Operativ administrasjon Presentasjon for delprosjekt 1,2 og 3: Koordinatorer og faglig ansvarlige administrative ledere

Transkript

1 Operativ administrasjon 2014 Presentasjon for delprosjekt 1,2 og 3: Koordinatorer og faglig ansvarlige administrative ledere

2 Resultatmål for OPAD S Systemer, rutiner arbeidsprosesser K - Kommunikasjon O - Organisasjon

3 Operativ administrasjon 2014 Linje- eller driftsorganisasjonene UMB Universitetsdirektør NVH Adm. direktør Styringsgruppe Direktørene ved UMB og NVH: Siri Margrethe Løksa, Birger Kruse Sentraladm. Hovedadm. Referansegruppe Fagansvarlige adm. ledere Fagavdelinger Fagansvarlige adm. ledere Fagavdelinger Prosjektleder OPAD Malena Bakkevold Prosjektgruppe Catherine Caillée, Kai Tilley,Elizabeth de Jong S S S O Delprosjekt 1: Personal, økonomi, arkiv Delprosjekt 2: Forskning, studie, bibliotek, SEVU Delprosjekt 3: Bygg, eiendom, drift, kommunikasjon Delprosjekt 4: Organisasjon, styring, ledelse Koordinator: Sekr.leder, Hans Gran, NVH Koordinator: Fung. studiesjef Einar Amundsen, NVH Koordinator: Ass.dir. Jan Olav Aasbø, UMB Koordinator: Seniorrådgiver Elizabeth de Jong, UMB Arbeidsgrupper Arbeidsgrupper Arbeidsgrupper Arbeidsgruper

4 Planstruktur i OPAD Prosjekt Operativ administrasjon 2014 Styringsgruppe Prosjektplan for Operativ administrasjon 2014 (OPAD) Referansegruppe Prosjektleder OPAD Milepælplan Prosjektgruppe S S S O Delprosjektkoordinator Delprosjektkoordinator Delprosjektkoordinator Delprosjektkoordinator Mandat og retningslinjer for delprosjektenes arbeidsgrupper Område: Personal, økonomi, arkiv Forskning, studie, bibliotek, SEVU Bygg, IT, eiendom, kommunikasjon Organisasjon, styring og ledelse X-antall arbeidsgrupper: arbeidsgrupper arbeidsgrupper arbeidsgrupper arbeidsgrupper arbeidsgrupper arbeidsgrupper arbeidsgrupper arbeidsgrupper arbeidsgrupper arbeidsgrupper arbeidsgrupper arbeidsgrupper Aktiviteter m/ansvarskart Beskrivelse av aktiviteter Ansvar for gjennomføring Involvering Tidsplan

5 Mål på flere nivåer Prosjektbeskrivelse Overordnet nivå Milepælplan: Resultatplanlegging Prosjektansvarskart: Organisering Oppfølging av resultater Detaljnivå Aktivitetsansvarskart: Detaljplanlegging og -organisering Oppfølging av aktiviteter

6 Prosjekt Operativ administrasjon 2014 Styringsgruppe Referansegruppe Styringsgruppe: Overordnet ansvar for prosjektet Koordinere og samkjøre mot Fellestyret Orientere styrene ved UMB og NVH IDF Roller og ansvar Referansegruppen Overordnet og helhetlig perspektiv Gi råd og innspill Legitimitet og forankring Fagansvarlige adm. leder ved NVH og UMB Prosjektleder OPAD Prosjektgruppe Delprosjektkoordinator Prosjektleder: Utarbeide mål Planlegge arbeidet (hva, når, hvordan) Organisere ressursinnsatsen (hvem gjør hva når) Rapportere og informere Følge opp og sette i verk korrigerende tiltak ved behov Budsjettansvar Drive teamutvikling: Motivering og konflikthåndtering Generelt: Ta ansvar for at det skapes resultater! Prosjektgruppen Bistå prosjektleder i arbeidet og bistå i å fasilitere prosesser i arbeidsgrupper Bistå prosjektleder i kommunikasjonsarbeidet Fagansvarlig adm. leder ved UMB og NVH skal på eget fagområde i samarbeid: Sørge for at nødvendige ressurser blir stilt til rådighet for delprosjektet Ha ansvar for kvaliteten og resultater i delprosjektet Avklare faglige spørsmål Godkjenne faglig innhold i arbeidsplanene og godkjenne leveranser Gi innspill til framdrift til OPADs overordnede milepælsplan Være sparringspartner for og støtte delprosjektkoordinator Gi innspill til organisering av det administrative apparatet Delta i OPAD-møter Delprosjektkoordinator: Koordinere arbeidet innenfor sitt delprosjekt: Samarbeide med fagansvarlige adm. ledere for de administrative områdene om fordeling av delprosjektets oppgaver i arbeidsgrupper Følge opp arbeidsgruppene og se til at mandat og retningslinjene følges Sørge for at fagansvarlig adm. leder godkjenner leveranser fra arbeidsgruppene Rapportere til prosjektleder om status og framdrift for delprosjektet i forhold til OPADs overordnede milepælplan Delta i møter med øvrige delprosjektkoordinatorene og prosjektgruppen

7 Prosjektleder Ansvar for å: Utarbeide mål Planlegge arbeidet (hva, når, hvordan) Organisere ressursinnsatsen (hvem gjør hva når) Rapportere og informere Følge opp og sette i verk korrigerende tiltak ved behov Budsjettansvar Drive teamutvikling: Motivering og konflikthåndtering Generelt: Ta ansvar for at det skapes resultater!

8 Fagansvarlige adm.ledere Fagansvarlig adm. leder ved UMB og NVH skal på eget fagområde i samarbeid: Sørge for at nødvendige ressurser blir stilt til rådighet for delprosjektet Ha ansvar for kvaliteten og resultater i delprosjektet Avklare faglige spørsmål Godkjenne faglig innhold i arbeidsplanene og godkjenne leveranser Gi innspill til framdrift til OPADs overordnede milepælsplan Være sparringspartner for og støtte delprosjektkoordinator Gi innspill til organisering av det administrative apparatet Delta i OPAD-møter

9 Delprosjektkoordinatorer Ansvarlig for å: Koordinere arbeidet innenfor sitt delprosjekt Samarbeide med fagansvarlige adm.ledere for de administrative områdene om fordeling av delprosjektets oppgaver i arbeidsgrupper Følge opp arbeidsgruppene og se til at mandat og retningslinjer blir fulgt Sørge for at fagansvarlig adm. leder godkjenner leveranser fra arbeidsgruppene Rapportere til prosjektleder om status og framdrift for delprosjektet i forhold til OPADs overordnede milepælplan Delta i møter med øvrige delprosjektkoordinatorene og prosjektgruppen

10 Mandat for arbeidsgruppene (S) Hvorfor arbeidsgrupper? Delprosjektkoordinator sammen med lederne danner arbeidsgrupper og beskriver hva arbeidet omfatter Arbeidsgruppene skal levere i flere omganger fram mot juni 2013 Nå: Gjennomgang av delleveranse 1: Systemer, arbeidsprosesser og rutiner Gjennomgang av arbeidsgang ved NVH og UMB, forslag til arbeidsprosesser (flytdiagram), oversikt over forskrifter med mer, beskrive budsjettmessige konsekvenser, risikoanalyser Utarbeidelse av framdriftsplaner og ansvarskart Bruk av programvare

11 Oppdragsbeskrivelse (arbeidsgruppe) Koordinator vurderer behovet for egne oppdragsbeskrivelser sammen med de fagansvarlige administrative lederne.

12 TIDSPLAN AKTIVITETSANSVARSKART INSTANSER/PERSONER Prosjekt : Eva-med Prosjektleder : Malena Bakkevold Dato : ####### U B b a R I Utfører arbeidet Hovedbeslutning Delbeslutning Arbeidsledelse Rådspørres Informeres Esti mat T/D /U Tidsskala (kalendertid) Overfør milepæler fra ID milepælplanen Oppgaver Malena Bakkevold, post@malena.no

13 Hovedmilepæler : Systemer og arbeidsprosesser (S) Frist Milepæler 21. juni Møter gjennomført med delprosjektene og fellesmøte holdt med koordinatorene. August Første møte i referansegruppen (utsatt fra mai pga. streik) 10. sept Rapport fra ekspertgruppe for utredning av finansieringssystem for DnU. Opplegg for del II-Høringer klart. 25. okt Første statusrapport fra arbeidsgruppene mht. forslag til systemer, rutiner og arbeidsprosesser for de administrative områdene. 15. Nov Forslag til ansvars- og oppgavefordeling mellom nivåene i det nye universitetet. Febr Andre statusrapport fra arbeidsgruppene. Mai Planer for gjennomføring av de nye løsningene foreligger. Juni Sluttrapport fra OPAD med forslag til plan for gjennomføring (implementering) høsten 2013.

14 Videre arbeid Før sommeren: 19. juni: Arbeidsmøter for flere av de administrative områdene Bør benyttes til forberedelse av leveranser til 30. juni 20. juni: OPADs prosjektgruppe og delprosjektkoordinatorene møtes for samkjøring og videre planlegging 30. juni: (leveres til delprosjektkoordinatorene) Endelig liste over arbeidsoppgaver under delprosjektene (endringer, flere oppgaver, noen ut eller til andre delprosjekt?) Fordeling av arbeidsoppgaver på arbeidsgrupper og/eller enkeltmedarbeidere. Tittel på arbeidsgruppene. Grovutkast til framdriftsplan for den enkelte arbeidsgruppe

15 Elvane møtest Elvane møtest, frå kvar sitt fjell. Grip kvarandre i hendene. Blandar sin song og sitt blod. Held fram einige, sterkare, snåvar ikkje so lett i steinane: Turrskodd skal ingen vassa oss no! Olav H. Haug