Kontrollutvalget i Gratangen

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 26/17 37/17 Fra kl.: Til kl.: 10:00 13:00 Følgende medlemmer møtte: Terje Flaaten-Stokkan (leder) Nils Sørli (vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Aina Tollefsen MELDT FORFALL: Olaf Øien FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Rådmann Ole K. Severinsen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 26/17 31/17. Økonomileder Ted Okstad FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Ordfører Eva H. Ottesen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 26/17 31/17. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaug og kontaktrevisor Sissel J. Pedersen 2 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig.

2 Sak 26/17 Godkjenning av innkalling til møte den 14. november 2017 Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 14. november 2017 godkjennes. Innkalling til møte den 14. november 2017 ble gjennomgått. Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 14. november 2017 godkjennes. Sak 27/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 10. oktober 2017 Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 10. oktober tas til orientering. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte var blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang, og sekretariatet hadde mottatt tilbakemelding fra begge møtedeltakerne på at protokollen var godkjent. Protokollen ble således ansett som godkjent, og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 10. oktober 2017 tas til orientering. Sak 28/17 Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor orienteringssak Presentasjon av ny oppdragsansvarlig revisor tas til orientering. Gratangen kommune har fått ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaug var tilstede i møtet, og ga en kort presentasjon av seg selv. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 14. november 2017 sak 26/17 37/17 Side 2 av 7

3 Presentasjon av ny oppdragsansvarlig revisor tas til orientering. Sak 29/17 Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Kontaktrevisor Sissel J. Pedersen og oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og redegjorde for KomRev NORD s plan for revisjon av årsregnskapet til Gratangen kommune. Revisorene beskrev en del sentrale risikoer, samt hvordan revisjonen arbeider for å kunne konkludere på årsregnskap m.m, herunder en beskrivelse av revisjonshandlinger tilknyttet sentrale risikoer for de vesentligste postene i regnskapet, og de svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Sak 30/17 Brev fra MEF Service AS til Gratangen kommune Saken er unntatt offentlighet, jf. offentleglova 13 første ledd, jf. fvl. 13 første ledd nr. 1 Ingen I etterkant av forrige kontrollutvalgsmøte utformet sekretariatet, i samråd med kontrollutvalgets leder, noen spørsmål til rådmannen som kontrollutvalget ønsket skriftlig tilbakemelding på. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt svar fra rådmannen. Svarene fra rådmannen ble gjennomgått i møtet, og rådmannen var tilstede i møtet og kommenterte. Kontrollutvalget drøftet saken, og kom til at det ville være hensiktsmessig å inkludere saksforholdet i en forvaltningsrevisjon på Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune, jf. prioritert forvaltningsrevisjonsprosjekt nr. 2 i Plan for forvaltningsrevisjon Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 14. november 2017 sak 26/17 37/17 Side 3 av 7

4 Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosess med bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune. Sekretariatet utarbeider forslag til prosjektskisse til neste kontrollutvalgsmøte. Sak 31/17 Asfaltering rundt Veksthuset på Årstein Ingen Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet fått en bekymringsmelding vedrørende kommunens involvering i forbindelse med asfaltering ved Veksthuset på Årstein i Gratangen. Kontrollutvalget ønsket nærmere informasjon om saksforhold. Rådmannen var tilstede i møtet, og redegjorde for saksforholdet. Han orienterte om de økonomiske forhold knyttet til kommunens arbeid med asfaltering rundt bygget. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Sak 32/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifte i Gratangen kommune Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifte i Gratangen kommune tas til orientering. Våren 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifte i Gratangen kommune satt i bestilling. Sekretariatet hadde i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Sekretariatet redegjorde for status i møtet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 14. november 2017 sak 26/17 37/17 Side 4 av 7

5 Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifte i Gratangen kommune tas til orientering. Sak 33/17 Selskapskontroll Astafjord Vekst AS Status på selskapskontrollen på Astafjord Vekst AS tas til orientering. Thomas Jensen fra Hålogaland Revisjon AS redegjorde for status på selskapskontrollen i møtet. Thomas Jensen fortalte også litt om det videre arbeidet fremover. Status på selskapskontrollen på Astafjord Vekst AS tas til orientering. Sak 34/17 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Gratangen kommune - orienteringssak Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Gratangen kommune tas til orientering. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt kopi av uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Gratangen kommune. Oppdragsansvarlig revisor redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringen. Kontrollutvalget fattet følgende Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Gratangen kommune tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 14. november 2017 sak 26/17 37/17 Side 5 av 7

6 Sak 35/17 Investeringsbudsjett og -regnskap orienteringssak Kontrollutvalget tar brev fra revisor til rådmannen vedrørende Investeringsbudsjett og -regnskap 2017 til orientering. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt kopi av brev fra revisor til rådmannen vedrørende Investeringsbudsjett og -regnskap Revisor redegjorde for innholdet i brevet, og kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget tar brev fra revisor til rådmannen vedrørende Investeringsbudsjett og -regnskap 2017 til orientering. Sak 36/17 Møteplan 2018 Ingen Kontrollutvalget ønsker å ta utgangspunkt i 4 møter i 2018, jf. antall møter som er lagt til grunn i budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Gratangen kommune. Kontrollutvalget tar sikte på å avholde møtene ca. 2 uker før kommunestyrets møter. Kontrollutvalget fattet følgende Med utgangspunkt i kommunens møteplan for 2018, som forventes å foreligge medio desember 2017, utarbeider sekretariatet forslag til møteplan for kontrollutvalget Sak 37/17 Eventuelt 37.1/17 Saksdokumenter til kontrollutvalgets medlemmer Kontrollutvalget ønsker å motta møtedokumenter for de forskjellige kommunale utvalg/organer i Gratangen i elektronisk format. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 14. november 2017 sak 26/17 37/17 Side 6 av 7

7 Kontrollutvalget fattet følgende Sekretariatet ber kommunen om å legge kontrollutvalgets medlemmer + 1. vara til som epostmottakere når det sendes ut møtedokumenter for kommunestyret og de forskjellige kommunale utvalg/organer i Gratangen. Neste møte er berammet til tirsdag 5. desember 2017 kl. 10:00. Møte ble deretter hevet ca. kl. 13:00. Gratangen, 14. november 2017 Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 14. november 2017 sak 26/17 37/17 Side 7 av 7