ENGERDAL KOMMUNE. Møteinnkalling

Transkript

1 ENGERDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Enger Dato: Tidspunkt: 13:00 Forfall meldes snarest på tlf , eventuelt mobiltlf , som sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkeltsaker, må det meldes fra om dette til ordfører. Vararepresentanter møter kun etter nærmere innkalling.

2 Saksnr Innhold PS 15/12 Revisjonsstrategi for revisjonsåret PS 15/13 Vurdering av oppdragsavnsvarlig regnskapsrevisors 040 uavhengighet PS 15/14 Statusrapport revisjon - 1. tertiale PS 15/15 Statusrapport revisjon 2. tertiale PS 15/16 Ressursbruk 2016 i forhold til oppdragsavtalen med Hedmark 151 Revisjon IKS PS 15/17 Budsjett for tilsyn og kontroll PS 15/18 Referatsaker 13. oktober Engerdal kommune, Utvalgets leder Svein Ove Nordsveen Kristin Moe Sekretær

3 Saksmappe: 2011/ /2015 Revisjonsstrategi for revisjonsåret /12 Kontrollutvalget Kontrollutvalget tar revisjonens presentasjon av revisjonsplaner og risikovurderinger for revisjonsåret 2015 til orientering. Bakgrunn: I henhold til forskrift om kontrollutvalget er det kontrollutvalgets ansvar å påse at kommunen har en forsvarlig revisjon. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskaper blir revidert på en betryggende måte. Utvalget skal holde seg orientert om revisjonsarbeidet å påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Hedmark Revisjon IKS vil presentere revisjonsplaner og risikovurderinger for kontrollutvalget i møte 13. oktober 2015.

4 Saksmappe: 2011/ /2015 Vurdering av oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighet /13 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Revisors uavhengighetserklæring Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor sin egenvurdering av uavhengighet i forhold til revisjonsoppdraget i engerdal kommune for revisjonsåret 2015 til orientering. Bakgrunn: I følge Forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til revisors uavhengighet og objektivitet finner vi i Kommuneloven 79 og 13 Forskrift om revisjon. Vurdering: Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. I Hedmark Revisjon IKS sine revisjonsplaner vil vurdering av uavhengigheten til hver enkelt revisor i kommunens revisjonsteam inngå som et eget punkt i revisjonsplanen. Oppdragsansvarlig revisors skriftlige egenvurdering skal ligge som et vedlegg til dette punktet. Konklusjon: Av vedlagte egenvurdering framkommer ingen forhold som svekker revisors uavhengighet eller objektivitet i forhold til oppdraget i Engerdal kommune.

5 Saksmappe: 2015/ /2015 Statusrapport revisjon - 1. tertiale /14 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Statusrapport revisjon Statusrapport revisjon 1. tertiale 2015 Engerdal kommune, tas til orientering. Bakgrunn: Av oppdragsavtale for 2015 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon, det kommer statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontrollrapporter. Rapporteringen skal gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Vurdering: Oppdragsavtalen 1-4 Revisjonsberetning for Engerdal kommunes regnskap for 2014 er avlagt i 1. tertial. Mesteparten av ressursbruken i forhold til revisjonsuttalelser tilskrives momskompensasjon og ressurskrevende tjenester. I tillegg registreres tidsbruk knyttet til kontroll av månedlige rapporteringer fra asylmottaket på Drevsjø til UD på linjen for revisjonsuttalelser. Oppdragsavtalen 5-7 Forvaltningsrevisjonsprosjektet knyttet il lærerkompetanse er avsluttet i 1. tertial Total ramme for prosjektet for årene 2014 og 2015 er totalt 250 timer. Det er påløpt 27,75 timer knyttet til arbeidet med overordnet analyse/plan for forvaltningsrevisjon. Her har det også påløpt 11,75 timer i 2014.

6 Kontrollutvalget har her bestilt flere timer enn det har vært rom for i oppdragsavtalene for disse to årene sett under ett. Merforbruket må dekkes inn. Oppdragsavtalen 8 Medgått er tid innenfor det som er forutsatt i oppdragsavtalen. Det er brukt 4,25 timer på møtedeltakelse og 13,00 timer på forberedelser i 1. tertial Det er i tillegg medgått 44,00 timer på kjøring. Dette er kjøring knyttet til møter i kontrollutvalg og med administrasjon, regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Engerdal kommune belastes for dette gjennom timeprisen på kr 775. Konklusjon: Rapportert tidsbruk anses å være innenfor det som er avtalt i oppdragsavtalen med revisjonen når det gjelder regnskapsrevisjon. Det er derfor ikke behov for oppfølging fra kontrollutvalget i forhold til denne. Imidlertid er det et ikke ubetydelig merforbruk knyttet til timeforbruk på forvaltningsrevisjon. Levert arbeid er levert innenfor de rammer som kontrollutvalgene har godkjent i forbindelse med behandling av prosjektplan. Merforbruket kan dekkes med ekstrabevilgning fra kommunestyret for 2015, eller ved at oppdragsavtalen for 2016 som tidligere inneholder 125 timer, men det bestilles ingen forvaltningsrevisjon neste år, kun en mindre undersøkelse på ca 50 timer. (125 t (241,75 t - 168,25 t) = 51,5 t). En anbefaler den siste løsningen.

7 Saksmappe: 2015/ /2015 Statusrapport revisjon 2. tertiale /15 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Statusrapport Statusrapport revisjon 2. tertiale 2015 Engerdal kommune tas til orientering. Bakgrunn: Av oppdragsavtale for 2015 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon, det kommer statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontrollrapporter. Rapporteringen skal gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Vurdering: Oppdragsavtalen 1-4 Revisjonsberetning for Engerdal kommunes regnskap for 2014 er avlagt i 1. tertial. Mesteparten av ressursbruken i forhold til revisjonsuttalelser tilskrives momskompensasjon og ressurskrevende tjenester. I tillegg registreres tidsbruk knyttet til kontroll av månedlige rapporteringer fra asylmottaket på Drevsjø til UD på linjen for revisjonsuttalelser. I tillegg er ett spillemiddelregnskap underlagt revisjon i 2. tertial. Oppdragsavtalen 5-7 Forvaltningsrevisjonsprosjektet knyttet il lærerkompetanse ble avsluttet i 1. tertial Total ramme for prosjektet for årene 2014 og 2015 er totalt 250 timer. Det er påløpt 27,75 timer knyttet til arbeidet med overordnet analyse/plan for forvaltningsrevisjon. Her har det også påløpt 11,75 timer i 2014.

8 Kontrollutvalget har her bestilt flere timer enn det har vært rom for i oppdragsavtalene for disse to årene sett under ett. Merforbruket må dekkes inn. Fra 2014 hadde kontrollutvalget til rest 42,25 timer. Merforbruk på forvaltningsrevisjon pr vil være 73,5 timer, noe som medfører at dersom oppdragsavtalen for 2016 videreføres med 125 timer til forvaltningsrevisjon, vil kontrollutvalget ha 51,5 timer til disposisjon i Oppdragsavtalen 8 Medgått er tid innenfor det som er forutsatt i oppdragsavtalen. Det er brukt 4,25 timer på møtedeltakelse og 18,50 timer på forberedelser ved utgangen av 2. tertial Det er i tillegg medgått 50,50 timer på kjøring. Dette er kjøring knyttet til møter i kontrollutvalg og med administrasjon, og på områdene regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Engerdal kommune belastes for dette gjennom timeprisen på kr 775. Konklusjon: Rapportert tidsbruk anses å være innenfor det som er avtalt i oppdragsavtalen med revisjonen når det gjelder regnskapsrevisjon. Det er derfor ikke behov for oppfølging fra kontrollutvalget i forhold til denne. Imidlertid er det et ikke ubetydelig merforbruk knyttet til timeforbruk på forvaltningsrevisjon. Levert arbeid er levert innenfor de rammer som kontrollutvalgene har godkjent i forbindelse med behandling av prosjektplan. Merforbruket kan dekkes med ekstrabevilgning fra kommunestyret for 2015, eller ved at oppdragsavtalen for 2016 som tidligere inneholder 125 timer, men det bestilles ingen forvaltningsrevisjon neste år, kun en evt mindre undersøkelse/plan for forvaltningsrevisjon innenfor ca 50 timer. (125 t (241,75 t - 168,25 t) = 51,5 t). En anbefaler den siste løsningen.

9 Saksmappe: 2015/ /2015 Ressursbruk 2016 i forhold til oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS 15/16 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS Kontrollutvalget godkjenner ressursbruk på 390 timer i oppdragsavtalens pkt. 3 i Kontrollutvalget godkjenner oppdragsavtalen med et ressursbruk på 390 timer jfr. punkt 3, linje Tjenestene på linjene 5-7 utføres etter særskilt bestilling av kontrollutvalget. Bakgrunn: Kommunen ivaretar sine lovpålagte revisjonstjenester ved deltakelse i selskapet Hedmark Revisjon IKS. Hedmark Revisjon IKS skal yte eierkommunene revisjon i egenregi til selvkost. Det skal inngås oppdragsavtaler mellom oppdragsgiver og selskapets daglige leder. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå oppdragsavtale med selskapet. Kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS har felles mål at revisjonstjenestene skal være til konkurransedyktig pris og kvalitet. Hedmark Revisjon IKs har en uttalt strategi å være kompetent og kundeorientert. Oppdragsansvarlig revisor for både regnskaps- og forvaltningsrevisjon skal oppfylle kravene til utdanning og praksis. Revisjonsteamene skal ha tilfredsstillende kompetanse og være uavhengige. Utvalgets ansvar for tilsyn og revisjon ivaretas gjennom oppfølging av oppdragsavtalen. Oppdragsavtalen fokuserer på kvalitet og kostnad. Med kvalitet menes blant annet revisors kvalifikasjoner og falige utførelse, samt kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalg.

10 Vurdering: I avtalens pkt. 3 skal det avtales tjenester og timeforbruk. Hedmark Revisjon IKS har i forbindelse med sitt budsjett arbeide lagt til grunn 390 timer i Engerdal 2016: TJENESTE FORSLAG Revisjon av årsregnskapet Attestasjoner og revisjonsuttalelser Revisjon av beboerregnskap Veiledning og bistand 0 5. Bestilte mindre undersøkelser 0 6. Møter i kontrollutvalg og k-styre 25 SUM 390 FORSLAG TIL RESSURSBRUK 2016 Elverum Engerdal Stor-Elvdal Trysil Åmot Revisjon av årsregnskapet Attestasjoner Revisjon av beboerregnskap Veiledning og bistand Bestilte tjenester Møter i kontrollutvalg og k-styre Totalt Med selvkosttimepris på kr 850,- skal dette gi følgende revisjonshonorarer: Kommune 2016 Elverum Engerdal Stor-Elvdal Trysil Åmot

11 Saksmappe: 2015/ /2015 Budsjett for tilsyn og kontroll /17 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Budsjett 2016 Vedlagt budsjett med ramme på kr ,- oversendes kommunestyret som kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid i Engerdal kommune Dersom det blir gjort endringer i kontrollutvalgets forslag til budsjett for tilsyn og kontroll, skal dette spesifiseres i budsjettkommentarene som legges fram for kommunestyret. Bakgrunn: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I dette ligger politisk virksomhet, regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og sekretariat for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeid følger formannskapets innstilling til kommunestyret. Vurdering: Politisk virksomhet Det er lagt inn en økning på kr 6 000,-. Regnskapsrevisjon Budsjettet for Hedmark Revisjon IKS vedtas av representantskapet i selskapet. I dette budsjettforslaget er timeforbruket i Engerdal kommune anslått til å ligge på 365 timer som gir et revisjonshonorar på kr ,-. Budsjettet omfatter antatt timeforbruk på områdene: Revisjon av kommunens årsregnskap 250 Attestasjoner og revisjonsuttalelser 100 Revisjon av beboerregnskap 15

12 Møter i kontrollutvalg og kommunestyre 25 Forvaltningsrevisjon Det er lagt inn samme timeantall til forvaltningsrevisjon som forrige år (125 timer). Det legges fram forslag til valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt for kontrollutvalget. Selskapskontroll Det er ikke budsjettert for selskapskontroll i Sekretariat for kontrollutvalget Kontrollutvalget har felles sekretær med Elverum, Stor-Elvdal, Trysil og Åmot kommuner. Det er styret for dette samarbeidet som vedtar budsjettet for tjenesten. Sekretariatets budsjett for 2016 har en ramme på kr ,-. Engerdal kommunes andel er på kr ,- mot i Konklusjon: Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Engerdal kommune for 2016: Politisk virksomhet kr ,- Regnskapsrevisjon « ,- Forvaltningsrevisjon « ,- Møter i kontrollutvalg og kommunestyre «21 250,- Sekretariat for kontrollutvalg « ,-

13 Saksmappe: 2015/ /2015 Referatsaker 13. oktober /18 Kontrollutvalget Referatsaker tas til orientering. 22. FIAS AS protokoll fra generalforsamling 29. april FIAS AS protokoll fra styremøte 9. mars Labpartner IKS innkalling til representantskapsmøte Labpartner IKS protokoll fra styremøte einfo 15/3 Invitasjon til deltakelse i benchmarking av regnskapsrevisjon 27. Hedmark Revisjon IKS revisjonsberetning for forvaltning av private økonomiske midler under opphold ved Engerdal sykehjem for FIAS AS innkalling til generalforsamling 16. september FIAS AS protokoll fra styremøte 19. mai FIAS AS protokoll fra styremøte 11. mai einfo 15/4 folkevalgtopplæring etter kommunevalget 32. Labpartner IKS protokoll fra representantskapsmøte FIAS AS protokoll fra generalforsamling Hedmark Revisjon IKS protokoll fra representantskapsmøte 16. september MHBR IKS innkalling til styremøte 15. juni 2015