MODUL A Prosjektledelse Oversikt og Innsikt Dag 2 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

Transkript

1 MODUL A Prosjektledelse Oversikt og Innsikt Dag 2 Morten A. Torp Version

2 Gjennomføringsplan Dag 1: Dag 3: 1. Prosjekter & prosjektledelse 2. Kunde og leverandør 3. Organisering 4. Eierstyring Introduksjon til elæring og utdeling av Caseoppgave 9. Kostnadsestimering 10. Fremdriftsoppfølging 11. Endringshåndtering 12. Prosjektavslutning Presentasjon av Caseoppgave Dag 2: 5. Prosjektmål 6. Oppstart 7. Arbeidsomfang 8. Tidsplanlegging Presentasjon av Caseoppgave Dag 4: 13. Kvalitet i prosjekter 14. Usikkerhet 15. Kontrakt & innkjøp 16. Interessenter 17. Kommunikasjon og Samarbeid Presentasjon av Caseoppgave Side 2

3 - «Hvor skal vi?», sa Nasse Nøff - «Jeg vet ikke!», sa Ole Brumm.. og så gikk de dit 5. Prosjektmål Side 3

4 Hva skal vi med Mål? Gir et bilde av prosjektets resultat Skaper felles forståelse Utgangspunkt for beskrivelse av arbeidsomfanget Underlag for fordeling av ansvar Motiverende samlingsmerke Underlag for å informere omgivelsene Side 4

5 Sentrale Spørsmål i Prosjektet Hvorfor skal prosjektet gjennomføres? Effektmål Hva kan gi de ønskede gevinster (leveranser)? Hvor mye kan prosjektet koste? Når må det være ferdig? Resultatmål Side 5

6 «Prosjekttrekanten» TID (Når?) KOST (Hvor mye?) OMFANG/ KVALITET (Hva?) Side 6

7 Målhierarki Virksomheten Prosjekteier/ Linjen Strategiske mål Effektmål (gevinst) Hvorfor Resultatmål Tid Prosjektleder/ Prosjektet Kost Omfang/ Kvalitet Prosjektmedarb./ Delleveranse Prosjektmilepæler 7

8 Målene henger sammen! Alle virksomheter har strategiske mål som er definert av ledelsen Prosjekter gjennomføres for å realisere strategier knyttet til endring og vekst Strategiske mål Realisering av strategi Effektmål Gevinster Prosjekt Resultatmål (prosjektet) Effektmål skal være beskrevet i Gevinstplanen Side 8

9 Eksempel Effektmål Resultatmål Side 9

10 Målformulering er en Prosess Side 10

11 S-M-A-R-T-E Mål Spesifikke Målbare Aksepterte Realistiske Tids- og kostavgrensete Enkle Side 11

12 Sagt på en annen måte. Tydelige Utfordrende Realiserbare Målbare Aksepterbare (lyst.) Tidsbestemte Side 12

13 Prosjektmål noen Fallgruver Man setter i gang arbeidet før målene er tilstrekkelig klarlagt Prosjektet er for dårlig avgrenset Målene blir vage og uklare Man overser betydningen av aksept fra deltakerne. Noen har en egen agenda For liten kontakt med parter som berøres av prosjektet Ambisjonsnivået er for høyt ift. rammene Husk at et prosjekt også kan være vellykket om ikke alle målene er oppnådd (Prosjekteier/ledelse avgjør) Side 13

14 Side 14

15 Side 15

16 6. Oppstart Side 16

17 Når starter Kundeprosjektet? 1. Beslutningen om prosjektstart er tatt av prosjekteier 2. Prosjektleder er utnevnt 3. Mandat er tildelt Side 17

18 Når starter Leverandørprosjektet? 1. Kontrakten er signert 2. Prosjektleder er utnevnt Side 18

19 Prosjekteiers ansvar ved Oppstart Utarbeide et prosjektmandat Engasjere prosjektleder (PL) Etablere styringsgruppe (Støtte PL med å) få på plass dyktige ressurser Godkjenne tilpasninger i virksomhetens prosjektmetodikk Side 19

20 Prosjektleders ansvar ved Oppstart Sette seg inn i prosjektets mandat (inkl. effektmål og gevinstplan) og avstemme dette med prosjekteier Sette seg inn i kontrakt Etablere prosjektorganisasjon Definere roller og ansvar Etablere spilleregler for samarbeid og kommunikasjon Evtl. tilpasse virksomhetens prosjektmodell til aktuelt prosjekt Lage plan for planleggingen av prosjektet Side 20

21 Prosjektmandatet setter Rammer Et dokument som formelt definerer eksistensen av og rammene for prosjektet Lages og eies av Prosjekteier Gir Prosjektleder myndighet til å allokere ressurser og starte planlegging Innhold - Bakgrunn - Effektmål - Resultatmål med evtl. rammer Tid Kost Omfang, kvalitet - Overordnet organisering - Forutsetninger/avgrensninger Endres kun etter godkjent endringsanmodning Side 21

22 Oppstartssamling/»Kickoff» Første samling i prosjektteamet bli kjent! Felles forståelse for bakgrunn, mål, mandat og leveranser Felles forståelse for roller, ansvar og kommunikasjonslinjer Felles forståelse for risiko/muligheter Lage felles plan for planleggingsfasen Etablere spilleregler for teamet Diskutere uklarheter og misforståelser Informere om gjeldende prosjektmodell samt interne prosedyrer og rutiner Side 22

23 Eksempel på «Spilleregler» i Prosjektteamet Alle må registrere timene sine ukentlig innen fredag kl. 12 Vi tar kontakt direkte med hverandre ved behov (ikke via prosjektleder) Alle møter i det ukentlige prosjektmøtet hver mandag kl Mobil, nettbrett, PC-er er avslått under prosjektmøtet Prosjektleder er her for å hjelpe terskelen for å kontakte henne er veldig lav Vi hilser når vi kommer inn i lokalet om morgenen Side 23

24 7. Arbeidsomfang Side 24

25 Hvorfor planlegge? Underlag for beslutning om evtl. videreføring til neste fase Avklare evtl. avvik mellom prosjektplan og kontrakt Verktøy for oppfølging/fremdriftsrapportering og håndtering av avvik/endringer Viktige elementer: - Arbeidsomfang (WBS) - Tidsplan - Kostnadsestimat Side 25

26 Planlegging: «Intelligent gjetning»? Side 26

27 Prosjektplanens Innhold Målformulering Effektmål Resultatmål Arbeidsomfang Tidsplan Ressursplan Opplæringsplan Kostnadsestimat Prosjektorganisasjon Usikkerhetsanalyse Interessentanalyse Kommunikasjonsplan Kvalitetsplan Prosjektplanen er et viktig beslutningsunderlag for styringsgruppen for å vurdere om prosjektet skal føres videre eller stoppes Side 27

28 Planlegging kan være så mangt.. Side 28

29 WBS («Work Breakdown Structure») = Prosjektstruktur 1 Prosjekt Arbeidspakkpakke Arbeids Arbeidspakke Hovedleveranse/ Delprosjekt Arbeidspakke Hovedleveranse/ Delprosjekt Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Side 29

30 WBS = «Work Breakdown Structure» Det totale arbeidsomfanget splittet opp i mindre og mer håndterbare deler Beskriver hva som er med i prosjektet og hva som ikke er med «Hva inngår i hva»? Objekter (ikke verb) beskrevet på en entydig og målbar måte Antall nivåer avhengig av hvor langt man er kommet i planleggingsfasen Nederste nivå er en arbeidsbeskrivelse Nyttig kommunikasjonsverktøy Oppdateres ved endringer i prosjektet (godkjente endringsordre) Gjennomføres som teamarbeid Side 30

31 Eksempel 1 DP-050 FAP Utrulling 01 Prosjektledelse 02 Kartlegging 03 Metodikk/Strategi 04 Migrering/Utrulling 05 Informasjon/ Opplæring Charter Planer Tid Kost Interessentanalyse Rapporter Endringsordre Risikohåndtering Kartleggingsportal Applikasjoner Applikasjonsdata Hjemmeområder Fellesområder Brukere Avhengigheter Nettverk Utstyr Servere Klienter Skrivere Periferiutstyr Maildata Drift av 2 miljø Hvem gjør hva Overordnet metodikk Utrullingstemplate Basis Migreringstemplate Basis Infrastruktur Migrering Applikasjoner Printere Data Klienter Servere Leveranser innen 18/5 Leveranser fra annet delprosjekt (DP Applikasjon) Ferdige leveranser Migrering Brukere Brukerdata Applikasjoner EDB-eide 3. parts Databaser Utrulling Pre-pilot Pilot Utrulling Overlevering Fallback-plan Kommunikasjonsplan

32 Eksempel 2 1 Prosjekt Olabil 1.1 Prosjektledelse 1.2 Design 1.3 Innkjøp 1.4 Bygg 1.5 Test Ramme Montere ramme Montere dekk/styring Overbygg Montere sidevegger Montere sete/instrumenter

33 KTR(Kost-Tid-Ressurs)-arket beskriver Aktivitetene Her angis evtl. avhengigheter Side 33

34 WBS: Alle Planers Mor! WBS Tidsplan Organisasjon Kostnadsestimat Side 34

35 8. Tidsplanlegging Side 35

36 Aktiviteter og Milepæler Aktivitet 1 Aktivitet 2 MP-1, A1+A2 klare MP-1 Aktivitet 3 Side 36

37 Tidsplan 37 Planleggingsprosessen er minst like viktig som selve planen!

38 I kollapset format Side 38

39 Fra WBS til Tidsplan Side 39

40 Hovedprinsipper for Tidsplan Aktivitetene (eller arbeidspakkene) fra prosjektstrukturen knyttes sammen i logisk rekkefølge («Slutt-til-Start», «Start-til-Start» eller «Slutt-til-Slutt») Varighet beregnes ut fra ressursinnsats i aktivitetene og tilgjengelige ressurser Knyttes opp mot kalender ved at Startdato settes for første aktivitet Sluttdato beregnes ut fra varighet på hver aktivitet og sammenhengen mellom dem Viktig at varigheter og logiske forbindelser er realistiske og basert på kunnskap/erfaring Side 40

41 «Oppskrift» for Tidsplanlegging Planlegging er teamarbeid! Begrens antall aktiviteter i planen til mellom 30 og 50 Legg inn milepæler som «mellomtilstander» i prosjektet Pass på at alt arbeid er med, også «prosjektledelse» og «prosjektavslutning» Viktige begrensninger markeres Sjekk avhengigheter til andre prosjekter, leverandører etc. Finn «kritisk vei» (= den lengste veien gjennom prosjektet forsinkelser her medfører forsinkelser for hele prosjektet) Finn ut hvilke aktiviteter som har «slakk» (dvs. som ikke ligger på kritisk vei) og hvor stor denne er for hver aktivitet Knytt personansvar til hver aktivitet Planlegging gjøres (nesten) kontinuerlig i hele prosjektets levetid! Side 41

42 Gjennomføringsplan Dag 1: Dag 3: 1. Prosjekter & prosjektledelse 2. Kunde og leverandør 3. Organisering 4. Eierstyring Introduksjon til elæring og utdeling av Caseoppgave 9. Kostnadsestimering 10. Fremdriftsoppfølging 11. Endringshåndtering 12. Prosjektavslutning Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Dag 2: 5. Prosjektmål 6. Oppstart 7. Arbeidsomfang 8. Tidsplanlegging Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Dag 4: 13. Kvalitet i prosjekter 14. Usikkerhet 15. Kontrakt & innkjøp 16. Interessenter 17. Kommunikasjon og Samarbeid Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Side 42