Utvalg Møtedato Saksnummer Partssammensatt utvalg /18 Kommunestyret /18

Transkript

1 Hattfjelldal kommune ArkivKode: FE - 420, TI - &21 Arkivsak: <Sas_ArkivSakID> JournalpostID: 18/248 Saksbehandler: Stian Skjærvik Dato: Omstilling Godkjenning prosessplan. Utvalg Møtedato Saksnummer Partssammensatt utvalg /18 Kommunestyret /18 Rådmannens innstilling Kommunestyret godkjenner «Prosessplan for omstilling 2018», som grunnlag for gjennomføring av omstillingsarbeid. Endringstiltak av prinsippiell karakter, herunder større strukturendringer, legges frem for kommunestyret til godkjenning. Partssammensatt utvalg er styringsgruppe i prosjektet. Rådmannen er leder av prosjektet og gjennomfører prosjektet i samsvar med delegert myndighet. Det etableres kontakt med forskning og utviklingsmiljø (FOU), slik at omstillinsgprosjektet gis mulighet til å ta ut FOU-gevinster som kan være til nytte ved omstillingsarbeid i andre kommuner. Det bevilges 4 mill.kr. til dekning av kostnader i prosjektet. Det søkes Fylkesmannen om 50% prosjektstilskudd. Bevilgningen dekkes av generelt driftsfond og innarbeides i budsjettregulering nr Kommunestyret ber rådmannen fremme egen sak på næringssatsning med mål å etablere nye arbeidsplasser i privat sektor som kompensasjon for bortfall av kommunale arbeidsplasser. Vedtaks som innstilling fra Partssammensatt utvalg Kommunestyret godkjenner «Prosessplan for omstilling 2018», som grunnlag for gjennomføring av omstillingsarbeid. Endringstiltak av prinsippiell karakter, herunder større strukturendringer, legges frem for kommunestyret til godkjenning. Partssammensatt utvalg er styringsgruppe i prosjektet. Rådmannen er leder av prosjektet og gjennomfører prosjektet i samsvar med delegert myndighet. Det etableres kontakt med forskning og utviklingsmiljø (FOU), slik at omstillinsgprosjektet gis mulighet til å ta ut FOU-gevinster som kan være til nytte ved omstillingsarbeid i andre

2 kommuner. Det bevilges 4 mill.kr. til dekning av kostnader i prosjektet. Det søkes Fylkesmannen om 50% prosjektstilskudd. Bevilgningen dekkes av generelt driftsfond og innarbeides i budsjettregulering nr Kommunestyret ber rådmannen fremme egen sak på næringssatsning med mål å etablere nye arbeidsplasser i privat sektor som kompensasjon for bortfall av kommunale arbeidsplasser. Partssammensatt utvalg : Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. P- 001/18 Vedtak: Kommunestyret godkjenner «Prosessplan for omstilling 2018», som grunnlag for gjennomføring av omstillingsarbeid. Endringstiltak av prinsippiell karakter, herunder større strukturendringer, legges frem for kommunestyret til godkjenning. Partssammensatt utvalg er styringsgruppe i prosjektet. Rådmannen er leder av prosjektet og gjennomfører prosjektet i samsvar med delegert myndighet. Det etableres kontakt med forskning og utviklingsmiljø (FOU), slik at omstillinsgprosjektet gis mulighet til å ta ut FOU-gevinster som kan være til nytte ved omstillingsarbeid i andre kommuner. Det bevilges 4 mill.kr. til dekning av kostnader i prosjektet. Det søkes Fylkesmannen om 50% prosjektstilskudd. Bevilgningen dekkes av generelt driftsfond og innarbeides i budsjettregulering nr Kommunestyret ber rådmannen fremme egen sak på næringssatsning med mål å etablere nye arbeidsplasser i privat sektor som kompensasjon for bortfall av kommunale arbeidsplasser. Kommunestyret : Møtebehandling: Tilleggsforslag fra AP/SV, foreslått av Lisbeth Krutnes. Foreslår at det i arbeidsgruppen inviteres inn representanter som består av ungdom, lag og foreninger, tjenestemottakere og innbyggere som er representativ for alle innbyggerne i

3 Hattfjelldal kommune. Det stemmes over tilleggsforslaget fra AP/SV. Tilleggsforslaget er enstemmig vedtatt. Partssammensatt utvalg sin innstilling med tilleggsforslaget fra AP/SV enstemmig vedtatt. KS- 002/18 Vedtak: Kommunestyret godkjenner «Prosessplan for omstilling 2018», som grunnlag for gjennomføring av omstillingsarbeid. Endringstiltak av prinsippiell karakter, herunder større strukturendringer, legges frem for kommunestyret til godkjenning. Partssammensatt utvalg er styringsgruppe i prosjektet. Rådmannen er leder av prosjektet og gjennomfører prosjektet i samsvar med delegert myndighet. Det etableres kontakt med forskning og utviklingsmiljø (FOU), slik at omstillinsgprosjektet gis mulighet til å ta ut FOU-gevinster som kan være til nytte ved omstillingsarbeid i andre kommuner. Det bevilges 4 mill.kr. til dekning av kostnader i prosjektet. Det søkes Fylkesmannen om 50% prosjektstilskudd. Bevilgningen dekkes av generelt driftsfond og innarbeides i budsjettregulering nr Kommunestyret ber rådmannen fremme egen sak på næringssatsning med mål å etablere nye arbeidsplasser i privat sektor som kompensasjon for bortfall av kommunale arbeidsplasser. Ungdom, lag og foreninger, tjenestemottakere og innbyggere inviteres til å sitte i arbeidsgruppen som representanter for alle innbyggerne i Hattfjelldal kommune. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune Mona Vik formannskapssekretær

4 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel Prosessplan for omstilling 2018 Habilitet: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Oppsummering av saken: Med bakgrunn i vedtaket i sak om Budsjett 2018 og igangsetting av omstillingsarbeid, fremmes forslag til prosessplan for dette arbeidet. Det er i prosessplanenforsøkt definert skille mellom hva slags myndighet som skal tilligge kommunestyret, partssammensatt utvalg som styringsgruppe og rådmannen. Det vil i omstillingsarbeidet være behov for økonomiske virkemidler i form av sluttpakker, etterlønn og kurs/kompetanseheving. Rådmannen foreslår en ramme på 4 mill.kr. til dette. Det søkes Fylkesmannen om prosjekttilskudd. Omstillingsarbeidet gjennomføres i 2018, med mål å ha balanse i budsjett For å motivere ansatte til å starte egen bedrift/arbeidsplass, som erstatning for bortfall av kommunal arbeidsplass, anbefaler rådmannen at det utredes sak på hvilke muligheter kommunen har for tilrettelegging og økonomisk støtte. Saksopplysninger: Kommunestyret behandlet Budsjett 2018 i k.sak 066/17. I denne saken ble det besluttet å starte et omstillingsprosjekt med mål om at få balanse i kommunens budsjett. Budsjettvedtakets ordlyd knyttet til selve omstillingsarbeidet kan sammenfattes slik: «De overordnede rammene i rådmannens forslag til budsjett 2018 vedtas. De driftstiltak som berører ansatte- eller tjenestetilbud skal ikke iverksettes før omstillingsprosjektet (punkt 12) har kommet så langt at vi ser om det fortsatt vil være behov for å gjennomføre tiltakene. Alle driftstiltak skal fortløpende tilbake til kommunestyret for politisk behandling, når konsekvenser av- og behovet for tiltakene er tydelige og gjennomarbeidet. Rådmannen skal se nøye på hvilke investeringstiltak som skal gjennomføres nå, og hvilke investeringstiltak som eventuelt kan endres ut fra de behov som fremkommer gjennom omstillingsprosjektet. 12. Det etableres et større omstillingsprosjekt med mål om å få kommunens utgifter og inntekter til å balansere. Prosjektet skal ha fokus på hvordan vi i størst mulig grad skal kunne bevare det nåværende tjenestetilbudet i kommunen, og samtidig ivareta kommunens økonomi i et langsiktig perspektiv. Prosjektet skal blant annet se på hvordan kontakten mellom kommunen og innbyggerene kan gjøres enklere. Vi vil satse på mer interkommunalt samarbeid, og på å finne nye løsninger for en mer effektiv saksbehandling. Vi ønsker ikke å legge føringer på detaljnivå, men vi ber om at rådmannen underveis i omstillingsprosessen ser nøye på om dagens rammefordeling kan og bør endres. Bevilgning til prosjektet fremmes som egen sak i første møte i Kommunestyret i Rådmannen holder kommunestyret løpende orientert om fremdrift i omstillingsprosjektet». Prosessplan. I hht pkt 12 i vedtaket fremmes det sak om godkjenning av prosessplan. Forslag til

5 prosessplan er drøftet med arbeidstakerorganisasjonene (HTV-møter). Disse har gitt sin tilslutning til modellen. Omstillingsarbeidet vil være underlagt noen grunnleggende føringer. Disse er nærmere beskrevet i prosessplanen og er hentet fra Hovedavtalen, Hovedtariffavtalen og Arbeidsmiljøloven. Bestemmelsene vektlegger ufravikelige forutsetninger, herunder mål og hensikt med omstillingsprosjekt, informasjonsansvar, medvirkning, partssamarbeid, regler ved omplassering mv. Det er i planen laget forslag på slike mål: MÅL Gjennomføre et omstillingsarbeid hvor de negative økonomiske og personellmessige konsekvensene blir minst mulig. Formål: Ta ned det kommunale driftsnivået slik at det blir balanse mellom inntekter og utgifter. Resultatmål: Ta ned kostnadene i alle enheter og sikre balanse i driften innen Fjerne overtalligheten i personalet. Overtallighet vil si den delen av de ansatte som organisasjonen ikke kan beholde et ansettelsesforhold til når økonomi, kompetanse og Hattfjelldal kommunes behov for stillinger er vurdert. Lage plan for ny bruk av bygningsmasse og utstyr, evt ombygging. Etablere et netto driftsresultat på 2% innen utgangen Prosessmål: 1. Sikre god samhandling med arbeidstakerorganisasjonene. 2. Definere kriterier for gjennomføring av bemanningsreduksjoner. 3. Beregne økonomiske rammer på bortfall av inntekter. 4. Vurdere organisasjonens mulighet for håndtering av overtalligheten. 5. Utarbeide plan for ny bruk av bygningsmasse og infrastruktur. Rådmannen foreslår at prosjektet organiseres med partssammensatt utvalg som styringsgruppe. Deres oppgave skal være å ta nødvendige beslutninger underveis i arbeidet. Styringsgruppa er prosjektlederens nærmeste overordnede organ og er styrende part i selve utviklingsarbeidet/prosjektarbeidet. Styringsgruppa skal: skal sørge for at mandat og mål er klart før prosjektet detaljplanlegges og igangsettes skal sørge for at deltakerne fritas for andre oppgaver og gis de nødvendig ressurser til arbeidet skal behandle større endringer i prosjektets framdrift skal ta (eller godkjenne) strategiske beslutninger underveis i prosessen f.eks. knyttet til milepæler. Fatte vedtak om endringer på saker som ikke er delegert til rådmannen. Innstille i saker hvor kommunestyret skal fatte vedtak. Rådmannen skal være prosjektleder. Rådmannens Strategisk ledergruppe utvides med to hovedtillitsvalgte og

6 hovedverneombud og skal utgjøre prosjektgruppen. Prosjektgruppen skal i det daglige arbeidet sikre nødvendig fremdrift. Utviklingsprosesser av denne karakter skal ikke gå for fort frem, men heller ikke for sakte. Prosjektet involverer mange personer som skal ha nok informasjon og mange oppgaver skal gjennomføres i alle fasene av prosjektet. De tillitsvalgte har valgt to representanter til gruppen, en fra Fagforbundet og en fra Utdanningsforbundet. Hovedverneombudet deltar også i prosjektgruppen. Prosjektgruppen tar nødvendige avgjørelser underveis i prosjektet og forbereder sak frem for rådmannens videre saksforberedelse og/eller beslutning. Prosjektgruppen møtes fast annenhver tirsdag i forbindelse med møter i Strategisk ledergruppe. Det er opprettet to referansegrupper. En bestående av alle hovedtillitsvalgte og en bestående av enhetslederne. Det er viktig at begge disse gruppen involveres i spørsmål og avklaringer som skal lede til konkrete tiltak. Det vil bli opprettet midlertidige arbeidsgrupper etter behov. Disse vil få konkrete oppgaver av type utredning, avklaring, eller lignende. Arbeidsplanen definerer de fasene som skal gjennomføres i i prosjektet. Prosjektgruppen må for sin del utarbeide mer detaljert plan som beskriver konkrete oppgaver som gjennomføres i tid. Det legges opp til at prosjektet gjennomføres i Det kan likevel bli slik at tiltak iverksettes eller får virkning først i Det er i prosessplanen vist til følgende kritiske suksesskriterier: - Aktiv deltagelse fra alle berørte parter. - Enighet om kriterier for rangering av ansatte. - Politisk aksept på fremdriftsplan og rammebetingelser. - Gjennomføring av tiltak innen de frister som fastsettes. Informasjonsplan. Arbeidsgiver har hovedansvaret for å informere om arbeidet i omstillingsprosessen. Dette er et ansvar som er tillagt rådmannen etter kommuneloven 23 og HA del B 2. Ved å informere fortløpende om hva som skjer vil en bidra til å redusere noe av usikkerheten og spekulasjonene om hva som skjer. Informasjonen som gis skal være saklig og korrekt, og formidlet på en slik måte at mulighetene for å lage egne tolkninger av innholdet minimeres. Rådmannen har tatt intiativet til å lage en informasjonsplan til omstillingsarbeidet. Planen har følgende mål: 1. Alle ansatte skal informeres om de endringer som skal gjennomføres i organisasjonen. Informasjonen skal være tydelig, tilstrekkelig og gis i rett tid. 2. Alle ansatte skal bevisstgjøres på eget ansvar for å innhente informasjon og holde seg informert om hva som skjer. 3. Partene har et felles ansvar for å ivareta informasjonsarbeidet.

7 Planen legges frem for styringsgruppen til godkjenning. Utredning, analyse og beslutningsgrunnlag. De endringstiltak som vedtas må være gjort på et best mulig faglig forsvarlig beslutningsgrunnlag. Rådmannen har relativt god oversikt over rene økonomiske nøkkeltall hentet fra regnskap, samt konkrete kostra nøkkeltall fra alle sektorer. En har imidlertid ingen utredning og analyse av dette materialet som forklarer hvorfor at situasjonen i tall og tjeneste er som de er. En har heller ingen klar oppfatning av hvilket potensiale for endring som finnes. Rådmannen vil derfor knytte til seg ekstern kompetanse som kan bistå i dette arbeidet. Det er i denne delen også fokusert på forsknings og utvikling (FOU), hvor erfaringer fra vårt omstillingsarbeid skal kunne brukes åpent av andre kommuner. Økonomi og tiltak. Det vil i omstillingsarbeidet være behov for å ta i bruk konkrete virkemidler for å gjennomføre nødvendig tiltak for å nå målsettingene. Spesielt når man vektlegger at de negative effektene for de ansatte og organisasjonen skal være minst mulig. Rådmannen har i møtene med arbeidstakerorganisasjonen startet drøftingene rundt hvilke virkemidler som skal kunne benyttes. Så langt er det drøftet mulighet for sluttpakke, etterlønn, omplassering og kompetanseheving. Partene er enig om at endelig valg av virkemiddel avventes til kommunestyret har fattet beslutning om prosessplan og økonomisk ramme. Det er pr. i dag vanskelig å anslå totalkostnaden på omstillingsarbeidet. Rådmannen ber derfor om en ramme på 4 mill.kr. Styringsgruppen vil måtte fattet konkret vedtak på bruken av midlene og hvilke virkemidler som skal benyttes. Det søkes Fylkesmannen om prosjekttilskudd på 50%. Avbøtende tiltak til bortfall av kommunale arbeidsplasser. Rådmannen er av den oppfatning at kommunen bør vurdere å iverksette avbøtende tiltak for de kommunale arbeidsplassene som blir borte. Det å etablere nye arbeidsplasser i privat sektor handler ofte om at gründeren (etablereren) har behov for startkapital og annen hjelp for å få til en oppstart. I noen grad er det mulig, spesielt for kvinner, å få etablererstipend fra Innovasjon Norge, men for de fleste er dette vanskelig. Rådmannen foreslår at det utredes sak på særskilt næringssatsning knyttet til bortfall av kommunale arbeidsplasser. Vurdering: Det å gjennomføre et stort omstillingsarbeid, med mål om å skape økonomisk balanse, forutsetter helt tydelige rolleavklaringer. Dette gjelder både i forholdet mellom arbeidstakerne og arbeidsgiver, men ikke minst internt i arbeidsgiversiden, mellom rådmann og politisk nivå. Erfaringen fra omstillingsarbeidet etter nedleggingen av asylmottaket, er positive hva gjelder det prosessulle. Myndighetsavklaringen mellom partene ble avklart og rammer for omstillingsarbeidet tydelig definert. Dette omstillingsarbeidet bør derfor følge samme

8 mal. Det er svært viktig at kommunestyret fatter vedtak i prinsippielle saker av typen strukturendringer og konkret retning på tjenestene. Dette kan f.eks være endring i skolestruktur, privatisering av veier eller nedlegging av tilbud. Endringer av typen ikkeprinsippielle og omfang av tjenestene, bør overlates til styringsgruppen og rådmannen å fatte beslutning på. Dersom kommunestyret skal ha seg forelagt ethvert endringstiltak, vil ikke prosjektet være gjennomførbart, hverken i tid eller innhold. Når ansatte berøres av en endring og konsekvensen er overtallighet, omplassering eller vesentlig endring av arbeidsoppgaver, så er det partene i form av hovedtillitsvalgt og rådmannen som gjennomfører drøftinger i hht hovedavtalen og hovedtariffavtalens bestemmelser (jfr. vedtatt delegasjonsreglement). Det kan ikke være slik at resultatet av disse drøftingene skal behandles politisk, fordi slike enighetsprotokoller er ikke egnet for politisk overprøving. Det er derfor viktig at delegasjonsnivået består slik reglementet i dag beskriver det. Graden av suksess avhenger i all hovedsak av hvor godt samarbeidet blir mellom partene og hvilke myndighet som tillegges prosjektorganisasjonen. Administrative og økonomiske konsekvenser: Prosjektet vil legge beslag på svært mye tid og involvere svært mange ansatte. Rådmannen har sammen med hovedtillitsvalgte og enhetsledere, allerede planlagt møtestruktur i prosjektgruppen og begge referansegruppene. Deres deltagelse vil noen ganger gi behov for innleie av vikarer. Dette er ekstra kostnader som tilkommer den enkelte avdeling. Hvor stor kostnaden vil bli når tiltak som sluttpakke, etterlønn, kurs/omskolering, skal gjennomføres er svært usikkert. Rådmannen ber derfor om en ramme på 4 mill.kr. som benyttes etter styringsgruppens avgjørelser. Rådmannen vil fremme prosjektsøknad til fylkesmannen og søke om tilskudd. Kontering: Tas opp i budsjettregulering nr Konklusjon/anbefaling: Prosessplanen godkjennes som grunnlag for gjennomføring av endringsprosess i Hattfjelldal kommune. Det anbefales at det avsettes en ramme på inntil kr.4 mill til omstillingsarbeidet. Det fremmes særskilt sak på næringssatsning med fokus på å etablere nye arbeidsplasser i privat sektor som erstatning for bortfallet av kommunale arbeidsplasser.