Versjon 0.2 Dato

Transkript

1 Ansvarlig: Marit Hellum/Bente K.S. Roel Side 1 av 5 Bakgrunn Styrene i Høgskolen i Hedmark (HH) og Høgskolen i Lillehammer (HiL) har vedtatt fusjon mellom HH og HiL, gjeldende fra Styrene og rektorene har bedt administrasjonene om å fusjonere de funksjoner og systemer som er nødvendig innen Videre er målsettingen at vi skal være ferdig fusjonert fra Prosjektets mandat Sikker drift(sd) er delt inn i 3 faser. Fase 1 Høgskolene er formelt fusjonert til Høgskolen i Innlandet, Fase 2 Perioden frem til Fase 3 Den fusjonerte høgskolen har felles prosesser, rutiner og systemer Generelt mandat til alle administrative delprosjekter Identifisere systemer, prosesser og rutiner som må være på plass og felles for Høgskolen i Innlandet f.o.m Avdekke ev. kritiske avhengigheter til andre administrative områder som må være på plass for å oppnå sikker drift innen Beskriv tids- og milepæler frem til o Benytt flytdiagram Beskriv tids- og milepæler fram til og o Benytt flytdiagram Foreslå hvilke arbeidsgrupper som skal opprettes innunder hvert av de definerte administrative områdene o Beskriv mandat for hver av undergruppene o Definer tidslinjen for deres arbeid frem til , og Beskriv i hovedtrekk hvilke avveininger/prioriteringer som må gjøres opp mot daglig driftsaktiviteter for å kunne gjennomføre SD innen tidsfasene , og Vurdere systemkritiske avtaler, kontrakter o.l. som er inngått, og foreslå hvordan disse avtalene bør håndteres i fusjonsprosessen (reforhandles/videreføres/kanselleres). Kartlegge kostnader som vil påløpe for å implementere løsninger og gjennomføre tiltak, og foreslå en finansiering.

2 Ansvarlig: Marit Hellum/Bente K.S. Roel Side 2 av 5 Konkret mandat til delprosjekt Arkiv Fase 1 Etablere en felles arkivfunksjon hos Høgskolen i Innlandet f.o.m Sikre nødvendig teknisk tilrettelegging av arkivbase, og etablering og implementering av felles kvalitetssikrede rutiner for dokumenthåndtering som skal gjelde for Høgskolen i Innlandet f.o.m Sikre at arkivets fusjonsarbeid ikke hindrer saksbehandling, informasjonsflyt og dokumentfangst i fusjonsprosessen. Tilrettelegge for beste praksis av korrekt og effektiv dokumentasjonsforvaltning ved Høgskolen i Innlandet. Sikre at arkivansatte ved HiL og HH i fellesskap organiserer oppgaveløsning knyttet til daglig drift f.o.m Arkiv ser det vil være nødvendig å iverksette de største tiltakene i fase 1, innen , herunder en fullt ut fusjonert arkivfunksjon og base for Høgskolen i Innlandet. Deretter vil arbeidet bestå av å tilpasse arkivfunksjonen (tekniske tilpasninger, rutiner mv) i både fase 2, og i fase 3 - når faglig og administrativ organisering er vedtatt. Prosjektets formål Hovedformål Saksbehandlingsprosesser skal ikke hindres eller forsinkes som følge av fusjonsprosessen. Informasjonsflyt, samhandling og dokumentfangst skal ikke hindres eller forsinkes som følge av fusjonsprosessen. Ansatte skal kunne utføre sine oppgaver knyttet til elektronisk saksbehandling på en effektiv og korrekt måte. Når sikker drift-fasen er ferdig skal den nye arkivfunksjonen ha etablert en beste praksis for effektivitet og kvalitet i dokumentasjonsforvaltningen ved Høgskolen i Innlandet. Delformål En ny, felles arkivfunksjon betjener de eksisterende tjenestene på en god måte. En ny, felles arkivfunksjon tilrettelegger for effektivisering og utvikling av eksisterende tjenester. Nye felles rutiner sikrer effektiv og korrekt dokumentasjonsforvaltning ved Høgskolen I Innlandet. Ansatte har fått nødvendig opplæring i arkiv- og saksbehandlingsverktøyet Public 360. Ansatte har fått nødvendig opplæring og informasjon om endrede/nye rutiner. Arkivets ansatte har eierskap til og nødvendig kunnskap om systemer, rutiner, egne tjenester og videre utviklingsarbeid. Arkivets ansatte er ivaretatt, med faglige og personlige behov gjennom prosessene.

3 Ansvarlig: Marit Hellum/Bente K.S. Roel Side 3 av 5 Prosjektets mål 1. Når felles rutiner for dokumenthåndtering for Høgskolen i Innlandet er etablert 2. Når organisasjonen har fått nødvendig informasjon og opplæring om endrede/nye rutiner og ev. ny funksjonalitet 3. Når felles arkivbase er klargjort for bruk 4. Når elektronisk post håndteres felles for den nye høgskolen 5. Når fysisk post håndteres felles for den nye høgskolen 6. Når felles arkivbase er i drift 7. Når HiL og HHs tidligere baser er konvertert til felles historisk miljø 8. Når Public 360 er tilpasset ny organisasjon 9. Når rutiner er tilpasset ny organisasjon 10. Når ferdig arkivplan for Høgskolen i Innlandet foreligger Aktivitetsbeskrivelser Alle aktivitetsbeskrivelser skal knyttes opp mot milepæler/mål. Aktivitetene listes opp i eget exceldokument, som vil fungere som arbeidsplan, intern informasjon, ansvarsfordeling og status for fremdrift. Ansvarsprinsippkart Prosjekteier (PE): Fusjonssekretariat Prosjektansvarlig (PA): Prosjektleder Sikker Drift, Pål Einar Dietrichs. Prosjektleder (PL): Marit Hellum, nestleder Bente Karin Stormoen Roel Del-prosjektledere: Bente Karin Stormoen Roel og Marit Hellum Referanseressurser: Prosjektledere i SD Arkiv rapporterer konklusjoner og problemstillinger til Sikker Drift. Aktivitetsansvarskart pr. milepæl er nedtegnet i excel-ark. Arbeids- og ansvarsfordeling mellom prosjektet og basisorganisasjonen Det er opprettet 5 delprosjekt (nivå 3) som skal gjennomføre aktivitetene for å oppnå milepælene. Ansvaret for de fem delprosjektene er fordelt mellom arkivleder HiL og arkivleder HH. Ansvarlig fra HH styrer ressursbidrag fra HH. Ansvarlig HiL styrer ressursbidrag fra HiL. Ved konflikt kan PL prioritere mellom aktiviteter i SD-prosjektet. Beskrivelse av ansvarsfordelingen internt i prosjektet Oppdragsgiver er PL Sikker Drift, Pål Einar Dietrichs. PL Arkiv er ansvarlig for planlegging, gjennomføring og rapportering til PL SD. PL Arkiv er i fase 1 utpekt til Marit Hellum. De to arkivlederne er sammen ansvarlige for planlegging og gjennomføring av delprosjekt arkiv, og alle aktiviteter som er relatert til SD-fasene. Det er på bakgrunn av tidligere kartleggingsarbeid definert fem delprosjekt (nivå 3) som skal jobbe med gjennomføring av SD-prosjektet:

4 Ansvarlig: Marit Hellum/Bente K.S. Roel Side 4 av 5 Delprosjekter arkiv nivå 3 Felles rutiner og retningslinjer Delprosjektet ledes av Bente Karin Stormoen Roel Informasjon og opplæring Etablering av ny felles arkivbase Digital arbeidsflyt (inkl. Sikker digital post) Delprosjektet ledes av Bente Karin Stormoen Roel Utvalgsbehandling De to arkivlederne har i fellesskap utarbeidet mandat til hver av de fem delprosjektene. Hvert delprosjekt er selvstendig ansvarlig for planlegging, gjennomføring og dokumentering knyttet til milepælene. Avhengigheter til andre delprosjekt i SD rapporteres gjennom PL Arkiv. Kritiske suksessfaktorer For en full fusjonert arkivfunksjon allerede fra er det nødvendig med god kommunikasjon og raske beslutninger for å lykkes for arkiv-prosjektet i SD. For å sikre nødvendig fremdrift må beslutningene fattes på lavest mulig operative nivå. Det vil videre være nødvendig å prioritere vekk deler av daglige driftsoppgaver, og for at arkiv skal lykkes med sitt SD-prosjekt må det også påberegnes overtidsarbeid for samtlige ansatte, både i fase 1 og fase 2. Dersom prosjektet eller delprosjektene ikke får tilstrekkelige ressurser vil de ikke kunne gjennomføres etter ønsket fremdriftsplan. Det vil være nødvendig å forankre rutiner for informasjonsflyt hos ledere. Det må blant annet avklares hvem som skal motta ulike type henvendelser både i og utenfor Public 360 der det er parallelle ledere/enheter, slik at informasjon inn til høgskolen ikke hindres eller forsinkes. Rutiner som skal gjelde for Høgskolen i Innlandet må også forankres innenfor de respektive administrative fagområdene. Det vil være nødvendig med støtte fra lokal IT i forkant av utrulling av nye P360-klienter knyttet til ny felles arkivbase. Arkivets ansatte ved HiL og HH må løse alle sine driftsoppgaver i fellesskap fra , selv om de ikke tilhører én felles organisatorisk enhet.

5 Ansvarlig: Marit Hellum/Bente K.S. Roel Side 5 av 5 Beslutningspunkter som skal forankres hos nivå 1 - Status og rapportering på milepæler Milepæler Dato Milepæl Status Når felles rutiner for Pågår dokumenthåndtering for Høgskolen i Innlandet er etablert Når organisasjonen har fått Pågår nødvendig informasjon og opplæring om endrede/nye rutiner og ev. ny funksjonalitet Når felles arkivbase er klargjort for Pågår bruk Når elektronisk post håndteres felles for Høgskolen i Innlandet Når fysisk post håndteres felles for Høgskolen i Innlandet Når felles arkivbase er i drift Når HiL og HHs tidligere baser er konvertert til felles historisk miljø Når Public 360 er tilpasset ny organisasjonsstruktur Når rutiner for dokumenthåndtering er tilpasset ny organisasjonsstruktur Når endelig arkivplan for Høgskolen i Innlandet foreligger