Etablering av Høgskolen i Buskerud og Vestfold (HiBV) fra Oppstartsmøte delprosjekt Sikker drift

Transkript

1 Etablering av (HiBV) fra Oppstartsmøte delprosjekt Sikker drift HiBV Ringerike VI skal. HiBV Bakkenteigen HiBV Drammen HiBV Kongsberg

2 Etablering av (HiBV) fra Kortversjonen av Sikker Drift: Revidere plan 2011 Gjennomføre

3 Etablering av (HiBV) fra Oppstartsmøte delprosjekt Sikker drift Agenda: Fellesstyrets mandat (forslag fra HiBu og HiVe) Prosjektorganisering Etablering av HiBV Prosjektets mandat og hovedmilepæler Prosjektets organisering De to hovedprosjektene Hovedprosjekt Adm etablering Adm arbeidsgruppene Delprosjekt Sikker drift Prosjektledelse og prosjektstyring Dokumentasjon og erfaringsgrunnlag Mandat til arbeidsgruppene HiBV Drammen HiBV Ringerike HiBV Bakkenteigen Arbeidsgruppene konstituerer seg HiBV Kongsberg

4 Etablering av (HiBV) fra Fra søknad fremsendt KD : For å forberede implementeringen av den nye høgskolen ber vi om at Kunnskapsdepartementet oppretter et fellesstyre med følgende sammensetning: Ekstern styreleder 2 rektorer (en fra HiVe og en fra HiBu) 4 eksterne (to fra HiVe og to fra HiBu) 4 ansatte i undervisnings- og forskerstillinger (to fra HiVe og to fra HiBu) 2 ansatte i teknisk/administrative stillinger (en fra HiVe og en fra HiBu) 4 studenter (to fra HiVe og to fra HiBu) Direktørene er styrets sekretærer og ansvarlig for å fremme saker til fellesstyret.

5 Etablering av (HiBV) fra og følgende forslag til mandat: Utpeke institusjonens rektor for første styreperiode og tilsette administrerende direktør Fastsette valgreglement for valg av rektor og styre Ferdigstille organisasjonsmodell Tilsette faglige og administrative ledere Utvikle virksomhetens strategi og styringsmodell, gjennom målstruktur, budsjett og evt. fremme søknader om akkrediteringer for studieåret 2014/ Fra plattformdokumentet: være styringsorgan for prosjektet «Sikker administrativ drift» Det betyr nå i prosjektorganiseringen - Etablering av HiBV.

6 Etablering av (HiBV) fra Prosjektorganisering: Fellesstyret IDF møte Ansettelsesutval Saksforbereden de organ g Nb Saksf. organ (SO) Faglig etablering (rektorene) Adm etablering (direktørene) Fag organisering Sikker Drift Strategisk fagutvikling Adm organisering SESAP

7 Etablering av (HiBV) fra Prosesser: Utdanning Forskning og utvikling Ekstern virksomhet Internasjonalisering

8 Etablering av (HiBV) fra Saksforberedende organ (SO) styrer prosjektet og leder de to hovedprosjektene. Rapporterer til Fellesstyret. Mandatet er utarbeidet og gitt med bakgrunn i plattform og avtale om forutsetninger for fusjon vedtatt av institusjonenes styrer 27. august Mandat for prosjektet: a. Planlegge og gjennomføre etableringen av HiBV etter føringer og vedtak fra fellesstyret i overgangsfasen og deretter nytt styre for virksomheten: - Planlegge og gjennomføre nødvendige prosesser og arbeidsoppgaver for at HiBV skal være virksom som en ny institusjon og registrert i selskapsregisteret fra 1 januar 2014, - de prosesser og oppgaver som skal ferdigstilles innen 1. august 2014 (første felles studiestart) og - nødvendige prosesser og arbeidsoppgaver som må være ferdigstilt innen 31. desember 2014.

9 Etablering av (HiBV) fra b. Foreslå faglig og administrativ organisering pr med bakgrunn i styrevedtak (plattform og avtale) og kongelig resolusjon: Faglig organisering og utvikling (med referanse til plattform og avtale). Administrativ organisering og utvikling, med fokus på å gi best mulig støtte til primærvirksomheten innenfor en forsvarlig ressursramme (med referanse til plattform og avtale). c. Sørge for at administrasjon og forvaltning forløper og etableres i tråd med føringer gitt av institusjonene, fellesstyret, overordnede myndigheter og gjeldende lov- og regelverk. d. Organisere prosjektet i hensiktsmessige prosjekter, prosesser, delprosjekter og arbeidsgrupper. Etableringsprosjektet skal engasjere medarbeidere bredt i linjeorganisasjonene, sammenslåingen skjer mellom to likeverdige parter hvor fler-campus organisering er førende prinsipp og målsettingen er full integrasjon i ny organisasjon og institusjon.

10 Etablering av (HiBV) fra Mål for fasene (hovedmilepæler) Hovedmilepæl 1 Godkjenning av fusjon KD/Kongen i Statsråd og opprettelse av fellesstyre Hovedmilepæl 2 Organisasjonsplan ferdig, valg av rektor og tilsetting av direktør fra Hovedmilepæl 3 Ny organisasjon etablert nytt styre for HiBV Hovedmilepæl 4 Studiestart HiBV - felles opptak Hovedmilepæl 5 Implementering av HiBV ferdigstilt med nye styrende dokumenter

11 Etablering av (HiBV) fra Hovedprosjekt 2) Administrativ etablering Delprosjekter er i prosjektet er a) SD (Sikker Drift) og b) SESAP (En støttende, effektiv og sammensveiset administrasjon for primærvirksomheten). Prosjektet skal ivareta etablering av HiBV, sikker drift og strategisk utvikling av den nye administrasjonen. Prosjektet ledes av direktørene. Organisasjons- og kommunikasjonsdirektør HiVe er sekretær for prosjektledelsen. Delprosjektledere, ledere for arbeidsgruppene (inkl. campusutvikling og studentparlament) inngår som medlemmer i prosjektgruppen. Ansattrepresentanter/tillitsvalgte vurderes om bør inngå i prosjektgruppen.

12 Etablering av (HiBV) fra Administrativ etablering arbeidsgrupper: Direktørene fordeler rollene i arbeidsgruppene med bakgrunn i SAD 2011 og likevekt mellom institusjonene. Personal (gruppeleder Vestfold) Kommunikasjon og markedsføring (gruppeleder Buskerud) Økonomi (gruppeleder Vestfold) IKT (gruppeleder Buskerud) Studieadministrasjon + int.adm?(gruppeleder Buskerud) Bibliotek (gruppeleder Vestfold) Forskning og utvikling (gruppeleder Buskerud) Ekstern virksomhet /EVU (gruppeleder Vestfold) Arkiv (gruppeleder Buskerud) Drift og utvikling av en fler-campusinstitusjon (gruppeleder Vestfold (prosjektsekretær/org og kom. direktør Vestfold)) Studentparlament (delprosjektleder parlamentslederne)

13 Etablering av (HiBV) fra Prosjektets verdigrunnlag Prinsippet om flere- campus institusjon og likeverdige parter er førende for arbeidet. Deltagerne forholder seg til de styrende dokumenter (plattform, avtale og omstillingsavtale). Alle skal medvirke til og understøtte en positiv arbeidskultur. Man skal lete etter de beste løsningene uavhengig av hvor de kommer fra. Omkamper på beslutninger eller styrende avtaler skal ikke skje. Prosjektleder og delprosjektleder skal utøve godt lederskap. Prosjektet har ikke og skal ikke ha ansvar for rekruttering og tilsettingsprosesser

14 Etablering av (HiBV) fra Delprosjekt a) Sikker drift (SD) Delprosjektet iverksettes umiddelbart og ledes av direktør HiBu. Delprosjekt 1 utarbeider forslag til milepælsplan nivå 2 som vil være førende for de andre delprosjektene og prosessene. Direktørene har utpekt leder for arbeidsgruppene, men de to/fire seksjonssjefene skal samarbeide og har felles ansvar for leveranse avklare roller de to/fire skal «jobbe mest og skape resultater» skal søke omforente løsninger skal gi tydelige føringer fordele arb. belastning Men ved uenighet, har lederen siste ordet. Uenighet kan forelegges direktørene.

15 Etablering av (HiBV) fra Planlegging av prosjektet frem til 1) og 2) Kv 4 Kv 1 Kv Kv 3/ Kv

16 Etablering av (HiBV) fra Mandat for arbeidsgruppe (AG) AG rapporterer til prosjektgruppen for delprosjektene a) Sikker drift og b) SESAP (heretter samlet benevnt «prosjektet») etter mandat og føringer gitt fra prosjektet AG skal i sitt første møte konstituere seg med leder, nestleder og sekretær. Videre vurdere behovet for størrelse på AG og organisering i undergrupper. En beskrivelse av organisering av AG og undergrupper, samt eventuelle innspill til mandatet sendes frem skriftlig til prosjektet for godkjenning senest innen 1 november 2012 AG skal på eget initiativ, samt på innspill fra prosjektet og referanseprosjektet Faglig etablering, utvikle og foreslå løsninger i delprosjektet SESAP

17 Etablering av (HiBV) fra AG skal for sitt område i Sikker drift, planlegge aktiviteter og utarbeide milepælsplan for disse, etter hovedmilepælsplanen og mål for prosjektet (1. november 2012?) AG skal kartlegge kritiske suksessfaktorer (KSF) og vesentlige risikofaktorer (RF) i forhold til måloppnåelse for sitt område (risikovurdering av aktivitets- og milepælsplan ift måloppnåelse i prosjektet) AG skal vurdere behov for å trekke inn andre ressurser, interne og eksterne, i enkelte saker. AG skal også ta kontakt med andre arbeidsgrupper, prosjektet, referansegrupper eller også linjeorganisasjon der hvor man ser behov for samordning eller støtte Arbeidet i AG og forslag til løsninger skal preges av brukerfokus (internt og eksternt) til det beste for primærvirksomheten.