Styringsdokument planfase Prosjekt «Robust Mobilt Helsenett»

Transkript

1 Styringsdokument planfase Prosjekt «Robust Mobilt Helsenett» Versjonsnr.: 1.0 Godkjenning Organisasjon Navn / Funksjon Dato Versjonsnr. UNN Jon Mathisen / Styreleder

2 Innhold 1 Innledning Endringshistorikk Formålet med dokumentet Dokumentets omfang og avgrensning Referanser Ord og uttrykk Prosjektets bakgrunn Historikk og behov Strategisk forankring Prosjektets mål Overordnet mål Effektmål Prosjektleveranser (resultatmål) Leverandørkonferanse Kravspesifikasjon og arkitektur for «Grunnmur» mot flere mobilnett Kravspesifikasjon for «Mobile tjenester og abonnement» Kravspesifikasjon for «Robust Mobilt Helsenett» Anskaffelsesstrategi Drifts- og forvaltningsmodell for løsningen Ledelsesprodukter (prosjektadministrative produkter) Avgrensninger, avhengigheter og forutsetninger Avgrensninger Avhengigheter Forutsetninger Organisering og ansvar Organisasjonsstruktur Prosjektstyret Sentral prosjektorganisasjon Utvidet prosjektgruppe Interessenter Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 1.0 2

3 5 Overordnete rammer Gjennomføringsstrategi Tidsplan og Milepæler Økonomi Prosjektbudsjett Økonomiske forutsetninger Risiko Initielle risikoer ved oppstart av planfasen Riskomatrise Initielle risikoer for planfasen Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 1.0 3

4 1 Innledning 1.1 Endringshistorikk Versjon Endring Dato Forfatter 0.1 Første utkast Rune Holger Andersen 0.2 Justert etter møte med styreleder og prosjekteier Rune Holger Andersen 0.3 Korrigert med endringer vedtatt i Rune Holger styremøte Andersen 0.4 Justert etter høringsrunde. Kapittel rundt risiko endret Rune Holger Andersen 0.5 Kapittel rundt risiko er oppdatert Rune Holger med innspill fra prosjekteier Andersen 1.0 Endelig versjon inklusive initielt risikobilde og tidsplan for resten av fasen vedtatt i styremøte Rune Holger Andersen 1.2 Formålet med dokumentet Hensikten med dette dokumentet er å beskrive målene og rammene for gjennomføring av planfasen for prosjekt «Robust Mobilt Helsenett». Dokumentet fungerer som en avtale mellom prosjektstyret og prosjektleder, og er også et styringsverktøy for den sentrale og utvidede prosjektorganisasjonen, jf. kap. 4. Målgruppen for dokumentet er prosjekteier, prosjektstyret, prosjektleder, deltakere i prosjektet, Nasjonal IKT, RHF-ene, Luftambulansetjenesten, HDO og andre som er berørt av prosjektet. 1.3 Dokumentets omfang og avgrensning Dokumentet beskriver ansvarsområdet for Planfasen og avgrensninger mot andre prosjekter og aktiviteter. Videre beskriver det organiseringen av prosjektet, og overordnede rammer for framdrift og økonomi. Dokumentet er basert på saksunderlag til sak 99/15 B som var underlag da styret i NIKT godkjente oppstart av Robust mobilt helsenett. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 1.0 4

5 1.4 Referanser [1] NOU 2015: 17 Først og fremst Et helhetlig system for håndtering av akutte sykdommer og skader utenfor sykehus ( [2] SMARTe krav/smart Criteria: [3] Prosjektveiviseren: Ord og uttrykk Begrep Robust P-EPJ Akuttmedisinsk kjede Prehospitale tjenester Akuttmedisinske tjenester AMK- sentral Ambulanse Betydning Med robust mener vi i dette prosjektet at kommunikasjonen har flere mulige veier å gå mellom den mobile enheten og helsenettet. Dette er viktig med redundans i både: 1. Mobile bærere (minst 2 operatører som har egne nett) 2. Kobling fra mottak til helsenettet Prehospital Elektronisk Pasient Journal Den akuttmedisinske kjeden er samfunnets samlede organisatoriske, personellmessige og materielle beredskap for å kunne yte befolkningen akutt helsehjelp. Den akuttmedisinske kjeden består av fastlege, legevakt, kommunal legevaktsentral, akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (AMKsentral), bil-, båt- og luftambulanse, samt akuttmottak i sykehus. (Kilde: Helse- og omsorgsdepartementet, Høring til Nasjonal helseplan, «Fremtidens helsetjeneste: Trygghet for alle» 2011). Verdiene som skapes i denne kjeden er sparte leveår, økt funksjonsnivå, spart lidelse, og trygghet gjennom god beredskap. Fastlege, legevakt, pleie- og omsorgstjeneste i kommunen (inkludert kommunale, øyeblikkelig hjelp døgntilbud), nødmeldetjeneste (AMK- og legevaktsentral) og ambulansetjeneste (bil, båt og luft). Medisinsk nødmeldetjeneste, kommunal legevakt og ambulansetjenesten. Spesialisthelsetjenestens akuttmedisinske fagsentral for mottak og håndtering av henvendelser om behov for medisinsk nødhjelp og ambulanseoppdrag. Fartøy beregnet til transport av pasienter. Fartøy av type bil, båt, helikopter og fly. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 1.0 5

6 Akuttmottak EPJ Ambulansejournal Avdeling eller enhet i sykehus med akuttmedisinsk beredskap for mottak, diagnostikk og behandling av pasient med akutt oppstått sykdom, akutt forverring av eksisterende sykdom eller skade. Journal hvor informasjonen er elektronisk lagret på en slik måte at den kan gjenfinnes og gjenbrukes. En elektronisk pasientjournal kan også inneholde referanse til papirdokumenter, bilder og annen informasjon som er lagret utenfor journalen. Dokumentasjon av ambulanseoppdrag. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 1.0 6

7 2 Prosjektets bakgrunn 2.1 Historikk og behov Det har vært startet mange initiativ rundt mobil tilgang til helsenettet opp gjennom årene; én fellesnevner er at alle har manglet tilstrekkelig forankring og/eller finansiering (MDA-løsningen gir i dag tilgang via et mobilnett (en bærer); i tillegg har det vært flere initiativ, på regionsnivå, for løsninger med flere bærere.) Robust mobil tilgang til helsenettet vil være nyttig i prehospitalt arbeid, og vil kunne gi akuttmottakene bedre informasjon, som gjør disse bedre i stand til å hjelpe pasienter. Prosjektet skal gjennom å følge fasene i prosjektveiviseren gjennomføre et prosjektforløp som leder til utvikling og leveranse av en robust mobil tilgang til helsenettet. Robust tilgang til helsenettet er antatt å være en forutsetning for prehospital EPJ (P-EPJ). Man bør ta sikte på å komme i mål med løsning for robust mobilt helsenett før P-EPJ lanseres. Det er mange behov for mobil tilgang til helsenettet; eksempler er: Ambulanser (bil/båt/luft) Blodbuss Jordmor Robust mobilt helsenett skal kunne benyttes av hele sektoren (spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten). Det er flere forhold som taler for en nasjonal løsning: enhetlig tilknytning til helsenettet, enhetlig drift og lavere kost per enhet som implementerer løsningen. I tillegg er det mulig å gjenbruke eventuelle avtaler for bruk av mobildata, og deler av konseptet når det gjelder nye generasjoner av velferdsteknologi. Løsningen er mest komplisert for ambulanser som beveger seg i høy hastighet i områder med varierende mobildekning. Løsningen skal støtte datakommunikasjon fra ambulanser og inn i helsenettet, og eventuelle behov for tale og/eller video skal løses som tjenester via datakommunikasjon. Løsningen må ta hensyn til at ambulansefartøy (bil/båt/luft) forflytter seg mellom helseregioner, og i områder nær og/eller over grensen der basestasjoner i naboland gir best mobildekning. I konseptfasen ble det utredet alternative modeller for robuste mobile løsninger avhengig av behovet som skulle dekkes, og man landet på å gå videre med to konsepter. Ett konsept tiltenkt å dekke behovene for ambulanser, båt og luftbårne tjenester og ett konsept tiltenkt for brukere som jordmødre, hjemmesykepleie, blodbank med mere. I planfasen skal det utredes kravspesifikasjoner for tenkte anskaffelser mot leverandørmarkedet. Videre skal det utarbeides en strategi for anskaffelse av valgt(-e) løsning(-er) og det skal utarbeides et konsept for «Drift og forvaltning» av løsningen. Modellen fra konseptfasen med fokus på to konsepter vil bli videreført i planfasen. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 1.0 7

8 Videre vil det bli ført dialog mot direktoratet for E-helse, kommunesektoren (velferdstjenester) og andre nødetater. 2.2 Strategisk forankring Prosjektet understøtter sentrale elementer i fremtidsbildet for felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten som: Økt standardisering med felles tjenester og løsninger som fremmer kvalitet og effektivitet Muliggjøre riktig informasjon til rett tid og til rett mottaker Kosteffektive løsninger som er robuste og levedyktige over tid Fremtidsbildet i strategien understøtter regjeringens mål, og bidrar til å håndtere hovedutfordringer for IKT i sektoren. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 1.0 8

9 3 Prosjektets mål 3.1 Overordnet mål Det overordnede målet er å innføre et robust mobilt helsenett som kan benyttes av helsepersonell i prehospitale tjenester og andre med behov for mobil tilgang til helsenettet. Løsningen skal gi best mulig mobil tilgang til helsenettet, uavhengig av hvilken operatør det er som leverer tilgangen. 3.2 Effektmål Effektmålene oppnås hovedsakelig når de foreslåtte tiltakene fra gjennomføringsfasen blir realisert ved innføring i virksomhetene. Planfasen skal utarbeide underlag som gjør prosjektstyret i stand til å vurdere oppstart av gjennomføringsfasen. Gevinstene knyttet til gjennomføring av planfasen vil være knyttet opp mot: 1) En felles nasjonal tjeneste med robust mobilt helsenett 2) En løsning som er skalerbar og som kan videreutvikles ny mobil teknologi og infrastruktur blir tilgjengelig i markedet 3) Helseregionene bidrar i fellesskap til utarbeidelse av kravene som settes til løsningen 4) Bedre forståelse av de utfordringene som er knyttet til robuste mobile tjenester på et nasjonalt nivå 5) «Stordriftsfordeler» gjennom felles avtale for anskaffelse og drift av løsning Robust Mobilt Helsenett vil være en sentral bidragsyter for at følgende kan oppnås: Bedre forberedelser for leger; de vil kunne benytte reisetiden på å oppdatere seg best mulig om skade/sykdom og pasient. Samme tilgang til informasjon for ambulansearbeidere, som for helsepersonell, på sykehus. Bedre beslutningsstøtte for ambulansearbeidere. Tilrettelegge for felles situasjonsforståelse ved at aktørene har tilgang til samme informasjon. Bedre pasientsikkerhet i den prehospitale tjenesten. Tilrettelegge for kontinuitet i diagnostikk, overvåking, behandling og dokumentasjon langs pasientforløp, fra nødmeldingsfase til sykehus. Bidra til færre, tapte pasientjournaler. Tilrettelegge for redusert tid og kost til skanning av papirjournal og annet etterarbeid, inkl. det å få økt kvaliteten av informasjonen som blir importert. 3.3 Prosjektleveranser (resultatmål) Resultatmålene er leveransene fra prosjektets planfase. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v 1.0 9

10 De planlagte leveransene fra denne fasen er: 1) Det skal gjennomføres flere aktiviteter mot markedet, blant annet både i form av en leverandørkonferanse og fagsamlinger / workshops. Og det skal utarbeides både 2) Kravspesifikasjoner som vil beskrive de krav som løsningen(-) setter til markedet 3) Modell(-er) for anskaffelse av løsning(-er) 4) Konsept(-er) for drift og forvaltning av anskaffet løsning I sum skal dette gi det nødvendige underlag for at brukerne skal kunne realisere anskaffelse av anbefalte løsninger Leverandørkonferanse Gjennom planfasen vil prosjektet gjennomføre flere aktiviteter rettet mot leverandørmarkedet. Blant annet så vil det bli gjennomført en leverandørkonferanse. Sentrale punkter i leverandørkonferansen vil være: Få tilbakemelding på hvordan leverandørene kan realisere de foreslåtte løsningene Få tilbakemelding på hvordan leverandørmarkedet kan bidra i forhold til utrulling og drift av løsningene Kravspesifikasjon og arkitektur for «Grunnmur» mot flere mobilnett I dagens løsning er helsenettet koblet mot Telenor sitt mobilnett. For å kunne levere robuste tjenester er det behov for en «grunnmur» der alle de landsdekkende mobilnettene er koblet mot helsenettet. For at dette skal realiseres må følgende utarbeides: 1) En kravspesifikasjon for «grunnmuren» 2) En arkitektur som beskriver tilkoblingen Etter at dette er på plass må det utarbeides en plan for realisering av løsningen. Hvis leverandørkonferansen avdekker at det finnes leverandører i markedet som allerede har oppkobling mot alle mobilnettene så vil det bli vurdert å tilpasse arkitekturen for å benytte en slik leverandør Kravspesifikasjon for «Mobile tjenester og abonnement» Til mobilabonnement som skal inngå i «Robust Mobilt Helsenett» er det identifisert følgende behov: 1) Leverandøren må kunne levere «Bulk datapakker» som kan deles av flere enheter og som alltid har tilstrekkelig med tilgengelig «datamengde». 2) Avtalene må muliggjøre «roaming» mellom flere mobilnettverk. 3) Leverandørene må gi tilbakemelding på om datatrafikken kan gis prioritet i mobilnettet. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

11 3.3.4 Kravspesifikasjon for «Robust Mobilt Helsenett» Prosjektet skal levere en kravspesifikasjon for selve løsningen inneholdende «Skal», «Bør» og «Opsjonskrav». Kravspesifikasjonen vil være en del av underlaget for den videre anskaffelsen Anskaffelsesstrategi Prosjektet skal utforme en anskaffelsesstrategi som evaluerer og anbefaler konkurranseform med tilhørende kontrakter Drifts- og forvaltningsmodell for løsningen Prosjektet skal utarbeide en drift- og forvaltningsmodell for den valgte løsningen. Det skal legges vekt på å skissere de aktuelle modellene for drift og forvaltning, inkludert finansiering, og det skal gis en anbefaling for hvilken modell som skal legges til grunn for neste fase av prosjektet Ledelsesprodukter (prosjektadministrative produkter) Styringsdokument (oppdateres gjennom hele fasen) Plan med milepæler for gjennomføring fasen Beskrivelse av prosjektets organisering for gjennomføring av planfasen inklusive roller og ansvar Prosjekthåndbok for deltakerne i prosjektet Faseplan for gjennomføringsfasen Budsjett for gjennomføring av planfasen Månedlig Økonomirapport til Nasjonal IKT Månedlig statusrapport til Nasjonal IKT 3.4 Avgrensninger, avhengigheter og forutsetninger Avgrensninger Prosjektets anbefalinger skal begrenses til produkter som kan leveres til markedet i dag, eller som vil bli levert i løpet av antatt tidsrom for gjennomføringsfasen. I tilfeller hvor leverandører skisserer en lengre leveringshorisont så må det avklares med prosjektstyret. Prosjektet skal basere seg eksisterende bærere når det gjelder aksess-nett. Ulike typer aksessnett kan være mobilnett, nødnett, satellitt og WiFi. De anbefalte løsningene vil ta utgangspunkt for kommunikasjon i det norske markedet. Prosjektets planfase skal ikke gjennomføre anskaffelser for bruk i «Robust Mobilt Helsenett». Prosjektet skal ikke gjennomføre testing som en del av planleggingsfasen. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

12 3.4.2 Avhengigheter P-EPJ er forventet avhengig av tilgang til helsenettet, og dermed er dette prosjektet vurdert som en forutsetning for P-EPJ-prosjektet. Løsningen må kunne kommunisere på de grensesnitt som er i dagens prehospitale tjenester og i kjente kommende anskaffelser. Blant annet gjelder dette for «Ny Teknologi AMK prosjektet» Forutsetninger Dialog med Direktoratet for e-helse, for å gjøre en vurdering på om konseptet kan bli dekkende for hele helsesektoren. Dialog med KS (eller kommunene), for å vurdere om hele eller deler av konseptet kan brukes i primærhelsetjenesten. Det forutsettes at tildelte ressurser er tilgjengelig for å bidra til produksjon av fasens leveranser. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

13 4 Organisering og ansvar 4.1 Organisasjonsstruktur Prosjektet vil drives av en sentral prosjektorganisasjon. Det er den sentrale prosjektorganisasjonen som er ansvarlig for utarbeiding av prosjektets leveranser i planfasen. For å bistå den sentrale prosjektorganisasjonen med dette arbeidet etableres det en utvidet prosjektgruppe som består av deltakere fra helseregionene, luftambulansetjenesten og HDO. Det er viktig med bred involvering for å få konsensus om prosjektets leveranser. Den sentrale prosjektorganisasjonen rapporterer til prosjektstyret via prosjektleder. Modellen kan illustreres på denne måten: 4.2 Prosjektstyret Prosjektstyret får sitt mandat fra Prosjekteier (styret i Nasjonal IKT). Hovedoppgavene til prosjektstyret er: Utøve eierskap til prosjektets målsetting, omfang og fremgangsmåte. Overordnet ansvar for (å styre i henhold til) prosjektets rammer, både økonomisk og tidsmessig. Sikre nødvendige ressurser for gjennomføring av prosjektet. Beslutningspunkt ved passering av milepæler. Avklare strategiske spørsmålsstillinger, endringer og tillegg, samt grensesnitt mot andre prosjekter og aktiviteter. Prioritere behov og endringer tilknyttet prosjektgjennomføringen. Kommunisere retning/strategi. Ledelsestøtte for prosjektleder. Behandle endringer i oppdragsbeskrivelsen (vesentlige avvik). Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

14 Forankre og sikre / legge til rette for gevinstrealisering. Verifisere og godkjenne leveranser. Dette dokumentet er avtalen mellom prosjektstyret og prosjektleder. Nasjonal IKT HF er prosjekteier. Prosjektstyret for gjennomføring av planfasen i «Robust Mobilt Helsenett» består av: Navn Rolle i prosjektstyret Organisasjon Jon Mathisen Styreleder Helse Nord RHF Ola Borstad Styremedlem Helse Sør-Øst RHF Per Christian Juvkam Styremedlem Helse Midt RHF Harald Flaten Styremedlem Helse Vest RHF Tomas Illøkken Styremedlem HDO Frode Johansen Styremedlem NHN Øyvind Juell Styremedlem Luftambulansetjenesten Ørjan Bye Prosjekteier NIKT Grete Enge Garshol Styremedlem (Tillitsvalgt) SAN Ann Mari Jenssen Styremedlem (Tillitsvalgt) YS I tilfeller hvor styremedlem er forhindret fra å møte så ivaretas varafunksjon av stedfortreder i den organisasjon hvor det enkelte medlem har sin tilknytning. 4.3 Sentral prosjektorganisasjon Planleggingsfasen av prosjektet er etablert med følgende roller i den sentrale prosjektorganisasjonen: Rolle Beskrivelse Kommentar Prosjektleder Er den øverste ansvarlige for prosjektorganisasjonen og har myndighet til å gjennomføre prosjektet innen de rammene som er tildelt av prosjektstyret. Teknisk prosjektleder Ansvarlig for utarbeiding av prosjektets tekniske leveranser og at de følger de nasjonale normer og retningslinjer for prehospitale tjenester. Kvalitetsansvarlig Å bekrefte og sikre at prosjektets leveranser, med fokus på de tekniske leveransene, holder den nødvendige og forventede kvalitet. Teamleder Å sikre produksjon av arbeidspakkene som er tildelt av prosjektleder. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

15 Faglig rådgiver Bistå i arbeidet med å utforme og lage kravspesifikasjoner for prosjektet «Robust Mobilt Helsenett». Bistå den sentrale prosjektgruppen med faglig veiledning og rådgivning Personene som innehar rollene er: Navn Rolle Organisasjon Rune Holger Andersen Prosjektleder Nasjonal IKT HF (NIKT) - Innleid fra Sykehuspartner HF Gaute Nygreen Teknisk prosjektleder Norsk Helsenett (NHN) Jakob Grimstveit Kvalitetsansvarlig Nasjonal IKT HF (NIKT) Gaute Stavik Teamleder «Drift og Norsk Helsenett (NHN) Forvaltning» Kjetil Sønvisen Teamleder «Anskaffelse og Sykehusinnkjøp HF Kontrakter» Bjørn Unneland Faglig rådgiver Norsk Helsenett (NHN) For beskrivelse av ansvaret til rollene i den sentrale prosjektorganisasjonen vises det til dokumentet «Organisering av planfasen for prosjekt Robust Mobilt Helsenett» 4.4 Utvidet prosjektgruppe For å sikre god kontinuitet i samarbeidet med RHF-ene og de andre involverte organisasjonene så gjennomføres planfasen med de samme deltakerne som var med i konseptfasen. Dette også for å sikre at planfasens leveranser har en kvalitet som er godt forankret i de deltakende organisasjonene. Oppgavene til den utvidede prosjektgruppen vil være: Deltakelse på workshops/faglige samlinger. Deltakelse på leverandørkonferanse(-r). Deltakelse i arbeidet med å utforme prosjektets leveranser. Prosjektet vil også utnevne en kontaktperson for hver region/organisasjon (i tilfeller hvor det er en deltaker fra region/organisasjon så vil denne rollen innehas av samme person). Funksjoner for rollen som «Kontaktperson» vil være: Å være regionens kontaktpunkt for prosjektet og visa versa. Koordinere og følge opp aktiviteter innen regionen. Herunder kan det også være aktuelt å gjennomføre enklere administrative oppgaver. Følge opp at regionen gjennomfører de aktiviteter som blir pålagt av prosjektet og at frister blir overholdt Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

16 Deltakere i den «utvidede prosjektgruppen» er: Navn Organisasjon Erik Berg Helse Midt RHF Solveig Lilleberg Helse Midt RHF Knut Torp Helse Midt RHF Tor Andre Skjelbakken Helse Nord RHF Tom Morten Nordberg Helse Nord RHF Gunnar Rognseth Helse Nord RHF Terje Kval Iversen Helse Sør-Øst RHF Johnny Andre Sunnarvik Helse Vest RHF Andreas Espelid Helse Vest RHF Tommy Haga Helse Vest RHF Ståle Lybekk HDO Jørgen Melhus Luftambulansetjenesten 4.5 Interessenter Robust mobil tilgang til helsenettet er viktig for deler av primærhelsetjenesten i tillegg til spesialisthelsetjenesten. Dette fordrer involvering av interessenter utover spesialisthelsetjenesten. Følgende viktige grupperinger av interessenter er identifisert: Interessent Er opptatt av Kommentar Norsk Helsenett Hvordan konseptet er tenkt knyttet til helsenettet. Driftsmodeller Direktoratet for nødkommunikasjon Hvordan konseptet vil fungere i en nød-situasjon. Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (NKOM) Politi og brannvesen Helsepersonell Sikre brukere i hele landet gode, rimelige og fremtidsrettede, elektroniske kommunikasjonstjenester; ved å legge til rette for bærekraftig konkurranse, samt stimulere til næringsutvikling og innovasjon. Kan ha implementert og/eller ha behov for tilsvarende løsninger. Bedre pasientbehandling gjennom bedre beslutningsstøtte. Brukervennlighet inkludert enkelhet, intuitivt, effektivt. Unngå feilbruk (må ha innebyggede kontroller, sjekker). Oppfyllelse av lovkrav (helsepersonellov 39 og 40). Det er opprettet dialog med NKOM via direktoratet for E-Helse. Spesielt rettet mot arbeidet med velferdsteknologi. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

17 Pasienten Regionale helseforetak/ Helseforetak Legevaktsentral Helseregionene IKT-virksomhetene innen helsesektoren HDO Luftambulansetjenesten Sikkerhetsmyndigheter, personvernombud, informasjonssikkerhetsansvarlig Helsedirektoratet og Direktoratet for e-helse Helse- og omsorgsdepartementet Kommunene Tillitsvalgte Porteføljefunksjoner i helseregionene Pasientombud Medisinsk-teknisk avdeling Ideelle organisasjoner Andre prosjekter Info fra kjernejournal. Bedre diagnostikk. Tidligere, bedre og mer riktig behandling. Innsyn i det prehospitale verdikjede-forløpet. Virksomhetsdata for å styre, planlegge og optimalisere ressursforbruk. Rapportering av data til myndigheter. Samme som HF om å yte helsetjenester, ved blant annet å ha oversikt over hva de driver med. Gir bedre grunnlag for dimensjonering. Felles løsninger. Øke standardisering. Øke samhandling og utnyttelse av ekspertise på tvers av helseregioner, helseforetak og avdelinger. Følge arkitekturprinsippene. Nettilgang som dekker deres behov. Driftsrelaterte forhold. Tilgang til helsenettet fra luftambulanse At relevante regler blir ivaretatt Overordnet målsetting for spesialisthelsetjenesten. Færre integrasjoner. Bedre informasjon om pasient og hendelse. Endringer i arbeidsoppgaver. Sammenheng mellom nasjonalt initiativ og regionale initiativ. Pasientsikkerhet Samarbeid med leverandør og IKTavdelingene. Standardisering. Generell administrasjon og drift/support. Informasjon og koordinering av prosjektene. Bidra til regional/nasjonal standardisering. Viktig med gjennomgående representasjon Røde Kors mfl Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

18 5 Overordnete rammer 5.1 Gjennomføringsstrategi Prosjektets modell for gjennomføring av planfasen baserer seg på DIFI sin anbefalte metodikk for prosjektgjennomføring ( Dette er en faseinndelt metodikk med definerte leveranser inn- og ut av hver fase. I følge DIFIs veiviser er formålet til planfasen: «Sikre at virksomheten har en god forståelse for arbeidet som kreves for å gjennomføre prosjektet, før en forplikter seg til en betydelig investering.» Denne målsettingen søker prosjektet å nå gjennom: Tett dialog mot leverandørmarkedet for å skape god forståelse av prosjektets behov Finne robuste løsninger som samtidig har en pris som gjør at investeringen er forsvarlig Sikre involvering av interessenter som helseregioner, foretak og andre organisasjoner gjennom en tydeliggjøring av samarbeidet mellom prosjektet og interessentene. Dette også for å sikre at interessentene og prosjektdeltakerne gjennomfører de aktiviteter og leveranser som de kan bli pålagt av prosjektet. Sikre kvalitet i prosjektets arbeid og leveranser gjennom bruk av prosjektrom, workshops, fagsamlinger, bruk av referansegruppe (under avklaring), felles maler og standarder som etableres for prosjektet. Sikre tett dialog mellom prosjekt, prosjekteier og prosjektstyre gjennom regelmessige statusmøter. 5.2 Tidsplan og Milepæler Oppstart av planfasen for «Robust Mobilt Helsenett» ble godkjent av styret i Nasjonal IKT , og arbeidet med gjennomføringen startet den Det planlegges med en gjennomføringstid på seks måneder. Den overordnede tidslinjen for prosjektet er beskrevet i denne figuren: Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

19 De planlagte milepælene for gjennomføring av planfasen er: Id Navn Beskrivelse Dato Status M1 M2 M3 M4 M5 M6 Oppstart av planfasen godkjent Overlevering til ny prosjektleder gjennomført Alle stillinger i sentral prosjektorganisasjon på plass Informasjonsmøte med utvidet prosjektgruppe gjennomført Utvidet prosjektgruppe etablert Første styremøte gjennomført Vedtatt i styremøte Nasjonal IKT Overlevering fra prosjektleder i konseptfasen og prosjekteier Består av deltakere fra Sykehuspartner, Hinas, NHN og NIKT Gjennomført som video/lynckonferanse Alle forespurte foretakene og organisasjoner har bekreftet deltakelse. Alle medlemmer har bekreftet deltakelse Gjennomført Gjennomført Gjennomført Gjennomført Gjennomført Gjennomført Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

20 M7 M8 M9 Invitasjon til markedsdialog er sendt til leverandører Første fagsamling (workshop) med utvidet prosjektgruppe gjennomført Leverandørkonferanse gjennomført Presenteres i styremøte Gjennomført Gjennomføres Gjennomført Leverandørkonferansen ble gjennomført Gjennomført M10 M11 M12 M13 M14 Prosjektstyremøte etter leverandørkonferanse Andre fagsamling (workshop) med utvidet prosjektgruppe gjennomført Arbeidet med å innhente informasjon og referanser avsluttet Forslag til «Driftsmodeller» ferdigstilt for godkjenning i prosjektstyre Forslag til «Strategi for anskaffelse» ferdigstilt for godkjenning i prosjektstyre Blant annet for å presentere resultatet fra leverandørkonferanse og videre planer Gjennomført Planlagt gjennomført Gjennomført Arbeidet avsluttes med en informasjons-/dialogturne med de involverte organisasjonene En av prosjektets leveranser ut av planfasen En av prosjektets leveranser ut av planfasen M15 Prosjektstyremøte Forutsetter at M13 og M14 er ferdigstilt Under arbeid Under arbeid Under arbeid Ikke påbegynt M16 Forslag til «Prosjektbegrunnelse / Business Case» ferdigstilt for En av prosjektets leveranser ut av planfasen (foreløpig arb.dato) Forutsetter godkjenning av prosjektstyre. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

21 godkjenning i prosjektstyre M17 Ferdigstilling av «Kravspesifikasjoner» for godkjenning i prosjektstyre En av prosjektets leveranser ut av planfasen Under arbeid M18 Ferdigstilling av «Styrende dokumenter for neste fase» En av prosjektets leveranser ut av planfasen Under arbeid M19 Prosjektstyremøte for godkjenning av leveranser fra planfase Forutsetter at foregående milepæler er ferdigstilt Ikke påbegynt Mulige datoer for det videre arbeidet med å bringe prosjektet over i gjennomføringsfasen er: Prosjektforum i regi av Nasjonal IKT HF Styremøte i Nasjonal IKT HF 5.3 Økonomi Prosjektbudsjett De totale rammene for gjennomføringene av planfasen er på Økonomiske forutsetninger Deltakelse i den sentrale prosjektorganisasjonen finansieres som et felles prosjekt for spesialisthelsetjenesten, gjennom Nasjonal IKT. Ved behov kan prosjektleder omfordele budsjett for timer og reiser/kostnader. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

22 Øvrige deltakere må få alle sine kostnader (timer, reiser etc.) dekket av egen arbeidsgiver. Dette er i henhold til gjeldende praksis for gjennomføring av felles prosjekter i spesialisthelsetjenesten. 5.4 Risiko Prosjektleveransene i planfasen består stort sett av definerte produkter med en iboende risiko tilknyttet tid, kost og kvalitet. Det skal i tillegg gjennomføres dialog med leverandører relatert til gjennomførbarhet av de definerte konsept fra konseptfasen. Det ligger her en risiko tilknyttet den faktiske gjennomførbarheten av det definerte konseptet og hva leverandørene har mulighet til å levere innenfor rammer som defineres som akseptable. Prosjektet er helt avhengig av å få det nødvendige bidraget til utvikling av prosjektets produkter fra den utvidete prosjektgruppen for å sikre ferdigstilling innenfor tid og kost samt kvalitet i leveransen og forankring i de involverte helseregioner og berørte fagmiljøer. Risikoer i prosjektet følges opp løpende av den sentrale prosjektorganisasjonen. Rapportering av risiko inngår som en del av den månedlige rapporteringen fra prosjektleder til prosjekteier. I tillegg vil prosjektleders rapportering av risiko være et fast agendapunkt på prosjektstyremøtene. I tilfeller hvor det kreves eskalering vil prosjektleder bringe saken inn for prosjektstyret v/prosjektstyreleder Initielle risikoer ved oppstart av planfasen Ved oppstart av planfasen er følgende risikoer identifisert. 1. Ressursene som er med i prosjektet er delvis med i andre prosjekt som Nyteknologi AMK, det er dermed usikkerhet rundt ressursers tilgjengelighet. 2. Det er en usikkerhet for at "arkitekturkonseptet" ikke er og/eller blir tilgjengelig fra noen leverandør. Leverandørkonferansen er et risikoreduserende tiltak her. 3. Det er usikkerhet rundt finansiering til en stor utrulling av robust mobilt helsenett. Arbeid med forretningsmodeller for å kunne unngå høye investeringskostnader for å komme i gang er et risikoreduserende tiltak. 4. Risiko i forhold til om løsningen er driftbar. Arbeid med oppgavefordeling og finne riktig type organisasjon til ulike oppgaver er risikoreduserende tiltak. Det er også risikoreduserende å få mer informasjon i leverandørkonferansen om hvor mye av drift leverandører er villige til å ta på seg. Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v

23 5.4.2 Riskomatrise Initielle risikoer for planfasen Styringsdokument Robust Mobilt Helsenett Planfase v