Kontrollutvalget i Narvik kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Narvik kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag 12. mars 2018, kl , formannskapssal 2 i 2. etg. på rådhuset. Sakskart Sak 12/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 22. januar 2018 Sak 13/18 Sak 14/18 Sak 15/18 Sak 16/18 Sak 17/18 Offentlighet og innsyn ved intern kommunikasjon redegjørelse fra administrasjonen Fremtidig organisering av parkeringsordningen redegjørelse fra administrasjonen Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær i Narvik kommune Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune Selskapskontroll Narvikgården AS Sak 18/18 Årsrapport og årsregnskap Kemneren i Narvik kommune orienteringssak Sak 19/18 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Narvik, 28. februar 2018 Narvik, 28. februar 2018 Hålogaland Revisjon AS Morten Remman Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 12/18 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 22. januar 2018 Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 22. januar 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 22. januar 2018

3 Kontrollutvalget i Narvik Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Rådhuset, Formannskapssal 1 i 2. etg Fra sak: Til sak: 01/18 11/18 Fra kl.: Til kl.: 10:00 13:00 Følgende medlemmer møtte: Morten Remman (leder) Anbu Ratnasingam Fredrik D. Kvensjø Rakel A. Norum IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Eva Opshaug FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Konstituert rådmann Lars Norman Andersen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 01/18 02/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.

4 Kontrollutvalget i Narvik Sak 01/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 4. desember 2017 Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 4. desember 2017 godkjennes. Ingen av medlemmene hadde noen kommentarer til protokollen, og kontrollutvalget fattet følgende Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 4. desember 2017 godkjennes. Sak 02/18 Svar på revisjonsbrev nr redegjørelse fra administrasjonen Redegjørelsen fra administrasjonen tas til orientering. Administrasjonens svar på revisjonsbrev nr. 14, datert , ble gjennomgått i møtet av konstituert rådmann Lars Norman Andersen. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaug var tilstede i møtet, og kom med innspill. Rådmannen svarte videre tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende Svar på revisjonsbrev nr. 14 og redegjørelsen fra administrasjonen tas til etterretning. Sak 03/18 Oppfølging av vedtak i bystyret Ingen Kontrollutvalget har utarbeidet oversikt over bystyresaker behandlet i 2017, samt vedtak fattet i de forskjellige sakene. Kontrollutvalget har fått tilbakemelding fra administrasjonen på status i de respektive saker, og gjennomgikk disse i møtet. Kontrollutvalget vurderte hvorvidt det var noen saker som skulle følges opp videre av kontrollutvalget. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 22. januar 2018 sak 01/18 11/18 Side 2 av 7

5 Kontrollutvalget i Narvik Kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget tar administrasjonens status på vedtak fattet i bystyret i 2017 til orientering. Kontrollutvalget ønsker nærmere orientering fra administrasjonen om status i forhold til bystyresak 019/17 Fremtidig organisering av parkeringsordningen. Kontrollutvalget vil videre følge opp at bystyresak 055/17 Vannforsyning Øyjord kommer opp til behandling i bystyret våren Sak 04/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær i Narvik kommune Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær i Narvik kommune tas til orientering. Sekretariatet hadde i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Sekretariatet redegjorde for status i møtet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær i Narvik kommune tas til orientering. Sak 05/18 Forvaltningsrevisjon Ingen Kontrollutvalget drøftet i møtet risikoområder, og gjorde en vurdering av hvilket område som ville være hensiktsmessig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon på. Kontrollutvalget ønsker å få undersøkt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune, jfr. prioritert forvaltningsrevisjonsprosjekt nr. 3 i vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 22. januar 2018 sak 01/18 11/18 Side 3 av 7

6 Kontrollutvalget i Narvik Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget ønsker å få gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt som undersøker Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune. Saken tas opp igjen til behandling i neste kontrollutvalgsmøte. Sak 06/18 Selskapskontroll Narvikgården AS Status på selskapskontroll av Narvikgården AS tas til orientering. Sekretariatet hadde i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på selskapskontrollen. Sekretariatet redegjorde for status i møtet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende Status på selskapskontrollen av Narvikgården AS tas til orientering. Sak 07/18 Fellesmøte kontrollutvalgene Narvik, Tysfjord og Ballangen Ingen Kontrollutvalget drøftet hvilke saker som skulle tas opp i fellesmøtet, og ble enige om at følgende saker skulle behandles: 1. Pågående prosess kommunesammenslåing fellesnemnda inviteres for å orientere 2. Kontrollutvalgets rolle presentasjon sekretariatet 3. Pågående forvaltningsrevisjoner 4. Pågående saker Kontrollutvalget fastsatte også dato og lokalisering for møtet, og kontrollutvalget fattet så følgende Møtedato fastsettes til 19. februar kl. 11:00 i Ballangen. Sekretariatet besørger innkalling til fellesmøtet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 22. januar 2018 sak 01/18 11/18 Side 4 av 7

7 Kontrollutvalget i Narvik Sak 08/18 Offentlighet og innsyn ved intern kommunikasjon Ingen Kontrollutvalget har mottatt signaler om at kommunens rutiner tilknyttet offentliggjøring av intern kommunikasjon i kommunale organer kan være mangelfull i forhold til offentlighetslovens bestemmelser. Kontrollutvalgets leder og kontrollutvalgsmedlem Fredrik D. Kvensjø redegjorde for saksforholdet. Kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget ber administrasjonen om en orientering om kommunens rutiner for etterlevelse av offentlighetslovens bestemmelser i forhold til intern kommunikasjon. Sak 09/18 Uavhengighetserklæringer forvaltningsrevisor Narvik kommune, Narvik Havn KF og Narvik Vann KF orienteringssak Uavhengighetserklæringene fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til orientering. Sekretariatet redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringene. Kontrollutvalget fattet så følgende Uavhengighetserklæringene fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor for Narvik kommune, Narvik Vann KF og Narvik Havn KF tas til orientering. Sak 10/18 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Narvik kommune, Narvik Vann KF og Narvik Havn KF - orienteringssak Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor tas til orientering. Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug var tilstede i møtet og redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringen. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 22. januar 2018 sak 01/18 11/18 Side 5 av 7

8 Kontrollutvalget i Narvik Kontrollutvalget fattet følgende Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Narvik kommune, Narvik Vann KF og Narvik Havn KF tas til orientering. Sak 11/18 Eventuelt 11.1/18 Skolestruktur Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler 6 stiller krav om at virksomheter som omfattes av forskriften, skal være godkjent. Miljørettet helsevern har i oppgave å avdekke om virksomheter som er godkjenningspliktige etter folkehelseloven og tilhørende forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler drives i samsvar med bestemmelsene i loven. En godkjenning av skolebygg forutsetter at skolen tilfredsstiller kravene i forskriften. Kontrollutvalget er kjent med at miljørettet helsevern trakk tilbake godkjenning av Frydenlund skole i mars 2017, ettersom skolen i en årrekke har avviket fra flere bestemmelser i forskriften, jf. bl.a. tilsynsrapport høsten 2016 og brev vedrørende mistet godkjenning våren Det ble i sistnevnte dokument satt krav til at Frydenlund skole skulle jobbe aktivt med å fremme ny godkjenning før skolestart 2017/2018. Som en oppfølging av dette var kommunalsjef Randi Randal og leder for byggforvaltning Tommy Andre Eide tilstede i kontrollutvalgsmøte , og redegjorde for status i forhold til skolestrukturen og skolebyggenes tilstand i Narvik. Kontrollutvalget rettet blant annet spørsmål til kommunens representanter om skolebyggenes tilstand og status. Kommunens representanter orienterte da om at det ikke var avdekket kritiske verdier tilknyttet eksempelvis radon og CO-nivå, og at Frydenlund skole fremdeles hadde godkjenning som skolebygg. Det ble ikke orientert om vesentlige feil eller mangler ved skolebyggene. Basert på orienteringen fikk kontrollutvalget inntrykk av at skolebyggene var i en tilfredsstillende forfatning for videre bruk. Det kom derfor overraskende på kontrollutvalget at lokalavisen Fremover kunne opplyse om at tilsyns- og godkjenningsmyndighetenes vurdering etter befaring i slutten av november konkluderte med at Frydenlund skole likevel ikke ivaretar bestemmelsene som kreves for å få godkjenning. Kontrollutvalget har i ettertid også innhentet kopi av svarbrev fra miljørettet helsevern, datert , på «søknad om godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, trinn 1 (plangodkjenning) - Frydenlund skole». Det fremkommer av dette svarbrevet at kommunen etter Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 22. januar 2018 sak 01/18 11/18 Side 6 av 7

9 Kontrollutvalget i Narvik miljørettet helseverns befaring i slutten av november 2017 er gjort kjent med at Frydenlund skole på grunn av vesentlige mangler ikke ivaretar bestemmelsene som kreves for å få godkjenning. Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget mener det er beklagelig at utvalget i møtet ikke ble informert om avvik som kommunens representanter på daværende tidspunkt burde visst om, og som var av så alvorlig grad at Frydenlund skole ikke ivaretok bestemmelsene som kreves for å få godkjenning. Kontrollutvalget ønsker videre å fremme sak til bystyret om å be rådmannen følge opp at det blir iverksatt kompenserende tiltak for å få Frydenlund skole godkjent. Neste møte er berammet til mandag 19. mars Møte ble deretter hevet ca. kl. 13:00. Narvik, 22. januar 2018 Morten Remman Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 22. januar 2018 sak 01/18 11/18 Side 7 av 7

10 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 13/18 Sakstittel: Offentlighet og innsyn ved intern kommunikasjon redegjørelse fra administrasjonen Redegjørelsen fra administrasjonen tas til orientering. Saksopplysninger: Hovedregelen i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) sier følgende om innsyn: «Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.» Kontrollutvalget har mottatt signaler om at kommunens rutiner tilknyttet offentliggjøring av intern kommunikasjon i kommunale organer kan være mangelfull. Kommuneadministrasjonen er følgelig invitert til møtet for å redegjøre for kommunens rutiner for etterlevelse av offentlighetslovens bestemmelser i forhold til intern kommunikasjon.

11 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 14/18 Sakstittel: Fremtidig organisering av parkeringsordningen redegjørelse fra administrasjonen Redegjørelsen fra administrasjonen tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse fra administrasjonen for hvordan vedtak i bystyresak 019/17 Fremtidig organisering av parkeringsordningen er blitt fulgt opp. Kommuneadministrasjonen er følgelig invitert til møtet for å redegjøre.

12 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 15/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær i Narvik kommune Kontrollutvalget oversender rapporten til bystyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Forebygging og oppfølging av sykefravær i Narvik kommune til etterretning. 2. Bystyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 9. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av bystyret. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av bystyret i sak 011/17 i bystyremøte 23. februar Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær i Narvik kommune ble sendt til kommunens revisor KomRev NORD IKS våren Forvaltningsrevisjonsrapporten er nå ferdigstilt, og klar for behandling i kontrollutvalget. Forvaltningsrevisor vil være tilstede i møtet å orientere for innholdet i rapporten, og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Forebygging og oppfølging av sykefravær i Narvik kommune

13 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 16/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosess med bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune, som var prioritet nr. 3 i den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon. Sekretariatet utarbeider forslag til prosjektskisse til neste kontrollutvalgsmøte. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av bystyret. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av bystyret i sak 011/17. Kontrollutvalget vedtok i forrige kontrollutvalgsmøte 22. januar 2018 at det skal gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt som undersøker Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune. Kontrollutvalget planlegger veien videre i møtet, med sikte på å få satt i bestilling forvaltningsrevisjonsprosjektet.

14 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 17/18 Sakstittel: Selskapskontroll Narvikgården AS Status på selskapskontroll av Narvikgården AS tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget vedtok i sak 35/16 den 25. november 2016 Plan for selskapskontroll I planen fremstår Narvikgården AS som det første selskapet hvor det skal gjennomføres en selskapskontroll. I kontrollutvalgsmøte 4. desember 2017 ble det i sak 53/17 Selskapskontroll Narvikgården AS fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget godkjente, og vil legge til grunn, overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor datert 1. desember 2017, med følgende endring i problemstillingen i del 2 a: «Har salg av eiendommer fra Narvikgården AS vært i tråd med relevant regelverk?» Sekretariatet setter selskapskontroll på Narvikgården AS i bestilling.» Sekretariatet har satt selskapskontrollen i bestilling, og har innhentet status fra forvaltningsrevisor. Vedlegg: Statusoppdatering fra forvaltningsrevisor på selskapskontrollen av Narvikgården AS

15 Thomas Jensen Fra: Tone Jæger Karlstad Sendt: 27. februar :13 Til: Thomas Jensen Emne: Statusoppdatering Narvikgården Hei, Viser til telefonsamtale nå nylig. I anledning eierskapskontrollen har vi sendt ut såkalte egenerklæringsskjemaer til selskapets eierrepresentant og styreleder. Vi venter på svar på disse. Vi avholdt oppstartsmøte med Narvikgården AS 1. februar. Vi har valgt ut ett konkret eiendomssalg for nærmere undersøkelse. Det konkrete salget er en eiendom fra Narvikgården til selskapet Aurora Eiendom. Både styreleder i Narvikgården og hans far er involvert i dette selskapet. Vi oppfatter at det er dette salget kontrollutvalget er interessert i å få undersøkt. Vi går nå i gang med datainnsamling knyttet til våre undersøkelser. Det er ikke rom innenfor prosjektets ressursrammer til å undersøke flere salg. Dersom kontrollutvalget ønsker undersøkt også andre konkrete eiendomssalg som Narvikgården har foretatt, ber vi om tilbakemelding om dette. Det må si fall settes av flere timer til prosjektet. Med vennlig hilsen, Tone Jæger Karlstad Forvaltningsrevisor KomRev NORD IKS E-post: tjk@komrevnord.no Tlf: Besøksadresse: Vestregt TROMSØ 1

16 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 18/18 Sakstittel: Årsrapport og årsregnskap Kemneren i Narvik kommune orienteringssak Årsrapport og årsregnskap Kemneren i Narvik kommune 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt årsrapport og årsregnskap for 2017 fra Kemneren i Narvik kommune Sekretariatet vil redegjøre for mottatt årsrapport og årsregnskap i møtet. Vedlegg: Årsrapport og årsregnskap Kemneren i Narvik kommune 2017

17 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 19/18 Sakstittel: Eventuelt