Kontrollutvalget i Gratangen kommune

Transkript

1 i Gratangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte tirsdag, 14. november 2017, kl , Kommunehuset, formannskapssalen. Sakskart Sak 26/17 Godkjenning av innkalling til møte den 14. november 2017 Sak 27/17 Protokoll fra møte den 10. oktober 2017 Sak 28/17 Sak 29/17 Sak 30/17 Sak 31/17 Sak 32/17 Sak 33/17 Sak 34/17 Sak 35/17 Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor orienteringssak Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Brev fra MEF Service AS til Gratangen kommune Saken er unntatt offentlighet, jf. offentleglova 13 første ledd, jf. fvl. 13 første ledd nr. 1 Asfaltering rundt Veksthuset på Årstein Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifte i Gratangen kommune Selskapskontroll Astafjord Vekst AS Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Gratangen kommune orienteringssak Investeringsbudsjett og -regnskap orienteringssak Sak 36/17 Møteplan 2018 Sak 37/17 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Gratangen, 8. november 2017 Narvik, 8. november 2017 Hålogaland Revisjon AS Terje Flaaten-Stokkan s leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Saksnr.: 26/17 Sakstittel: Godkjenning av innkalling til møte den 14. november 2017 Innstilling til vedtak: Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 14. november 2017 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av innkalling til kontrollutvalgsmøte i Gratangen kommune den 14. november 2017.

3 Saksnr.: 27/17 Sakstittel: Protokoll fra møte den 10. oktober 2017 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 10. oktober 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte har blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang, og sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra begge møtedeltakerne på at protokollen er godkjent. Protokollen ansees således som godkjent, og er offentliggjort på sekretariatets nettside. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 10. oktober 2017

4

5

6

7

8

9 Saksnr.: 28/17 Sakstittel: Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor orienteringssak Innstilling til vedtak: Presentasjon av ny oppdragsansvarlig revisor tas til orientering. Saksopplysninger: er informert om at Gratangen kommune har fått ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor, Elsa Saghaug, er invitert til møtet for å gi en kort presentasjon av seg selv.

10 Saksnr.: 29/17 Sakstittel: Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Innstilling til vedtak: Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Saksopplysninger: skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, jf. Kommuneloven 77, 4. ledd. Revisor vil i den forbindelse være tilstede i møtet og redegjøre for revisjonens planlagte handlinger i forbindelse med revisjon av årsregnskap med mer 2017.

11 Saksnr.: 30/17 Sakstittel: Brev fra MEF Service AS til Gratangen kommune Saken er unntatt offentlighet, jf. offentleglova 13 første ledd, jf. fvl. 13 første ledd nr. 1 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: har mottatt kopi av flere brev som er stilet fra MEF Service AS (Maskinentreprenørenes Forbund) til Gratangen kommune. drøftet innholdet i brevene i forrige møte, og fattet følgende vedtak: «tar brevene til etterretning. Basert på de opplysningene som fremkommer i brevene, ønsker kontrollutvalget å følge saken nærmere opp.» I etterkant av forrige kontrollutvalgsmøte utformet sekretariatet, i samråd med kontrollutvalgets leder, noen spørsmål til rådmannen som kontrollutvalget ønsket skriftlig tilbakemelding på. har mottatt svar fra rådmannen. vil vurdere svarene fra rådmannen i møtet, og drøfte hvordan saken eventuelt skal følges opp videre. I den forbindelse er rådmannen invitert til møtet.

12 Saksnr.: 31/17 Sakstittel: Asfaltering rundt Veksthuset på Årstein Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: har fått en bekymringsmelding vedrørende kommunens involvering i forbindelse med asfaltering ved Veksthuset på Årstein i Gratangen. ønsker nærmere informasjon om saksforhold. Gratangen kommune eier i underkant av 24 % av aksjene i Veksthuset Gratangen AS.

13 Saksnr.: 32/17 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifte i Gratangen kommune Innstilling til vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifte i Gratangen kommune tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker og eierskifte i Gratangen kommune satt i bestilling. Sekretariatet har i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet.

14 Saksnr.: 33/17 Sakstittel: Selskapskontroll Astafjord Vekst AS Innstilling til vedtak: Status på selskapskontrollen på Astafjord Vekst AS tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Astafjord Vekst AS høsten Hålogaland Revisjon AS vil redegjøre for status på selskapskontrollen i møtet.

15 Saksnr.: 34/17 Sakstittel: Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Gratangen kommune - orienteringssak Innstilling til vedtak: Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Gratangen kommune tas til orientering. Saksopplysninger: skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Revisor skal gi trygghet for at man kan stole på den informasjonen kommunen gir om sin økonomi. Revisor skal være en uavhengig og objektiv tredjeperson, som gjennom sine kontroller kan avdekke og forebygge feil og mangler i den økonomiske rapporteringen. I den forbindelse skal revisor avgi en årlig uavhengighetserklæring. har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Gratangen kommune. Revisor vil være tilstede i møtet å redegjøre for innholdet i mottatt uavhengighetserklæring. Vedlegg: Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Gratangen kommune

16

17

18

19 Saksnr.: 35/17 Sakstittel: Investeringsbudsjett og -regnskap orienteringssak Innstilling til vedtak: tar brev fra revisor til rådmannen vedrørende Investeringsbudsjett og - regnskap 2017 til orientering. Saksopplysninger: har mottatt kopi av brev fra revisor til rådmannen vedrørende Investeringsbudsjett og -regnskap Sekretariatet vil redegjøre i møtet for innholdet i brevet. Vedlegg: Brev fra revisor til rådmannen vedrørende Investeringsbudsjett og -regnskap 2017

20

21 Saksnr.: 36/17 Sakstittel: Møteplan 2018 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: ønsker å drøfte hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2018.

22 Saksnr.: 37/17 Sakstittel: Eventuelt