Møteprotokoll. Kontrollkomite

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollkomite Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: 17:00 Til stede på møtet Medlemmer: Varamedlemmer: Meldt forfall: Ikke møtt: Fra administrasjonen: Fra revisjonen: Møteleder: Fra sekretariatet: Fredrik O. Carstens, Torbjørn Modig, Tove Hassel, Thomas Jacobsson, Randi Selfjord, Nils Nesjan Henrik Kierulf Christian Wiig Rådgiver Grethe Liatun Revisjonsdirektør Per Olav Nilsen, plan- og utviklingssjef Svein Kato Isaksen, revisor Thomas Furunes (O-sak ), revisor Magnar Andersen (sak 33/06) Komiteleder Fredrik O. Carstens Monica Grøtte (leder), Lars Settemsdal (rådgiver) Pkt. 1 Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste enstemmig godkjent. Pkt. 2 Godkjenning av møteprotokoll fra møte Møteprotokollen enstemmig godkjent. Pkt. 3 Melding av saker til eventuelt Fredrik O. Carstens meldte en sak. Per Olav Nilsen meldte en sak. Orienteringssaker: 1. Rådgiver Lars Settemsdal orienterte om arbeidet med eierskapskontroll av Trondheim Kino AS og Olavshallen AS 2. Sekretariatsleder Monica Grøtte, revisjonsdirektør Per Olav Nilsen og forvaltningsrevisor Thomas Furunes orienterte om den overordnede analysen. Møteprotokoll for Kontrollkomite, (06/39585) 1

2 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. 32/06 04/2372 FORBEREDENDE KLAGESAKSBEHANDLING ETTER PLAN- OG BYGNINGSLOVEN - BESTILLING 26/06 06/35841 SOSIALE TJENESTER - BESTILLING 33/06 06/3713 FORVALTNINGSREVISJON PÅ RESSURSBRUK TIL ADMINISTRASJON I SKOLEN Møteprotokoll for Kontrollkomite, (06/39585) 2

3 Sak 32/06 FORBEREDENDE KLAGESAKSBEHANDLING ETTER PLAN- OG BYGNINGSLOVEN - BESTILLING Sekretariatsleder Monica Grøtte redegjorde for bestillingen. Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak : Kontrollkomiteen ber revisjon utføre en forvaltningsrevisjonen av endringene i delegasjonsreglementet 8-3 i henhold til vedlagte bestillingsskjema. Sak 26/06 Sosiale tjenester i Sekretariatsleder Monica Grøtte redegjorde for bestillingen. Innstilling enstemmig godkjent. Vedtak: Kontrollkomiteen ber revisjon utføre en forvaltningsrevisjon innenfor området sosiale tjenester i i henhold til vedlagte bestillingsskjema. Sak 33/06 FORVALTNINGSREVISJON PÅ RESSURSBRUK TIL ADMINISTRASJON I SKOLEN Møteprotokoll for Kontrollkomite, (06/39585) 3

4 Forslag til innstilling: Saken oversendes bystyret med følgende INNSTILLING: 1. Bystyret tar rapporten om administrativ ressursbruk i skolene til orientering. 2. Revisjonsrapporten viser at kommer godt ut med hensyn til administrativ ressursbruk i skolene, men signalene fra skolene tyder på forbedringsmuligheter. Bystyret ber rådmannen følge opp disse signalene, spesielt om enkelte administrative oppgaver utføres for sjelden i skolene til at dette er effektivt. Bystyret ber rådmannen vurdere effektiviseringsmuligheter på området. 3. Revisjonsrapporten viser at ikke kommer like godt ut i forhold til bruken av sentrale støttetjenester. Trondheim har relativt flere årsverk knyttet til personalområdet og bygningsmessig drift enn de øvrige storbykommunene. Bystyret ber rådmannen vurdere ressursbruken i forhold til ønsket måloppnåelse på de nevnte områdene. 4. Bystyret er tilfreds med at kommer best ut av storbyene i brukerundersøkelsen blant rektorene. Forvaltningsrevisor Magnar Andersen redegjorde for rapporten. Rådgiver Grethe Liatun kommenterte rapporten og besvarte spørsmål fra komiteen. Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken oversendes bystyret med følgende INNSTILLING: 1.Bystyret tar rapporten om administrativ ressursbruk i skolene til orientering. 2. Revisjonsrapporten viser at kommer godt ut med hensyn til administrativ ressursbruk i skolene, men signalene fra skolene tyder på forbedringsmuligheter. Bystyret ber rådmannen følge opp disse signalene, spesielt om enkelte administrative oppgaver utføres for sjelden i skolene til at dette er effektivt. Bystyret ber rådmannen vurdere effektiviseringsmuligheter på området. 3. Revisjonsrapporten viser at ikke kommer like godt ut i forhold til bruken av sentrale støttetjenester. Trondheim har relativt flere årsverk knyttet til personalområdet og Møteprotokoll for Kontrollkomite, (06/39585) 4

5 bygningsmessig drift enn de øvrige storbykommunene. Bystyret ber rådmannen vurdere ressursbruken i forhold til ønsket måloppnåelse på de nevnte områdene. 4. Bystyret er tilfreds med at kommer best ut av storbyene i brukerundersøkelsen blant rektorene. Saksordfører: Fredrik O. Carstens (V) Eventuelt 1.Komiteleder Fredrik O. Carstens orienterte om Forum for kontrollutvalg Revisjonsdirektør Per Olav Nilsen orienterte om InterRegsamling i Åre Komiteen melde sin interesse for deltakelse. Møtet hevet kl Fredrik O. Carstens Komiteleder Monica Grøtte Sekretariatsleder Møteprotokoll for Kontrollkomite, (06/39585) 5