Kontrollutvalget i Skånland

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, møterom Loftet Fra sak: Til sak: 01/18 08/18 Fra kl.: Til kl.: 12:00 14:10 Følgende medlemmer møtte: Liss Kanebog (leder) Torbjørn Larssen Edd Magne Torbergsen IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Gunn Stabel Kåre Thomassen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: 3 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.

2 Sak 01/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 26. oktober 2017 Protokoll fra møte i Skånland kontrollutvalg den 26. oktober 2017 godkjennes. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet hadde mottatt tilbakemelding fra 3 av 4 møtedeltakere på at protokollen var godkjent. Én av møtedeltakerne hadde ikke gitt tilbakemelding. Protokollen ble således ansett som godkjent, og er offentliggjort på sekretariatets nettside. Protokoll fra møte i Skånland kontrollutvalg den 26. oktober 2017 godkjennes. Sak 02/18 Melding om politisk vedtak innvilget fritak og nytt medlem Kontrollutvalget tar kommunestyrevedtak om innvilget fritak for kontrollutvalgsmedlem og etterfølgende suppleringsvalg av kontrollutvalgsmedlem til orientering. Kontrollutvalget hadde mottatt melding om vedtak fra kommunestyret. I kommunestyremøte 6. desember 2017 i sak 53/17 ble Elisabeth Øien innvilget fritak ut valgperioden fra sine politiske verv. I samme sak ble varamedlem Kåre Thomassen valgt som nytt ordinært medlem av kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar kommunestyrevedtak om innvilget fritak for kontrollutvalgsmedlem og etterfølgende suppleringsvalg av kontrollutvalgsmedlem til orientering. Sekretariatet anmodes om å høre med kommunestyret om hvem som er valgt som vara for Kåre Thomassen etter at han ble valgt til ordinært medlem for kontrollutvalget. Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 26. februar 2018 sak 01/18 08/18 Side 2 av 6

3 Sak 03/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Forebygging og oppfølging av sykefravær til orientering. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 9. Sekretariatet hadde i forkant av møtet blitt informert av forvaltningsrevisor om at de ikke hadde anledning til å stille i kontrollutvalgsmøtet for å presentere rapporten. Dersom kontrollutvalget valgte å utsette behandling av rapporten, ville forvaltningsrevisor stille i neste kontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalget drøftet hvorvidt rapporten skulle behandles i møtet, eller om behandlingen skulle utsettes til neste møte, hvor også forvaltningsrevisor ville være tilstede. Saken utsettes til neste møte. Sak 04/18 Oppfølging av vedtak i kommunestyret Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak i kommunestyret til orientering. Sekretariatet hadde etter ønske fra kontrollutvalget innhentet oversikt over politiske vedtak fattet av kommunestyret. Rådmannen hadde påført status på hvert av vedtakene. Kontrollutvalget gikk gjennom oversikten over status på gjennomføring av beslutninger i politiske vedtak, og vurderte om noen av sakene skulle følges opp videre. Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak i kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget ønsker ikke på nåværende tidspunkt å følge opp noen av sakene, men inviterer rådmannen til å komme i neste kontrollutvalgsmøte for å orientere litt nærmere om status på de forskjellige kommunestyrevedtakene. Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 26. februar 2018 sak 01/18 08/18 Side 3 av 6

4 Sak 05/18 Selskapskontroll Skånland Vekst AS Status på selskapskontrollen på Skånland Vekst AS tas til orientering. Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Skånland Vekst AS høsten Hålogaland Revisjon AS er i gang med selskapskontrollen, og redegjorde for status i møtet. Status på selskapskontrollen på Skånland Vekst AS tas til orientering. Sak 06/18 Møteplan 2018 Ingen Kontrollutvalget drøftet hvilke møtedatoer som ville være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for resten av 2018, og ble enige om følgende datoer: Torsdag 26. april kl. 12:00 Mandag 14. mai kl. 09:00 Tirsdag 4. september kl. 09:00 Torsdag 22. november kl. 09:00 Møteplanen for 2018 ble godkjent, og neste møte berammes til 26. april 2018 kl. 12:00. Sak 07/18 Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor Skånland kommune - orienteringssak Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor Skånland kommune 2018 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 26. februar 2018 sak 01/18 08/18 Side 4 av 6

5 Sekretariatet redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringen. Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor Skånland kommune 2018 tas til orientering. Sak 08/18 Eventuelt 08.1/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 Kontrollutvalget ønsket tilbakemelding på hvorvidt budsjett for kontroll og tilsyn 2018 ble vedtatt i kommunestyret som innstilt fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding på hvorvidt budsjett for kontroll og tilsyn 2018 ble vedtatt i kommunestyret som innstilt fra kontrollutvalget. 08.2/18 Svar ved sending av epost til kommunens postmottak Kontrollutvalget ytret i forrige møte ønske om at kommunen innførte praksis med autosvar i forbindelse med mottak av eposter. Kontrollutvalget ønsket tilbakemelding på hvorvidt kommunen har innført praksis med autosvar i forbindelse med mottak av eposter. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding på hvorvidt kommunen har innført praksis med autosvar i forbindelse med mottak av eposter. 08.3/18 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighet Kontrollutvalget behandlet i forrige møte oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighetserklæring. Det fremgikk følgende av pkt. 8 i uavhengighetserklæringen: «Controller i Skånland kommune, Henrik J. Strøm, har vært ansatt i KomRev NORD IKS, og jeg var hans teamleder. Han inngår ikke i kommunens øverste ledelse da han er underordnet både økonomisjef og rådmann, som vi primært forholder oss til. For å sikre uavhengighet og objektivitet vil vi heller ikke ha noe direkte kontakt med han gjennom vår revisjon.» Kontrollutvalget er kjent med at, i forbindelse med at tidligere økonomisjef Bjørn-Tore Sørensen i kommunestyret 25. oktober 2017 ble konstituert Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 26. februar 2018 sak 01/18 08/18 Side 5 av 6

6 rådmann med virkning fra 1. november 2017, ble Henrik J. Strøm regnskapsansvarlig. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra revisor på hvorvidt det er gjort nye vurderinger rundt oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighet etter at Henrik J. Strøm ble regnskapsansvarlig i Skånland kommune. 08.4/18 Abonnement Kommunerevisoren Kontrollutvalget ønsker tilbakemelding på hvem av kontrollutvalgets medlemmer som gjennom kommunen har abonnement på bladet Kommunerevisoren, samt hvorvidt de medlemmene som eventuelt ikke har abonnement kan få det. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding på hvem av kontrollutvalgets medlemmer som gjennom kommunen har abonnement på bladet Kommunerevisoren, samt hvorvidt de medlemmene som eventuelt ikke har abonnement kan få det. Møte ble deretter hevet ca. kl. 14:10. Skånland, 26. februar 2018 Liss Kanebog Leder kontrollutvalget i Skånland Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 26. februar 2018 sak 01/18 08/18 Side 6 av 6