Kontrollutvalget i Narvik

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Havnens hus, Møterommet i 2. etg Fra sak: Til sak: 01/17 09/17 Fra kl.: Til kl.: 10:00 11:25 Følgende medlemmer møtte: Morten Remman (leder) Fredrik Dobak Kvensjø Eva Opshaug Karstein Sandvik (vara for Anbu Ratnasingam) Marit Hienn (vara for Rakel A. Norum) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Anbalagan Ratnasingam Rakel A. Norum FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: FRA SEKRETARIATET MØTTE: Tore Aleksander Hanssen Thomas Jensen ANDRE: 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.

2 Sak 01/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 25. november 2016 Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 25. november 2016 godkjennes. Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått. Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 25. november 2016 godkjennes. Sak 02/17 Politiske vedtak Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll Bystyrets vedtak Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll tas til etterretning. Bystyret i Narvik kommune behandlet Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll , i henholdsvis sak 011/17 og 012/17 i bystyremøte 23. februar Kontrollutvalgets leder var tilstede i bystyremøtet under behandling av disse sakene, og orienterte for kontrollutvalget hvilke vedtak som ble fattet. Bystyrets vedtak Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll tas til etterretning. Enstemmige vedtak Sak 03/17 Forvaltningsrevisjon Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosess med bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær, som var prioritet nr. 1 i den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon. Sekretariatet utarbeider forslag til prosjektskisse til neste kontrollutvalgsmøte. Sekretariatet redegjorde for mulig fremgangsmåte for bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjektet, med sikte på å få igangsatt forvaltningsrevisjon. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 24. februar 2017 sak 01/17 09/17 Side 2 av 5

3 Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Kontrollutvalget iverksetter prosess med bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær, som var prioritet nr. 1 i den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon. Sekretariatet utarbeider forslag til prosjektskisse til neste kontrollutvalgsmøte. Sak 04/17 Oppfølging av vedtak i bystyret Ingen Kontrollutvalget gjennomgikk sakslister, vedtak og status på vedtak fra bystyret i 2016, og vurderte om hvorvidt det var noen saker som skulle følges opp videre av kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsker å følge opp sak 051/16 Skolestruktur 2016 og sak 091/16 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for Narvik kommune. I den forbindelse vil kommuneadministrasjonen bli invitert til neste kontrollutvalgsmøte for å orientere om disse sakene. Sak 05/17 Uavhengighetserklæringer forvaltningsrevisor orienteringssak Uavhengighetserklæringene fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til orientering. Sekretariatet redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringene. Uavhengighetserklæringene fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til orientering. Sak 06/17 Årsrapport og årsregnskap Kemneren i Narvik 2016 orienteringssak Årsrapport og årsregnskap Kemneren i Narvik 2016 tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 24. februar 2017 sak 01/17 09/17 Side 3 av 5

4 Sekretariatet orienterte om at kontrollutvalget hadde mottatt årsregnskap for 2016, med tilhørende årsrapport, fra Kemneren i Narvik. Årsrapport og årsregnskap Kemneren i Narvik 2016 tas til orientering. Sak 07/17 Brev fra innbygger Saken er unntatt offentlighet, jfr. Offentleglova 13 Kontrollutvalget drøftet innkommet forslag til forvaltningsrevisjon fra innbygger. Kontrollutvalget tar innbyggerens innspill til orientering, og tar informasjonen med seg i den videre vurderingen av hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som skal prioriteres. Kontrollutvalget gir tilbakemelding til innbygger om at saken er behandlet i utvalget. Sak 08/17 Møteplan 2017 Det har ytret ønske fra flere om at det fastsettes en møteplan for kontrollutvalgets møter i Kontrollutvalget anmodet sekretariatet om å lage et forslag til møteplan. Sak 09/17 Eventuelt 09.1/17 Kontrollutvalgskonferanse Kontrollutvalgsmedlem Eva Opshaug orienterte om at hun var tilstede på årets kontrollutvalgskonferanse, og at hun hadde godt faglig utbytte av denne. Det er viktig at kontrollutvalget budsjetterer med tilstrekkelige midler for opplæring i fremtiden. 09.2/17 Fullmakter Narvikgården AS Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 24. februar 2017 sak 01/17 09/17 Side 4 av 5

5 Kontrollutvalget har mottatt en bekymringsmelding vedrørende administrerende direktørs fullmakter i Narvikgården AS. Kontrollutvalget kontrollerte selskapets signaturrettigheter i Brønnøysundregistrene, der det fremkommer at signatur er tildelt daglig leder alene, eller to styremedlemmer i fellesskap. Kontrollutvalget ber styret i Narvikgården AS redegjøre for selskapets valg av tildelte signaturrettigheter. Møte ble deretter hevet ca. kl. 11:25. Narvik, 24. februar 2017 Morten Remman Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 24. februar 2017 sak 01/17 09/17 Side 5 av 5