Saksframlegg. Trondheim kommune. Organisasjonsplan ved Enhet for revisjon og resultatkontroll Arkivsaksnr.: 05/20406

Transkript

1 Saksframlegg Organisasjonsplan ved Enhet for revisjon og resultatkontroll Arkivsaksnr.: 05/20406 Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollkomiteen godkjenner ny organisasjonsplan ved Enhet for Revisjon og resultatkontroll med virkning fra Saksfremlegg - arkivsak 05/

2 Saksutredning: Dagens organisering Enhet for revisjon og resultatkontroll, reviderer regnskaper og evaluerer tjenesteproduksjon, økonomiforvaltning og myndighetsutøvelse. Vi har en selvstendig og uavhengig rolle og kan kun ta oppdrag fra kontrollkomiteen og bystyret. Dette innebærer krav til selvstendighet og høy faglig integritet, og gir stor frihet i evaluerings- og kontrollarbeidet. Vi arbeider for at kommunen skal forbedre sin måloppnåelse og effektivitet, og stiller høye krav til kvalitet og effektivitet i egne revisjoner og undersøkelser. Enheten rapporterer til bystyrets kontrollkomite. Vi vektlegger samarbeid med den politiske og administrative ledelsen. Vi er 17 medarbeidere med variert utdannings- og erfaringsbakgrunn. Oppgavene er i hovedsak regnskaps- og forvaltningsrevisjon, og innenfor disse oppgavene ligger det også at vi skal påse at administrasjonen har en tilfredsstillende intern kontroll. Vår ledergruppe består i dag av revisjonsdirektør, fagansvarlig regnskapsrevisjon og fagansvarlig forvaltningsrevisjon. Vi har ved årsskiftet 2004/2005 evaluert vår organisering, og det er kommet fram ulike synspunkter som er et viktig grunnlag for forslag til ny organisering ved enheten. Endrede rammebetingelser Endringene i kommuneloven innebærer at vi ikke lenger skal utøve sekretariatsfunksjonen til kontrollkomiteen, og sentrale planleggings- og oppfølgingsoppgaver knyttet til forvaltningsrevisjon er flyttet til kontrollkomiteens sekretariat (jfr. bystyresak 0152/04 - NY SEKRETARIATSFUNKSJON FOR KONTROLLKOMITEEN). Dette innebærer at behovet for en egen stilling som fagansvarlig for forvaltningsrevisjon er redusert, og det er som følge av dette forventninger fra kontrollkomiteens ledelse at frigjorte ressurser prioriteres til gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det er derfor viktig at vi utnytter tilgjengelig kompetanse til praktisk gjennomføring av prosjekter. Ny organisering For å sikre effektiviteten og kvaliteten ved gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter er det viktig at prosjektleder både har og tar et reelt ansvar for de enkelte prosjekt. Prosjekt- og framdriftsplaner vil være sentrale dokumenter som gir grunnlag for ledelsens ressursdisponering til ulike prosjekter. Det skal ved oppstart av hvert prosjekt utnevnes en kvalitetssikrer, som kan være en av prosjektmedarbeiderne eller en annen revisor ved enheten avhengig av prosjektets omfang og kompleksitet. Ved gjennomføring store prosjekter kan det i mange tilfeller være hensiktsmessig med referansegruppe bestående av sentrale personer hos de(-n) reviderte, noe som er opp til prosjektleder å vurdere. Jeg foreslår at vi organiserer arbeidet med regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i to fagteam. Teamene tar selv ansvar for å organisere seg med hver sin koordinator som får hovedansvar for å sikre samordning i teamene. Det settes av en tidsressurs på 10% for hver av koordinatorfunksjonene. Den foreslås å være årlig rullerende med virkning fra , og person velges av fagteamene. Fagteamet kan foreta gjenvalg av samme person som koordinator for neste rulleringsperiode. Hvis valg av koordinator skulle vise seg å ikke kunne gjennomføres må revisjonsdirektøren oppnevne koordinator for fagteamet. Arbeidet i teamene skal styrke det faglige arbeidet ved enheten og bidra til bedre samordning og samarbeid på tvers av vår inndeling av ansvarsoppgaver i områdegrupper. Jeg foreslår at ledergruppa består av revisjonsdirektør og plan- og utviklingssjef. I tillegg vil koordinatorene for fagteamene regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon tiltre ledergruppa ved behov. Eksempel på dette vil være ved ressursfordeling og lignende. Hovedsaklig får plan- og utviklingssjefen på vegne av Saksfremlegg - arkivsak 05/

3 revisjonsdirektøren ansvar for revisjonsplaner, bidra til å sikre en best mulig ressursfordeling, ansvar for planlegging og gjennomføring ved revisjonen av kommunen årsregnskap. Plan- og utviklingssjefen er revisjonsdirektørens stedfortreder. Stillingen som plan- og utviklingssjef lyses ut internt på enheten. Jeg ønsker vi skal fremstå som en samlet og slagkraftig enhet, som håndterer oppgavene og utfordringene på vegne av våre oppdragsgivere og omverden for øvrig på en best mulig måte. Hvordan vi organiserer arbeidet ved vår enhet vil i så måte være viktig for hvordan vi skal utvikle oss videre. Etter en samlet vurdering foreslås organisasjonskartet som følger nedenfor med virkning fra Organiseringen skal evalueres innenfor en treårsperiode. Forslag til organisasjonskart fra Revisjonsdirektør Plan- og utviklingssjef Sekretær Fagteam regnskapsrevisjon 9 revisorer inkl. 1 koordinator Fagteam forvaltningsrevisjon 5 revisorer inkl. 1 koordinator Uttalelser Fagforbundet: Flertallet i Fagforbundet bifaller forslaget om å gjøre om organisasjonen som følge av endrede rammebetingelser og oppgaver, men har forslag til endringer/kommentarer. Når det gjelder koordinator for regnskapsrevisjon mener de at en slik funksjon ikke er nødvendig. Bakgrunnen for dette er at plan- og utviklingssjefen forutsettes å overta oppgavene som nå ligger til fagansvarligstillingen for regnskapsrevisjon. Dersom plan- og utviklingssjefen eller revisjonsdirektøren har behov for det kan de peke ut de og personer som til enhver tid har ressurser og kompetanse, uten å opprette en funksjon som koordinator. Når det gjelder forvaltningsrevisjon har fagforbundet ingen ting imot at det opprettes en funksjon for koordinator for forvaltningsrevisjon dersom revisjonsdirektøren har behov for det. Vi har gått gjennom fagansvarliges oppgaver og sett at oppgavene kan fordeles til henholdsvis revisjonsdirektør og eventuell koordinator for forvaltningsrevisjon. Viser til et det for øvrig legges opp til at prosjektleder får et større ansvar i forhold til forvaltingsrevisjonsprosjektene. Fagforbundet foreslår at plansjefen får ansvaret for regnskapsrevisjonen mens revisjonsdirektøren tar seg av oppgavene knyttet til forvaltningsrevisjon, med støtte fra en eventuell koordinator. De foreslår at stillingen som plan- og utviklingssjef lyses ut internt ved enheten. Fagforbundet foreslår videre at det foretas en årlig evaluering av organisasjonen og eventuelt foreta justeringer. De mener det ikke er nødvendig å sette dato/frist for de årlige evalueringene. Akademikerne: Akademikerne slutter seg til hovedtrekkene i den nye organisasjonsplanen. Ved spørsmål om Saksfremlegg - arkivsak 05/

4 ressursfordeling mellom regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon ber de om at koordinatorene tas med på råd når slike spørsmål tas opp i ledelsen. Videre peker de på at ressurser til utøvelse av koordinatorrollen bør avklares nærmere med hensyn til tidsbruk og eventuelt funksjonstillegg. Ordningen bør etter deres mening gjennomgås/evalueres etter 1-2 år. AMU (Arbeidsmiljøutvalget ved enheten): AMU slutter seg til forslaget til ny organisasjonsplan. Revisjonsdirektørens vurdering av uttalelsene: Jeg er tilfreds med at begge fagforeningene slutter seg til den foreslåtte omorganiseringen. Når det gjelder behovet for koordinator for fagteam regnskapsrevisjon ser jeg det prinsipielt viktig å ha en funksjon som tilrettelegger arenaer for faglig utvikling innenfor dette området tilsvarende som for forvaltningsrevisjon. Plan- og utviklingssjefen skal ha et overordnet ansvar for planlegging og gjennomføring av årsoppgjør, og sammen med revisjonsdirektøren ta et helhetlig ansvar for hele virksomheten ved enheten. Dette er ressurskrevende oppgaver, og det er fra mitt ståsted behov for en tilleggsressurs som koordinator for regnskapsrevisjonsteamet som foreslått. Behov for tilrettelegging av faglige utviklingsarenaer har vi allerede ved dagens organisering. Jeg opprettholder forslaget om at organiseringen skal være gjenstand for en helhetlig evaluering innen en treårsperiode, men selvfølgelig en kontinuerlig oppfølging slik at eventuelt nødvendige justeringer blir ivaretatt i overensstemmelse med fagforeningene. Erfaringsmessig tar det noe tid før en med klarhet ser hvordan omorganiseringen fungerer, og opprettholder derfor mitt forslag. De andre innspillene mener jeg nå er ivaretatt i saken Revisjonsdirektørens innstilling til kontrollkomiteen: Kontrollkomiteen godkjenner ny organisasjonsplan ved Enhet for Revisjon og resultatkontroll med virkning fra Saksfremlegg - arkivsak 05/

5 Trondheim, 1. juni 2005 Per Olav Nilsen revisjonsdirektør 1 vedlegg Saksfremlegg - arkivsak 05/

6 Vedlegg: Foreløpig vurdering av organisering, ansvars- og oppgavefordeling. Organisering og ansvar Ledergruppen består av revisjonsdirektør og plan- og utviklingssjef. Ved behov utvides lederteamet med koordinatorer for fagteamene. Plan- og utviklingssjef leder planleggingen. Plan- og utviklingssjef har ansvar for planlegging og gjennomføring av årsoppgjør Plan- og utviklingssjef og koordinatorer for fagteamene sørger for oppfølging av nyansatte. Koordinatorer har ansvar for tilrettelegging av RR- og FR-møter, men initiativ kreves fra alle medarbeidere Prosjektleder har ansvar for prosjektets orienteringer til AU og KK. ( I tillegg skal selvfølgelig alle medarbeidere bidra til at rådgivning til kontrollkomiteen holder høy kvalitet) Prosjektleder har tydelig ansvar for planlegging, gjennomføring og evaluering av prosjekter. Det skal i tillegg til prosjektleder oppnevnes kvalitetssikrer på hvert prosjekt. Ledergruppen avgjør i samarbeid med prosjektleder om det skal oppnevnes en særskilt styringsgruppe i det enkelte prosjekt. Oppgaver Virksomhetsplanlegging Virksomhetsrapportering Ressursfordeling Lede virksomheten til måloppnåelse Prosjekt- og framdriftsplaner godkjennes av ledergruppa. Iverksette og lede prosessen med planleggingsarbeidet. Standarder/NKRF-metodikk skal følges. Konklusjoner i årsoppgjøret, grunnlag for revisjonsberetning. Attestasjoner. Andre oppdrag, KF og stiftelser. Standarder/NKRF-metodikk skal følges Opplæring, innføring. Fagteamene for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon er arenaer for faglig utvikling og koordinering. Delta i AU-møter Delta i KK-møter Etablerte prosjektrutiner skal følges om ikke annet er tydelig avtalt med revisjonsdirektør eller plan- og utviklingssjef. Standarder/NKRF-metodikk skal følges om ikke annet er tydelig avtalt med revisjonsdirektør eller plan- og utviklingssjef. Prosjektplan, framdriftsplan og ressursoversikt utarbeides og godkjennes av ledergruppa. Avvik fra planene skal uten ugrunnet opphold meldes fra prosjektleder til revisjonsdirektør eller plan- og utviklingssjef. Evaluering sammen med ledergruppa senest 1 mnd etter at prosjektet er behandlet i bystyret (evt. kontrollkomiteen hvis det sluttbehandles der) Saksfremlegg - arkivsak 05/