Hattfjelldal kommune PROSJEKTPLAN. Prosjekt AVLASTNINGSBOLIGER

Transkript

1 Hattfjelldal kommune PROSJEKTPLAN Prosjekt AVLASTNINGSBOLIGER

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Innhold Hensikten med prosjektet... 3 Prosjektets målsetning... 3 Prosjektets omfang... 3 Ansvarsforhold... 4 Organisering... 4 Prosjektet organiseres i henhold til modell:... 4 Styringsgruppe... 5 Prosjektleder (PL)... 5 Prosjektgruppe... 5 Referansegruppe... 5 Prosjektgruppemøte... 6 Prosjektgjennomføring... 6 Budsjett / Finansiering... 6 Hovedaktiviteter og tidsplan... 6

3 Hensikten med prosjektet Kommunestyret har fattet vedtak om å bygge 3 avlastningsboliger. Dette prosjektet skal sørge for at disse boligene blir bygd ferdig. Prosjektets målsetning Prosjektet målsetting er å bygge 3 avlastnings-/boenheter for å dekke behovet som er i kommunen. Prosjektets omfang og ramme Vedtak i KS sak 16/94 og bevilgning på kr (maks tilskudd fra Husbanken). Tomt: Prosjektet har funnet frem til at beste løsning er å bygge på arealet mellom sykehjem og parkeringen ved Rådhuset. Dette er ihht vedtak i KS. Tomten blir omregulert til dette formålet. Skisse: Skissen er ikke endelig og kan bli noe modifisert

4 Ansvarsforhold Hvem har ansvar for hva i prosjektet? Prosjekteier er Stian Skjærvik Rådmann. Prosjektleder er Per-Inge Hestetræet Organisering Styringsgruppe: Stian Skjærvik Rådmann Elisabeth Bogfjellmo PRO/Hellse Leder (starter mai 2016) Prosjektleder: Per-Inge Hestetræet Prosjektgruppe: Sigrid S. Sæteren Mette Hagen Bjarne Haugen Tillitsvalgt (Håvard Nygård eller Bente Sørmo) Referansegruppe: Faglig Leder: Leder for miljøterapitjenesten (konst Mette Hagen Lege Britt B. Pettersen Helsesøster: Tora Mjølkarlid Fysioterapeut: Anette D. Hals Repr pårørende Verneombud/Ansatte repr. Prosjektet organiseres i henhold til modell: Prosjektgruppen ledes av prosjektleder Prosjektgruppen rapporterer til styringsgruppen

5 Styringsgruppe Styringsgruppen skal styre prosjektet og holde møter ved behov. Møtene skal planlegges i forhold til fremdriftsplanen slik at styringsgruppen kan følge opp fremdrift i forhold prosjektets hovedmilepæler. Styringsgruppen kan holde sine møter telefonisk/videokonferanse. Det enkelte medlem i styringsgruppen kan be om at det holdes møte. Møter skal også holdes dersom prosjektleder eller de kommunevise koordinatorene ber om det. Styringsgruppemøter skal avholdes innen 7 dager etter at en av partene har fremsatt ønske om møte. Rådmannen eller den han bemyndiger kan møte i styringsgruppen. Alle beslutninger som styringsgruppen skal ta, skal gjøres ved konsensus. Leder av styringsgruppen:.stian Skjærvik Styringsgruppens oppgaver omfatter blant annet : følge opp prosjektet med hensyn til fremdrift og ressurser treffe beslutninger angående mål, rammer, planer, ressurser og fremdrift, godkjenne prosjektbeskrivelse, prosjektplan og krav om endringer godkjenne leveranse i henhold til hovedmilepæler Det er styringsgruppens ansvar å sette i verk tiltak der prosjektet selv ikke klarer å løse problemene. Prosjektleder (PL) PLs oppgaver i prosjektet er å: utarbeide detaljert prosjektplan følge opp prosjektet mht. fremdrift, ressursforbruk, resultater og kvalitet foreta rapportering til prosjektgruppe og prosjektets styringsgruppe sørge for at vedtak fra styringsgruppen blir gjennomført i prosjektet påse at intern kvalitetssikring blir gjennomført i henhold til plan bistå prosjektgruppen med praktisk gjennomføring av deres oppgaver. Rapportering om fremdrift og eventuelle avvik skal skje til prosjektets styringsgruppe på to ukers basis eller etter behov, fra det tidspunkt prosjektet er satt i gang og styringsgruppe er opprettet. Prosjektleder er:.per-inge Hestetræet Prosjektgruppe Det skal etableres en prosjektgruppe som utfører det løpende prosjektarbeidet i prosjektet. Kommuner skal stille til rådighet de interne ressurser som er nødvendig for framdriften. Prosjektgruppen skal ta nødvendige tverrfaglige beslutninger, samt ha ansvar for den daglige fremdriften i prosjektet iht plan. Ressursgruppe Det skal ved behov etableres en arbeidsgruppe for hver kommune. Arbeidsgruppene utfører ad-hoc utredningsarbeid i prosjektet, som for eksempel utredning og avklaring av interne anliggender i kommunen.

6 Prosjektgruppemøte Avtales i egen møteplan og ihht. fremdriftsplan. Prosjektgjennomføring Når prosjektets hensikt, målsetning, omfang og ansvarsforhold er vel definert, gjenstår å bestemme følgende punkter: 1. hvilke aktiviteter skal gjøres (sett i lys av bl.a. prosjektets målsetning)? 2. hvem skal gjøre de enkelte aktiviteter (sett i lys av bl.a. prosjektets ansvarsforhold)? 3. hvordan skal disse aktivitetene gjøres (sett i lys av bl.a. prosjektets omfang)? 4. når skal disse aktivitetene gjøres (sett i lys av prosjektets omfang)? Det er når vi setter disse punktene sammen i en felles oversikt at vi får en fullverdig prosjektplan. Budsjett / Finansiering Kostnader Bygg Konkluderes etter anbudsfrist Stipulert totalkostnad Finansiering Tilskudd fra kommunen Lån Husbanken Tilskudd Husbanken Hovedaktiviteter og tidsplan Det er et mål at en kontrakt med leverandør skal være klar innen 1.juli Hovedaktivitet Ansvar Tid Utført 1. Utarbeidelse av prosjektplan Rådmannen Utarbeide anbudsgrunnlag Todelt prosess Anbud fase 1: Anbud på valg av arkitekt/ingeniør kontor som skal sørge for planlegging/prosjektering av bygget i nært samarbeid med kommunen. Fase 1 her gjøres hovedtegning, planlegging og prosjektering av bygget. Bestilling på anbudet utsendt uke 13/14 Prosjektleder Pågår. Frist uke 12 Frist uke 19

7 Anbud fase 2: Gjennomføre Anbudsprosessen der en velger entreprenør i samarbeid med arkitekt/ing.kontoret. Kontrakt mellom kommunen og entreprenør på nøkkelferd leveranse. Frist uke Omregulere området til dette formål TN Leder Anbudsperiode Prosjektleder Mars/Juni 5. Søknad finansiering i Husbanken Prosjektleder Mai 6. Godkjenning tilbud og anbud. Rådmann Kontrakt Rådmannen Juni 8. Byggestart Entreprenør August 9. Ferdig bygg Entreprenør Ihht kontrakt (10 mnd byggetid) 10. Sluttrapport bygg til k.styret Rådmannen Q3/Q4-2017