SLUTTRAPPORT FOR 29.4 SAFEST planlegging

Transkript

1 SLUTTRAPPORT FOR 29.4 SAFEST planlegging Versjonsnummer: 1.0 Godkjent dato: Godkjent av Prosjekteier: Utarbeidet av: Jørn Hanssen Gro Ung

2 ENDRINGSHISTORIKK Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Opprettelse av dokumentet Gro Ung Ferdigstilt for fremlegging i prosjektstyret og Prosjektforum Lagt til tilbakemelding fra Statens Legemiddelverk til prosjektets arkitekturleveranse (kap.9), samt prosjektets vurdering av tilbakemeldingen (kap. 10) Tilbakemelding fra Statens Legemiddelverk til prosjektets arkitekturleveranse (kap.9), samt prosjektets vurdering av tilbakemeldingen (kap. 10), lagt ut i vedlegg Gro Ung Gro Ung Gro Ung Jørn Hanssen Dokument godkjent Gro Ung Jørn Hanssen

3 INNHOLD 1. Kort oppsummering av prosjektet Oppnåelse av prosjektets mål Prosjektets leveranser... 5 Krav til legemiddelinformasjon til bruk i spesialisthelsetjenesten... 5 Overordnet tidsplan for realisering av krav til legemiddelinformasjon... 5 Arkitektur... 5 Forvaltningsmodell for legemiddelinformasjon til spesialisthelsetjenesten Prosjektets hovedkostnader Prosjektets milepæler Avvik i prosjektet Informasjon og kommunikasjon Evaluering av prosjektet Betraktninger om veien videre... 8 Vedlegg... 10

4 1. KORT OPPSUMMERING AV PROSJEKTET Prosjekt 29.4 SAFEST planlegging var i utgangspunktet et planleggingsprosjekt før gjennomføringsfase, der målbildet var å realisere en nasjonal løsning med én kilde til oppdatert legemiddelinformasjon. FEST- registeret levert av Statens Legemiddel Verk (SLV) har vært utgangspunktet for en nasjonal løsning. Det er i perioden gjennomført tre tiltak knyttet til bruk av FEST- registeret i spesialisthelsetjenesten. Tiltak 29.4 er det fjerde i rekken og er et oppfølgingsprosjekt til tiltak Målet med tiltak 29.3 var blant annet å utarbeide krav til legemiddelinformasjon til bruk i spesialisthelsetjenesten. Kravene fra tiltak 29.3 var imidlertid ikke tilstrekkelig presisert, og arbeidet med å utarbeide kravspesifikasjon måtte derfor videreføres til tiltak Kravene til legemiddelinformasjon til bruk i spesialisthelsetjenesten er gjennom tiltak 29.4 blitt betydelig omarbeidet. Prosjektet har detaljert, presisert og prioritert kravene, samt gjort en nyttevurdering av kravene. SLV har vurdert kompleksitet og omfang av å realisere kravene, og har på bakgrunn av dette utarbeidet et forslag til en overordnet tidsplan for tilgjengeliggjøring av legemiddelinformasjon til spesialisthelsetjenesten. Det er mange usikkerheter knyttet til tidsplanen, og de fleste av kravene vil først kunne realiseres på lengre sikt. Realisering av kravene forutsetter blant annet at SLV får finansiert arbeidet, og at hensiktsmessige forvaltningsløsninger blir etablert. Det er også en forutsetning at FEST tilpasses den nye europeiske standarden for legemiddelinformasjon, som utarbeides av SPOR- prosjektet i regi av European Medicines Agency (EMA). På grunn av uklarheter og til dels manglende informasjon knyttet til eksterne forutsetninger har det ikke vært mulig i dette prosjektet å definere en detaljert arkitektur. Arkitekturleveransen har imidlertid beskrevet hvilke faktorer som må tas hensyn til ved endringer av informasjonsarkitekturen i FEST, og gjort vurderinger rundt hvordan informasjonen skal gjøres tilgjengelig på kortere og lengre sikt. Leveransen inneholder i tillegg en grundig vurdering rundt avhengigheter til SPOR- prosjektet. På grunn av manglende avklaringer ved finansiering og eierskap til legemiddelinformasjon for spesialisthelsetjenesten, samt store usikkerheter knyttet til europeiske føringer, har ikke tiltak kunne levere det som opprinnelig var hensikten med prosjektet; legge konkrete planer for en gjennomføringsfase. Prosjektet har imidlertid belyst sentrale forutsetninger for å kunne realisere målbildet på sikt. 2. OPPNÅELSE AV PROSJEKTETS MÅL Tiltak 29.4 SAFEST planlegging har levert en prioritert kravliste til legemiddelinformasjon til bruk i spesialisthelsetjenesten. SLV har verifisert kravene, og har foreslått en overordnet tidsplan for realisering av kravene. En del av kravene dreier seg om kvalitetsforbedring av eksiterende data i FEST. SLV har allerede igangsatt arbeidet med enkelte av disse kravene. Arbeidet er igangsatt som et resultat av tiltak 29.4, men utføres som en ordinær forvaltningsoppgave i SLV. Tidsplanen for realisering av de øvrige kravene forutsetter at SLV får etablert nødvendig kapasitet til utvikling og etablert fremtidig forvaltning av legemiddelinformasjon til bruk i spesialisthelsetjenesten. Tidsplanen har også store avhengigheter til SPOR prosjektet i regi av European Medicines Agency (EMA). SPOR prosjektet skal blant annet definere en europeisk standard for legemiddelinformasjon, og skal også etablere europeiske databaser som vil være informasjonskilde

5 for deler av informasjonen i FEST. Tidsperspektivet knyttet til ferdigstillelse av prosjektet er noe uklart. Det er uttrykt at arbeidet kan ta opp til 7-8 år. Prosjektet har belyst sentrale nøkkelforutsetninger for å realisere kravene og levere nytteverdi, og dermed oppnå de forventede gevinstene. Ansvaret og myndigheten for oppfølgning av disse forutsetningene ligger hos SLV. 3. PROSJEKTETS LEVERANSER Krav til legemiddelinformasjon til bruk i spesialisthelsetjenesten Prosjektet har utarbeidet en prioritert kravliste til legemiddelinformasjon til bruk i spesialisthelsetjenesten, vedlegg 2. Denne leveransen har tatt utgangspunkt i kravlisten som ble utarbeidet i tiltak De opprinnelige kravene er blitt betydelig omarbeidet og presisert, slik at SLV har kunnet vurdere konsekvensene av kravene. Prosjektet har også levert en nyttevurdering rundt realisering av kravene, vedlegg 3. Leveransen er avstemt med klinikere innenfor de ulike regionene, og ble godkjent i prosjektstyret i mars Overordnet tidsplan for realisering av krav til legemiddelinformasjon SLV har utarbeidet en overordnet tidsplan for realisering av kravene. Planen skiller på krav som kan realiseres umiddelbart, og på kort-, mellomlang og lang sikt. Grunnet eksterne forutsetninger og usikkerheter er tidsplanen svært lite konkret. Tidsplanen er beskrevet i målbilde i arkitekturleveransen, vedlegg 4. Arkitektur Arkitekturleveransen, vedlegg 4, beskriver rammer, eksempelvis bruk av anbefalte standarder, og forutsetninger for realisering av legemiddelinformasjon i FEST på kortere og lengre sikt. Avhengigheter til SPOR- prosjektet blir grundig belyst. Leveransen beskriver ulike informasjonskilder, både på internasjonalt, nasjonalt og lokalt nivå. Det gis videre anbefalinger om hvordan eierskap til og forvaltning av de ulike informasjonskildene bør tilrettelegges. Leveransen definerer ikke en detaljert arkitektur, men setter retning på hvilke faktorer som skal tas hensyn til ved endringer av informasjonsarkitekturen i FEST, og vurderinger av hvordan denne informasjonen skal gjøres tilgjengelig. Arkitekturleveransen er fremlagt Nasjonal IKT Fagforum for arkitektur 6. juni NIKT FA tok fremleggelsen til orientering, og ba om å bli involvert i den videre utarbeidelsen av dokumentet. Forvaltningsmodell for legemiddelinformasjon til spesialisthelsetjenesten SLV har utarbeidet et forslag til hvordan deres del av forvaltningen kan organiseres. Forslaget anbefaler at spesialisthelsetjenesten etablerer et felles kontaktpunkt inn mot SLV. Utover dette forslaget har prosjektet gjort betraktninger om eierskap til informasjon og håndtering av nye behov fra spesialisthelsetjenesten. Disse betraktningene inngår i arkitekturleveransen. Produkt Status Kvalitetskrav Ansvarlig mottaker av leveransen Krav til legemiddelinformasjon Levert Kravene er tilfredsstillende presisert, slik at SLV har kunnet vurdere omfang og kompleksitet av kravene. Statens Legemiddelverk Nytt tiltak «29.5 SAFEST realisering» og deretter en fremtidig forvaltningsfunksjon (systemeier) for legemiddelinformasjon i spesialisthelsetjenesten.

6 Overordnet tidsplan for realisering av legemiddelinformasjon Levert Manglende avklaringer ift finansiering samt uklare føringer fra SPOR prosjektet gjør det vanskelig for SLV å detaljere tidsplan for realisering av legemiddelinformasjon, utover enkelte krav til forbedring av datakvalitet i FEST. Arkitektur Levert Det er ikke laget noen informasjon- og tjenestearkitektur på spesialisthelsetjenestens side, fordi arbeidet har hatt fokus på å analysere problemstillinger på SLVs område. Statens Legemiddelverk Statens Legemiddelverk Nytt tiltak «29.5 SAFEST realisering» og deretter en fremtdig forvaltningsfunksjon (systemeier) for legemiddelinformasjon i spesialisthelsetjenesten. 4. PROSJEKTETS HOVEDKOSTNADER Økonomiske hovedtall Godkjent budsjett Faktiske kostnader Differanse Utgifter frem til realiseringsfasen Kr Kr Kr PROSJEKTETS MILEPÆLER Milepæl Beregnet sluttdato Faktisk sluttdato Avvik M1: Prosjekt besluttet M2: Prosjektgruppe oppnevnt M3: Prosjektstart M4: Revidert prosjektdirektiv godkjent M5: Utarbeidet krav til legemiddelinformasjon M6: Utarbeidet informasjonsarkitektur M7: Utarbeidet forslag til plan for tilgjengeliggjøring av ,5 mnd dager Inngår i M6

7 legemiddelinformasjon M8: Utarbeidet forslag til forvaltningsmodeller pa overordnet niva M9: Utarbeidet styringsdokumentasjon M10: Styringsdokumentasjon godkjent M11: Prosjektavslutning Inngår i M mnd Ikke levert mnd. Milepæl 5: Utarbeidet informasjonsarkitektur, ble forsinket grunnet mer omfattende leveranse enn i utgangspunktet antatt. Milepæl 7: Utarbeidet forslag til plan for tilgjengeliggjøring av legemiddelinformasjon, innga r i M6. Milepæl 8: Utarbeidet forslag til forvaltningsmodeller på overordnet nivå, inngår i M6. Milepæl 10: Styringsdokumentasjon for neste fase er ikke utarbeidet. Se kapittel 9 Betraktninger om veien videre. Milepæl 9 og 11 ble følgelig forsinket grunnet forsinkelse i M6. 6. AVVIK I PROSJEKTET Endringsbehov/tittel Kort kommentar Bytte av prosjektstyreleder Konst. ny prosjektstyreleder fra Formelt utnevnt Bytte av prosjektleder Ny prosjektleder fra Endring av styringsdokument Logistikkinformasjon tatt ut av prosjektomfang. Utrede forvaltningsmodeller for legemiddelinformasjon tatt inn i prosjektomfanget. Utvidet budsjett for prosjektet. Utvidet prosjektvarigheten. 7. INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Prosjektgruppen har bestått av deltakere med ulik bakgrunn (farmasøyter, intensivsykepleiere, virksomhetsarkitekter). Det viste seg problematisk å få allokert alle planlagte prosjektressurser. Dette har medført at prosjektressursene har måttet bruke mer tid til prosjektet enn de i utgangspunktet var allokert til. Erfaring fra prosjektet viser også at det ville vært hensiktsmessig å ha med en lege i klinisk praksis for å dekke hele legemiddelinformasjon området. Dette bør vurderes ved eventuelt oppstart av nye prosjekt senere.

8 Prosjektgruppen har hatt om lag ett arbeidsmøte på Gardermoen per måned gjennom prosjektperioden. Det er i tillegg vært holdt faste korte ukentlige statusmøter for å følge opp prosjektarbeidet. Det har vært mye engasjement og gode diskusjoner i prosjektgruppen. SLV har vært med i prosjektarbeidet under spesifisering av krav til legemiddelinformasjon. På denne måten har de kunnet stille spørsmål til kravene og fått en bedre forståelse av hva som inngår i de. Dette bidro til at SLV kunne levere en grundig vurdering knyttet til gjennomføring av kravene. Utover i prosjektperioden ble det mer naturlig å etablere en kunde leverandør relasjon mellom prosjektet og SLV. I ettertid ser man at det sannsynligvis ville vært mer hensiktsmessig at denne relasjonen var etablert før oppstart av prosjektet. Prosjektstyret har totalt hatt fem møter i prosjektperioden. Tre av møtene har vært med oppmøte på Gardermoen, mens de resterende har vært gjennomført på Skype. Prosjektstyremøter gjennomført på Skype har fungert bra, og bidratt til å redusere reisekostnader og tidsbruk. Prosjektstyret har gjennom hele prosjektperioden gitt prosjektleder god støtte. Det har vært god kommunikasjon i prosjektstyret. Dette har bidratt til en effektiv beslutningstaking, og forventninger til prosjektgruppen har blitt tydelig kommunisert. 8. EVALUERING AV PROSJEKTET For å kunne etablere et «Nasjonalt tjenestegrensesnitt for legemidler» anbefales det i tiltak 29.3 at NIKT tar initiativ overfor eiere av legemiddelinformasjon for å etablere hensiktsmessige forvaltningsløsninger/-avtaler. Videre henvises det til at økonomiske spørsmål må utredes, og at nødvendige skritt for å etablere en intensjonsavtale med aktuell tilbyder må tas. Anbefalinger om tiltak og avklaringer fra tiltak 29.3 var ikke gjort før oppstart av tiltak Under replanleggingen av prosjektet i januar igangsatte NIKT aktiviteter i forhold til SLV med hensyn til avklaringer rundt eierskap til og finansiering av legemiddelinformasjon til spesialisthelsetjenesten. Disse avklaringene er grunnleggende forutsetninger for å kunne oppnå prosjektets mål. SLV burde ideelt sett igangsatt dette arbeidet tidligere, slik at avklaringer hadde vært på plass før oppstart av tiltak Det må imidlertid trekkes frem at det gjennom prosjektet er etablert en god dialog med SLV om utfordringene med å levere kravene i forhold til finansiering, kapasitet og kompetanse. Prosjektet har bidratt til at SLV har igangsatt aktiviteter for å møte disse utfordringene. Informasjon om SPOR prosjektet i regi av EMA og dets betydning for tiltak 29.4 har vært mangelfull og til dels uklar. Prosjektgruppen ble ikke gjort oppmerksom på hvor stor avhengighet realisering av de fleste kravene til legemiddelinformasjon hadde til SPOR prosjektet, før SLV leverte vurderingen for gjennomføring i april. SLV har hatt lite tilgjengelig informasjon om SPOR prosjektet. Prosjektet har derfor innhentet informasjon fra eksterne kilder for å få oversikt over fremdrift og omfang i SPOR prosjektet. Spesialisthelsetjenesten har gjennom prosjektet fått en større forståelse for hva som kreves av SLV for å imøtekomme spesialisthelsetjenestens behov for legemiddelinformasjon. Denne kunnskapen må deles med Helse- og omsorgsdepartementet og Direktoratet for e-helse. 9. BETRAKTNINGER OM VEIEN VIDERE I den overordnete tidsplanen for realisering av krav til legemiddelinformasjon SLV har utarbeidet, er det kun enkelte kvalitetsforbedrende krav som lar seg realisere innenfor en kortere tidshorisont. Dette arbeidet har SLV allerede satt i gang, og gjøres innenfor eksisterende forvaltningsrammer. Arbeidet forventes ferdigstilt innen

9 De øvrige kravene vil først kunne realiseres på lengre sikt. SLV opererer med en tidshorisont på 1-5 år. Realisering av disse kravene forutsetter at SLV blir tilført friske midler for å etablere nødvendig kapasitet i egen organisasjon. Det er også en forutsetning at FEST tilpasses den nye europeiske ISO-standarden for legemiddelinformasjon, som utarbeides av SPOR prosjektet i regi av European Medicines Agency (EMA). SLV forutsetter at de nødvendige midlene blir tildelt i budsjett fra Helse- og omsorgsdepartementet, finansiering fra helseregionene, eller i en kombinasjon. Statens Legemiddelverk har i den forbindelse utarbeidet to prosjektforslag som er meldt inn til Prioriteringsutvalget i Direktoratet for e-helse (NUIT). Det ene prosjektforslaget gjelder implementering av ny europeisk standard for legemiddelinformasjon. Det andre prosjektforslaget gjelder realisering av kravene fra 29.4 SAFEST, med tilhørende fremtidig forvaltning av legemiddelinformasjon. Dette er estimert til 8,2 MNOK for investering i hhv 2017 og 2018, og deretter 3,6 MNOK pr. år. Avklaringene omkring finansiering drives av Statens Legemiddelverk gjennom budsjettprosessen for 2017 og 2018, i tillegg til at de innmeldte prosjektforslagene forventes å bli behandlet i Prioriteringsutvalget. Ansvaret for å følge opp disse forutsetningene ligger hos SLV. Det er følgelig mange usikkerheter knyttet til tidsplanen for realisering av de fleste kravene til legemiddelinformasjon til bruk i spesialisthelsetjenesten. Dersom realiseringen ikke blir gjennomført, vil konsekvensen være at de planlagte effektmålene ikke oppnås, og helseregionene blir nødt til å opprettholde og utvide den allerede etablerte lokale forvaltingen av legemiddelinformasjon. Erfaringen fra 29.4 SAFEST viser at en kompetent og beslutningsdyktig funksjon for avklaringer og prioritering på «kundesiden» i spesialisthelsetjenesten, er en forutsetning for et effektivt samarbeid med SLV. Anbefalingen fra prosjektet er at en slik funksjon blir etablert på permanent basis. I påvente av at en slik funksjon blir etablert, vil det være hensiktsmessig å starte opp et tiltak «29.5 SAFEST realisering» for å understøtte det planlagte analysearbeidet i SLV for kravene som kan realiseres i perioden 2017 til Dette tiltaket innbefatter forslag til taktisk tilnærming for å realisere høyt prioriterte krav fra prosjektet beskrevet i vedlegg til sluttrapport, Tilbakemelding fra Statens Legemiddelverk og veien videre i forhold til realisering av høyt prioriterte krav fra 29.4 SAFEST planlegging, se vedlegg 7. Tiltaket inngår i Nasjonal IKT sin masterplan for Etter hvert som SLV realiserer kravene fra 29.4 SAFEST planlegging, vil det også være behov for å tilrettelegge for bruk i de aktuelle løsningene som skal bruke ny og forbedret informasjon om legemidler, bl.a. kurve-løsningene. Dette forutsettes håndtert i de respektive kurveprosjektene i helseregionene, eventuelt at det ivaretas i allerede etablerte eller fremtidige forvaltningsorganisasjoner for disse løsningene. SLV har igangsatt arbeid med å planlegge oppbygging av en forvaltningsorganisasjon for legemiddelinformasjon. Sett i lys av nevnte utfordringer over knyttet til realisering av krav, bør det også gjøres en vurdering om det bør skilles på eier av legemiddelinformasjon og publiseringsansvar. Prosjektet anbefaler at det gjøres en gjennomgang av det totale bildet rundt eierskap og publisering av legemiddelinformasjon. SLV bør uavhengig av valg av fremtidig modell rundt eierskap og publiseringsansvar, etablere en forvaltningsorganisasjon for legemiddelinformasjon. Prosjektet understreker viktigheten av at det allerede igangsatte arbeidet, knyttet til oppbygging av en forvaltningsorganisasjon, videreføres med tilstrekkelig ressurser, og prioriteres høyt i det videre arbeidet.

10 VEDLEGG 1. Styringsdokument 2. Krav til legemiddelinformasjon til bruk i spesialisthelsetjenesten Kravtillegemiddelinformasjontilbrukispesialisthelsetjenestenv0.9.pdf 3. Nyttevurdering 4. Arkitektur 5. Vedlegg til kravliste spesifisering av krav 15 om ernæring 6. Vedlegg til kravliste vurdering fra SLV om gjennomføring 7. Vedlegg til sluttrapport- Tilbakemelding fra Statens Legemiddelverk og veien videre i forhold til realisering av høyt prioriterte krav fra 29.4 SAFEST planlegging.