Kontrollutvalget i Ballangen

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 30/18 37/18 Fra kl.: Til kl.: 09:00 11:45 Følgende medlemmer møtte: Tore Wiik (leder) Jack-Ivan Mikalsen Frank Johannesen Kjersti D. Simonsen Olav Steinland IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Stein Tore Auran (1. vara) FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Kontaktrevisorene Jan-Egil Dørum og Håvard Nystad fra KomRev NORD IKS 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling ble godkjent. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 22. november 2018 sak 30/18-37/18 Side 1

2 Sak 30/18 Protokoll fra møte den 4. oktober 2018 Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 4. oktober 2018 tas til Utkast til protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet mottok tilbakemelding fra samtlige møtedeltakere på at protokollen var godkjent. Protokollen ble således ansett som godkjent, og er offentliggjort på sekretariatets nettside. Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 4. oktober 2018 tas til Sak 31/18 Revisjonsbrev nr. 10 manglende tilbakemelding Rådmannen har i etterkant av at innkalling til kontrollutvalgsmøtet ble sendt ut gitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 10, og revisor har vurdert svarbrevet. Kontaktrevisor Jan-Egil Dørum var tilstede i møtet, og redegjorde for innholdet i rådmannens svar på revisjonsbrevet, samt for revisors vurdering av svarbrevet. Av revisors vurdering på svarbrevet fremgår at revisor mener at avvik mellom regulert budsjett og regnskap på prosjekt 24 Rehabilitering Bøstrand barnehage ikke er gjort rede for i svarbrevet fra rådmannen. Videre mener revisor at det kunne vært gitt mer informasjon om kommunen har fått kontroll på budsjettoverskridelser i enhetene Bøstrand barnehage og Teknisk i løpet av regnskapsåret I tillegg mener revisor at rådmannen ikke har besvart deres presisering om for sent avlagt årsregnskap og årsberetning, samt at det kunne vært gitt informasjon om hvilke tiltak som er iverksatt for å kunne avlegge årsregnskap og årsberetning innen fristen. Svar på revisjonsbrev nr. 10 og revisors vurdering av svarbrevet tas til Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 22. november 2018 sak 30/18-37/18 Side 2

3 Kontrollutvalget mener det er kritikkverdig at administrasjonen ikke besvarer brev fra kontrollutvalget innen angitte frister, og ber om at administrasjonen bestreber seg på å overholde angitte svarfrister i fremtiden. Sak 32/18 Oppfølging av kontrollutvalgets sak 24/18 Svar på brev fra revisor Utbetalinger fra næringsfondet i 2017 Særutskrift fra møteprotokoll fra sak 24/18 ble sendt til administrasjonen 5. oktober 2018 for behandling i kommunestyremøte 18. oktober Saken fra kontrollutvalget ble imidlertid ikke behandlet i kommunestyremøte 18. oktober. Det har i etterkant av forrige kontrollutvalgsmøte vært en del epostkorrespondanse mellom ordfører og leder av kontrollutvalget. Ordfører skrev at det ikke ville være tid til å behandle sakene fra kontrollutvalget i kommunestyremøtet 18. oktober, som følge av at dette møtet også var et arbeidsmøte med enhetsledere om budsjett for Kontrollutvalgets leder forklarte ordfører at han hadde forståelse for at det kanskje ikke ville være tilstrekkelig tid til å behandle alle sakene fra kontrollutvalget i møtet 18. oktober, men at ordfører iallfall burde finne tid til å behandle sak 24/18. Ordfører svarte at kontrollutvalgets leder hadde rett, og at de skulle prøve å få behandlet den aktuelle saken som tilleggssak. Saken ble likevel ikke behandlet i kommunestyremøtet 18. oktober. Kontrollutvalget drøftet saksforholdet, og fattet så følgende Kontrollutvalget mener det er beklagelig at ordføreren ikke fant tid til å få saken behandlet i kommunestyremøte 18. oktober 2018, og vil følge opp at saken blir behandlet i førstkommende kommunestyremøte 13. desember Sak 33/18 Oppfølging av vedtak i kommunestyret Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak i kommunestyret til Sekretariatet hadde etter ønske fra kontrollutvalget oppdatert listen over politiske vedtak fattet av kommunestyret. Rådmannen hadde oppdatert status på hvert av vedtakene. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 22. november 2018 sak 30/18-37/18 Side 3

4 Kontrollutvalget tar status på vedtak i kommunestyret til orientering, og ønsker ikke å følge opp noen av sakene ytterligere på nåværende tidspunkt. Sak 34/18 Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til Kontaktrevisor Jan-Egil Dørum fra KomRev NORD IKS redegjorde for KomRev NORD s plan for revisjon av årsregnskapet til Ballangen kommune. Revisor beskrev en del sentrale risikoer, samt hvordan revisjonen arbeider for å kunne konkludere på årsregnskap m.m, herunder en beskrivelse av revisjonshandlinger tilknyttet sentrale risikoer for de vesentligste postene i regnskapet, og han svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til Sak 35/18 Kontrollutvalget på kommunens nettside Redegjørelsen fra sekretariatet tas til Sekretariatet ble i kontrollutvalgsmøte 4. oktober 2018 anmodet om å gå i dialog med kommunen med det formål å få synliggjort kontrollutvalgets møtedatoer, møteinnkallinger og protokoller på kommunens nettside. Administrasjonen har etablert link på kommunens nettside til nettside hvor informasjon om kontrollutvalget løpende legges ut. Sekretariatet redegjorde kort for saksforholdet i møtet. Kontrollutvalget ønsket at medlemmene skulle synes på kommunens nettside, og sekretariatet ble anmodet om å ta dette opp med kommunens nettansvarlige. Redegjørelsen fra sekretariatet tas til Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 22. november 2018 sak 30/18-37/18 Side 4

5 Sak 36/18 NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019 NKRF s årlige kontrollutvalgskonferanse er blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn, og er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper. Neste års konferanse finner sted på Gardermoen 30. og 31. januar Kontrollutvalget drøftet hvorvidt noen av medlemmene skulle delta på konferansen, og fattet så følgende Under forutsetning av budsjettmessig dekning ønsker kontrollutvalget å sende ett medlem til konferansen. Sekretariatet bistår med påmelding til konferansen. Sak 37/18 Møteplan 2019 Kontrollutvalget drøftet hvilke møtedatoer som ville være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for første halvår 2019, og ble enige om følgende datoer: Mandag 28. januar Mandag 25. mars Mandag 27. mai Alle datoer med møtestart kl. 9:00. Møteplanen for 2019 ble godkjent, og neste møte berammes til 28. januar 2019 kl. 9:00. Neste møte i kontrollutvalget berammes til mandag 28. januar 2019 kl. 9:00. Møtet ble hevet kl. 11:45. Ballangen, 22. november 2018 Tore Wiik Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 22. november 2018 sak 30/18-37/18 Side 5