Kontrollutvalget i Tysfjord Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: kommunestyresalen. Fra kl.: Til kl.:

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, kommunestyresalen Fra sak: Til sak: 36/18 41/18 Fra kl.: Til kl.: 10:00 13:45 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Lars-Olle Gerhardsen (nestleder) Øystein Eide IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Teknisk sjef Pål Strøm Jenssen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 37/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Kontaktrevisor Bjørg-Karin Steinhaug og forvaltningsrevisor Astrid Indrebø fra KomRev NORD IKS deltok i møtet via Skype for Business i forbindelse med behandling av sak 36/18 38/18. 3 av 3 ordinære medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 4. desember 2018 sak 36/18 41/18 Side 1

2 Sak 36/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 9. november 2018 Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 9. november 2018 godkjennes. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet hadde mottatt tilbakemelding fra 1 av 3 medlemmer på at protokollen var godkjent. To av medlemmene hadde ikke gitt tilbakemelding. Ingen av kontrollutvalgets medlemmer hadde noen kommentarer til utkast til protokoll fra møte 9. november 2018, og kontrollutvalget fattet følgende Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 9. november 2018 godkjennes. Sak 37/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Selvkosttjenester i Tysfjord kommune til orientering. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 7. Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø fra KomRev NORD IKS deltok i møtet via Skype for Business og presenterte forvaltningsrevisjonsrapporten Selvkosttjenester i Tysfjord kommune, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Teknisk sjef Pål Strøm Jenssen var tilstede i møtet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets medlemmer kom med sine synspunkter på forvaltningsrevisjonsrapporten, og fattet så følgende Kontrollutvalget viser til forvaltningsrevisors konklusjon i rapporten om at Tysfjord kommune «ikke fullt ut har beregnet henførbare kostnader korrekt, og at de foreliggende selvkostkalkylene ikke fullt ut gir riktig uttrykk for selvkost på VAR-tjenester.» Kontrollutvalget viser til bemerkningen ovenfor, og oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 4. desember 2018 sak 36/18 41/18 Side 2

3 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Selvkosttjenester i Tysfjord kommune til orientering. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 7. Sak 38/18 Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Kontaktrevisor Bjørg-Karin Steinhaug fra KomRev NORD IKS deltok i møtet via Skype for Business, og redegjorde for KomRev NORD s plan for revisjon av årsregnskapet til Tysfjord kommune. Revisor beskrev en del sentrale risikoer, samt hvordan revisjonen arbeider for å kunne konkludere på årsregnskap m.m, herunder en beskrivelse av revisjonshandlinger tilknyttet sentrale risikoer for de vesentligste postene i regnskapet, og hun svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Sak 39/18 NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019 Ingen NKRF s årlige kontrollutvalgskonferanse er blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn, og er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper. Neste års konferanse finner sted på Gardermoen 30. og 31. januar I kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid er det avsatt kr til opplæringsaktiviteter. Kontrollutvalget drøftet hvorvidt noen av medlemmene skulle delta på konferansen, og fattet så følgende Kontrollutvalgets leder Ann-Aashild Hansen og ordinært medlem Øystein A. Eide ønsker å delta på konferansen, og vil reise ned til Gardermoen tirsdag 29. januar Sekretariatet bistår med påmelding til konferansen. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 4. desember 2018 sak 36/18 41/18 Side 3

4 Sak 40/18 Møteplan 2019 Ingen Kontrollutvalget ønsket å sette opp et fellesmøte for kommunene Hamarøy, Tysfjord, Ballangen og Narvik. Kontrollutvalget drøftet hvilke møtedatoer som ville være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2019, og ble enige om følgende datoer: Tirsdag 5. mars Tirsdag 14. mai Tirsdag 10. september Tirsdag 26. november Alle datoer med møtestart kl. 10:00. Møteplanen for 2019 ble godkjent, og neste møte berammes til 5. mars 2019 kl. 10:00. Sak 41/18 Eventuelt 41/18.1 Avhending av ventebu på Lysvoll Saken var behandlet av kontrollutvalget i sak 33/18 i møte 9. november 2018, og det ble fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra teknisk sjef til orientering, og ønsker ikke å følge opp saken ytterligere.» I etterkant av møtet 9. november har kontrollutvalget mottatt dokumentasjon tilknyttet saksforholdet som ikke var kjent da sak 33/18 var behandlet. Sett i lys av mottatt dokumentasjon ønsker kontrollutvalget å behandle saken på nytt. Kontrollutvalget fattet følgende Sekretariatet innhenter ytterligere saksdokumenter tilknyttet saksforholdet, og forbereder sak til førstkommende kontrollutvalgsmøte berammet til tirsdag 5. mars Neste møte i kontrollutvalget er berammet til tirsdag 5. mars Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 4. desember 2018 sak 36/18 41/18 Side 4

5 Møtet ble hevet kl. 13:45. Kjøpsvik, 4. desember Kontrollutvalget i Tysfjord Ann-Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 4. desember 2018 sak 36/18 41/18 Side 5