Kontrollutvalget i Ballangen

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, Formannskapssalen Fra sak: Til sak: 17/ /2016 Fra kl.: Til kl.: 08:30 12:15 Følgende medlemmer møtte: Tore Wiik (leder) Jack Ivan Mikalsen Olav Steinland Kjersti D. Simonsen Frank Johannesen IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Stein Tore Auran (vara) MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: FRA SEKRETARIATET MØTTE: Mikael Falch Hope Thomas Jensen ANDRE: Kontaktrevisor Jan-Egil Dørum fra KomRev NORD IKS. 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling ble godkjent. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 5. desember 2016 sak 17/16-26/16 Side 1

2 Sak 17/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 16. september 2016 Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 16. september 2016 godkjennes. Ingen av kontrollutvalgets medlemmer hadde noen kommentarer til protokollen fra kontrollutvalgsmøtet 16. september Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 16. september 2016 godkjennes. Sak 18/16 Orientering fra revisjonen - revisjonsstrategi Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Kontaktrevisor Jan-Egil Dørum fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og redegjorde for KomRev NORD s plan for revisjon av årsregnskapet til Ballangen kommune. Revisor beskrev en del sentrale risikoer, samt hvordan revisjonen arbeider for å kunne konkludere på årsregnskap m.m, herunder en beskrivelse av revisjonshandlinger tilknyttet sentrale risikoer for de vesentligste postene i regnskapet, og han svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Sak 19/16 Brøytekontrakt - oppfølging Sekretariatet arbeider videre med å innhente etterspurt dokumentasjon og kontrollutvalget følger opp saken i neste møte. Sekretariatet har foreløpig ikke mottatt etterspurt dokumentasjon fra rådmannen, men rådmannen har i et møte med sekretariatet muntlig orientert om prosessene vedrørende brøytekontrakter fra anbudskonkurranse, via opsjon og frem til vurdering av utførelse av brøyting i én av rodene i kommunen i egen regi. Sekretariatet orienterte i møtet om mottatt informasjon, og foreslo at det arbeides videre med å innhente etterspurt dokumentasjon. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 5. desember 2016 sak 17/16-26/16 Side 2

3 Sekretariatet arbeider videre med å innhente etterspurt dokumentasjon og kontrollutvalget følger opp saken i neste møte. Sak 20/16 Oppfølging av vedtak fra kommunestyret Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak til orientering. Sekretariatet hadde i forkant av møtet mottatt liste fra rådmannen, hvor han hadde fylt inn status på politiske vedtak fattet av kommunestyret etter høstens møter. Det var ønskelig fra kontrollutvalget, at saken skulle utsettes, og at rådmannen ble innkalt til neste møte for å orientere om status på sakene. Kontrollutvalget fattet så følgende Saken utsettes, og rådmannen kalles inn til neste møte for å orientere om status på sakene. Sak 21/16 Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. (Prioritert liste over prosjekter fastsettes i møtet) Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Denne planen skal utarbeides minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 5. desember 2016 sak 17/16-26/16 Side 3

4 være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger. Planen for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse. Dette er en helhetlig gjennomgang av kommunens virksomhet, på et overordnet nivå, der det legges vekt på å identifisere potensielle risikoer og vurdere vesentligheten av disse. Analysen er utarbeidet av sekretariatet på oppdrag fra kontrollutvalget. Den overordnede analyse ble lagt frem for kontrollutvalget som et grunnlagsdokument for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen har kontrollutvalget gjort endelige prioriteringer av prosjekter for perioden Kontrollutvalget diskuterte hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som ville være mest hensiktsmessig å gjennomføre, og i hvilken rekkefølge, og fattet så følgende Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Økonomistyring Kommunen har betydelig akkumulert merforbruk, antas opp mot kr 40 millioner pr Det ventes noe nedgang i inntektssiden i planperioden og behov for betydelige kostnadskutt for inndekning av merforbruket. Kommunen har tidvis hatt betydelig avvik mellom budsjett og regnskap, noe også revisor har kommentert i revisjonsberetninger for flere av de siste årene. Det anses hensiktsmessig å gjøre et forvaltningsrevisjonsprosjekt som blant annet fokuserer på hvordan kommunen innretter seg etter en stadig mer utfordrende økonomisk situasjon, herunder budsjettstyring og oppfølging, og om budsjettprosessen gjennomføres i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger. 2. Sykefravær Sykefraværet har vist en svært negativ utvikling siden 2012 og anses svært høyt pr 2. kvartal Høyt sykefravær anses som en betydelig kostnad for kommunen. Det anses hensiktsmessig å gjøre et forvaltningsrevisjonsprosjekt som blant annet kan undersøke utviklingen i sykefraværet og årsaker, samt hvilke tiltak som er blitt iverksatt for å forebygge fravær og for å få sykemeldte tilbake i arbeid. Videre kan det undersøkes hvilke mål og strategier kommunen eventuelt har for å få ned sykefraværet, samt om mål, strategier, regelverk og rutiner på området blir fulgt. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 5. desember 2016 sak 17/16-26/16 Side 4

5 3. Eiendomsforvaltning Kommunen har gjennomført lite investeringer siden de ble notert på ROBEKlisten, og det er i foreløpig budsjettplaner ikke funnet rom for investeringer i De lave investeringene i kombinasjon med svak økonomi og høye driftskostnader til eiendom og lokaliteter, anses å utgjøre en fare forsvarlig forvaltning av kommunens eiendommer og lokaliteter. Det anses hensiktsmessig å gjøre et forvaltningsrevisjonsprosjekt som blant annet fokuserer på hvordan kommunen forvalter sine eiendommer og lokaliteter, herunder hvordan nødvendig vedlikehold følges opp og utføres, og om forvaltningen er hensiktsmessig tilrettelagt og utført i forhold til behov og forsvarlighet. 4. Offentlige anskaffelser Kommunen har betydelige løpende kontrakter med eksterne leverandører og foretar betydelige innkjøp hvert år. Det ble gjennomført forvaltningsrevisjon på området senest i 2012, hvor det ble bemerket en del avvik. Det anses hensiktsmessig å gjøre et forvaltningsrevisjonsprosjekt som blant annet fokuserer på hvorvidt kommunen har fulgt anskaffelsesregelverket i forbindelse med inngåelse av senere års avtaler, samt om kommunens oppfølging av avtalene har vært forsvarlig og hensiktsmessig tilrettelagt og utført. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Sak 22/16 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. (Prioritert liste over selskapskontroller fastsettes i møtet) Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Etter kommuneloven 77 pkt. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm. Dette er ytterligere utdypet i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, der det i tillegg fremgår at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 5. desember 2016 sak 17/16-26/16 Side 5

6 Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Sekretariatet har gjennomført en overordnet analyse av Ballangen kommunes eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Kontrollutvalget diskuterte hvilke selskapskontroller som ville være mest hensiktsmessig å gjennomføre, og i hvilken rekkefølge, og fattet så følgende Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Baleiendom AS Heleid av Ballangen Energi AS, som igjen er heleid av Ballangen kommune, og det ansees hensiktsmessig å gjennomføre en selskapskontroll. 2. Aktiv Ballangen AS Ballangen kommune eier direkte 51%, i tillegg til at kommunen gjennom Ballangen Energi AS eier 12,5%. Selskapet er for øvrig eid av private aksjonærer. Medfører begrenset innsynsrett. Det ansees hensiktsmessig å gjennomføre en selskapskontroll. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Sak 23/16 Møteplan 2017 Ingen Kontrollutvalget drøftet hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2017, og ble enige om å beramme møter i følgende måneder: April Juni August Oktober November/desember Nærmere angivelse av møtedatoer avtales løpende. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 5. desember 2016 sak 17/16-26/16 Side 6

7 Foreløpig møteplanen for 2017 ble godkjent. Sak 24/16 Ny kontaktrevisor orienteringssak Brevet fra kommunens revisor tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt brev fra kommunens revisor KomRev NORD IKS om at kommunen med virkning fra 1. oktober 2016 har en ny kontaktrevisor. Sekretariatet redegjorde for innholdet i brevet. Brevet fra kommunens revisor tas til orientering. Sak 25/16 Uavhengighetserklæring regnskapsrevisor - orienteringssak Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Sekretariatet redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringen. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor tas til orientering. Sak 26/16 Eventuelt 26.1/16 Kommunens avtaler Kontrollutvalgets leder ønsket at det blir utarbeidet oppdatert oversikt over kommunens avtaler av økonomisk karakter. Kontrollutvalget fattet så følgende: Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 5. desember 2016 sak 17/16-26/16 Side 7

8 Sekretariatet ble bedt om å forestå arbeidet med utarbeidelse av slik oversikt til behandling i neste møte. Møtet ble hevet kl Ballangen, 5. desember 2016 Tore Wiik Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 5. desember 2016 sak 17/16-26/16 Side 8