Kontrollutvalget i Dyrøy

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, møterom Fra sak: Til sak: 34/18 41/18 Fra kl.: Til kl.: 10:00 11:55 Følgende medlemmer møtte: Per Gunnar Cruickshank (leder) Anne Larsen Vigdis Sæbbe (vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Tom Erik Forså FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Rådmann Tore Uthaug Aud Kastnes fra økonomiavdelinga var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 35/18 36/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Ordfører Marit A. Espenes Kontaktrevisor Liv Aamnes fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 35/18 36/18 og sak 40/18. 2 av 3 medlemmer møtte. I tillegg møtte 1. vara. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.

2 Sak 34/18 Protokoll fra møte den 9. oktober 2018 Protokollen fra møte i Dyrøy kontrollutvalg den 9. oktober 2018 tas til orientering. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet hadde mottatt tilbakemelding fra 2 av 3 medlemmer på at protokollen er godkjent. Ett av medlemmene hadde ikke gitt tilbakemelding. Protokollen ble således ansett som godkjent, og er offentliggjort på kontrollutvalgets nettside. Kontrollutvalgets leder gjennomgikk protokollen fra kontrollutvalgsmøtet 9. oktober Protokollen fra møte i Dyrøy kontrollutvalg den 9. oktober 2018 tas til orientering. Sak 35/18 Fakturamottak Dyrøy kommune Redegjørelsen fra administrasjonen tas til orientering. Kontrollutvalget behandlet i sak 26/18 i møte 9. oktober 2018 revisjonsbrev nr. 4, og fattet følgende vedtak: «Revisjonsbrev nr. 4, svar på revisjonsbrev nr. 4 og revisors vurdering av svarbrevet tas til orientering. Kontrollutvalget inviterer administrasjonen til neste møte for å redegjøre for hvilke tiltak som er innført ved fakturamottak i kommunen, jf. pkt. 1 i administrasjonens svar på revisjonsbrev nr. 4.» Aud Kastnes fra økonomiavdelinga var tilstede i møtet og redegjorde for hvilke tiltak som er innført ved fakturamottak i kommunen. Kommunen har fokus på å sikre at det foreligger hensiktsmessige og tilstrekkelige rutiner som skal sikre at kun gyldige fakturaer blir betalt, samt hindre at dobbelbetaling forekommer. Det er blant annet innført nye rutiner for å sende ut fakturaer på flyt til attestant og anviser. Rådmann Tore Uthaug og kontaktrevisor Liv Aamnes fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet, og kommenterte og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Protokoll kontrollutvalgsmøte Dyrøy kommune 19. november 2018 sak 34/18 41/18 Side 2 av 6

3 Redegjørelsen fra administrasjonen tas til orientering. Sak 36/18 Revisjonsbrev nr. 5 Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr. 5 til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen, med kopi til ekstern revisor, innen 10. januar 2019 på hvilke tiltak administrasjonen planlegger å iverksette, eller har iverksatt, for å lukke de avvik som revisor har tatt opp i det nummererte brevet. Kontrollutvalgets leder redegjorde kort for innholdet i det nummererte brevet, og saksforholdet ble drøftet i møtet. Administrasjonen og kontaktrevisor kommenterte og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr. 5 til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen, med kopi til ekstern revisor, innen 19. februar 2019 på hvilke tiltak administrasjonen planlegger å iverksette, eller har iverksatt, for å lukke de avvik som revisor har tatt opp i det nummererte brevet. Kontrollutvalget ønsker at administrasjonen selv undersøker om det er foretatt ytterligere dobbeltbetalinger høsten 2018, utover de tilfellene som revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 5, og tar inn resultatet av en slik undersøkelse i svar på det nummererte brevet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Dyrøy kommune 19. november 2018 sak 34/18 41/18 Side 3 av 6

4 Sak 37/18 Forvaltningsrevisjon av Dyrøy og Sørreisa legekontor Ingen Kontrollutvalgets leder redegjorde kort for henvendelsen fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor i møtet. Kontrollutvalget ønsket at en tredje problemstilling undersøkes gjennom forvaltningsrevisjonsprosjektet: «Er tjenesten i tråd med avtalen som er inngått mellom Dyrøy og Sørreisa kommuner?» Kontrollutvalget ønsket videre at problemstilling nr. 2 endres til «I hvilken grad sørger Sørreisa kommune, som vertskommune, gjennom styring og oppfølging, for at fastlegetjenesten driftes i henhold til kravene i regelverket?» Henvendelsen fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til orientering. Under forutsetning av at forvaltningsrevisjonsprosjektet i tillegg undersøker en tredje problemstilling som angitt nedenfor, tilbyr kontrollutvalget i Dyrøy kommune inntil 100 timer av sin tilgjengelige forvaltningsrevisjonsressurs for å være delaktig i det igangsatte forvaltningsrevisjonsprosjektet Fastlegetjenesten organisering og bemanning: «Problemstilling 3: Er tjenesten som tilbys i tråd med avtalen som er inngått mellom Dyrøy og Sørreisa kommuner?» Sak 38/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Dyrøy kommune Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Dyrøy kommune tas til orientering. Høsten 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlig anskaffelser i Dyrøy kommune satt i bestilling. Sekretariatet hadde i forkant av dagens møte innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet, og kontrollutvalgets leder redegjorde for status i møtet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Dyrøy kommune 19. november 2018 sak 34/18 41/18 Side 4 av 6

5 Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Dyrøy kommune tas til orientering. Sak 39/18 Selskapskontroll Dyrøy Energi AS Ingen Våren 2018 ble selskapskontroll på Dyrøy Energi AS satt i bestilling. Sekretariatet hadde i forkant av dagens møte innhentet status fra KomRev NORD IKS på selskapskontrollen, og kontrollutvalgets leder redegjorde for status i møtet. Status på selskapskontroll på Dyrøy Energi AS tas til orientering. Sak 40/18 Møteplan 2019 Ingen Kontrollutvalget drøftet hvilke møtedatoer som ville være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for første halvår 2019, og ble enige om følgende datoer: Tirsdag 26. februar Tirsdag 21. mai Tirsdag 3. september Alle datoer med møtestart kl. 10:00. Møteplanen for 2019 ble godkjent, og neste møte berammes til 26. februar 2019 kl. 10:00. Sak 41/18 Eventuelt 41/18.1 Vannavgift Kontrollutvalget drøftet i forrige møte under sak 33/18.3 kommunens rutiner tilknyttet innfordring av kommunale avgifter. Rådmannen hadde til dagens møte undersøkt noen konkrete forhold nærmere, og redegjorde for dette i møtet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Dyrøy kommune 19. november 2018 sak 34/18 41/18 Side 5 av 6

6 Redegjørelsen fra rådmannen tas til orientering. 41/18.2 Økonomiavdeling status Rådmannen redegjorde for kontrollutvalget om at økonomilederen har sagt opp sin stilling. Kommunen har iverksatt tiltak ved at de kjøper økonomitjenesten fra Nordavind Utvikling KF. KF et ansatte tidligere i høst en økonomimedarbeider fra Målselv. Videre har kommunen engasjert tidligere rådmann Øystein Rørslett for å hjelpe til med budsjettprosessen. Kommunen har innhentet ekstern kompetanse i forbindelse med ansettelse av ny økonomileder. Ordfører Marit A. Espenes var også tilstede i møtet og supplerte med kommentarer. Redegjørelsen fra rådmannen og ordføreren tas til orientering. Møte ble deretter hevet kl. 11:55. Dyrøy, 19. november 2018 Per Gunnar Cruickshank Leder i Dyrøy kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Dyrøy kommune 19. november 2018 sak 34/18 41/18 Side 6 av 6