Notat Til : Styringsgruppe Fra : Prosjektleder Kopi :

Transkript

1 Notat Til : Styringsgruppe Fra : Prosjektleder Kopi : Vår referanse Arkivkode Sted Dato 400 DRAMMEN KVALITETSKOMMUNEPROGRAMMET - UTKAST TIL OVERORDNET PROSJEKTBESKRIVELSE 1. Bakgrunn Hensikt Hensikten med notatet er å gi styringsgruppen en tidlig orientering og et foreløpig grovutkast på overordnet nivå for hele Kvalitetskommuneprogrammet, som skal danne grunnlaget for det videre arbeid i programperioden. Styringsgruppen må likevel ta stilling til enkelte dimensjoner i notatet. Det er dessverre ikke mulig, på nåværende tidspunkt, å være mer konkret enn det som er beskrevet i notatet, da arbeidsgruppene/delprosjektledere ennå ikke er konstituert. Som søker i siste pulje i Kvalitetskommuneprogrammet, er Drammen kommune likevel tidlig ute med organisering av selve programmet og rammene; også for de ulike delprosjektene. Innen 1. april skal KK-programmet sentralt ha en prosjektskisse med bl.a. mål og virkemidler. Gjennom Kvalitetskommuneprogrammet og rammene for dette arbeidet, skal vi sette fokus på kvaliteten på tjenestene som leveres av kommunen og gjennom det, bli en bedre tjenesteyter til Drammen kommunes befolkning. Hovedfokus for Drammen kommune i programperioden vil være: o Redusere uønsket deltid o Bedre arbeidsgiverpolitikk o Bedre stabilitet og kvalitet til brukerne 2. Forutsetninger Føringer og rammer i Kvalitetskommuneprogrammet: o Kommuneplan o Økonomiplan o Arbeidsgiverpolitikk vedtatt o Fylkesmannen / skjønnsmidler kr o Kvalitetskommuneprogrammet er forankret i Partsammensatt samarbeidsutvalg i Drammen kommune. Styringsgruppe og delprosjektgrupper er organisert etter trepartsmodellen. o Prosjekt uønsket deltid status og føringer per Utkast prosjektbeskrivelse Side 1 av 5

2 Hovedmålsetting o Kvalitetskommuneprogrammet skal bidra til økt kompetanse blant ansatte i Drammen kommune og bedre kvaliteten i tjenestetilbudet ved å redusere bruken av uønsket deltid. Prosjektplan med konkretisering og tydeliggjøring av ansvar, myndighet og virkemidler utarbeides. Videre vil det enkelte delprosjekt utarbeide tydelige resultat og effektmål som kan evalueres i etterkant. Ressurser Det er avsatt ressurser til en ½ stilling i delprosjekt 1 ut Eventuelle økonomiske justeringer fremmes i forbindelse med budsjettjustering første tertial Tiltak i forbindelse med Kvalitetskommuneprogrammet fremmes på ordinær måte i forbindelse med budsjettbehandlingen for Delmål PLO: Prosjektorganisering, delmål, tidsrammer og avgrensinger utarbeides av delprosjektgruppen Delprosjekt 1: Delprosjektleder ½ stilling, Jorunn Haneset Treparts (administrasjonen, tillitsvalgte, politikere) o Arbeidsgruppe opprettes arbeidstidsordning o Arbeidsgruppe opprettes kompetanse og kvalifiseringsprogram o Arbeidsgruppe opprettes - vikarpool Økonomi og ressurser o Eventuelt frikjøp av ressurspersoner til prosjektet. Ekstern bistand. Studieturer mv. Delmål Skole / SFO: Prosjektorganisering, delmål, tidsrammer og avgrensinger utarbeides av delprosjektgruppen. Delprosjekt 2: Midlertidig delprosjektleder Dag H. Amundsen Trepart (administrasjonen, tillitsvalgte, politikere) o Arbeidsgruppe opprettes - kartlegging skole/sfo uønsket deltid Økonomi og ressurser o Eventuelt frikjøp av ressurspersoner til prosjektet. Ekstern bistand. Studieturer mv. Delprosjekt 3 og 4 Prosjektorganisering i forhold til Drammen barnehager KF, vil bli etablert senere. Bakgrunnen for dette er at forholdet til total ressursbruk og ønsket om å fase inn de to største delprosjektene på en kontrollerbar måte. Når det gjelder delprosjekt 4, helsefremmende arbeidsplasser, vil det foreligge en rapport til styringsgruppa om dette 2 årige prosjektet i løpet av september Organisering Interessenter Interessent Partsammensatt samarbeidsutvalg Styringsgruppa HTV møter med personaldirektør Utkast prosjektbeskrivelse Side 2 av 5

3 Arbeidsmiljøutvalget Arbeidstakerorganisasjonene Ledere / ansatte Kommunale bedrifter Offentligheten Involvere berørte aktører Disse har ulike interesser og forventninger til prosjektet. Dette skal det tas hensyn til gjennom involvering og informasjon ut i organisasjonen. Prosjekteier: Styringsgruppe Mandat for styringsgruppen Styringsgruppen består av et trepartssamarbeid mellom politikere, tillitsvalgte og administrasjonen o Tidsrammen for gruppens arbeid er satt ut 2012 o Styringsgruppen skal gjennom samhandling godkjenne delprosjektene som blir satt i gang. Samhandlingen skjer gjennom likeverd mellom partene, konstruktiv samhandling og dialog, felles forståelse og felles ansvar og konsensustankegang hver part har en stemme. o Styringsgruppen skal sørge for gode rammebetingelser. Prosjekter som innebærer finansielle vedtak, fremmes på ordinær budsjettmessig måte o Dersom et medlem må fratre i styringsgruppen, er det styringsgruppen selv som oppnevner nytt medlem. o Det legges opp til en tertialvis rapportering fra styringsgruppen Prosjektleders ansvar: Sikre helheten, framdrift, koordinere, rapportere og sørge for effektiv bruk av ressursene i prosjektet og opp mot styringsgruppa. Styringsgruppe Freddy Hoffmann Johan Baumann Hilde Klæboe Elisabeth Arntsen Marit Ustad Gro Prøiss Nils Fr. Wisløff Kirsti Aas Olsen Finn Egil Holm Dag H.Amundsen HTV / Utdanningsforbundet HTV / Sykepleierforbundet Prosjektleder Prosjekt 1 Uønsket deltid PLO Sigrid Thielemann Jon Arnold Bjerke Lise Løff Utkast prosjektbeskrivelse Side 3 av 5

4 Elin Kvarekval Hansen Birger Nilsen Tone Røhl Lars Bjerke Sven Pedersen Inger Johanne Eide Jorunn Hanset HTV / FO Tillitsvalgt / Sykepleieforbundet Delprosjektleder Delprosjekt 2 Kartlegge uønsket deltid i skole og SFO Dag Fjeld Edvardsen Jan Inge Aas Eidem Arif Erkøk Janne Lorentzen Kjersti Ebberstad HTV / Utdanningsforbundet Anne Wisløff Høyer HTV / DELTA Tore Isaksen Odd Sveen Hanne-Kristin Aarthun Dag H.Amundsen Midlertidig delprosjektleder 4. Milepælsplan for hele prosjektet Forslag til overordnet fremdriftsplan for hele prosjektet: Nr Milepæl Oppstart Drammen kommune med i Kvalitetskommuneprogrammet Januar 09 Oppstartskonferanse pulje Prosjektlederkonferanse pulje Foreløpig prosjektbeskrivelse fremlagt for styringsgruppen Delprosjekt 1 PLO A Delprosjekt 1 konstitueres Gjennomgang av AFI kartleggingsrapport, strategi, framdrift, mål og mandat for tre delprosjekt gjennomgås. Framdriftplan legges fram B Alternative arbeidstidsordninger testes ut i piloter og evalueres Okt C Kompetanse og kvalifiseringsprogram Mai Samarbeid FoU / Geriatrisk kompetansesenter / Fagskole D Vikarpool utredes 2010 E Vikarpool Igangsettes Delprosjekt 2 Skole og SFO A Delprosjekt 2, konstitueres. Strategi, mål, mandat og framdrift Høsten 2009 utarbeides B Kartlegge deltid i skole og SFO. Rapport for videre framdrift vil 2009 foreligge i løpet i perioden. C Tidsperspektiv Utkast prosjektbeskrivelse Side 4 av 5

5 3 Delprosjekt 3 Drammen barnehage KF A Delprosjektgruppe 3 konstitueres. Strategi, mål, mandat og framdrift utarbeides. B Kartlegge deltid i Drammen barnehage KF. Rapport for videre framdrift utarbeides Delprosjekt 4 Helsefremmende arbeidsplasser A Helsefremmende arbeidsplasser / prosjektrapport foreligger og legges fram for styringsgruppen. Prosjektskisse for videre arbeid og implementering i organisasjonen gjennomgås og tas stilling til. B Event. implementering i driften skjer etter godkjent prosjektplan Fortløpende Informasjonsstrategi Kvalitetskommuneprogrammet legges som egen lenke på kommunens intranett. Utarbeidelse av informasjon om Kvalitetskommuneprogrammet, hovedprosjektet, delprosjekter osv, vil bli lagt fortløpende ut. Håndteringen av dette vil bli gjort i samarbeid med seksjon for informasjon og samfunnskontakt hos rådmannen. Oppfølging av tiltak i delprosjektene Resultatmål i hovedprosjektet knyttes opp til økonomiplanarbeidet og/eller følges opp og utredes nærmere. Milepælsplan for alle delprosjekt Konkretisering av milepælsplan for alle delprosjektene utarbeides ettersom prosjektene starter opp. 5. Evaluering: Hvert delprosjekt utarbeider metode for evaluering av prosjektpilotene. Utkast prosjektbeskrivelse Side 5 av 5