Rapport fra arbeidsgruppen angående arbeidsoppgaver for ledelsessekretariatsfunksjonen ved NMBU pr

Transkript

1 Til: Rektor Fra: Arbeidsgruppen v/birger Kruse Dato: Rapport fra arbeidsgruppen angående arbeidsoppgaver for ledelsessekretariatsfunksjonen ved NMBU pr Arbeidsgruppe og mandat I oktober nedsatte rektor en arbeidsgruppe bestående av Birger Kruse (leder), Siri M. Løksa, Jan Aldal, Ragnhild Solheim Jan Olav Aasbø (foreslått fra Ledelsesstaben) som skal vurdere arbeidsoppgaver for enheten forkontor/lederstøtte. I tillegg har tjenestemannsorganisasjonene oppnevnt Lena Marie Kjøbli (Forskerforbundet) og Kurt R. Johansen (Parat). Oppgaven til arbeidsgruppen er å beskrive arbeidsoppgavene for enheten som skal gi leder- og forkontorstøtte til NMBUs ledelse på nivå 1, og som er direkte underlagt administrasjonsdirektøren i NMBUs nye organisasjonskart pr Anbefalingene skal sendes rektor som tar den endelige beslutningen. POA v/elizabeth de Jong har vært sekretær. Arbeidsgruppen har hatt fire møter. 2 Bakgrunn Colbjørnsenutvalget anbefalte styret i sin rapport «å vurdere å gi rektor mer direkte tilgang til relevant saksbehandlerkompetanse. Styret anbefales i den forbindelse å fjerne det administrerende direktørnivået i organisasjonen, og å legge ned ledelsesstaben». I rektors notat av beskrives forhandlingsgrunnlaget for ny administrativ organisasjonsmodell. Enheten forkontor/lederstøtte omtales på følgende måte: Avdeling Endring Begrunnelse Ledelsesstaben Avdelingen legges ned som selvstendig enhet. Det etableres det forkontor/lederstøtte direkte underlagt administrasjonsdirektør. Det vises blant annet til Colbjørnsenutvalgets rapport om at den bidro til usikkerhet knyttet til ansvar, og til å hindre rektor fra å ha direkte tilgang til saksbehandlerressursene. Rektor og den øverste ledelse trenger imidlertid en lederstøtte i sin umiddelbare nærhet. I notatet omtales følgende oppgaver som legges til forkontor/lederstøtte: Forkontor, styresekretariat, ledergruppestøtte, bistå direktøren i koordinering av virksomhetsstyringen, andre oppgaver etter avtale med direktør og rektor. I omorganiseringsprosessen ble det definert et forkontor som skulle gi «daglig administrativ støtte for rektor/administrasjonsdirektør». I forhandlingsprotokoll om den administrative organiseringen, datert ble boks «Forkontor/ledelsesstøtte» lagt direkte under administrasjonsdirektøren og tegnet 1

2 inn i organisasjonskartet. Partene ble enige om «å komme tilbake til nærmere innhold i den interne organiseringen av de enkelte avdelingene». 3 Anbefalinger fra arbeidsgruppen 3.1 Navn på enheten I følge US-sak 45/16 skal «administrasjonen være organisert for å støtte opp under kjernevirksomheten og ledelsens behov for koordinering av den faglige strategiske utviklingen, tilgang til saksbehandlerressurser, samt bidra til en effektiv og forsvarlig drift av universitetet». I dette ligger at alle fagavdelingene i UA skal yte lederstøtte. For å unngå usikkerhet rundt hvem som har ansvar for lederstøtte, foreslår arbeidsgruppen å unngå dette begrepet i enhetens navn og foreslår at enheten «Forkontor/ledelsesstøtte» blir hetende «Ledelsessekretariatet». 3.2 Prinsipper Det er viktig at så vel fagavdelingene samt ledelsessekretariatet skal være effektive og profesjonelle støttespillere for NMBUs ledelse, og at fagavdelingene og ledelsessekretariatet utgjør til sammen et felles administrativt apparat. Arbeidsgruppen ønsker å påpeke at ledelsessekretariatet bør rendyrke sin koordineringsrolle, og at saksbehandling skjer i UAs fagavdelinger. En slik rendyrking av koordineringsrollen for ledelsessekretariat vil bidra til en tydeligere fordeling av myndighet og ansvar i ulike saker. Følgende skal gjelde fra 2017: Fagavdelingene i UA skal ha saksbehandlingsansvar for saksbehandling av styresaker og andre saker som faller innunder deres ansvarsområde, herunder utarbeidelse av høringssvar og taler, samt faglig innhold i ulike arrangement. Rutinene må være slik at fagavdelingene involveres tidlig i saksforberedende diskusjoner og planlegging av saker. Det skal arbeides for gode planleggings- og samarbeidsstrukturer, samt god informasjonsdeling på tvers av enhetene i UA, ledelsessekretariat og med tjenestemannsorganisasjonene. For å løse komplekse problemstillinger må tilgjengelig kompetanse og ressurser arbeide på tvers av enhetsgrensene. Oppgaver med for eksempel koordinering av saker i medbestemmelsesapparatet kan organiseres i samarbeidsmatrise. Ansvarlig for IDF-møtene arbeider tett sammen med administrasjonsdirektøren i vårsemesteret. Denne ordningen evalueres pr juni/juli Noen spesialistoppgaver som f.eks arbeid med valg, utvalgsmodul mm har fulgt med personer som er organisert i dagens ledelsesstab. Prinsipielt er det ingenting i veien for at slik skjer, men fagansvaret bør være forankret i ansvarlig fagavdeling. Dette innebærer at en person i ledelsessekretariat fremdeles kan utføre spesialistoppgaver men må ha en faglig rapporteringslinje til ansvarlig fagavdeling. 3.3 Hovedarbeidsområder og arbeidsoppgaver for ledelsessekretariat 2

3 Ledelsessekretariatet skal gi daglig administrativ støtte til NMBUs øverste ledelse og skal ha følgende arbeidsområder: Forkontor Utvikling av en møte- og saksplan for ledergruppene og faglige utvalg er en lederoppgave for NMBUs øverste ledelse (rektor, to prorektorer og administrasjonsdirektør. Ledelsessekretariat skal gi forkontorstøtte til rektor, administrasjonsdirektør og prorektorene. Med dette menes koordinering av møter, timeplan, avtaler, besøk, reiser, dokumenthåndtering, ledelsesarrangement, og annet operativt arbeid og praktiske gjøremål for ledelsen. Ledelsessekretariat skal ta seg av den praktiske tilretteleggingen av enkelte større arrangement og besøk (eks. forhold rundt sikkerhet, div. protokoll ved statsrådsbesøk, mm), mens fagavdelingene påtar seg ansvar for det faglige innhold av større arrangement. Ledergruppestøtte Det er viktig at ledelsen får bistand til å koordinere møter og møtetilrettelegging. Dette innebærer å gi ledelsen støtte til møteplanlegging, agenda og innkalling, referatskriving og oppfølgingsmatrise og dokumenthåndtering. Ledelsessekretariat skal i hovedsak drive ledermøtetilrettelegging for rektor og administrasjonsdirektør. Det forutsettes at de to prorektorene får sin ledergruppestøtte for møter i SU og FU og sine ledergruppemøter fra sine respektive linjer så langt det er mulig. Styresekretariat Ledelsessekretariatet skal bistå ledelsen i å koordinere og få gode prosesser for saker som rektor, administrasjonsdirektør og prorektorene har ansvar for. I dette ligger at sakene skal opp i ulike fora til riktig tid i ledermøter og IDF-møter. Arbeidsgruppen har diskutert om ledelsessekretariatet også skal ha ansvar for sekretærfunksjonen for IDF. Denne funksjonen ivaretas av POA i dag, som også har ansvar for de øvrige arbeidsoppgavene knyttet til ivaretakelse av regelverk rundt medvirkning og medbestemmelse og samarbeid i praksis med tjenestemannsorganisasjonene. Siden arbeidet med medvirkning og medbestemmelse omfatter mer enn sekretariatsfunksjonen for IDF, vurderer flertallet i arbeidsgruppa at det er uheldig å splitte opp dette ansvarsområdet på to enheter. Flertallet anbefaler at det skal utvikles et tett samarbeid mellom administrasjonsdirektøren, ledelsessekretariat og POA for å sikre gode rutiner i forbindelse med medvirkning og medbestemmelse i US saker og i saker som besluttes av rektor og som må behandles i medbestemmelsesapparatet. Det er essensielt å få en god vurdering av hvilke og hvordan saker bør behandles i medbestemmelsesapparatet. Det gjelder selvsagt alle saker, også saker som eies av prorektorene. Arbeidsgruppen viser i denne sammenheng til de anbefalte prinsipper som er omtalt i rapportens kapittel 3.2. Ett medlem av arbeidsgruppen, Jan Olav Aasbø, tar dissens på dette punktet. Hans begrunnelse er som følger: «NMBU har i dag utfordringer mht til å få IDF-møtene til å fungere på en god måte. For å få møtene til å fungere kan man enten forsøke å ytterligere anstrenge seg med måten man i dag arbeider. Eller man kan tenke nytt og etablere andre ordninger. Fra ledelsesstabens medarbeidere som har jobbet med sekretariatsfunksjoner (Lise, Ingeborg, Hans), har jeg fått klare tilbakemeldinger på at det er høy risiko for at vi ikke klarer å oppnå ønsket forbedring. Det vises bla til at vi tidligere har praktisert ulike 3

4 avkrysningssystemer for å sikre riktig IDF-håndtering, eget IDF-punkt på ledermøteagendaene osv, uten å få det til på en god måte. Jeg mener derfor at skal vi oppnå en reell forbedring, må vi tenke nytt og gjøre IDF-arbeidet på en annen måte. Mitt forslag er at sekretærfunksjonen for IDF flyttes til sekretariatet. Da vil sekretariatet, som har samlet oversikt over universitetets dagsorden identifisere saker, og i samarbeid med avdelingene sette opp riktig saksflyt, og påse at saker kom til behandling til riktig tid i riktig organ, herunder IDF. IDF-sekretariatet samordner sitt arbeid med US-sekretariatet. Dermed vil det være én enhet innen administrasjonen som koordinerer saksflyt for saker som skal til US, enten direkte eller indirekte via IDF og øvrige lederfora. Dette oppfatter jeg som en ressurseffektiv løsning. I sekretariatet er det god kompetanse til å håndtere denne type oppgave». Ledelsessekretariat skal bistå ledelsen i å etablere gode rutiner og koordinere arbeidet med høringer på et overordnet nivå. Ledelsessekretariatet kan rådgi ledere og saksbehandlere i utforming av styresaker underveis i saksutredningen og delta i opplæring ved behov, samt støtte ledelsen i kvalitetssikring av styresaker. Koordinering av virksomhetsstyring Virksomhetsstyring omfatter både styring, ledelse og kontroll og skjer gjennom årlige gjentagende prosesser for planlegging, gjennomføring og oppfølging av arbeidet med mål og strategier, handlingsplaner, årsplaner og budsjett, oppfølging gjennom året, internkontroll, samt risikostyring. Oppgaven med å koordinere NMBUs virksomhetsstyring kan tenkes på som et «evigvarende prosjekt». Koordinering av virksomhetsstyringsprosessene krever høy kompetanse, og bør ligge helt tett på rektor og administrasjonsdirektør. Administrasjonsdirektør har ifølge sin stillingsbeskrivelse overordnet ansvar for koordineringen av virksomhetsstyringen, inkl. plan-, budsjett- og oppfølgingsprosess samt internkontroll. Ledelsessekretariat skal støtte administrasjonsdirektør i dette koordineringsarbeidet. Internrevisjon Internrevisjon er styrets verktøy for å holde tilsyn med NMBU. I så måte må arbeidet med internrevisjon knyttes til rektor. Internrevisjonen skal organiseres og fungere som en selvstendig og uavhengig del av virksomheten. NMBU kjøper internrevisjon utenfra, og ledelsen har behov for at kontakt med ekstern revisor ivaretas. Ledelsessekretariat skal bistå ledelsen i å være kontaktpunkt og koordinerende organ i forbindelse med internrevisjonens oppgaveløsning. Sikkerhet og beredskap I den nye organiseringen er administrasjonsdirektøren på vegne av rektor, sikkerhetsansvarlig (CSO - Chief Security Officer) og ivaretar den daglige overordnete ledelse av NMBUs sikkerhets- og beredskapsarbeid. Arbeidsgruppen anbefaler at sikkerhetsleder inngår i ledelsesledelsessekretariat. 4 Oppsummering av hovedarbeidsområder og arbeidsoppgaver for ledelsessekretariatet Arbeidsgruppen foreslår følgende hovedarbeidsområder og arbeidsoppgaver for ledelsessekretariat: Hovedarbeidsområde Arbeidsoppgaver Forkontor Koordinering av møter, timeplan, avtaler, besøk, reiser, dokumenthåndtering, mindre ledelsesarrangement, og annet 4

5 operativt arbeid og praktiske gjøremål for rektor, de to prorektorer og administrasjonsdirektør. Gi praktisk støtte i planlegging og gjennomføring av større arrangement Ledergruppestøtte Utarbeide diverse oversikt og møteplaner for de ulike lederfora Bistå rektor og administrasjonsdirektør i innkalling, referat, oppfølgingsmatrise og annen møtetilrettelegging for rektors og administrasjonsdirektørens ledergruppemøter. Bistå ledelsen i å koordinere saksflyt for arbeidet med høringer Andre oppgaver etter avtale med rektor og direktør Styresekretariat Bistå ledelsen i å koordinere og planlegge saksflyt for saker som rektor, administrasjonsdirektør og prorektorene har ansvar for Rådgi ledere og saksbehandlere i utforming av styresaker underveis i saksutredningen Bidra i opplæring i styrearbeid ved behov Støtte ledelsen i kvalitetssikring av styresaker Koordinering av Bistå ledelsen i koordinering av virksomhetsstyringen virksomhetsstyring Internrevisjon Være kontaktpunkt og koordinerende organ for saker som angår internrevisjon Sikkerhet og beredskap Være ledelsens koordinerende organ for arbeidet med sikkerhet og beredskap 5