Prosjektirektiv for Betty, fase 3

Transkript

1 Prosjektirektiv for Betty, fase Contents 1 Bakgrunn 2 2 Prosjektets omfang 2 3 Rammebetingelser Tidsrammer Ressursrammer Faglige rammer Mål Effektmål Objektmål Styring Prosjektstyring Risikoanalyse Organisering Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektgruppe Referansegruppe Milepælsplan 7 Versjon 1.0 ( ) 1

2 1 Bakgrunn Riksarkivet startet i 2009 et prosjekt for å etablere et system for å holde oversikt over arkivdanningen hos statlige, kommunale og private arkivskapere, samt administrere mottak, tesing og godkjenning av arkivuttrekk. Dette prosjektet fikk arbeidstittelen Betty, og ble etter hvert inndelt i tre faser. I fase 1 skulle det utvikles en funksjonell kravspesifikasjon, i fase 2 skulle grenseflatene mellom Betty-systemet og Asta spesifiseres, og i fase 3 skulle det utarbeides en teknisk kravspesifikasjon, som så skulle sendes ut på anbud for å få utviklet systemet. Riksarkivet utarbeidet selv en funksjonell kravspesifikasjon for å dekke sine egne behov (fase 1 av prosjektet), men vi så etter hvert at også andre depotinstitusjoner kunne ha nytte av et slikt system. I oktober 2010 ble derfor kommunale arkivinstitusjoner invitert med på et forpliktende samarbeid om den tekniske kravspesifikasjonen av systemet, og det ble sendt en søknad til tidligere ABM-utvikling. Fase 2, bestemmelse av modell for integrasjon med Asta, ble gjort ferdig høsten Her ble det bestemt at programvaren skal utvikles i URD. URD (Universell Relasjonsdatabase) er en programvare utviklet av Frode Kirkholt mens han jobbet ved Oslo Byarkiv, og programmet er frigitt som åpen kildekode. URD ble utviklet for å tilgjengeliggjøre data fra enhver relasjonsdatabase, og ble etterhvert også supplert med funksjonalitet for registrering. Dermed kan URD i prinsippet erstatte enhver relasjonsdatabase, også til produksjon av data. URD har også muligheten til å knytte sammen data fra ulike databaser, og det er hovedgrunnen til at URD ble valgt som plattform for Betty. Når Betty implementeres i URD, samtidig som strukturen til Asta også spesifiseres i URD, kan man sømløst integrere Betty og Asta i URD. 2 Prosjektets omfang Fase 3 av prosjektet er blitt utvidet litt i forhold til opprinnelig plan. Nå skal fase 3 også omfatte utvikling av programvaren i tillegg til å lage kravspesifikasjon. Prosjektet skal omfatte følgende: Ferdigstille prosjektplan (dette dokumentet) Utarbeide en detaljert kravspesifikasjon (funksjonell og teknisk) på bak- 2

3 grunn av: Riksarkivets funksjonelle kravspesifikasjon fra fase 1 KAI-institusjonenes behov Arkivverkets behov generelle behov til godt brukergrensesnitt Utvikle programvaren basert på kravspesifikasjonen Utarbeide testplan og teste programvaren Behovene til Arkivverket og KAI-institusjonene kan komme fram på flere måter: Gjennom Arkivverkets funksjonelle kravspesifikasjon Gjennom deltakerne i prosjektgruppen Gjennom forumgruppene til Betty-prosjektet, hvor alle som ønsker kan gi uttrykk for sine meninger Det hviler da et ansvar på deltakerne i prosjektgruppen å hente inn og få oversikt over de behovene som finnes. 3 Rammebetingelser 3.1 Tidsrammer Prosjektet starter 1. mars 2012, og er planlagt avsluttet 1. juli (Se milepælplan) 3.2 Ressursrammer Planlagte timerammer: Prosjektgruppe 800 inkludert prosjektledelse Utvikling 340 Styringsgruppe 100 Sum 1240 Planlagte kostnadsrammer: 3

4 Reiser Lønn inkl. prosjektledelse og utvikling Stiftelsen Asta implementering av tabeller og visning i Asta Sum Av et opprinnelig tilskudd på kr fra Kulturrådet, står kr igjen til fase 3 av prosjektet. Det vil da være en del igjen til uforutsette utgifter. 3.3 Faglige rammer Applikasjonen skal utvikles i URD (jf. over) Kravspesifikasjon, utvikling og testing foregår parallelt i prosjektet Funksjonell kravspesifikasjon laget av Riksarkivet i fase 1 av prosjektet Tabellene til Betty skal ligge i Asta-databasen Asta-data skal registreres i Asta og vises i Betty 4 Mål 4.1 Effektmål Prosjektet skal etablere et informasjonssystem til støtte for Arkivverkets og de kommunale arkivinstitusjonenes arbeid med oppfølging av aktører, arkivdanning og arkivuttrekk, bl.a. tilsynsvirksomhet, bevarings- og kassasjonsvedtak og avtaler om avlevering/deponering av arkivmateriale. Systemet som implementerer de spesifiserte kravene skal gi en oversikt over all samhandling med arkivskapere, til bruk ved henvendelse fra arkivskapere, leverandører og andre, og til bruk ved planlegging av arkivinstitusjonenes virksomhet. Systemet skal integreres tett med Asta. 4.2 Objektmål Det skal utarbeides en detaljert kravspesifikasjon for systemet beskrevet ovenfor, og det skal utvikles en applikasjon i tråd med denne kravspesifikasjonen. 4

5 5 Styring 5.1 Prosjektstyring Den overordnede styringen av prosjektet ligger i styringsgruppen for Betty, fase 3. Prosjektdirektivet (dette dokumentet) utgjør prosjektets samlede planverk. Prosjektleder rapporterer status og framdrift til styringsgruppen på styringsgruppemøtene. Dokumentasjon av prosjektets leveranser framlegges for godkjenning i styringsgruppen. 5.2 Risikoanalyse Prosjektet kan forsinkes ved at sentrale personer blir sykmeldte. Særlig gjelder det prosjektleder, som også er den som skal stå for implementeringen/kodingen av applikasjonen. Slik situasjonen er i dag, er det kun prosjektleder som har god nok oversikt over URD til å kunne implementere Betty-programvaren i dette rammeverket. Den estimerte sluttdatoen kan vise seg å være litt optimistisk, slik at vi kan risikere at prosjektet strekker seg litt ut på sommeren eller høsten. Vi skyver i så fall på noe av funksjonaliteten, som avansert søk, rapporter og tilgangsstyring, og prioriterer å få ferdig datamodellen. Det ser ikke ut til å ligge noen uforutsette økonomiske risiki i prosjektet. Integreringen med Asta skal gjøres på en slik måte at det ikke skulle medføre noen programmering fra stiftelsen Astas side. Det er først hvis det blir tale om at man skal kunne registrere fra URD/Betty og lagre til Asta-tabellene, at det er nødvendig at det blir gjort noe i forhold til Asta-programvaren. Men foreløpig definerer vi behovene kun til å kunne hente info fra Asta, og ikke oppdatere Asta fra Betty. Hvis Asta skal implementere flere felter i sine registreringsbilder, som kan være aktuelt for aktør, kan det løpe på litt kostnader. Men det er mulig å utvide aktør i Betty ved å implementere slike felter i en tilleggstabell i Betty isteden. 5

6 6 Organisering 6.1 Prosjekteier Prosjekteier er Ivar Fonnes, Riksarkivar 6.2 Styringsgruppe Ivar Fonnes, Riksarkivar (leder for styringsgruppen) Anne Mette Dørum, Riksarkivet (nestleder for styringsgruppen, vara for Ivar Fonnes) Ole Gausdal, Riksarkivet Tor Eivind Johansen, KDRS Karin Gjelsten, LLP Vidar Hauge, AAKS Odd Gunnar Ludvigsen, Fylkesarkivet i Oppland Robert Kalleberg, Oslo byarkiv Frode Kirkholt, Riksarkivet (prosjektleder) Styringsgruppen skal godkjenne prosjektets mål og rammer, eventuelle endringer i prosjektet, samt leveransene fra prosjektet. 6.3 Prosjektgruppe Olav Mjelde, Bergen byarkiv Rolf B. Holte, Arkiv i Nordland Sigrid Marvik, Oslo byarkiv Geir Utmo, Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Ingeborg Motzfeldt, Riksarkivet Heidi Einarsen, Riksarkivet John Erik Østrøm, Riksarkivet 6

7 Maja Dervišević, Riksarkivet Frode Kirkholt, Riksarkivet (prosjektleder) Prosjektgruppen skal gjennomføre prosjektaktivitetene som fører til måloppnåelse. 6.4 Referansegruppe Betty blir lagt ut tilgjentelig på nett for dem som har fått påloggingsinfo. Alle som ønsker få tilgang til Betty og kan delta på forumet til Betty, og komme med tilbakemeldinger der. Man må registrere seg for å få tilgang til forumet. Det blir ikke arrangert noen egne møter for referansegruppen. Referansegruppen har ingen faste oppgaver som de må utføre, men alle der kan teste programvaren, melde fra om feil og ønsker, og bidra i debatt på forumet. De vil holdes løpende orientert om hva som bestemmes i prosjektgruppen. Referansegruppen vil bestå av personer fra KAI-miljøet, statsarkivene og Riksarkivet. Alle KAI-institusjoner som deltok på informasjonsmøtet for Betty, har fått invitasjon til å bli med i referansegruppen. 7 Milepælsplan Milepæl Dato Prosjektplan godkjent Kravspesifikasjon ferdig Programvare ferdig utviklet Programvare ferdig testet Kravspesifikasjon/programvare godkjent Prosjektrapport godkjent