mobilt Helsenett»

Transkript

1 Styringsdokument planfase Prosjekt «Robust Mobilt Helsenett» Versjonsnr.: 3.0 Godkjenning Organisasjon Navn / Funksjon Dato Versjonsnr. UNN Jon Mathisen / Styreleder UNN Jon Mathisen / Styreleder UNN Jon Mathisen / Styreleder

2 Innhold 1 Innledning Endringshistorikk Formålet med dokumentet Dokumentets omfang og avgrensning Referanser Ord og uttrykk Prosjektets bakgrunn Historikk og behov Strategisk forankring mot felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og Nasjonal e-helsestrategi IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Nasjonal e-helsestrategi Prosjektets mål Overordnet mål Effektmål Prosjektleveranser (resultatmål) Leverandørkonferanse Kravspesifikasjon og arkitektur for «Grunnmur» mot flere mobilnett Kravspesifikasjon for «Mobile tjenester og abonnement» Kravspesifikasjon for «Robust Mobilt Helsenett» Anskaffelsesstrategi Drifts- og forvaltningsmodell for løsningen Business Case Realseringsstrategi Ledelsesprodukter (prosjektadministrative produkter) Avgrensninger, avhengigheter og forutsetninger Konsepter Avgrensninger Avhengigheter Forutsetninger Organisering og ansvar Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 3.0 2

3 4.1 Organisasjonsstruktur Prosjektstyret Sentral prosjektorganisasjon Utvidet prosjektgruppe Interessenter Overordnete rammer Gjennomføringsstrategi Tidsplan og Milepæler Økonomi Prosjektbudsjett Økonomiske forutsetninger Risiko Initielle risikoer ved oppstart av planfasen Risikoer ved avslutning av planfasen Riskomatrise Initielle risikoer for planfasen Riskomatrise Risikoer ved avslutning av planfasen Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 3.0 3

4 1 Innledning 1.1 Endringshistorikk Versjon Endring Dato Forfatter 0.1 Første utkast Rune Holger Andersen 0.2 Justert etter møte med styreleder og prosjekteier Rune Holger Andersen 0.3 Korrigert med endringer vedtatt i Rune Holger styremøte Andersen 0.4 Justert etter høringsrunde. Kapittel rundt risiko endret Rune Holger Andersen 0.5 Kapittel rundt risiko er oppdatert Rune Holger med innspill fra prosjekteier Andersen 1.0 Endelig versjon inklusive initielt risikobilde og tidsplan for resten av fasen vedtatt i styremøte Rune Holger Andersen 2.0 Oppdatert med endringer som følger forlengelse av planfase med 2 måneder. 3.0 Oppdatert med endringer i prosjektet perioden aug november / Justert med endringer i prosjektstyremøte Rune Holger Andersen / Rune Holger Andersen 1.2 Formålet med dokumentet Hensikten med dette dokumentet er å beskrive målene og rammene for gjennomføring av planfasen for prosjekt «Robust Mobilt Helsenett». Dokumentet fungerer som en avtale mellom prosjektstyret og prosjektleder, og er også et styringsverktøy for den sentrale og utvidede prosjektorganisasjonen, jf. kap. 4. Målgruppen for dokumentet er prosjekteier, prosjektstyret, prosjektleder, deltakere i prosjektet, Nasjonal IKT, RHF-ene, Luftambulansetjenesten, HDO og andre som er berørt av prosjektet. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 3.0 4

5 1.3 Dokumentets omfang og avgrensning Dokumentet beskriver ansvarsområdet for Planfasen og avgrensninger mot andre prosjekter og aktiviteter. Videre beskriver det organiseringen av prosjektet, og overordnede rammer for framdrift og økonomi. Dokumentet er basert på saksunderlag til sak 99/15 B som var underlag da styret i NIKT godkjente oppstart av Robust mobilt helsenett. 1.4 Referanser [1] NOU 2015: 17 Først og fremst Et helhetlig system for håndtering av akutte sykdommer og skader utenfor sykehus ( [2] SMARTe krav/smart Criteria: [3] Prosjektveiviseren: Ord og uttrykk Begrep Akuttmedisinsk kjede Akuttmedisinske tjenester Akuttmottak Ambulanse Ambulansejournal Betydning Den akuttmedisinske kjeden er samfunnets samlede organisatoriske, personellmessige og materielle beredskap for å kunne yte befolkningen akutt helsehjelp. Den akuttmedisinske kjeden består av fastlege, legevakt, kommunal legevaktsentral, akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (AMKsentral), bil-, båt- og luftambulanse, samt akuttmottak i sykehus. (Kilde: Helse- og omsorgsdepartementet, Høring til Nasjonal helseplan, «Fremtidens helsetjeneste: Trygghet for alle» 2011). Verdiene som skapes i denne kjeden er sparte leveår, økt funksjonsnivå, spart lidelse, og trygghet gjennom god beredskap. Medisinsk nødmeldetjeneste, kommunal legevakt og ambulansetjenesten. Avdeling eller enhet i sykehus med akuttmedisinsk beredskap for mottak, diagnostikk og behandling av pasient med akutt oppstått sykdom, akutt forverring av eksisterende sykdom eller skade. Fartøy beregnet til transport av pasienter. Fartøy av type bil, båt, helikopter og fly. Dette prosjektet er avgrenset til bil og båt. Dokumentasjon av ambulanseoppdrag. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 3.0 5

6 AMK- sentral EPJ Grunnmur Interregional tjenesteleverandør P-EPJ Prehospitale tjenester Robust SLA-Avtale Spesialisthelsetjenestens akuttmedisinske fagsentral for mottak og håndtering av henvendelser om behov for medisinsk nødhjelp og ambulanseoppdrag. Journal hvor informasjonen er elektronisk lagret på en slik måte at den kan gjenfinnes og gjenbrukes. En elektronisk pasientjournal kan også inneholde referanse til papirdokumenter, bilder og annen informasjon som er lagret utenfor journalen. Grensesnitt for tilkobling av de kommersielle mobiloperatørene mot helsenettet. Ansvarlig for etablering, drifting og vedlikehold av tjenesten på tvers av helseregionene, etter at den er overlevert fra prosjektet. Deler av oppgavene som følger av ansvaret kan utføres av andre aktører. Prehospital Elektronisk Pasient Journal Fastlege, legevakt, pleie- og omsorgstjeneste i kommunen (inkludert kommunale, øyeblikkelig hjelp døgntilbud), nødmeldetjeneste (AMK- og legevaktsentral) og ambulansetjeneste (bil, båt og luft). Med robust mener vi i dette prosjektet at kommunikasjonen har flere mulige veier å gå mellom den mobile enheten og helsenettet. Dette er viktig med redundans i både: 1. Mobile bærere (minst 2 operatører som har egne nett) 2. Kobling fra mottak til helsenettet SLA står for Service Level Agreement og er en avtale mellom partene på hvilket servicenivå som skal leveres. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 3.0 6

7 2 Prosjektets bakgrunn 2.1 Historikk og behov Det har vært startet mange initiativ rundt mobil tilgang til helsenettet opp gjennom årene; én fellesnevner er at alle har manglet tilstrekkelig forankring og/eller finansiering (MDA-løsningen gir i dag tilgang via et mobilnett (en bærer); i tillegg har det vært flere initiativ, på regionsnivå, for løsninger med flere bærere.) Robust mobil tilgang til helsenettet er viktig i det prehospitale arbeidet ettersom det i denne fasen av pasientforløpet i økende grad gjøres beslutninger og behandlingstiltak som må støttes av IKT-baserte løsninger. Dette vil også bidra til å kunne gi akuttmottakene bedre informasjon i deres arbeide. Prosjektet skal gjennom å følge fasene i prosjektveiviseren gjennomføre et prosjektforløp som leder til utvikling og leveranse av en robust mobil tilgang til helsenettet. Robust tilgang til helsenettet vil forbedre tilgangen til dagens tjenester og vil være forutsetning for flere av tjenestene, som enten er under etablering, eller er antatt å komme innen det prehospitale fagfeltet. Prosjektet legger opp til å etablere tekniske løsninger som skal kunne benyttes av hele sektoren (spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten). Det er flere forhold som taler for en nasjonal løsning: enhetlig tilknytning til helsenettet, enhetlig drift og lavere kost per enhet som implementerer løsningen. I tillegg kan det åpne for muligheter til gjenbruke avtaler, og deler av konseptet vil kunne legge til rette for enklere teknisk implementering av nye generasjoner av teknologi, som er avhengig av en stabil og sikker mobil datakommunikasjon. I konseptfasen ble det utredet alternative modeller for robuste mobile løsninger ut i fra behovet som skulle dekkes, og man landet på å gå videre med to konsepter. Ett konsept tiltenkt å dekke behovene for ambulanser, båt og luftbårne tjenester og ett konsept tiltenkt for brukere som jordmødre, hjemmesykepleie, blodbank med mere. I løpet av planfasen er det besluttet at prosjektet planlegger ut i fra at det konseptet som skal videreføres er en løsning for bruk i ambulansebil/båt for den prehospitale spesialisthelsetjenesten, og at leveransene fra planfasen skal tilpasses denne beslutningen. En overordnet føring for denne beslutningen er at leveransene fra planfasen i minst mulig grad skal sette begrensninger for kommende løsninger som Velferdsteknologi med flere. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 3.0 7

8 2.2 Strategisk forankring mot felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og Nasjonal e-helsestrategi IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og standardisering (primær) IKT-støtte for helhetlig standardisert pasientforløp (sekundær) Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker (sekundær) Nasjonal e-helsestrategi Felles grunnmur for digitale tjenester (primær) Digitalisering av arbeidsprosesser (sekundær) Helsehjelp på nye måter (sekundær) Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 3.0 8

9 3 Prosjektets mål 3.1 Overordnet mål Det overordnede målet er at det gjennom prosjektet skal etableres en tjeneste som gir robust mobil tilgang til helsenettet. Teknologien som skal løse dette er mobilteknologien levert av de kommersielle mobiloperatørene. Tjenesten skal i første omgang dekke behovet for tilgang til helsenettet for den prehospitale delen av spesialisthelsetjenesten og da primært fra ambulansebil, men det vil også legges til rette for at løsningen kan brukes fra ambulansebåt. Tjenesten skal gi den best mulig mobile tilgangen til helsenettet, uavhengig av hvilken kommersiell mobiloperatør det er som leverer tilgangen. 3.2 Effektmål Effektmålene oppnås hovedsakelig når leveransene fra prosjektets gjennomføringsfase blir realisert ved innføring i regionene. Robust Mobilt Helsenett vil være en sentral bidragsyter for at følgende kan oppnås: 1) En felles interregional tjeneste basert på leveransene fra prosjektet 2) En teknisk løsning som er skalerbar og som kan videreutvikles når ny mobilteknologi og infrastruktur blir tilgjengelig i det kommersielle markedet 3) En løsning hvor helseregionene bidrar i fellesskap til å få god kvalitet på drift og forvaltning av den interregionale tjenesten. 4) Etablering av et interregionalt samarbeid for å utvikle samarbeid mellom regionene for å løse de utfordringene som er knyttet til drift og utvikling av tjenesten. 5) «Stordriftsfordeler» gjennom felles avtaler for anskaffelse og drift av løsning I tillegg vil Robust Mobilt Helsenett kunne bidra til Kontinuitet i diagnostikk, overvåking, behandling og dokumentasjon langs pasientforløp, fra nødmeldingsfase til sykehus. Bedre forberedelser for leger; de vil kunne benytte tiden pasienten er i ambulansen til å oppdatere seg best mulig om skade/sykdom og pasient. Samme tilgang til informasjon for ambulansearbeidere, som for helsepersonell, på sykehus. Bedre beslutningsstøtte for ambulansearbeidere. Felles situasjonsforståelse ved at aktørene i pasientforløpet har tilgang til samme informasjon. Bedre pasientsikkerhet i den prehospitale tjenesten. Færre tapte pasientjournaler. Redusert tid og kost til skanning av papirjournal og annet etterarbeid, inkl. det å få økt kvaliteten av informasjonen som blir importert. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 3.0 9

10 3.3 Prosjektleveranser (resultatmål) Resultatmålene er leveransene fra prosjektets planfase. De planlagte leveransene fra denne fasen er: 1) Ett sett av markedsaktiviteter. Det er blant annet planlagt med en større leverandørkonferanse samt deltakelse på relevante fagsamlinger, messer og forumer. 2) Kravspesifikasjoner som beskriver kravene løsningene, utarbeidet i prosjektet, setter til markedet 3) Anskaffelsesstrategi for anskaffelse av løsning(-er) 4) Konsept(-er) for drift og forvaltning av anskaffet løsning(-er) 5) Et Business Case som belyser gevinster og kostnader ved å innføre løsningen. 6) En realiseringsstrategi som beskriver de forskjellige alternativene for realisering av prosjektet i linjen. I sum skal dette gi det nødvendige underlag for at prosjektet skal kunne gå videre til gjennomføringsfasen og gjøre de nødvendige anskaffelser for å etablere tjenesten som skal overleveres til den interregionale tjenesteleverandøren Leverandørkonferanse Gjennom planfasen vil prosjektet gjennomføre flere aktiviteter rettet mot leverandørmarkedet. Blant annet så vil det bli gjennomført en leverandørkonferanse. Sentrale punkter i leverandørkonferansen vil være: Få tilbakemelding på hvordan leverandørene kan realisere de foreslåtte løsningene Få tilbakemelding på hvordan leverandørmarkedet kan bidra i forhold til utrulling og drift av løsningene Kravspesifikasjon og arkitektur for «Grunnmur» mot flere mobilnett I dagens løsning er helsenettet koblet mot Telenor sitt mobilnett. For å kunne levere robuste mobile tjenester er det behov for en «grunnmur» som er grensesnittet der alle de landsdekkende mobilnettene er koblet mot helsenettet. For at dette skal realiseres må følgende utarbeides: 1) En kravspesifikasjon for «grunnmuren» 2) En arkitektur som beskriver tilkoblingen Kravspesifikasjon for «Mobile tjenester og abonnement» Til leverandørene som skal levere mobile samband er det identifisert følgende behov: 1) Leverandøren må kunne levere «Bulk datapakker» som kan deles av flere enheter og som alltid har tilstrekkelig med tilgengelig «datamengde». 2) Avtalene må muliggjøre «roaming» mellom flere mobilnettverk. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

11 3) Leverandørene må gi tilbakemelding på om datatrafikken kan gis prioritet i mobilnettet Kravspesifikasjon for «Robust Mobilt Helsenett» Prosjektet skal levere en overordnet kravspesifikasjon for å sette rammene for løsningen som skal utarbeides. Kravspesifikasjonen skal inneholdende «Skal», «Bør» og «Opsjonskrav» Anskaffelsesstrategi Prosjektet skal utforme en anskaffelsesstrategi som evaluerer og anbefaler konkurranseform med tilhørende kontrakter Drifts- og forvaltningsmodell for løsningen Prosjektet skal utarbeide en drift- og forvaltningsmodell. Det skal legges vekt på å skissere de aktuelle modellene for drift og forvaltning, og det skal gis en anbefaling for hvilken modell som skal legges til grunn for gjennomføring av prosjektet Business Case Prosjektet skal utarbeide et Business Case for å belyse gevinstene og kostnadene som følger av prosjektet Realseringsstrategi Prosjektet skal utrede en realiseringsstrategi som utreder de forskjellige alternativene for når prosjektet kan avsluttes og overleveres til linjen. Linjen kan i dette tilfellet være regionene og den interregionale tjenesteleverandøren Ledelsesprodukter (prosjektadministrative produkter) Styringsdokument (oppdateres gjennom fasen) Faseplan for gjennomføringsfasen Beskrivelse av prosjektets organisering for gjennomføring av planfasen inklusive roller og ansvar Budsjett for gjennomføring av planfasen Månedlig Økonomirapport til Nasjonal IKT Månedlig statusrapport til Nasjonal IKT Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

12 3.4 Avgrensninger, avhengigheter og forutsetninger Konsepter Det er gjennom arbeidet i planfasen besluttet at løsningene som prosjektet utarbeider skal basere seg på følgende konsepter: Konsept Beskrivelse Small Det laveste niva et av løsningen vil være definert som ett eller flere abonnementer (simkort) tilknyttet avtaler og arkitektur utarbeidet gjennom prosjektet. Abonnementene kan være levert av Telenor under Sykehusinnkjøpsavtalen, fra Telia og/eller Ice under avtaler som blir fremforhandlet i regi av Robust mobilt helsenett i gjennomføringsfasen. Medium Multiruter for bruk i fartøy som kan nyttiggjøre seg av to mobile nettverk og teknologier for a utnytte dette. Multiruter skal støtte Wi-Fi ba de som aksesspunkt og klient. Antenner og utstyr, som følger av montering, etter behov. WAN bør tilbys som opsjon. Benytter abonnement (simkort) fra Small-konseptet. Large Multiruter for bruk i fartøy som kan nyttiggjøre seg av minst tre mobile nettverk og teknologier for a utnytte dette. Ruteren skal støtte Wi-Fi ba de som aksesspunkt og klient. Ruteren skal støtte LAN/WAN kommunikasjon. Antenner og utstyr, som følger av montering, etter behov Avgrensninger Det er gjennom arbeidet så langt i planfasen besluttet at planleggingen av neste fase, Gjennomføringsfasen, skal ta utgangspunkt i følgende føringer: o Konseptene Small, Medium og Large legges til grunn i det for det videre arbeidet. Det vil si at Small-konseptet endres fra det som er beskrevet ut i fra konseptfasen, til kun å gjelde abonnementer fra de kommersielle mobiloperatørene. o Tjenesten avgrenses til å gjelde etablering for de prehospitale tjenestene innen spesialisthelsetjenesten i de fire helseregionene. o Løsningene skal utarbeides for å levere robust mobil datakommunikasjon primært for ambulanser, men det skal også legges til rette for bruk i ambulansebåter. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

13 o Luftbårne enheter er ikke del av gjennomføringsfasen. Prosjektets anskaffelser skal begrenses til produkter som kan leveres til markedet i dag, eller som vil bli levert i løpet av antatt tidsrom for gjennomføringsfasen. I tilfeller hvor leverandører skisserer en lengre leveringshorisont så må det avklares med prosjektstyret. De anbefalte løsningene vil ta utgangspunkt for kommunikasjon i det norske markedet. Prosjektets planfase skal ikke gjennomføre anskaffelser for bruk i «Robust Mobilt Helsenett». Prosjektet skal ikke gjennomføre testing som en del av planleggingsfasen Avhengigheter Avtaler som er inngått og forvaltet av Sykehusinnkjøp HF. Det er så langt avdekket avhengigheter mot Telenor-avtalen på abonnementssiden og kontrakt om anskaffelse IKT-utstyr i forhold til anskaffelse av multirutere. P-EPJ, som er satt på vent, er forventet avhengig av tilgang til helsenettet, og dermed er dette prosjektet vurdert som en forutsetning for P-EPJ-prosjektet. Løsningen må kunne kommunisere på de grensesnitt som er i dagens prehospitale tjenester og i kommende anskaffelser som er kjent ved gjennomføring av prosjektet Forutsetninger Det forutsettes at tildelte ressurser er tilgjengelig for å bidra til produksjon av fasens leveranser. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

14 4 Organisering og ansvar 4.1 Organisasjonsstruktur Prosjektet vil drives av en sentral prosjektorganisasjon som består av deltakere fra Sykehusinnkjøp HF, Norsk Helsenett SF og Nasjonal IKT HF Det er den sentrale prosjektorganisasjonen som er ansvarlig for utarbeiding av prosjektets leveranser i planfasen. For å bistå den sentrale prosjektorganisasjonen med dette arbeidet etableres det en utvidet prosjektgruppe som består av deltakere fra helseregionene, Luftambulansetjenesten HF og Helsetjenestens Driftsorganisasjon. Det er viktig med bred involvering for å få konsensus om prosjektets leveranser. Den sentrale prosjektorganisasjonen rapporterer til prosjektstyret via prosjektleder. Modellen kan illustreres på denne måten: 4.2 Prosjektstyret Prosjektstyret får sitt mandat fra Prosjekteier (styret i Nasjonal IKT). Hovedoppgavene til prosjektstyret er: Utøve eierskap til prosjektets målsetting, omfang og fremgangsmåte. Overordnet ansvar for (å styre i henhold til) prosjektets rammer, både økonomisk og tidsmessig. Sikre nødvendige ressurser for gjennomføring av prosjektet. Beslutningspunkt ved passering av milepæler. Avklare strategiske spørsmålsstillinger, endringer og tillegg, samt grensesnitt mot andre prosjekter og aktiviteter. Prioritere behov og endringer tilknyttet prosjektgjennomføringen. Kommunisere retning/strategi. Ledelsestøtte for prosjektleder. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

15 Behandle endringer i oppdragsbeskrivelsen (vesentlige avvik). Forankre og sikre / legge til rette for gevinstrealisering. Verifisere og godkjenne leveranser. Dette dokumentet er avtalen mellom prosjektstyret og prosjektleder. Nasjonal IKT HF er prosjekteier. Prosjektstyret for gjennomføring av planfasen i «Robust Mobilt Helsenett» består av: Navn Rolle i prosjektstyret Organisasjon Jon Mathisen Styreleder Helse Nord RHF Ola Borstad Styremedlem Helse Sør-Øst RHF Per Christian Juvkam Styremedlem Helse Midt RHF Harald Flaten Styremedlem Helse Vest RHF Tomas Illøkken Styremedlem HDO Frode Johansen Styremedlem NHN Øyvind Juell Styremedlem Luftambulansetjenesten Ørjan Bye Prosjekteier NIKT Grete Enge Garshol Styremedlem (Tillitsvalgt) SAN Ann Mari Jenssen Styremedlem (Tillitsvalgt) YS I tilfeller hvor styremedlem er forhindret fra å møte så ivaretas varafunksjon av stedfortreder i den organisasjon hvor det enkelte medlem har sin tilknytning. 4.3 Sentral prosjektorganisasjon Planleggingsfasen av prosjektet er etablert med følgende roller i den sentrale prosjektorganisasjonen: Rolle Beskrivelse Kommentar Prosjektleder Er den øverste ansvarlige for prosjektorganisasjonen og har myndighet til å gjennomføre prosjektet innen de rammene som er tildelt av prosjektstyret. Teknisk prosjektleder Ansvarlig for utarbeiding av prosjektets tekniske leveranser og at de følger de nasjonale normer og retningslinjer for prehospitale tjenester. Kvalitetsansvarlig Å bekrefte og sikre at prosjektets leveranser, med fokus på de tekniske leveransene, holder den nødvendige og forventede kvalitet. Teamleder Å sikre produksjon av arbeidspakkene som er tildelt av prosjektleder. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

16 Faglig rådgiver Bistå i arbeidet med å utforme og lage kravspesifikasjoner for prosjektet «Robust Mobilt Helsenett». Bistå den sentrale prosjektgruppen med faglig veiledning og rådgivning Personene som innehar rollene er: Navn Rolle Organisasjon Rune Holger Andersen Prosjektleder Nasjonal IKT HF (NIKT) - Innleid fra Sykehuspartner HF Gaute Nygreen Teknisk prosjektleder Norsk Helsenett (NHN) Jakob Grimstveit, til juni Kvalitetsansvarlig Nasjonal IKT HF (NIKT) 2017 Nils-Harald Holsen, fra juni Kvalitetsansvarlig Nasjonal IKT HF (NIKT) 2017 Gaute Stavik Teamleder «Drift og Norsk Helsenett (NHN) Forvaltning» Kjetil Sønvisen Teamleder «Anskaffelse og Sykehusinnkjøp HF Kontrakter» Bjørn Unneland Faglig rådgiver Norsk Helsenett (NHN) For beskrivelse av ansvaret til rollene i den sentrale prosjektorganisasjonen vises det til dokumentet «Organisering av planfasen for prosjekt Robust Mobilt Helsenett» 4.4 Utvidet prosjektgruppe For å sikre god kontinuitet i samarbeidet med RHF-ene og de andre involverte organisasjonene så gjennomføres planfasen med de samme deltakerne som var med i konseptfasen. Dette også for å sikre at planfasens leveranser har en kvalitet som er godt forankret i de deltakende organisasjonene. Oppgavene til den utvidede prosjektgruppen vil være: Deltakelse på workshops/faglige samlinger. Deltakelse på leverandørkonferanse(-r). Deltakelse i arbeidet med å utforme prosjektets leveranser. Prosjektet vil også utnevne en kontaktperson for hver region/organisasjon. Funksjoner for rollen som «Kontaktperson» vil være: Å være regionens kontaktpunkt for prosjektet og visa versa. Koordinere og følge opp aktiviteter innen regionen. Herunder kan det også være aktuelt å gjennomføre enklere administrative oppgaver. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

17 Følge opp at regionen gjennomfører de aktiviteter som blir pålagt av prosjektet og at frister blir overholdt Deltakere i den «utvidede prosjektgruppen» er: Navn Organisasjon Erik Berg Helse Midt RHF Solveig Lilleberg Helse Midt RHF Knut Torp* Helse Midt RHF Tor Andre Skjelbakken* Helse Nord RHF Tom Morten Nordberg Helse Nord RHF Gunnar Rognseth Helse Nord RHF Terje Kval Iversen* Helse Sør-Øst RHF Johnny Andre Sunnarvik Helse Vest RHF Andreas Espelid* Helse Vest RHF Tommy Haga Helse Vest RHF Ståle Lybekk* HDO Jørgen Melhus* Luftambulansetjenesten * = kontaktperson 4.5 Interessenter Robust mobil tilgang til helsenettet er viktig for deler av primærhelsetjenesten i tillegg til spesialisthelsetjenesten. Dette fordrer involvering av interessenter utover spesialisthelsetjenesten. Følgende viktige grupperinger av interessenter er identifisert: Interessent Er opptatt av Kommentar Andre prosjekter Informasjon og koordinering av prosjektene. Direktoratet for nødkommunikasjon Hvordan konseptet vil fungere i en nødsituasjon. Helse- og omsorgsdepartementet Overordnet målsetting for spesialisthelsetjenesten. Helsedirektoratet og Direktoratet for e-helse Om løsningen omfattes av akuttmedisinforskriften Helsepersonell Bedre pasientbehandling gjennom bedre beslutningsstøtte. Brukervennlighet inkludert enkelhet, intuitivt, effektivt. Unngå feilbruk (må ha innebyggede kontroller, sjekker). Oppfyllelse av lovkrav (helsepersonellov 39 og 40). Info fra kjernejournal og støtte for EPJ i de prehospitale tjenestene. Bidra til regional/nasjonal standardisering. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

18 Helseregionene Helsetjenestens driftsorganisasjon (HDO) Ideelle organisasjoner IKT-virksomhetene innen helsesektoren Kommunene Legevaktsentral Luftambulansetjenesten Medisinsk-teknisk avdeling Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (NKOM) Norsk Helsenett Pasienten Pasientombud Politi og brannvesen Porteføljefunksjoner i helseregionene Felles løsninger. Øke standardisering. Øke samhandling og utnyttelse av ekspertise på tvers av helseregioner, helseforetak og avdelinger. Avklaringer i forhold til nødnettet. Modeller for implementering og forvaltning. Følge arkitekturprinsippene. Nettilgang som dekker deres behov. Færre integrasjoner. Bedre informasjon om pasient og hendelse. Rapportering av data til myndigheter. Samme som HF om å yte helsetjenester, ved blant annet å ha oversikt over hva de driver med. Gir bedre grunnlag for dimensjonering. Tilgang til helsenettet fra luftambulanse Samarbeid med leverandør og IKTavdelingene. Standardisering. Generell administrasjon og drift/support. Sikre brukere i hele landet gode, rimelige og fremtidsrettede, elektroniske kommunikasjonstjenester; ved å legge til rette for bærekraftig konkurranse, samt stimulere til næringsutvikling og innovasjon. Hvordan konseptet er tenkt knyttet til helsenettet. Driftsmodeller Bedre diagnostikk. Tidligere, bedre og mer riktig behandling. Innsyn i det prehospitale verdikjede-forløpet. Pasientsikkerhet Kan ha implementert og/eller ha behov for tilsvarende løsninger. Sammenheng mellom nasjonalt initiativ og regionale initiativ. Røde Kors mfl Det er opprettet dialog med NKOM via direktoratet for E-Helse. Spesielt rettet mot arbeidet med velferdsteknologi. Viktig med gjennomgående representasjon Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

19 Regionale helseforetak/ Helseforetak Sikkerhetsmyndigheter, personvernombud, informasjonssikkerhetsansvarlig Tillitsvalgte Virksomhetsdata for å styre, planlegge og optimalisere ressursforbruk. At relevante regler blir ivaretatt Endringer i arbeidsoppgaver. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

20 5 Overordnete rammer 5.1 Gjennomføringsstrategi Prosjektets modell for gjennomføring av planfasen baserer seg på DIFIs anbefalte metodikk for prosjektgjennomføring ( Dette er en faseinndelt metodikk med definerte leveranser inn- og ut av hver fase. I følge DIFIs veiviser er formålet til planfasen: «Sikre at virksomheten har en god forståelse for arbeidet som kreves for å gjennomføre prosjektet, før en forplikter seg til en betydelig investering.» Denne målsettingen søker prosjektet å nå gjennom: Tett dialog mot leverandørmarkedet for å skape god forståelse av prosjektets behov Finne robuste løsninger som samtidig har en pris som gjør at investeringen er forsvarlig Sikre involvering av interessenter som helseregioner, foretak og andre organisasjoner gjennom en tydeliggjøring av samarbeidet mellom prosjektet og interessentene. Dette også for å sikre at interessentene og prosjektdeltakerne gjennomfører de aktiviteter og leveranser som de kan bli pålagt av prosjektet. Sikre kvalitet i prosjektets arbeid og leveranser gjennom bruk av prosjektrom, workshops, fagsamlinger, informasjonsmøter, felles maler og standarder som etableres for prosjektet. Sikre tett dialog mellom prosjekt, prosjekteier og prosjektstyre gjennom regelmessige styremøter. 5.2 Tidsplan og Milepæler Oppstart av planfasen for «Robust Mobilt Helsenett» ble godkjent av styret i Nasjonal IKT , og arbeidet med gjennomføringen startet den Den overordnede tidslinjen for prosjektet er beskrevet i denne figuren: Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

21 De planlagte milepælene for gjennomføring av planfasen er: Id Navn Beskrivelse Dato Status M1 M2 M3 M4 M5 M6 Oppstart av planfasen godkjent Overlevering til ny prosjektleder gjennomført Alle stillinger i sentral prosjektorganisasjon på plass Informasjonsmøte med utvidet prosjektgruppe gjennomført Utvidet prosjektgruppe etablert Første styremøte gjennomført Vedtatt i styremøte Nasjonal IKT Overlevering fra prosjektleder i konseptfasen og prosjekteier Består av deltakere fra Sykehuspartner, Hinas, NHN og NIKT Gjennomført som video/lynckonferanse Alle forespurte foretakene og organisasjoner har bekreftet deltakelse. Alle medlemmer har bekreftet deltakelse Gjennomført Gjennomført Gjennomført Gjennomført Gjennomført Gjennomført M7 M8 M9 M10 M11 Invitasjon til markedsdialog er sendt til leverandører Første fagsamling (workshop) med utvidet prosjektgruppe gjennomført Leverandørkonferanse gjennomført Prosjektstyremøte etter leverandørkonferanse Andre fagsamling (workshop) med utvidet Presenteres i styremøte Gjennomført Gjennomføres Gjennomført Leverandørkonferansen ble gjennomført Blant annet for å presentere resultatet fra leverandørkonferanse og videre planer Gjennomført Gjennomført Planlagt gjennomført Gjennomført Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

22 prosjektgruppe gjennomført M12 M13 M14 Arbeidet med å innhente informasjon og referanser avsluttet Revidert forslag til «Driftsmodeller» ferdigstilt for godkjenning i prosjektstyre Revidert forslag til «Strategi for anskaffelse» ferdigstilt for godkjenning i prosjektstyre Arbeidet avsluttes med en informasjons-/dialogturne med de involverte organisasjonene En av prosjektets leveranser ut av planfasen En av prosjektets leveranser ut av planfasen M15 Prosjektstyremøte Forutsetter at M13 og M14 er ferdigstilt M16 M17 M18 Forslag til «Business Case» ferdigstilt for godkjenning i prosjektstyre Ferdigstilling av «Kravspesifikasjoner» for godkjenning i prosjektstyre Ferdigstilling av «Styrende dokumenter for neste fase» En av prosjektets leveranser ut av planfasen En av prosjektets leveranser ut av planfasen En av prosjektets leveranser ut av planfasen Gjennomført Første versjon levert til opprinnelig frist Revidert versjon vil bli presentert i styremøte Endelig godkjent i prosjektstyremøte Første versjon levert til opprinnelig frist Revidert versjon vil bli presentert i styremøte Gjennomført Arbeidet med M13 og M14 må videreføres Behandlet på prosjektstyremøte Arbeidet må videreføres Godkjent prosjektstyremøte Vil bli behandlet på prosjektstyremøte Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

23 M19 Utgår Erstattet av milepæl 24 M20 Revidert plan for avslutning av planfase Med bakgrunn i godkjent endringsanmodning Godkjent i prosjektstyremøte M21 Revidert budsjett for planfase Med bakgrunn i godkjent endringsanmodning Godkjent i prosjektstyremøte M22 Workshop med prosjektstyre Workshop med fokus på leveranser fra planfasen Gjennomført M23 Overordnet plan for gjennomføringsfase En av leveransene ved oppstart av gjennomføringsfasen. Besluttes tidligere enn resten av oppstartsleveransene for å legge føringer for planleggingsarbeidet Godkjent M24 Prosjektstyremøte for godkjenning av Avslutning av Planfasen Forutsetter at alle tidligere milepæler er ferdigstilt M25 Leveranser for oppstart av gjennomføringsfase M26 Prosjektstyremøte for godkjenning av leveranser for oppstart av gjennomføringsfase Mulige datoer for det videre arbeidet med å bringe prosjektet over i gjennomføringsfasen er: Strategiråd for Nasjonal IKT (tidligere «Prosjektforum») Styremøte i Nasjonal IKT HF Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

24 5.3 Økonomi Prosjektbudsjett Den totale rammen for gjennomføringene a planfasen er på 6.246, etter godkjenning av endringsanmodning på NIKT-styremøte i august Økonomiske forutsetninger Nasjonal IKT dekker innleie av prosjektleder via fellesmidler etter gjeldene praksis. I dette tilfellet har det også vært nødvendig å leie inn kompetanse fra Norsk Helsenett og Sykehusinnkjøp. Ved behov kan prosjektleder omfordele budsjett for timer og reiser/kostnader. Øvrige deltakere må få alle sine kostnader (timer, reiser etc.) dekket av egen arbeidsgiver. Dette er i henhold til gjeldende praksis for gjennomføring av felles prosjekter i spesialisthelsetjenesten. 5.4 Risiko Prosjektleveransene i planfasen består stort sett av definerte produkter med en iboende risiko tilknyttet tid, kost og kvalitet. Det skal i tillegg gjennomføres dialog med leverandører relatert til gjennomførbarhet av de definerte konsept fra konseptfasen. Det ligger her en risiko tilknyttet den faktiske gjennomførbarheten av det definerte konseptet og hva leverandørene har mulighet til å levere innenfor rammer som defineres som akseptable. Prosjektet er helt avhengig av å få det nødvendige bidraget til utvikling av prosjektets produkter fra den utvidete prosjektgruppen for å sikre ferdigstilling innenfor tid og kost samt kvalitet i leveransen og forankring i de involverte helseregioner og berørte fagmiljøer. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

25 Risikoer i prosjektet følges opp løpende av den sentrale prosjektorganisasjonen. Rapportering av risiko inngår som en del av den månedlige rapporteringen fra prosjektleder til prosjekteier. I tillegg vil prosjektleders rapportering av risiko være et fast agendapunkt på prosjektstyremøtene. I tilfeller hvor det kreves eskalering vil prosjektleder bringe saken inn for prosjektstyret v/prosjektstyreleder Initielle risikoer ved oppstart av planfasen Ved oppstart av planfasen er følgende risikoer identifisert. 1. Ressursene som er med i prosjektet er delvis med i andre prosjekt som Nyteknologi AMK, det er dermed usikkerhet rundt ressursers tilgjengelighet. 2. Det er en usikkerhet for at "arkitekturkonseptet" ikke er og/eller blir tilgjengelig fra noen leverandør. Leverandørkonferansen er et risikoreduserende tiltak her. 3. Det er usikkerhet rundt finansiering til en stor utrulling av robust mobilt helsenett. Arbeid med forretningsmodeller for å kunne unngå høye investeringskostnader for å komme i gang er et risikoreduserende tiltak. 4. Risiko i forhold til om løsningen lar seg drifte. Arbeid med oppgavefordeling og finne riktig type organisasjon til ulike oppgaver er risikoreduserende tiltak. Det er også risikoreduserende å få mer informasjon i leverandørkonferansen om hvor mye av drift leverandører er villige til å ta på seg Risikoer ved avslutning av planfasen Ved avslutning av planfasen er risikobildet som følger: Beskrivelse Vurdering Tiltak 4b) Risiko tilknyttet forskjellige modeller for drift av løsningen 9 a) Kommer HSØs avtale med Hewlett & Packard Enterprises (HPE) i konflikt med konsept om en nasjonal driftsaktør? 9 b) Det må også avklares om investeringer som følger prosjektet vil komme i 4b) Risiko vurderes å være tilknyttet utfordringer som kan følge organiseringen av driftsoppgaver mellom aktuelle parter innen helsesektoren, eventuelt i samarbeid med leverandørmarkedet. Sannsynlighet: Moderat Konsekvens: Moderat I følge tilbakemeldinger fra HSØs kontaktperson bør det følges opp om driftsavtalen som er inngått med HPE også gjelder for kommunikasjonsutstyr i mobile enheter. Dette kan få konsekvenser for prosjektets foreslåtte modeller for investering, drift og anskaffelser : Dialog med HSØs 4 b) Kvalitetssikre arbeidet med «Driftsdokument asjonen» mot den aktuelle problemstillingen. Tiltak 9a) og 9b: Følge opp HSØs avtale mot HPE for å få de nødvendige avklaringer : Prosjektleder jobber mot Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

26 konflikt med angitte avtale. 12. Avklaring i forhold til akuttmedisinforskriften 13. Det må avklares at de forskjellige ambulansetypene har plass til å montere ruterne og at ikke installasjon gjør at vektgrenser overtredes driftspartner, Sykehuspartner, har avdekket at det er sannsynlig at HSØs forpliktelser tilknyttet avtalen med DXC kommer i konflikt med både en nasjonal anskaffelse og en nasjonal driftsaktør. 9a: Sannsynlighet: Stor Konsekvens: Alvorlig 9b: Sannsynlighet: Stor Konsekvens: Alvorlig : Prosjektet har fått innspill fra HDO på at det bør avklares om prosjektet kan bli berørt av de føringene som ligger i akuttmedisinforskriften. Sannsynlighet: Moderat Konsekvens: Moderat : Prosjektet har fulgt opp dette mot regionene og Sykehusinnkjøp HF. Sannsynlighet: Moderat Konsekvens: Alvorlig Sykehuspartner for å få verifisert risikoen og vurdere tiltak : Prosjektet vil i samarbeide med juridisk avdeling i Sykehuspartner utarbeide et brev til DXC-prosjektet i Sykehuspartner for å få en avklaring på problemstillingen. Vil bli ferdigstilt innen : NIKT avklarer dette mot HDIR : NIKT oversendt brev til HDIR og bedt om juridisk avklaring : Det er utarbeidet et notat som vil bli presentert på prosjektstyremøt et Fot ytterligere beskrivelse av risikobildet ved utgang av fasen vises det til dokumentet «Risikovurdering», som foreligger i versjon 013 ved avslutning av planfasen. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

27 5.4.3 Riskomatrise Initielle risikoer for planfasen Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

28 5.4.4 Riskomatrise Risikoer ved avslutning av planfasen Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v