MØTEPROTOKOLL. Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlemmer Andre Bjørn-Gunnar Jørgensen Tor Zachariassen Britt Sofie Illguth Rolleiv O Lind Bjørnar Østgård Fra administrasjonen: Kommunalsjef Eva T. Olsen (tilstede under sak 158/07) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Revisor Ronny Theodorsen Revisor Finn Åvitsland Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Elisabeth Riise som fungerte som møtesekretær Behandlede saker Sak nr./år Sak 156/07-166/07 Underskrifter Bjørn-Gunnar Jørgensen Tor Zachariassen Britt Sofie Illguth Bjørnar Østgård Rolleiv O Lind

2 Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Saknr Tittel 156/07 Godkjenning av protokoll /07 Referater 158/07 Pasientregnskap Orientering fra administrasjonen 159/07 Selvkostberegninger Remiks KF 160/07 Rapportering fra revisor Revisjonsstrategi 2007 Tromsø kommune 161/07 Rapportering fra revisor Revisjonsstrategi 2007 Remiks KF Tromsø 162/07 Vurdering av uavhengighet Oppdragsansvarlig revisor Tromsø kommune og Remiks KF Tromsø 163/07 Drøftingssak Finansforvaltning i Tromsø kommune 164/07 Drøftingssak Tilsettingsprosedyrer i Tromsø kommune 165/07 Gjennomgang av formannskapssaker 166/07 Møteplan 2008 OFFENTLIGE SAKER 156/07 Godkjenning av protokoll Protokoll fra møtet godkjennes. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Protokoll fra møtet godkjennes. 157/07 Referater

3 Blad 3 Referert: A. FORELØPIG INVITASJON TIL NKRF S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2008 a. E-post av fra NKRF til NKRF s medlemmer m/ vedlegg B. MERKNADER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2006 FOR AVFALLSBEHANDLING TKF OG MILJØXPERT TFK a. Brev av fra Remiks KF Tromsø til KomRev NORD C. ROLLEDELING MELLOM REVISJON OG SEKRETERIAT a. einfo 32/07 av fra NKRF til NKRF s bedriftsmedlemmer m/ vedlegg D. FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN a. Medlemsbrosjyre til medlemmene av (delt ut i møtet) Felles forslag til vedtak: 1. Angående referatsak A: Alle medlemmene deltar på konferansen i regi av NKRF. 2. Angående referatsak B: Sekretariatet innhenter kommunestyrevedtakene angående føring av foretakenes regnskap og foretakenes innarbeiding av bankkonti i kommunens konsernkontosystemer. Det rettes en forespørsel til administrasjonen om hva som eventuelt er gjort i forhold til de vedtakene som er fattet. 3. Referatsakene for øvrig tas til orientering. 1. Angående referatsak A: Alle medlemmene deltar på konferansen i regi av NKRF. 2. Angående referatsak B: Sekretariatet innhenter kommunestyrevedtakene angående føring av foretakenes regnskap og foretakenes innarbeiding av bankkonti i kommunens konsernkontosystemer. Det rettes en forespørsel til administrasjonen om hva som eventuelt er gjort i forhold til de vedtakene som er fattet. 3. Referatsakene for øvrig tas til orientering. 158/07 Pasientregnskap Orientering fra administrasjonen

4 Blad 4 Kommunalsjef Eva T. Olsen møtte og redegjorde for saken. Kontrollutvalget anbefaler at sykehjemmene protokollerer de avtaler som gjøres med de pårørende når en pasient legges inn på institusjon. Dette gjelder særlig i forbindelse med disponering av pasientens midler, og bør følge den enkeltes journal/mappe. Kontrollutvalget tar kommunalsjefens redegjørelse til etterretning. Kontrollutvalget tar kommunalsjefens redegjørelse til etterretning. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Rådmannen 159/07 Selvkostberegninger Remiks KF Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann redegjorde for saken. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisjonen til orientering, og vil følge opp saken i neste møte. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisjonen til orientering, og vil følge opp saken i neste møte. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann

5 Blad 5 160/07 Rapportering fra revisor Revisjonsstrategi 2007 Tromsø kommune Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann redegjorde for revisjonsstrategien for Tromsø kommune for Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors redegjørelse til orientering. 161/07 Rapportering fra revisor Revisjonsstrategi 2007 Remiks Tromsø KF Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann redegjorde for revisjonsstrategien for Remiks Tromsø KF for Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors redegjørelse til orientering. 162/07 Vurdering av uavhengighet Oppdragsansvarlig revisor Tromsø kommune og Remiks KF Tromsø

6 Blad 6 Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann sine vurderinger av egen uavhengighet til etterretning. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann sine vurderinger av egen uavhengighet til etterretning. 163/07 Drøftingssak Finansforvaltning i Tromsø kommune Finansreglementet har tidligere vært fremlagt i kontrollutvalget. Kontrollutvalget ber revisjonen ved gjennomgang av kommunens finansforvaltning spesielt vurdere finansplasseringene. Kontrollutvalget ber revisjonen ved gjennomgang av kommunens finansforvaltning spesielt vurdere finansplasseringene. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann 164/07 Drøftingssak Tilsettingsprosedyrer i Tromsø kommune

7 Blad 7 Kontrollutvalget har drøftet saken, og tar den til orientering. Kontrollutvalget har drøftet saken, og tar den til orientering. 165/07 Oppfølging av formannskapssaker Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 166/07 Møteplan 2008 Kontrollutvalgets møteplan for 2008 er som følger: 16 januar, 13. februar, 12. mars, 16. april, 14. mai, 18. juni, 13. august, 10. september, 15. oktober, 12. november og 3. desember. Nødvendige ekstramøter innpasses etter behov. Kontrollutvalgets møteplan for 2008 er som følger: 16 januar, 13. februar, 12. mars, 16. april, 14. mai, 18. juni, 13. august, 10. september, 15. oktober, 12. november og 3. desember. Nødvendige ekstramøter innpasses etter behov.

8 Blad 8 Rett utskrift: Tromsø, Elisabeth Riise