Møteprotokoll for styret i Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF

Transkript

1 Møteprotokoll for styret i Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Styre Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Møtedato Møtested Park Inn, Gardermoen Tid Møteleder Steinar Marthinsen Referent Anita Østlund Referatdato Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Trond M. Elsbak, styremedlem, Helse Nord RHF Anne Cathrine Braarud,, Helse Sør-Øst RHF Roar Schytte, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Tor Kristian Hansen, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Forfall: Jan Vilnes, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Geir Henning Joten, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Fra Administrasjonen deltok: Lars Erik Tandsæther, Administrerende direktør, HDO HF Ketil Are Lund, Direktør virksomhetsstyring og strategisk utvikling Morten Korslund, Leder for Økonomi, administrasjon og HR, HDO HF Anita Østlund, Avd.leder for Kunde- og brukerforvaltning, HDO HF Innkalling og saksliste ble godkjent. 2 saker ble innmeldt til Eventuelt. 1

2 Saker som ble behandlet: Sak Godkjenning av protokoll fra styremøtet 11. desember 2015 Protokoll fra styremøtet 11. desember 2015 fremlegges. Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 11. desember Sak Virksomhetsrapportering Følgende områder ble fremlagt under virksomhetsrapporten: Økonomi, administrasjon og HR Drift og brukerstøtte av kontrollrom, radioterminaler, nødnett og nasjonalt legevaktsnummer Kunde- og brukerforvaltning Teknologi forvaltning Nødnett innføring Øvrige prosjekter Administrerende direktør er fornøyd med den økonomiske utviklingen for Kostnader og investeringer følger budsjett og prognoser. Administrerende direktør mener at driftssituasjonen fremdeles er håndterbar, men at det totale risikobildet er meget bekymringsfullt. Prosjektet kjøres med svært høy risiko og en av disse risikoområdene har nå inntruffet. Framdriften i nødnettprosjektet er utfordrende, siden Helsedirektoratet med bakgrunn i en feil i leveranser fra ekstern leverandør har anbefalt ikke å produksjonssette flere legevakter eller akuttmottak på nødnett. Det er uklart hva årsaken til feilen er, og det er derfor uklart hvor mange legevakter eller akuttmottak som vil bli berørt. Antall nye saker/feil registrert viser en vekst i tråd med prognosene. Dette er en utfordrende situasjon for HDO, og vil være meget utfordrende for den totale ressurssituasjonen i Administrerende direktør har iverksatt tiltak for å se på om ressurser kan flyttes fra prosjekt til drift i en periode, inntil innføringsprosjektet kommer i gang igjen. Dette vil være et midlertidig tiltak som kan avhjelpe håndteringen av innmeldte saker noe. Administrerende direktør viderefører dialogen med Helsedirektoratet og Direktoratet for nødkommunikasjon for å vurdere hvilke videre tiltak som kan iverksettes for å håndtere den utfordrende situasjonen i drift og innføringsprosjektet. 1. Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning. 2. Styret ber om at adm. direktør har et særlig fokus på oppfølging av feil i leveransen fra de eksterne leverandørene. 3. Styret ber adm. direktør følge opp at vi ikke belastes kostnader som ikke er avtalefestet at skal belastes HDO. 2

3 Sak Årlig melding 2015 Administrerende direktør presenterte utkast til Årlig melding for Styret godkjenner Årlig melding 2015 med de endringer som fremkom i møtet. 2. Styret gir administrerende direktør og styreleder fullmakt til å innarbeide endringsforslagene som fremkom i møtet, og oversende årlig melding til eierne. Sak Økonomisk langtidsplan Styret har tidligere behandlet og vedtatt budsjett for 2016 (ref. sak ). For å sikre en god og tydelig forankring av HDO sine videre planer, er det i tillegg til årlig budsjett behov for å utvikle en økonomisk langtidsplan. Den økonomiske langtidsplanen skal vise planlagt og forventet aktivitetsnivå i HDO de kommende årene. Den økonomiske langtidsplanen (ØLP) vil være en årlig rullerende plan, og skal derav oppdateres årlig, og forankres med eierne. Denne saken legges fram for å få innspill til tilnærming, forutsetninger og prinsippene lagt til grunn for den økonomiske langtidsplanen(ølp). ØLP viser det totale kostnadsbildet for HDO i kommende periode, men inkluderer ikke en finansieringsplan. Videre danner planen grunnlaget for budsjettinnspill til eierne for Administrerende direktør mener at planen i hovedsak peker på de to områdene som en økonomisk langtidsplan må dekke. Dette er kostnadene HDO påføres for å drift og forvaltning av nødnett i helsetjenestene, samt de kostnadene som HDO må budsjetterer med for å sikre utvikling av HDO, herunder at de tjenestene HDO leverer er i tråd med kravene til prehospitale tjenester. Videre mener administrerende direktør at planen vil være et godt utgangspunkt for videre dialog med eiere, brukerne og andre aktører ifht drift, forvaltning og videre utvikling av tjenestene i nødnett. Finansieringen av HDO er avhengig av avklaringer med eierne og Helse- og Omsorgsdepartementet, og administrerende direktør mener ØLP vil være et godt utgangspunkt for videre avklaringer. 1. Styret ber administrerende direktør oversende innspill til budsjett 2017 på totalt 193,5 mnok til eierne. 2. Styret tar saken til foreløpig orientering, og ber administrerende direktør videreutvikle økonomisk langtidsplan i henhold til innspillene gitt i møtet. 3. Styret ber om å få økonomisk langtidsplan til behandling i neste styremøte. Sak ADs orientering Administrerende direktør redegjorde for følgende saker: 1. Status for lederutviklingsprosess 2. Status for strategiske tiltak

4 3. Utkast til oppdragsdokument 2016 for HDO HF 4. Eskalering av manglende etterlevelse av SLA og eskaleringer 5. Program for forbedring av nødmeldetjenesten (PFN) - teknologiutredning 1. Styret tar ADs gjennomgang til orientering. Sak Årsplan styresaker Årsplanen for styresaker ble fremlagt. 1. Styret tar saken til orientering. Eventuelt 1. Rapportering til eierne utover årlig melding. 2. KS styredeltagelse i HDO HF. 4

5 Gardermoen, 3. februar 2016 Per Karlsen Nestleder Reidun Rømo Trond Elsbak Anne Cathrine Braarud Roar Schytte Tor Kristian Hansen Steinar Marthinsen Styreleder Anita Østlund Styresekretær 5