FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB)

Transkript

1 1 FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Dato: 4. desember 2012 Tid: 10:30 15:40 Sted: UMB PROTOKOLL 07/12 Til stede: Styremedlemmer: Siri Hatlen (leder), Agneta Bladh, Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Bente Hagem, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Lars Ivar Løkken, Jon Grønli Olafsen og David Persson. Forfall: Camilla Røsjø. Ingen vara kunne møte. Observatører: Hans Fredrik Hoen (UMB), Siri Margrethe Løksa (UMB), Yngvild Wasteson (NVH), Birger Kruse (NVH) og Per Roar Nordby, SB (fram til lunsj). Fra sekretariatet: Knut Moksnes, Malena Bakkevold, Halvor Hektoen, Paul Stray, Kai Einar Tilley og Karina A. Vistven. Saksliste: FS-64/12 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-65/12 Godkjenning av protokoll fra styremøte 17. oktober 2012 FS-66/12 Orienteringssaker fra styreleder fra rektorene fra sekretariatet/opad-prosjektet FS-67/12 Referat fra IDF-møte deles ut på møtet FS-68/12 Styringsdokument for fellesstyret FS-69/12 Utfyllende bestemmelser til styringsreglementet FS-70/12 Første drøfting av finansieringssystem og budsjettfordelingsmodell FS-71/12 Tilsettingsfullmakt FS-72/12 Campussamarbeid: rapport fra arbeidsgruppe FS-73/12 Innovasjonssenter på Campus Ås FS-74/12 Kommunikasjonsplan for fellesstyret FS-75/12 Fellesstyrets budsjett 2013 FS-76/12 Eventuelt Sakene FS-72/12 og FS-73/12 ble behandlet etter sak FS-66/ FS-64/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Fellesstyret godkjenner innkalling og saksliste.

2 2 2. FS-65/12 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Det var ingen merknader til utkast til protokoll i merknadsrunden. Fellesstyret godkjenner vedlagt utkast til protokoll 06/12 fra fellesstyrets møte 17. oktober FS-66/12 Orienteringssaker Styreleder viste til stor aktivitet i koordineringsgruppen. Det arbeides under en utfordrende styringsmodell, og arbeidet i gruppen må være i endring ut fra saker og prosess tilpasset tidsløpet orienterte om at det er avtalt møte i KD fredag 14. desember om budsjett og byggeprosjektet. Fra NVH Yngvild Wasteson viste til hardt arbeid for å forberede fusjon/flyttesak - med opprustning til brukerutstyrsprosjektet orienterte om forberedelse i forbindelse med europeisk akkreditering av veterinærutdanningen 2014 har overtatt smådyrvakta alt på smådyrklinikken under NVH gratulerte UMB med nytt SFF Fra UMB Hans Fredrik Hoen viste til nytt SFF også som et samarbeidsprosjekt UMB/NVH og faglig midt i kjerneområdet miljø/mat. Det er også kommet midler fra Bio-Tech-programmet NFR. viste til all time high studenttall for UMB orienterte om vellykkede faglige seminarer om hhv råvaremarkedet og green grabbing/ressursraning viste til stor positiv respons på å ta i bruk tittelen sivilagronom på to studieprogram skogbrukerne ønsker nå tittelen forstkandidat orienterte om møte med Statsbygg om avklaringer for samhandling, - nyttig med klare kjøreregler viste til kommende styremøte UMB med behandling av budsjett, målstruktur og høringssvar til utkast til strategi for NMBU. Sekretariatet/OPAD-prosjektet viste til at Statsbygg har fått oppdragsbrev datert 30. november fra KD om organisering og gjennomføring av brukerutstyrsprosjektet for Campus Ås, inkludert SHF og Veterinærinstituttet. Hele campus skal ses under ett for å unngå dublering, og prosjektet forutsettes ferdig i juni KD vil stå som bestiller på vegne av brukerne. Brukergruppene skal forankres i fellesstyret saken behandles i kommende koordineringsgruppemøte fredag 14. desember. orienterte om OPADs arbeid med valg av systemer Paga og Compendia er valgt direktørene orienterte KD om systemvalg i møte 19. november

3 3 viste til at arbeidet med sikker drift og robust start går videre i samarbeid med fagansvarlige administrative ledere, behandling i referansegruppe og sak på kommende styremøtet i januar. Statusrapporter fra arbeidsgruppene per 25. oktober ligger på nettet orienterte om at kommende referansegruppemøte, i tillegg til sak om sikker drift og robust start, også vil behandle kjøreplan for arbeidet med plan for administrativ organisering opplyste om at revidert framdriftsplan for OPAD 2013 vil foreligge medio januar viste til viktig og vellykket stormøte 22. november i OPAD-regi for fagansvarlige, administrative ledere og arbeidsgruppeledere. Fellesstyret tar orienteringene til etterretning. 4. FS-67/12 Referat fra IDF-møte Skriftlig utkast til referat fra felles IDF-møte 30. november 2012 ble delt ut. Birger Kruse orienterte fra møtet, som fulgte sakslista for kommende møte i fellesstyret. Merknader og synspunkter fra tjenestemannsorganisasjonene ble tatt med videre i styrets behandling av de enkelte aktuelle sakene på sakskartet. Fellesstyret tar referat fra IDF-møtet til orientering. 5. FS-68/12 Styringsdokument for fellesstyret Forslag til nytt styringsdokument avløser fellesstyrets tidligere styringsdokument av 11. oktober Nytt styringsdokument skal sikre at det omfattende arbeidet med å forberede fusjonen og de store byggeprosjektene har tydelig forankring. På grunnlag av diskusjonen i fellesstyrets møte og innspill fra IDF-møtet, var det enighet om at saken legges fram til endelig beslutning på styremøtet i januar. Forslag til styringsdokument for fellesstyret fremmes for endelig behandling på styremøtet 30. januar Delegasjonsmatrise innarbeides i forslaget. 6. FS-69/12 Utfyllende bestemmelser til styringsreglementet Fellesstyret fattet i sak FS-48/12 vedtak om styringsreglement for NMBU og ba OPAD utarbeide utfyllende bestemmelser (fullmaktsfordeling) til reglementet. Koordineringsgruppens behandling av utkastet fra OPADs arbeidsgruppe har gitt enkelte presiseringer og forslag til endringer som er tilføyd i fotnoter. På grunnlag av diskusjonen i fellesstyrets møte og innspill fra IDF-møtet, var det enighet om at saken legges fram til endelig beslutning på styremøtet i januar. Det skal utarbeides et samlet saksframlegg hvor utfyllende bestemmelser (FS-69/12) og tilsettingsfullmakt (FS- 71/12 ) innarbeides i styringsreglementet som ble vedtatt på styremøtet 3. september.

4 4 Fellesstyret ber sekretariatet/opad ta ansvar for en oppdatert sak der vedtak i FS-48/12 er utgangspunkt, og fullmaktsfordeling innarbeides eller utformes som tillegg. Oppdatert styringsreglement fremmes for endelig behandling på styremøte 30. januar FS-70/12 Første drøfting av finansieringssystem og budsjettfordelingsmodell Økonomisjef og ass. økonomidirektør ved hhv. NVH og UMB har utarbeidet rapport om finansieringssystem og budsjettfordelingsmodell som ble presentert for en første drøfting i fellesstyret. Foruten tilslutning til rapportens anbefalinger som grunnlag for videre arbeid, viste gjennomgangen i styret til bl.a. forutsigbarhet og innfasing som viktige momenter. Utvalget bør også se på effekten ved modell som legges til grunn. Det ble også vist til tidligere styrevedtak som forutsetter at det ikke skal skje en relativ omfordeling av budsjettmidler mellom instituttene av den resultatbaserte driftsbevilgningen (dvs. ingen egen inntektsfordelingsmodell på det enkelte fakultet). Fakultetene fordeler strategiske midler til sine institutter basert på den tildeling fakultetene får fra universitetsstyret. 1. Fellesstyret takker gruppen for arbeidet. 2. Fellesstyret nedsetter et utvalg som skal konkretisere budsjettfordelingsmodellen, med disse medlemmene: instituttleder Ragnar A. Øygard, Handelshøyskolen UMB, leder av utvalget, seniorrådgiver Per Heitmann, Økonomi- og planavdelingen, UiO, økonomisjef Ann Kristin Øyen, IKBM, UMB, instituttleder Olav Reksen, Institutt for produksjonsdyrmedisin, NVH og kontorsjef Solfrid Odnes, Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi, NVH. Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner to representanter til utvalget, én fra hver institusjon. Sekretærer for utvalget er Hans Christian Sundby, UMB og Jan Aldal, NVH. 3. Utvalget skal legge frem forslag til budsjettfordelingsmodell med utgangspunkt i ekspertgruppens gjennomgang og anbefalinger. Utvalget skal spesielt legge frem forslag som kan styrke NMBUs strategiske satsinger og komme med anbefalinger om strategiske insentivmidler som kan styrke samarbeidet mellom budsjettenhetene. Utvalget bes i denne sammenheng også gi anbefaling om hvordan investeringsmidler til blant annet vitenskapelig infrastruktur kan innarbeides i budsjettfordelingsmodellen. 4. Sekretariatet får fullmakt til å utarbeide forslag til endelig mandat for utvalget på grunnlag av føringene over og føringene fra styrets gjennomgang. 5. Utvalget anmodes om å levere sin rapport innen mandag 10. februar FS-71/12 Tilsettingsfullmakt Forslag til vedtak bygger på utredning om tilsettingfullmakt for vitenskapelige stillinger utarbeidet av arbeidsgruppe nedsatt av OPAD. Styret ønsket å behandle saken i sammenheng med sak FS-69/12 Utfyllende bestemmelser til styringsreglementet (fullmaktsfordeling). Saken ble besluttet behandlet videre i januarmøtet, jf. omtale under pkt. 6 over. Fellesstyret viser til sitt vedtak i sak FS-69/12 og legger tilsvarende til grunn for videre behandling. Saken fremmes for endelig behandling på styremøtet 30. januar FS-72/12 Campussamarbeidet: rapport fra arbeidsgruppe

5 5 En arbeidsgruppe oppnevnt av fellesstyret i 2011 har sett på muligheter for å styrke samarbeidet mellom NMBU og forskningsinstitusjonene på Campus Ås, og gruppens leder redegjorde for arbeidet for en første gangs drøfting i fellesstyret. 1. Fellesstyret takker arbeidsgruppen for arbeidet. 2. Fellesstyret ber institusjonslederne vurdere forslagene om økt samarbeid i forbindelse med presentasjonene av fakultetenes forsknings- og utdanningssatsinger på møtet Arbeidsgruppens forslag er et viktig innspill til arbeidet med strategi for NMBU. 4. Sekretariatet og koordineringsgruppen arbeider videre med anbefalinger om konkret oppfølging av arbeidsgruppens rapport. 10. FS-73/12 Innovasjonssenter på Campus Ås LMD gav en orientering om planarbeid med innovasjonsbygg, knyttet til departementets gjennomgang av sin instituttstruktur. Fellesstyret ber om at LMDs planer om et innovasjonssenter og satsing på økt campussamarbeid blir vurdert i forbindelse med utformingen av NMBUs strategi. Sekretariatet og koordineringsgruppen arbeider videre med saken og eventuelle nødvendige avklaringer. 11. FS-74/12 Kommunikasjonsplan for fellesstyret Som ledd i oppdatering og viderutvikling av informasjons- og kommunikasjonsvirksomheten er det utarbeidet plan for kommunikasjon. På grunn av tidsnød ble saken utsatt. Styreleder understreket at utsettelsen ikke skal gå på bekostning av pågående arbeid. Fellesstyrets behandling av kommuniskasjonsplan for fellesstyret utsettes til styremøtet 30. januar FS-75/12 Fellesstyrets budsjett 2013 Sekretariatsleder redegjorde for forslag til budsjett for fellesstyret knyttet til etableringen av NMBU. Institusjonskostnadene er synliggjort. Budsjettets underkudd er forutsatt dekket ved tilføring av SAK-midler. Fellesstyret godkjenner budsjett for 2013, med forbehold om tilføring av SAK-midler. Sekretariatet oversender budsjettet til Kunnskapsdepartementet sammen med de føringer som er gitt i saksframlegget. 13. FS-76/12 Eventuelt Meldt sak om strategidokumentet tas opp på styremøtet 30. januar 2013.