BALSFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget. 1. Kjell Atle Alvestad

Transkript

1 BALSFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Balsfjord, formannskapssalen Møtedato: Varighet: Møteleder: Sekretær: Roald Wikran Inger Johansen Faste medlemmer Roald Wikran (leder) Aslaug Moen (nestleder) Arnhild Lindholm Jan Solli Anne-Grethe Eriksen Varamedlemmer 1. Svein Kristian Pettersen 2. Ove Bjørkmo 3. Herbjørg Rognmo 1. Kjell Atle Alvestad 2. June Mari Kjær Fra utvalget møtte: Roald Wikran Arnhild Lindholm Jan Solli Anne-Grethe Eriksen Aslaug Moen hadde meldt forfall til møtet. Varamedlem Svein Kristian Pettersen var innkalt, men møtte ikke. Fra politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Rådmann Ellen Beate Lundberg (tilstede i sak 35/17) Kommunalsjef Karin F. Berger (d.s.) Fra KomRev NORD IKS møtte: Revisor Ørjan Martnes Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Seniorrådgiver Inger Johansen

2 2 Merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste godkjent. Behandlede saker: Saknr Tittel 33/17 Godkjenning av protokollen fra møte /17 Manglende svar fra Balsfjord kommunalteknikk KF 35/17 Arbeidsmiljøsituasjonen ved Balsfjord bo- og servicesenter orientering 36/17 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2017 Balsfjord kommune 37/17 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2017 Balsfjord kommunalteknikk KF 38/17 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Balsfjord kommune og Balsfjord kommunalteknikk KF 39/17 Referatsaker U.off.

3 3 Sak 33/17 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE Protokollen fra møte godkjennes. Protokollen fra møte godkjennes. Sak 34/17 MANGLENDE SVAR FRA BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF I SAKER TIL KONTROLLUTVALGET 1. Kontrollutvalget sender saken til kommunestyret. 2. Kontrollutvalget rår kommunestyret og treffe følgende vedtak: Kommunestyret pålegger styret i Balsfjord Kommunalteknikk KF å etablere rutiner som sikrer forsvarlig oppfølgning av saker fra kontrollutvalget. Kommunestyret forventer at de manglende svar som omtales i saksfremlegget følges opp snarest. 1. Kontrollutvalget sender saken til kommunestyret. 2. Kontrollutvalget rår kommunestyret og treffe følgende vedtak: Kommunestyret pålegger styret i Balsfjord Kommunalteknikk KF å etablere rutiner som sikrer forsvarlig oppfølgning av saker fra kontrollutvalget. Kommunestyret forventer at de manglende svar som omtales i saksfremlegget følges opp snarest.

4 4 Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt til (svarfrist ): - Balsfjord kommunalteknikk KF v/ daglig leder og styreleder Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Balsfjord kommune v/ ordfører Sak 35/17 ARBEIDSMILJØSITUASJONEN VED BALSFJORD BO- OG SERVICESENTER - ORIENTERING Kontrollutvalget ved møteleder besluttet å drøfte lukking av møte for lukkede dører jf. kommunelovens 31 nr. 3. Saken omhandler orientering om arbeidsmiljøsituasjonen ved BBS og på hvilken måte det er håndtert fra kommunens administrasjon. Kontrollutvalget finner at dette er opplysninger som er unntatt etter offentlighetslovens 13, 1. ledd jf. forvaltningslovens 13 og kommunelovens 31 nr. 2 og 3. Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 2 og 3, jf. offentlighetslovens 13, 1. ledd jf. forvaltningslovens 13, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Rådmannen og kommunalsjefen orienterte om saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til vedtak: Forslaget enstemmig vedtatt.

5 5 Sak 36/17 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2017 BALSFJORD KOMMUNE Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Ved gjennomgangen ble kommunens svar på revisjonens oppsummeringsbrev referert. Sak 37/17 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2017 BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Ved gjennomgangen ble svar på revisjonens oppsummeringsbrev referert, samt at det ble opplyst at det fortsatt mangler svar på noen punkter.

6 6 Felles forslag til tilføyelse: Revisor rapporterer om oppfølgingen av revisjonsarbeidet i neste møte. Innstillingen blir punkt 1 og tilføyelsen punkt 2. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt Revisor rapporterer om oppfølgingen av revisjonsarbeidet i neste møte. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor Sak 38/17 VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR BALSFJORD KOMMUNE OG BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Doris Gressmyrs vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Doris Gressmyrs vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Sak 39/17 REFERATSAKER Referert:

7 7 A. KOMREV NORD IKS FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL UTFØRT Brev av fra Kvalitetskontrollkomiteen, NKRF B. BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF STYREMØTE Innkalling til styremøte Tillegg referert i møtet: C. NKRF S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE Informasjon om tidspunkter og påmeldingsfrist Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak C: Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning å delta på konferansen, og den enkelte ordner med påmelding. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak C: Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning å delta på konferansen, og den enkelte ordner med påmelding. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering.